Einrichten und Verwalten der Aufbewahrungsrichtlinien in Exchange Online

Gilt für: Office 365 for enterprises, Live@edu

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2012-03-16

Aus geschäftlichen, gesetzlichen oder behördlichen Gründen kann es erforderlich sein, an und von Benutzer(n) in der Organisation gesendete E-Mails aufzubewahren, und es kann vorkommen, dass Sie E-Mails entfernen möchten, zu deren Aufbewahrung Sie nicht verpflichtet sind. Die Messaging-Datensatzverwaltung (MRM) – die Datensatzverwaltungstechnologie in Exchange Online – ermöglicht Ihnen das Festlegen der Aufbewahrungsdauer für Elemente in den Postfächern von Benutzern und das Definieren der Aktionen, die beim Erreichen eines bestimmten Alters für Elemente ausgeführt werden.

• Funktionsweise der Messaging-Datensatzverwaltung (MRM) in Exchange Online
• Aufbewahrungseinstellungen in Exchange Online
• Verwalten der Messaging-Datensatzverwaltung (MRM)
  • Bevor Sie beginnen
  • Verwalten von Aufbewahrungsrichtlinien
  • Verwalten von Aufbewahrungstags
  • Erstellen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie
  • Erstellen eines neuen Aufbewahrungstags
  • Erstellen eines Standardrichtlinientags für Voicemailnachrichten
  • Ausführen des Assistenten für verwaltete Ordner
• Nächste Schritte

Funktionsweise der Messaging-Datensatzverwaltung (MRM) in Exchange Online

Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungstags sind Teil der MRM-Technologie. In Aufbewahrungsrichtlinien werden Aufbewahrungstags verwendet, um Aufbewahrungseinstellungen auf E-Mails und Ordner anzuwenden. Aufbewahrungstags definieren eine Verfallszeit, die bestimmt, wie lange Elemente aufbewahrt werden, und eine Aufbewahrungsaktion, die bestimmt, was beim Erreichen der Verfallszeit für die Aufbewahrung mit Elementen geschieht. Aufbewahrungstags werden mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft, die dann auf ein Postfach angewendet wird.

Im Folgenden werden diese Komponenten genauer erläutert:

• Aufbewahrungstags: Aufbewahrungstags definieren Aufbewahrungseinstellungen und wenden diese auf Nachrichten und Ordner im Postfach eines Benutzers an. Aufbewahrungstags bestimmen, wie lange eine Nachricht aufbewahrt wird und welche Aktion ausgeführt wird, wenn die Nachricht die angegebene Verfallszeit für die Aufbewahrung erreicht. Wenn eine Nachricht die Verfallszeit für die Aufbewahrung erreicht, wird sie in das Archivpostfach des Benutzers verschoben oder gelöscht. Aufbewahrungstags werden mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Drei Typen von Aufbewahrungstags werden verwendet:
  • Standardrichtlinientag: Die im Standardrichtlinientag definierten Einstellungen gelten für alle Elemente in einem Postfach, auf die noch kein Aufbewahrungstag angewendet wurde. Mit einer Aufbewahrungsrichtlinie können bis zu drei Standardrichtlinientags verknüpft sein: ein Standardrichtlinientag mit der Aufbewahrungsaktion "In Archiv verschieben", ein Standardrichtlinientag mit der Aufbewahrungsaktion "Löschen und Wiederherstellung zulassen" und ein Standardrichtlinientag für eine bestimmte Nachrichtenklasse, z. B. Voicemail.
  • Aufbewahrungsrichtlinientags: Aufbewahrungsrichtlinientags werden auf Standardordner wie "Posteingang", "Gesendete Elemente", "Gelöschte Elemente" oder "Junk-E-Mail" angewendet. Ein Aufbewahrungsrichtlinientag hat Vorrang vor einem Standardrichtlinientag.
    Hinweis   Eine Aufbewahrungsaktion, mit der Elemente in das Archivpostfach des Benutzers verschoben werden, wird von Aufbewahrungsrichtlinientags nicht unterstützt. Die einzige Aufbewahrungsaktion für Aufbewahrungsrichtlinientags ist das Löschen von Elementen.
  • Persönliche Tags: Benutzer können mit Microsoft Outlook 2010 und Outlook Web App persönliche Tags auf benutzerdefinierte Ordner und einzelne Elemente in ihrem Postfach anwenden.
• Aufbewahrungsrichtlinien: Eine Aufbewahrungsrichtlinie ist eine Gruppe von Aufbewahrungstags, die auf ein Postfach angewendet werden. Beim Erstellen eines Postfachs wird eine Standardaufbewahrungsrichtlinie angewendet. Der Name der Standardaufbewahrungsrichtlinie, die in Exchange Online auf neue Postfächer angewendet wird, lautet Default MRM Policy. Auf ein Postfach kann jeweils nur eine Aufbewahrungsrichtlinie angewendet werden.
  Hinweis   In Live@edu-Organisationen sind zwei Standardaufbewahrungsrichtlinien vorhanden: MRMPolicy-DefaultMailboxPlan und MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan.
• Aufbewahrungstags werden mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft: Mit einer Aufbewahrungsrichtlinie können zwei Standardrichtlinientags mit unterschiedlichen Aufbewahrungsaktionen, ein Aufbewahrungsrichtlinientag für jeden Standardordner und eine beliebige Anzahl persönlicher Tags verknüpft werden.

Verarbeitung von Aufbewahrungsrichtlinien

Der Assistent für verwaltete Ordner ist ein Prozess, der automatisch in Microsoft-Datencentern ausgeführt wird, um die auf ein Postfach angewendeten Aufbewahrungseinstellungen zu verarbeiten. Der Assistent für verwaltete Ordner wendet die Standardrichtlinientags und Aufbewahrungsrichtlinientags auf das Postfach an und macht persönliche Tags in Outlook 2010 und Outlook Web App verfügbar, sodass sie von Benutzern auf benutzerdefinierte Ordner und bestimmte Elemente im Postfach angewendet werden können. Der Assistent für verwaltete Ordner verarbeitet die Aufbewahrung von Elementen basierend auf dem Tagtyp, der Verfallszeit für die Aufbewahrung und den in jedem Aufbewahrungstag definierten Aufbewahrungsaktionen.

Wie oft wird der Assistent für verwaltete Ordner ausgeführt? Der Assistent für verwaltete Ordner ist so konfiguriert, dass alle Postfächer in einer Cloud-basierten Organisation innerhalb eines bestimmten als Arbeitszyklus bezeichneten Zeitraums verarbeitet werden. In Exchange Online umfasst der Arbeitszyklus sieben Tage. Dies bedeutet, dass jedes Postfach in der Cloud-basierten Organisation einmal alle sieben Tage verarbeitet wird.

Da der Assistent für verwaltete Ordner ständig ausgeführt wird, müssen Sie keine Maßnahme ergreifen, damit Aufbewahrungseinstellungen auf Postfächer angewendet werden. Wenn Aufbewahrungseinstellungen jedoch sofort auf ein Postfach angewendet werden müssen, können Sie die Verarbeitung eines bestimmten Postfachs erzwingen. Weitere Informationen finden Sie unter Ausführen des Assistenten für verwaltete Ordner.

Wichtig   MRM garantiert nicht die Aufbewahrung jeder Nachricht. Beispielsweise kann ein Benutzer eine Nachricht in seinem Postfach löschen oder verschieben, bevor diese ihr Aufbewahrungslimit erreicht hat. MRM ist nicht darauf ausgelegt, das Löschen der eigenen Nachrichten zu verhindern. Wenn in Ihrer Organisation Nachrichten unbegrenzt aufbewahrt werden müssen, können Sie eine der folgenden Exchange Online-Funktionen in Betracht ziehen:

• Journaling   Verwenden Sie diese Funktion, wenn in Ihrer Organisation Nachrichten außerhalb des Postfachs eines Benutzers für die Langzeitspeicherung aufbewahrt werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Journalregeln.
• Beweissicherungsverfahren   Wenn Ihre Organisation Nachrichten aufbewahren muss, um E-Discovery- und Aufbewahrungsanforderungen zu erfüllen, können Sie für Benutzerpostfächer das Beweissicherungsverfahren aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach.

Zudem können Sie mithilfe der Wiederherstellung einzelner Elemente in Exchange Online eine gelöschte E-Mail-Nachricht bis zu 14 Tage nach dem dauerhaften Löschen durch den Benutzer wiederherstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederherstellen gelöschter E-Mail-Nachrichten in Exchange Online.

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Aufbewahrungseinstellungen in Exchange Online

In der folgenden Tabelle sind die standardmäßig in Exchange Online für Microsoft Office 365 und Live@edu verfügbaren Aufbewahrungstags und die zugehörigen Einstellungen aufgeführt. Diese Tags sind alle mit der Standardaufbewahrungsrichtlinie verknüpft, die auf neue Postfächer angewendet wird. Diese Einstellungen werden somit auf alle neuen Postfächer angewendet.

Wenn ein persönliches Aufbewahrungstag mit der Aufbewahrungsrichtlinie für das Postfach eines Benutzers verknüpft wird, ist das Aufbewahrungstag automatisch verfügbar und kann vom Benutzer auf Postfachelemente angewendet werden.

*  Aufbewahrungstags vom Typ "Alle" sind Standardrichtlinientags. Standardrichtlinientags gelten für Elemente, auf die kein anderes Aufbewahrungstag angewendet wurde.

**   Der Typ für Aufbewahrungsrichtlinientags gibt den Standard-E-Mail-Ordner an, für den das Tag gilt.

***   Dieses Tag ist in der Standardeinstellung nicht aktiviert. Elemente mit diesem Aufbewahrungstag werden nie verschoben bzw. nie gelöscht.

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Verwalten der Messaging-Datensatzverwaltung (MRM)

Wie zuvor erläutert, werden die Einstellungen der Standardaufbewahrungstags automatisch auf jedes Postfach angewendet, da beim Erstellen von Postfächern eine Standardaufbewahrungsrichtlinie angewendet wird. Wenn Sie das Aufbewahrungsverhalten für Ihre Organisation jedoch ändern möchten, können Sie Aufbewahrungsrichtlinien und -tags in Exchange Online mit Windows PowerShell verwalten.

Bevor Sie beginnen

Informationen zum Installieren und Konfigurieren von Windows PowerShell sowie zum Herstellen einer Verbindung mit dem Dienst finden Sie unter Verwenden von Windows PowerShell.

Verwalten von Aufbewahrungsrichtlinien

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Verwalten von Aufbewahrungstags

Erstellen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie

Verwenden Sie das Cmdlet New-RetentionPolicy, um eine neue Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen. Weshalb kann das Erstellen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie erforderlich sein? Aus gesetzlichen oder behördlichen Gründen können für bestimmte Mitarbeitertypen oder ganze Abteilungen andere Aufbewahrungsanforderungen gelten als für die anderen Personen in Ihrer Organisation. Sie können eine neue Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die entsprechenden Aufbewahrungstags verknüpfen und die Richtlinie dann auf die betreffenden Postfächer anwenden.

Führen Sie zum Erstellen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie den folgenden Befehl aus:

New-RetentionPolicy <name>

Führen Sie zum Erstellen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie und Verknüpfen von Aufbewahrungstags den folgenden Befehl aus:

New-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

Beispiel   Durch den folgenden Befehl wird eine neue Aufbewahrungsrichtlinie mit dem Namen "Company Officers" erstellt, und es werden zwei Aufbewahrungstags mit der Richtlinie verknüpft:

New-RetentionPolicy "Company Officers" -RetentionPolicyTagLinks "Company Officers-Deleted Items","Company Officers-Sent Items"

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Erstellen eines neuen Aufbewahrungstags

Verwenden Sie das Cmdlet New-RetentionPolicyTag, um neue Aufbewahrungstags zu erstellen. Wie zuvor bereits im Zusammenhang mit neuen Aufbewahrungsrichtlinien erläutert, können aus gesetzlichen oder behördlichen Gründen für bestimmte Mitarbeiter andere Aufbewahrungszeiträume oder -aktionen erforderlich sein. Sie können ein neues Aufbewahrungstag erstellen und es mit neuen oder vorhandenen Aufbewahrungsrichtlinien verknüpfen.

Führen Sie zum Erstellen eines neuen Aufbewahrungstags den folgenden Befehl aus:

New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>

Beispiel   Durch den folgenden Befehl wird ein neues Aufbewahrungstag mit dem Namen "Company Officers-SentItems" erstellt. Wenn das Tag auf ein Postfach angewendet wird, werden Elemente im Ordner "Gesendete Elemente", die älter als drei Monate sind, in das Archivpostfach des Benutzers verschoben.

New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Weitere Informationen zu diesem Cmdlet finden Sie unter New-RetentionPolicyTag (möglicherweise in englischer Sprache).

Hinweis   Beim Erstellen neuer Aufbewahrungstags können Sie die Aktion MoveToArchive nur für Aufbewahrungstags vom Typ All, Personal und RecoverableItems verwenden.

Erstellen eines Standardrichtlinientags für Voicemailnachrichten

Wie bereits erwähnt, können Sie einer Aufbewahrungsrichtlinie ein Standardrichtlinientag für eine bestimmte Nachrichtenklasse hinzufügen. Im folgenden Beispiel wird ein Standardrichtlinientag für Voicemailnachrichten erstellt. Wenn das Tag auf ein Postfach angewendet wird, werden Voicemailnachrichten ohne Aufbewahrungstag nach 14 Tagen gelöscht.

New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Informationen zum Hinzufügen dieses Aufbewahrungstags finden Sie unter Hinzufügen oder Entfernen eines Aufbewahrungstags für eine Aufbewahrungsrichtlinie.

Ausführen des Assistenten für verwaltete Ordner

Wie bereits erwähnt, versucht der Assistent für verwaltete Ordner jedes Postfach in der Cloud-basierten Organisation einmal alle sieben Tage zu verarbeiten. Wenn Sie ein Aufbewahrungstag ändern oder eine andere Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach anwenden, können Sie bis zur nächsten Verarbeitung des Postfachs warten oder das Cmdlet Start-ManagedFolderAssistant ausführen, um den Assistenten für verwaltete Ordner zur Verarbeitung eines bestimmten Postfachs zu starten. Dieses Cmdlet eignet sich zum Testen von Aufbewahrungsrichtlinien- oder Aufbewahrungstageinstellungen und zur Problembehandlung.

Durch den folgenden Befehl wird der Assistent für verwaltete Ordner für ein bestimmtes Postfach ausgeführt:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <name of the mailbox>

Beispiele   Durch den folgenden Befehl wird die Aufbewahrungsverarbeitung für das Postfach von Ian Tien gestartet:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Ian Tien"

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Nächste Schritte

• Unterstützen der Benutzer beim Anwenden persönlicher Tags: Wenn ein persönliches Aufbewahrungstag mit der Aufbewahrungsrichtlinie für das Postfach eines Benutzers verknüpft wird, ist das Aufbewahrungstag automatisch verfügbar und kann vom Benutzer auf Elemente im Postfach angewendet werden. Wie an früherer Stelle dieses Themas erläutert, können Benutzer mit Microsoft Outlook 2010 und Outlook Web App persönliche Aufbewahrungstags auf benutzerdefinierte Ordner und einzelne Elemente in ihrem Postfach anwenden. Stellen Sie den Benutzern entsprechende Anweisungen zur Verfügung: Anwenden von Aufbewahrungsrichtlinien und Archivrichtlinien auf die Nachrichten.
• Anhalten der Aufbewahrungszeit für ein Postfach: Durch das Anhalten der Aufbewahrungszeit wird die auf ein Postfach angewendete Aufbewahrungsrichtlinie angehalten. Dies hat zur Folge, dass der Assistent für verwaltete Ordner die Aufbewahrungseinstellungen nicht verarbeitet und keine Aufbewahrungsaktionen anwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Anhalten der Aufbewahrungszeit für ein Postfach.