Implementando e orientando a arquitetura de informações (SharePoint Server 2010)

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

Ao planejar e administrar a arquitetura de informações de uma empresa, você ajuda a assegurar que as soluções baseadas no Microsoft SharePoint Server 2010 atendam às necessidades da organização. Uma arquitetura de informações eficaz facilita aos usuários de soluções encontrar e armazenar informações, além de melhorar a qualidade e a facilidade de acesso a essas informações. Este artigo inclui as seguintes diretrizes:

• Introdução ao conceito de arquitetura de informações

• Recomendações sobre como administrar a arquitetura de informações do SharePoint Server

• Indicação dos recursos disponíveis que vão ajudar os arquitetos de informações da organização a planejar e implementar uma arquitetura de informações no SharePoint Server 2010

• Apresentação de um estudo de caso que ilustra os benefícios da arquitetura de informações eficaz na promoção da colaboração em toda a empresa

Neste artigo:

• O que é arquitetura de informações?

• Administrando a arquitetura de informações

• Recursos para o planejamento da arquitetura de informações

• Estudo de caso: administrando a arquitetura de informações para eliminar o caos de conteúdo

O que é arquitetura de informações?

A arquitetura de informações do SharePoint Server é a organização de informações de uma empresa (seus documentos, listas, sites e páginas da Web) para maximizar a capacidade de uso e gerenciamento das informações. Os fatores que contribuem para a implementação bem-sucedida da arquitetura de informações incluem:

• Com que facilidade é possível encontrar informações

• Como as informações são armazenadas e recuperadas

• Como os usuários navegam até as informações

• Quais são os níveis de redundância ou sobreposição das informações

• Que metadados estão disponíveis para cada tipo de informação

• Que modelos são usados para criar informações

• Qual é a qualidade da administração da arquitetura de informações

• Como Meus Sites se ajusta à arquitetura de informações

Os objetivos e a implementação da arquitetura de informações variam dependendo do tipo de solução que você está criando. Por exemplo:

• Se estiver criando a arquitetura de informações de um site de portal da intranet da empresa, você poderá enfatizar as seguintes considerações:

  • Como os metadados serão usados para caracterizar o conteúdo do site

  • A organização do conteúdo nos sites e em bibliotecas de documentos

  • A disponibilidade desse conteúdo em sites de portal

  • Nos modelos a serem usados para criar conteúdo

  Observe que a pesquisa é um recurso fundamental para os usuários de sites de intranet.

• Ao criar a arquitetura da informação de um site com presença na Internet, você poderá enfatizar na seguintes considerações:

  • Como o site é organizado em uma hierarquia de subsites e páginas da Web

  • Como essa hierarquia é exposta nos recursos de navegação do site

  • Na facilidade da pesquisa de conteúdo no site

As decisões sobre arquitetura de informações também podem afetar o fluxo de informações. Por exemplo, em um site de portal da intranet, as informações podem ser definidas inicialmente em sites indisponíveis para a maioria dos membros da organização. Para tornar essas informações úteis, acionáveis e fáceis de serem descobertas para toda a organização, o projeto de arquitetura de informações pode incluir métodos e diretrizes para expor as informações em locais disponíveis a todos os usuários.

Dependendo do tamanho da organização, você deve levar em conta a inclusão de um arquiteto de informações na sua equipe, que será responsável por criar e implementar soluções com base no SharePoint Server. Arquitetos de informações têm experiência na estruturação de informações em grandes ambientes da Web, como sites de portais de intranet.

Administrando a arquitetura de informações

A arquitetura de informações de uma empresa deve ser administrada para garantir as seguintes condições:

• Que as informações em uma organização sejam administráveis pela equipe de TI da organização, especificando como essa arquitetura será implementada e mantida.

• Que a arquitetura de informações atenda aos requisitos de regulamentação, às necessidades de privacidade e às metas de segurança da empresa.

• Que a arquitetura de informações atenda às metas de negócios da empresa. Lembre-se de que uma arquitetura de informações mal projetada e administrada pode reduzir a eficácia da empresa, ao passo que uma arquitetura bem planejada e administrada pode multiplicar essa eficácia.

Administrando conteúdo

Ao criar um plano de administração de conteúdo em um ambiente, considere as práticas recomendadas a seguir:

• Use fluxos de trabalho e aprovação para centrais de documentos e páginas de sites, seja qual for o local de armazenamento da documentação oficial.

• Use histórico de versões e controle de versões para manter um histórico e documento mestre.

• Use tipos de conteúdo com auditoria e vencimento em bibliotecas de documentos para gerenciar o ciclo de vida do documento.

• Use a confirmação e exclusão de uso do site para gerenciar ciclos de vida do conjunto de sites.

• Identifique ativos e sites corporativos importantes que incluam informações de identificação do usuário (verifique se essas informações estão adequadamente protegidas e auditadas).

• Faça a integração da arquitetura de informações à estratégia de pesquisa do ambiente. Aproveite os recursos de pesquisa corporativos, como:

  • Melhores Opções

  • Pesquisa de pessoas

  • Fontes de conteúdo

  • Conectores para conteúdo externo

  • Páginas autoritativas

  • Palavras-chave

  • Escopos

  • Dicionários de sinônimos

  • Taxonomia e classificações

Ao criar um plano de governança, determine as regras ou políticas necessárias para adotar os seguintes tipos de itens:

• Páginas

• Listas

• Documentos

• Registros

• Mídia avançada

• Wikis

• Blogs

• Comentários anônimos

• Acesso anônimo

• Termos e conjuntos de termos

• Dados externos

Ao pensar em conteúdo, leve em consideração o equilíbrio entre os seguintes fatores e determine quais deles têm maior prioridade em relação a cada tipo de conteúdo:

• Disponibilidade   O conteúdo deve estar disponível quando os usuários precisarem, e os usuários precisam saber onde e como eles podem acessá-lo.

• Redundância  A exposição de uma única cópia do conteúdo em vários locais, em vez de duplicá-lo, diminui a redundância e apresenta uma versão real.

• Acesso  Pense em quem tem acesso ao conteúdo. Ele está seguro como deveria?

Mapeie o ciclo de vida do conteúdo preferencial. Quais etapas devem ser realizadas quando um item de lista, um documento ou uma página é criado, atualizado ou excluído? Para obter melhores resultados, comece com o que gostaria de usar a longo prazo, em vez de uma solução temporária.

Como parte do plano de governança, determine as funções de cada um. Por exemplo, quem cria sites, quem controla palavras-chave na Pesquisa ou quem gerencia os metadados e verifica se eles foram aplicados corretamente?

Grande parte dessas informações deveria ser explicada através de planos de gerenciamento de registros e documentos, mas considere também os custos de armazenamento do conteúdo. Conheça os limites de planejamento de capacidade de documentos e itens e não se esqueça de considerar o desempenho e a escala.

Administrando o acesso às informações

Outro aspecto do gerenciamento de informações é quem tem acesso ao conteúdo: como você disponibiliza o conteúdo interna e externamente e para quem? Considere o acesso ao conteúdo na hora de projetar soluções e sites, já que ele se sobrepõe à Governança de TI quando todo o ambiente é levado em consideração. Faça as seguintes perguntas:

• Permissões e audiências

  • Como estruturar permissões em um site?

  • Como direcionar conteúdo a audiências específicas?

• Acesso

  • Como tornar esse conteúdo acessível aos usuários internos?

  • Como tornar esse conteúdo acessível aos usuários externos?

A equipe de administração

A administração da arquitetura de informações requer a participação de todos os grupos que fazem parte de seu sucesso. Uma equipe de administração deve incluir os seguintes membros principais:

• Arquitetos de informações e taxonomistas

  Se possível, inclua um arquiteto de informações profissional na equipe de planejamento que participe da equipe de administração.

• Responsáveis pela conformidade

  Você deve incluir também responsáveis pela conformidade ou outras pessoas que tenham a responsabilidade de garantir o cumprimento dos requisitos legais ou normativos.

• Profissionais de informações influentes

  Inclua profissionais de informações influentes para assegurar que os processos e a estrutura desenvolvidos pela equipe sejam úteis.

• Gerentes e especialistas técnicos de TI

  Inclua representantes da organização de TI.

• Líderes de divisões de negócios

  Como a finalidade básica da arquitetura de informações é atender às necessidades da empresa, é fundamental que os representantes das unidades de negócios da empresa tenham um papel importante nessa equipe de administração.

• Participantes executivos

  O participante executivo é essencial na equipe de administração. Embora essa pessoa possa não participar de todas as sessões da equipe de administração, a inclusão dessa função é fundamental para que a equipe de administração se mantenha responsável nessa missão. Além disso, o patrocinador executivo ajuda a assegurar o uso de benchmarks que ajudam a marcar o progresso do esforço contínuo da administração da arquitetura de informações.

Juntamente com esses participantes importantes, dependendo do tipo da empresa, você pode incluir outros participantes, como:

• Líderes de desenvolvimento

• Treinadores

• Gerentes de TI

• Participantes financeiros

A melhor forma de gerenciar uma equipe de administração da arquitetura de informações é com base na cultura e nas metodologias da sua empresa. No entanto, veja abaixo algumas diretrizes gerais:

• Faça reuniões regularmente e forneça tempo, principalmente nas primeiras sessões, para que todos os assuntos sejam analisados.

• Dê exemplos de boas práticas de arquitetura de informações em deliberações, como o uso de um site de colaboração bem planejado para registrar deliberações e manter artefatos.

• Comunique-se com a organização inteira (e reúna requisitos de toda a organização) usando site e pesquisas online.

• Mantenha um conjunto de eventos importantes e um calendário compartilhado.

• Considere executar um piloto de práticas de arquitetura de informações em algumas divisões da organização e usar essa experiência para melhorar gradativamente as práticas de arquitetura de informações na empresa.

Recursos para o planejamento da arquitetura de informações

A tabela abaixo apresenta os recursos disponíveis para ajudar arquitetos de informações a planejar a arquitetura de informações da sua solução do SharePoint Server:

Recursos de arquitetura de informações

Estudo de caso: administrando a arquitetura de informações para eliminar caos de conteúdo

A Fabrikam, Inc. é uma fabricante e exportadora mundial de peças automotivas, incluindo bombas de combustível e água, amortecedores, pastilhas de freio e várias peças de motor. A empresa tem 13.000 funcionários no mundo inteiro e mais de cinquenta fábricas em diferentes divisões geográficas. A organização de TI da Fabrikam administra a implantação, as operações e o suporte de tecnologias de informações como email, gerenciamento de arquivos e tecnologia da Internet, bem como o desenvolvimento de soluções de tecnologia de informações, como o site corporativo.

O conteúdo da Fabrikam sempre ficou armazenado em diretórios de arquivos compartilhados que eram distribuídos entre servidores de arquivos locais nas várias localidades da empresa. Isso contribuía para uma situação de conteúdo caótica. A duplicação maciça de conteúdos importantes dificultava a identificação da versão "oficial" de um arquivo. A taxonomia de metadados de conteúdo era muito limitada, baseada no que o sistema de arquivos poderia comportar. Como as divisões da corporação criavam modelos exclusivos e personalizados para documentos comuns, como ordens de serviço, propostas de vendas ou documentos de recursos humanos, era difícil comparar documentos entre divisões.

Com as inadequações da arquitetura de informações baseada em compartilhamentos de arquivos ficando cada vez mais evidentes, os gerentes da Fabrikam exigiram a adoção de novas tecnologias baseadas em portal. Essa decisão foi tomada para atingir vários objetivos:

• Modernizar a arquitetura de informações atual

• Mover conteúdo de compartilhamentos de arquivos para bibliotecas em sites de portal

• Oferecer acesso central a conteúdo e aplicativos, como envios de relatórios de despesas

• Oferecer uma home page para comunicações centrais com funcionários da Fabrikam

A próxima etapa da evolução na arquitetura de informações da Fabrikam já começou.

O diagrama abaixo ilustra a arquitetura inicial do portal da Fabrikam. Um portal corporativo no topo da arquitetura fornecia um local central do qual eram transmitidas informações corporativas gerais. No nível seguinte, alguns sites forneciam recursos compartilhados para a organização, como recursos humanos, serviços jurídicos e serviços financeiros.

Abaixo do nível de recursos compartilhados da arquitetura da Fabrikam, ficavam os portais divisionais para as várias filiais regionais da empresa. Inicialmente, América do Norte, Europa e Ásia Oriental participaram do piloto. Gradualmente, outros portais divisionais foram adicionados: Austrália, África e América do Sul. Cada portal divisional continha repositórios para suas diretivas, projetos de produtos, pesquisa e desenvolvimento e dados de clientes.

O resultado da alteração de uma colaboração baseada em compartilhamentos de arquivos para uma colaboração baseada em portais não agradou aos patrocinadores da realização do portal nem à força de trabalho da Fabrikam. O "conteúdo caótico" não foi solucionado. Ele apenas foi movido de compartilhamentos de arquivos para sites de portais.

Como as principais funções da Fabrikam, como a compra de materiais, as relações com clientes, o projeto e a especificação de peças e até mesmo alguns processos de recursos humanos, ocorriam no nível divisional, cada divisão desenvolveu seu conteúdo local para dar suporte a essas funções. As declarações de políticas, desenhos de peças e especificações, documentos pessoais, documentos referentes a relações com clientes e conteúdos similares eram criados e gerenciados localmente. Os modelos e metadados desses documentos divergiam entre os portais divisionais. À medida que os metadados ficavam mais específicos para cada divisão, ficava mais difícil pesquisar conteúdo de uma divisão para outra. Quando um documento era encontrado em alguma divisão, frequentemente era copiado para o portal de outra divisão para ficar mais acessível. Esse processo dificultava ainda mais a localização da versão "oficial" de um documento, já que as cópias proliferavam. Além disso, alguns documentos de portais divisionais eram protegidos de tal forma que os funcionários de outras divisões não conseguiam exibi-los. Embora isso fosse apropriado durante a criação do documento, não havia instruções sobre quando e como um documento poderia ser disponibilizado para a empresa inteira.

Para solucionar o descontentamento crescente com o portal, foi formada uma equipe estratégica, composta por gerentes de várias divisões da Fabrikam, membros importantes da equipe de TI e arquitetos de portal. A equipe tinha as seguintes tarefas:

• Avaliar o estado atual da implantação do portal do SharePoint Server.

• Recomendar alterações necessárias para o portal.

• Determinar como avaliar as melhorias ao longo do tempo.

A equipe que desenvolveu a estratégia do portal concluiu que a organização "divisional" da taxonomia do portal atual era a raiz do problema. Cada divisão estava duplicando processos e armazenando conteúdo sem aproveitar a experiência e as melhores práticas de outras divisões. Isso gerava colaboração fraca, desperdício de recursos e caos nos conteúdos. A solução foi adotar uma postura de organização mais "operacional" para o portal da empresa. Os recursos compartilhados, como tecnologia de informações e finanças, foram expostos na taxonomia de portal acima de todas as divisões (e ficaram visíveis para todas). A equipe que desenvolveu a estratégia do portal concluiu que outras disciplinas operacionais, como relações com clientes, relações com fornecedores, configuração da fábrica e pesquisa e projeto, deveriam ser movidas de silos divisionais para o mesmo nível dos recursos compartilhados na hierarquia do site. Metadados, em vez da localização do conteúdo, associariam as informações às diversas divisões.

A ilustração abaixo mostra a arquitetura reformulada do portal da Fabrikam:

A reorganização do portal da Fabrikam produziu o benefício adicional de forçar a colaboração entre partes da empresa que tinham responsabilidades semelhantes, mas não estavam acostumadas a trabalhar juntas em padrões e processos. Por exemplo: o armazenamento de arquivos de projeto em um repositório central forçou as várias divisões a padronizar uma ferramenta de desenho de peças automotivas. Essa mudança permitiu uma economia de custos e reduziu o tempo de treinamento. Além disso, práticas recomendadas de design foram disponibilizadas para engenheiros da empresa inteira, que passaram a usá-las como base para novos projetos de design.

Veja um resumo dos benefícios da reforma da arquitetura do portal:

• Oferece acesso central às informações.

• Reduz a duplicação de conteúdo.

• Torna evidente a versão oficial de cada item de conteúdo.

• Padroniza metadados.

• Padroniza modelos.

• Incentiva a colaboração e o compartilhamento de práticas recomendadas.

A reforma e reimplementação do portal foi apenas o início. A equipe que desenvolveu a estratégia do portal recebeu patrocínio executivo para transformar-se em uma equipe de administração de portal. Como resultado, o grupo passou a representar as necessidades dos usuários do portal com o desenvolvimento de políticas e padrões. Isso ajudou a garantir a responsabilidade de toda a organização e permitiu a criação de um fórum para a avaliação e a evolução do portal, tanto para melhorar seus recursos como para ajudar a maximizar o retorno do investimento da empresa na tecnologia do SharePoint Server. O grupo de administração supervisiona os seguintes elementos:

• Padrões de metadados

• Padrões de modelos

• Diretrizes para disponibilização de informações para a empresa inteira

• Conformidade com normas corporativas e governamentais

• Padrões de treinamento

• Padrões de identidade visual para conteúdo

A Fabrikam passou a perceber um ótimo retorno do investimento no portal. Um ano depois do projeto, a equipe de estratégia fez um inventário do conteúdo e descobriu que, entre 500.000 documentos, apenas 230 eram cópias. Eles identificaram uma economia de milhões de dólares devido à centralização de esforços. E uma pesquisa com os funcionários mostrou um grande aumento na satisfação com o portal. A colaboração foi saudável para a Fabrikam.

See Also

Concepts

Gestão de sites e soluções (SharePoint Server 2010)
Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010)
Planejar a arquitetura de informações para gerenciamento de conteúdo da Web (SharePoint Server 2010)

Other Resources

Central de Recursos de Governança (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0x416)