Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach

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Gilt für: Office 365 for enterprises

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2012-05-03

Mit dem Beweissicherungsverfahren, auch als rechtliche Aufbewahrungspflicht bezeichnet, können Organisationen elektronisch gespeicherte Informationen aufbewahren. Wenn für ein Postfach eines Benutzers das Beweissicherungsverfahren aktiviert ist, kann der Benutzer zwar Elemente aus seinem Postfach löschen, die Elemente werden jedoch auf den Servern im Microsoft Exchange-Datencenter aufbewahrt. Beim Beweissicherungsverfahren werden E-Mails, Kalenderelemente, Aufgaben und andere Postfachelemente aufbewahrt. Durch das Beweissicherungsverfahren werden die Originalversionen jedes Postfachelements vor Änderungen durch Benutzer geschützt. Ändert ein Benutzer die Eigenschaften von Elementen in einem Postfach mit aktiviertem Beweissicherungsverfahren, wird eine Kopie des Elements vor dessen Änderung aufbewahrt.

In diesem Thema werden die folgenden Punkte erläutert:

  • Gründe für das Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach
  • Was geschieht, wenn für ein Postfach das Beweissicherungsverfahren aktiviert ist?
  • Was geschieht, wenn das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach deaktiviert wird?
  • Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach
  • Konfigurieren der Dauer des Beweissicherungsverfahrens
  • Deaktivieren des Beweissicherungsverfahrens
  • Nächste Schritte

Gründe für das Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach

Wenn die Organisation an einer rechtlichen Aktion beteiligt ist, müssen Sie möglicherweise Schritte unternehmen, um relevante Daten zu sichern – beispielsweise E-Mails, die als Beweis dienen können. In diesen Situationen müssen unter Umständen alle von bestimmten Personen gesendeten und empfangenen E-Mails bzw. alle in der Organisation gesendeten und empfangenen E-Mails für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Der erste Schritt zur Erfüllung dieser Beweissicherungsanforderungen ist die Aktivierung des Beweissicherungsverfahrens für die Postfächer. Normalerweise aktiviert ein Discovery-Manager, Anwalt oder eine offiziell autorisierte Person in der Organisation das Beweissicherungsverfahren für Postfächer.

Was geschieht, wenn für ein Postfach das Beweissicherungsverfahren aktiviert ist?

Wenn ein Benutzer Nachrichten aus seinem Ordner für gelöschte Elemente löscht oder ein Postfachelement mithilfe von UMSCHALT+ENTF endgültig löscht, werden die gelöschten Elemente in einen ausgeblendeten Ordner im Postfach des Benutzers kopiert. Dieser Ordner heißt "Wiederherstellbare Elemente" und wurde in früheren Versionen von Microsoft Exchange als Dumpster bezeichnet. Endgültig gelöschte Elemente werden in den Unterordner "Löschvorgänge" im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben.

Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" werden standardmäßig 14 Tage lang aufbewahrt und dann von Microsoft Exchange gelöscht. Bei einem Postfach mit aktiviertem Beweissicherungsverfahren wird der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" nicht geleert, und die Elemente in diesem Ordner werden unbegrenzt aufbewahrt. Ein Administrator kann auch konfigurieren, wie lange ein Beweissicherungsverfahren auf ein Postfach angewandt wird. Das Beweissicherungsverfahren hat keinerlei Auswirkungen auf den täglichen E-Mail-Workflow der Benutzer. Die Benutzer können ihre Postfachelemente also weiterhin wie gewohnt ändern und löschen.

Die Benutzer können Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" manuell löschen.

  • In Microsoft Outlook 2010   Klicken Sie auf die Registerkarte "Ordner", und wählen Sie "Gelöschte Elemente wiederherstellen > Ausgewählte Elemente löschen" aus.
  • In Outlook Web App   "Gelöschte Elemente > Gelöschte Elemente wiederherstellen > Ausgewählte Elemente löschen".

Elemente, die manuell aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gelöscht werden, werden in den Unterordner "Endgültige Löschvorgänge" verschoben. Solange für ein Postfach eines Benutzers das Beweissicherungsverfahren aktiviert ist, werden Elemente von Microsoft Exchange im Ordner "Endgültige Löschvorgänge" aufbewahrt.

Beweissicherungsverfahren speichert die Originalversion des Postfachinhalts

Wenn für ein Postfach das Beweissicherungsverfahren aktiviert ist, schützt Microsoft Exchange die Originalversion jedes Postfachelements, indem eine unveränderte Kopie des Elements aufbewahrt wird, wenn ein Benutzer die Eigenschaften des Elements ändert. Eine Kopie der Originalnachricht und deren MAPI-Eigenschaften werden im Postfach eines Benutzers im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Unterordner "Versionen" gespeichert. Dies geschieht, wenn eine der folgenden Eigenschaften geändert wird:

  • Betrefffeld
  • Nachrichtentext
  • Anlagen
  • Absender und Empfänger
  • Sende- und Empfangsdatum

Benutzer können nicht auf die Originalversion eines geänderten Elements zugreifen, das in den Unterordner "Versionen" im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" kopiert wurde. Administratoren können jedoch die Suche in mehreren Postfächern verwenden, um Benutzerpostfächer nach ursprünglichen und geänderten Versionen eines Postfachelements zu durchsuchen. Weitere Informationen finden Sie unter Suchvorgänge in mehreren Postfächern.

Im folgenden Diagramm werden die Unterordner im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" und der Nachrichtenfluss angezeigt, wenn Elemente gelöscht, geändert oder dauerhaft gelöscht werden, während für ein Postfach das Beweissicherungsverfahren aktiviert ist.

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Beweissicherungsverfahren und Aufbewahrungsrichtlinien

Die Aufbewahrungsrichtlinie wird weiterhin auf Postfächer mit aktiviertem Beweissicherungsverfahren angewandt. Das heißt, dass durch die Aufbewahrungsrichtlinie einer Organisation gelöschte Elemente in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" und anschließend, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft, in das Archivpostfach des Benutzers verschoben werden. Alle Elemente in einem primären und einem Archivpostfach eines Benutzers werden solange gespeichert, wie für ein Postfach das Beweissicherungsverfahren aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten und Verwalten der Aufbewahrungsrichtlinien in Exchange Online.

Wichtig   Das maximale Kontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" beträgt 30 GB, aber dieses Kontingent wird nicht mit dem Kontingent für das primäre Postfach des Benutzers aufgerechnet. Wenn ein Postfach einem Beweissicherungsverfahren unterliegt, wird das Kontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" automatisch erhöht, gegebenenfalls von Microsoft Datacenter-Administratoren. Es ist keine Aktion von Ihnen erforderlich, um das Kontingent zu erhöhen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Kontingent für den Ordner 'Wiederherstellbare Elemente'" unter Wiederherstellen gelöschter E-Mail-Nachrichten in Exchange Online.

Was geschieht, wenn das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach deaktiviert wird?

Wird das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach deaktiviert, werden keine gelöschten Elemente und keine Kopien von Elementen, deren Eigenschaften geändert wurden, mehr aufbewahrt. Elemente, die im Rahmen des Beweissicherungsverfahrens aufbewahrt wurden, werden nicht sofort aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gelöscht, sondern erst, wenn der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" das nächste Mal auf Elemente überprüft wird, die älter sind als 14 Tage.

Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach

Bevor Sie beginnen   Einem Discovery-Manager, einem Anwalt oder einer offiziell autorisierten Person in der Organisation muss die Rolle "Rechtliche Aufbewahrungspflicht" zugewiesen werden, damit das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach aktiviert werden kann. Am einfachsten kann diese Rolle zugewiesen werden, indem die Person der Rollengruppe "Discoveryverwaltung" hinzugefügt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen oder Entfernen von Rollengruppenmitgliedern.

  1. Klicken Sie in der Exchange-Systemsteuerung auf "Organisation verwalten > Benutzer und Gruppen > Postfächer".
  2. Wählen Sie das Postfach aus, für das das Beweissicherungsverfahren aktiviert werden soll, und klicken Sie auf "Details".
  3. Wählen Sie unter "Postfachfeatures" die Option "Beweissicherungsverfahren" aus, und klicken Sie auf "Aktivieren".
  4. Auf der Seite "Beweissicherungsverfahren" können Sie die folgenden optionalen Felder konfigurieren. Der Text in diesen Feldern wird im Postfach des Benutzers angezeigt.
    • Hinweis   Informieren Sie den Benutzer mithilfe dieses Felds über das Beweissicherungsverfahren, erläutern Sie, warum das Beweissicherungsverfahren für das Postfach aktiviert wurde, oder geben Sie ausführlichere Informationen für den Benutzer an, indem Sie ihm beispielsweise mitteilen, dass die Verwendung von E-Mails durch das Beweissicherungsverfahren nicht beeinträchtigt wird.
    • URL   Geben Sie in diesem Feld eine URL zu einer Website mit Informationen zum Beweissicherungsverfahren für das Postfach an.
      Wichtig   Der Text dieser Felder wird nur im Postfach des Benutzers angezeigt, wenn er Outlook 2010 verwendet. Der Text wird nicht in Outlook Web App oder anderen E-Mail-Clients angezeigt. Klicken Sie zum Anzeigen des Texts aus den Feldern "Hinweis" und "URL" in Outlook 2010 auf die Registerkarte "Datei", und navigieren Sie auf der Seite "Info" zu "Kontoeinstellungen".
  5. Klicken Sie auf "OK". Das Beweissicherungsverfahren ist nun ausstehend. Klicken Sie auf "Speichern", um den Vorgang abzuschließen.
  6. Klicken Sie auf "Speichern", um das Beweissicherungsverfahren für das Postfach zu aktivieren. Eine Warnung mit dem Hinweis, dass die Aktivierung des Beweissicherungsverfahrens bis zu 60 Minuten dauern kann, wird angezeigt.
  7. Klicken Sie auf "Schließen".

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Konfigurieren der Dauer des Beweissicherungsverfahrens

Wenn Sie die Exchange-Systemsteuerung verwenden, um das Beweissicherungsverfahren für das Postfach zu aktivieren, ist die Dauer des Beweissicherungsverfahrens unbegrenzt, und die Elemente werden gespeichert, bis das Beweissicherungsverfahren deaktiviert wird. Nachdem Sie das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach aktiviert haben, können Sie mit Windows PowerShell angeben, wie lange Elemente in Bezug auf ihr Empfangsdatum aufbewahrt werden. Dies wird als Dauer des Beweissicherungsverfahren bezeichnet. Wenn beispielsweise die Dauer des Beweissicherungsverfahren für ein Postfach auf 7 Jahre festgelegt ist, wird eine Nachricht, die am 30. Juni 2012 empfangen wurde, bis zum 30. Juni 2019 aufbewahrt.

Sie können PowerShell auch verwenden, um mit einem einzigen Befehl das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach zu aktivieren und die Dauer zu konfigurieren.

Bevor Sie beginnen   Informationen zum Installieren und Konfigurieren von Windows PowerShell sowie zum Herstellen einer Verbindung mit dem Dienst finden Sie unter Verwenden von Windows PowerShell.

Führen Sie den folgenden Befehl aus, um die Dauer des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach mit bereits aktiviertem Beweissicherungsverfahren zu konfigurieren.

Set-Mailbox <identity> -LitigationHoldDuration <duration, in days>

Beispiel   Mit dem folgenden Befehl wird die Dauer des Beweissicherungsverfahrens für das Postfach von Ann Beebe auf ein Jahr festgelegt.

Set-Mailbox "Ann Beebe" -LitigationHoldDuration 365

Führen Sie den folgenden Befehl aus, um das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach zu aktivieren und die Dauer des Beweissicherungsverfahrens festzulegen.

Set-Mailbox <identity> -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration <duration, in days>

Beispiel   Mit dem folgenden Befehl wird das Beweissicherungsverfahren für das Postfach von Pilar Pinilla aktiviert und die Dauer auf sieben Jahre festgelegt.

Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 2555

Hinweis   Sie müssen den Parameter IncludeLitigationHoldDuration mit dem Cmdlet Get-Mailbox verwenden, um den Wert für die Dauer des Beweissicherungsverfahrens anzuzeigen. Führen Sie beispielsweise den folgenden Befehl aus, um alle Einstellungen für das Beweissicherungsverfahren für Pilar Pinilla anzuzeigen.

Get-Mailbox "Pilar Pinilla" -IncludeLitigationHoldDuration | fl Litigation*

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Deaktivieren des Beweissicherungsverfahrens

  1. Klicken Sie in der Exchange-Systemsteuerung auf "Organisation verwalten > Benutzer und Gruppen > Postfächer".
  2. Wählen Sie das Postfach aus, für das Sie das Beweissicherungsverfahren deaktivieren möchten, und klicken Sie anschließend auf "Details".
  3. Wählen Sie unter "Postfachfeatures" die Option "Beweissicherungsverfahren" aus, und klicken Sie auf "Deaktivieren".
  4. Klicken Sie im Dialogfeld mit der Warnmeldung auf "Ja". Die Deaktivierung des Beweissicherungsverfahrens ist nun ausstehend. Klicken Sie auf "Speichern", um den Vorgang abzuschließen.
  5. Klicken Sie auf "Speichern", um das Beweissicherungsverfahren für das Postfach zu deaktivieren. Eine Warnung mit dem Hinweis, dass bis zu 60 Minuten vergehen können, bis die Änderung wirksam wird, wird angezeigt.
  6. Klicken Sie auf "Schließen".

Nächste Schritte

  • Wenn Sie feststellen möchten, für welche Postfächer das Beweissicherungsverfahren aktiviert ist, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie in der Exchange-Systemsteuerung "Organisation verwalten > Benutzer und Gruppen > Postfächer" aus, und wählen Sie dann unter "Ansicht auswählen" die Option "Postfächer im Beweissicherungsverfahren" aus.
  • Wenn Sie feststellen möchten, wann das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach aktiviert wurde, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie in der Exchange-Systemsteuerung das Postfach im Beweissicherungsverfahren aus, und klicken Sie auf "Details". Wählen Sie unter "Postfachfeatures" die Option "Beweissicherungsverfahren" aus, und klicken Sie auf "Bearbeiten". Im Fenster "Beweissicherungsverfahren" wird angezeigt, wann das Beweissicherungsverfahren für das Postfach aktiviert wurde und welche Person diesen Schritt ausgeführt hat. Sie können auch einen Hinweis oder eine URL ändern oder hinzufügen, der bzw. die im Postfach des Benutzers angezeigt wird, sofern dieser Outlook 2010 verwendet.
  • Möchten Sie herausfinden, wie lange das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach aktiviert bleibt?   Wie zuvor beschrieben, müssen Sie den Parameter IncludeLitigationHoldDuration mit dem Cmdlet Get-Mailbox verwenden, um den Wert für den Parameter LitigationHoldDuration anzuzeigen.
  • Wenn Sie in einem Postfach mit aktiviertem Beweissicherungsverfahren nach geänderten oder gelöschten Elementen suchen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: Suchen Sie in der Exchange-Systemsteuerung auf der Registerkarte "Ermittlung" mithilfe von "Suche in mehreren Postfächern" nach Elementen, die von Microsoft Exchange für Postfächer mit aktiviertem Beweissicherungsverfahren aufbewahrt wurden. Wenn Sie ein Postfach mit aktiviertem Beweissicherungsverfahren durchsuchen, wird der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" nach gelöschten oder geänderten Elementen durchsucht, die die Suchkriterien erfüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Suchvorgänge in mehreren Postfächern.

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