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Suchvorgänge in mehreren Postfächern

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Gilt für: Office 365 for enterprises, Live@edu

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2011-11-23

Verwenden Sie die Funktion "Suche in mehreren Postfächern" in der Exchange-Systemsteuerung, um in den Postfächern Ihrer Organisation nach E-Mails und anderen Nachrichtentypen zu suchen, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten. Sie können die Suchergebnisse durch eine Schätzung bewerten oder in ein von Ihnen angegebenes Postfach kopieren, damit Sie die Suchergebnisse ggf. überprüfen, organisieren und exportieren können. Bei der Ermittlung wird das primäre Postfach und Archivpostfach von Benutzern durchsucht.

Um Postfächer zu durchsuchen, müssen Sie Mitglied der Rollengruppe "Discoveryverwaltung" sein. Informationen hierzu finden Sie unter Erteilen von Benutzerzugriff für die Suche in mehreren Postfächern. Weitere Informationen zu Rollengruppen finden Sie unter Administratorrollengruppen.

Wofür können Sie die Suche in mehreren Postfächern verwenden?

Die Suche in mehreren Postfächern ist eine effiziente Methode, um nach E-Mails und anderer elektronischer Kommunikation zu suchen, die von Personen in Ihrer Organisation gesendet und empfangen wurden, und um die Ergebnisse der Suche zu verwalten.

Beispiel: Für einen Rechtsstreit werden Kopien von relevanter elektronischer Kommunikation oder Dokumenten benötigt, die von Personen in der Organisation gesendet oder empfangen wurden. Die Suche nach Dokumenten und der Austausch mit dem Rechtsbeistand der Gegenpartei vor Prozessbeginn wird als Legal Discovery oder Offenlegungspflicht bezeichnet. Die Suche in mehreren Postfächern kann die Vorbereitungen im Rahmen der Offenlegungspflicht erheblich erleichtern.

In Schulen oder Geschäften könnte ein Administrator für den Bereich Messaging oder ein Compliance-Beauftragter gebeten werden, nach E-Mails mit unpassendem Inhalt zu suchen. Die Sammlung solcher Informationen ist häufig mit dem Durchsuchen einer großen Menge von E-Mails verbunden, die sich überall in einer Organisation in Postfächern befinden. Mit der Suche in mehreren Postfächern können Sie solche Suchläufe effizienter ausführen.

Administratoren können mit der Suche in mehreren Postfächern Nachrichten suchen und wiederherstellen, die Benutzer versehentlich oder absichtlich aus ihrem Postfach gelöscht haben. Administratoren können mit dieser Suchfunktion auch nach E-Mail-Nachrichten mit unzulässigen oder potenziell gefährlichen Inhalten suchen, die an mehrere Postfächer in der gesamten Organisation gesendet wurden, und diese löschen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter folgenden Themen:

Ordner "Wiederherstellbare Elemente"

Bei einer Suche in mehreren Postfächern wird der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" standardmäßig durchsucht. Der Ordner "Wiederherstellbare Elemente", der in früheren Versionen von Microsoft als Exchange Dumpster bezeichnet wurde, bewahrt Elemente auf, die der Benutzer endgültig gelöscht hat. Die Aufbewahrungsdauer für Elemente beträgt 14 Tage. Wenn die Aufbewahrungsdauer für ein Element abläuft, wird das Element endgültig aus Exchange Online entfernt. Weitere Informationen zum Ordner "Wiederherstellbare Elemente" finden Sie unter:

Wie erstellen Sie einen Suchvorgang?

Wählen Sie in der Exchange-Systemsteuerung "Organisation verwalten > E-Mail-Steuerelement > Ermittlung > Neu" aus. Ein Postfachsuchvorgang umfasst die folgenden Komponenten:

  • Schlüsselwörter: Suchen Sie mithilfe einfacher boolescher Operatoren nach E-Mails, die Schlüsselwörter enthalten. Sie können auch komplexere Suchabfragen mit erweiterter Abfragesyntax (Advanced Query Syntax, AQS) erstellen. Auf diese Weise können Sie den Bereich eingrenzen, indem Sie bestimmte Bestandteile einer E-Mail nach Schlüsselwörtern durchsuchen, z. B. die Betreffzeile, die Felder "An" und Von: sowie den Nachrichtentext oder Anlagen. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Schlüsselwortsuchen.
  • Elemente einschließen, die nicht durchsucht werden können: Sie können Elemente in die Suchergebnisse einschließen, die nicht für einen Postfachsuchvorgang in den Suchergebnissen indiziert werden können. Dazu zählen nicht erkannte Nachrichtentypen und Nachrichten, die verschlüsselte Anlagen enthalten oder ein unbekanntes Format besitzen. Weitere Informationen finden Sie unter Einschließen von nicht durchsuchbaren Elementen in die Suchergebnisse.
  • Nachrichtentypen auswählen: Neben E-Mails können Sie in anderen Nachrichtentypen nach Schlüsselwörtern suchen, z. B. in Besprechungen, Dokumenten, Aufgaben und Instant Messaging-Unterhaltungen.
  • Nachrichten, die an bestimmte bzw. von bestimmten E-Mail-Adressen gesendet werden: Grenzen Sie den Bereich der Suche ein, indem Sie nur nach Nachrichten suchen, die von bestimmten Personen gesendet oder empfangen wurden. Sie können auch nach Nachrichten suchen, die von einer beliebigen Person in einer bestimmten Domäne gesendet oder empfangen wurden.
  • Datumsbereich: Geben Sie einen Datumsbereich an, in dem die Nachrichten, die Sie suchen möchten, gesendet oder empfangen wurden.
  • Zu durchsuchende Postfächer: Sie wählen genau die Postfächer aus, die Sie durchsuchen möchten. Sie können auch die Postfächer von Mitgliedern einer Gruppe durchsuchen.
    Hinweis Wie bereits erwähnt, wird der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Postfach eines Benutzers standardmäßig durchsucht. Wenn das Archivpostfach eines Benutzers aktiviert ist, wird es auch in die Suche einbezogen.
  • Suchname, Typ und Speicherort: Zwei Suchtypen werden unterschieden:
    • Abschätzen der Suchergebnisse: Bei diesem Suchtyp wird geschätzt, wie viele Treffer die Suchkriterien erfüllen, die Ergebnisse werden jedoch nicht in das Ermittlungspostfach kopiert, in dem die Suchergebnisse gespeichert werden. So können Sie schnell feststellen, ob Sie die Suchkriterien zum Eingrenzen der Ergebnisse verfeinern müssen.
    • Kopieren der Suchergebnisse:   Bei diesem Suchtyp werden die Suchschätzungen ebenfalls im Detailbereich angezeigt, zusätzlich werden sie jedoch in ein Zielpostfach kopiert. Bei Suchvorgängen mit vielen Treffern kann dies viel Zeit in Anspruch nehmen.
      Suchergebnisse sind Kopien der Nachrichtentypen, die den Suchkriterien entsprechen. Sie werden in einem Ordner im Zielpostfach gespeichert, das den von Ihnen für die Suche angegebenen Namen erhält. Die Ergebnisse werden in Unterordnern für jedes Benutzerpostfach organisiert, das den Suchkriterien entsprechende Ergebnisse enthält.
      Sie haben auch die Möglichkeit, nur eine Kopie doppelter Nachrichten in den Suchergebnissen zu speichern. Dies wird als Deduplizierung bezeichnet. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird eine Kopie für jedes Postfach, das die Nachricht enthält, gespeichert.

Wie überprüfen Sie die Suchergebnisse?

Wenn die Suche abgeschlossen ist, können Sie mithilfe von Microsoft Outlook oder Outlook Web App auf das Postfach mit den Suchergebnissen zugreifen und die Suchergebnisse überprüfen, organisieren und exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter: