Bewaarbeleidsregels in Exchange Online instellen en beheren

Van toepassing op: Office 365 for enterprises, Live@edu

Onderwerp laatst gewijzigd: 2012-03-16

Om zakelijke, wettelijke of regelgevende redenen moet u mogelijk e-mailberichten bewaren die naar en van gebruikers in uw organisatie zijn verzonden, of wilt u mogelijk e-mail verwijderen die u niet hoeft te bewaren. Messaging Records Management (MRM), de Exchange Online-technologie voor recordbeheer, stelt u in staat te bepalen hoe lang items in gebruikerspostvakken moeten worden bewaard en welke actie moet worden ondernomen voor items die een bepaalde leeftijd hebben bereikt.

• Hoe MRM werkt in Exchange Online
• Bewaarinstellingen in Exchange Online
• MRM beheren
  • Voordat u begint
  • Bewaarbeleidsregels beheren
  • Bewaarcodes beheren
  • Een nieuw bewaarbeleid maken
  • Een nieuwe bewaarcode maken
  • Maak een standaard beleidstag (DPT) voor voice mail-berichten
  • De assistent voor beheerde mappen uitvoeren
• Volgende stappen

Hoe MRM werkt in Exchange Online

Bewaarbeleidsregels en bewaarcodes maken deel uit van de MRM-technologie. Met bewaarbeleidsregels worden via bewaarcodes bewaarinstellingen op e-mailberichten en mappen toegepast. Bewaarcodes definiëren zowel een maximumtermijn die aangeeft hoe lang items worden bewaard, als een bewaaractie die wordt uitgevoerd op items die ouder zijn dan de maximumtermijn. Bewaarcodes zijn gekoppeld aan een bewaarbeleid, dat vervolgens op een postvak wordt toegepast.

Deze onderdelen worden hieronder nader beschreven:

• Bewaarcodes   Met bewaarcodes worden bewaarinstellingen gedefinieerd en toegepast op berichten en mappen in het postvak van een gebruiker. Bewaarcodes geven aan hoe lang berichten worden bewaard en welke actie wordt uitgevoerd wanneer de berichten ouder zijn dan de opgegeven bewaartermijn. Als een bericht de bewaartermijn overschrijdt, wordt het verwijderd of naar het archiefpostvak van de gebruiker verplaatst. Bewaarcodes zijn aan een bewaarbeleid gekoppeld. Er zijn drie typen bewaarcodes:
  • Standaardbeleidscode (Default Policy Tag, DPT)   De instellingen in de standaardbeleidscode zijn van toepassing op alle postvakitems waarvoor nog geen bewaarcode geldt. Een bewaarbeleid kan tot drie DPT's eraan verbonden hebben: een DPT met een bewaaractie van Naar Archief Verplaatsen, een DTP met een bewaaractie Verwijderen en Herstel toelaten, en een DTP voor een specifieke berichtklasse, zoals voicemail.
  • Bewaarbeleidscodes (Retention Policy Tags, RPT)   Bewaarbeleidscodes gelden voor standaardmappen, zoals Postvak IN, Verzonden items, Verwijderde items en Ongewenste e-mail. Bewaarbeleidscodes hebben voorrang op standaardbeleidscodes.
    Opmerking   RPT's ondersteunen geen bewaaracties die items naar het archiefpostvak van de gebruiker verplaatsen. De enige bewaaractie voor RPT's is items verwijderen.
  • Persoonlijke codes   U kunt in Microsoft Outlook 2010 en Outlook Web App persoonlijke codes toepassen op aangepaste mappen en afzonderlijke items in uw postvak.
• Bewaarbeleidsregels   Een bewaarbeleid is een groep bewaarcodes die voor een postvak gelden. Op nieuwe postvakken wordt een standaardbewaarbeleid toegepast. In Exchange Online heet het standaardbewaarbeleid voor nieuwe postvakken Default MRM Policy (Standaardbeleid MRM). Op een postvak kan slechts één bewaarbeleid worden toegepast.
  Opmerking   In Live@edu-organisaties zijn twee standaardbewaarbeleidsregels aanwezig: 2MRMPolicy-DefaultMailboxPlan en MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan.
• Bewaarcodes zijn aan een bewaarbeleid gekoppeld   Een bewaarbeleid kan twee standaardbeleidscodes bevatten, elk met een andere bewaaractie: één bewaarbeleidscode voor elke standaardmap en een willekeurig aantal persoonlijke codes.

Hoe worden bewaarbeleidsregels verwerkt?

De assistent voor beheerde mappen is een automatisch proces dat automatisch periodiek in de Microsoft-datacentrums wordt uitgevoerd om de bewaarinstellingen te verwerken die op een postvak zijn toegepast. De assistent voor beheerde mappen geldt voor standaardbeleidscodes en bewaarbeleidscodes en stelt persoonlijke codes beschikbaar in Outlook 2010 en Outlook Web App, zodat u deze kunt toepassen op aangepaste mappen of specifieke postvakitems. Met de assistent voor beheerde mappen wordt het bewaren van items verwerkt op basis van het codetype, de bewaartijd en de bewaaracties in elke bewaarcode.

Hoe vaak loopt de assistent voor beheerde mappen? De assistent voor beheerde mappen is geconfigureerd om alle postvakken te verwerken in een cloudgebaseerde organisatie binnen een bepaalde tijdspanne, wat een werkcyclus wordt genoemd. In Exchange Online is de werkcyclus zeven dagen. Dat betekent dat de assistent ieder postvak in uw cloudgebaseerde organisatie om de zeven dagen probeert te verwerken.

Omdat de assistent van beheerde folders voortdurend werkt, moet u niets doen om de bewaringsinstellingen toe te passen op de postvakken. Als u echter onmiddellijk bewaringsinstellingen moet toepassen op een postvak, kunt u de assistent beheerde folders forceren om een specifiek postvak te verwerken. Zie De assistent voor beheerde mappen uitvoeren.

Belangrijk MRM garandeert niet dat elk bericht wordt bewaard. Een gebruiker kan bijvoorbeeld een bericht uit het postvak verwijderen of wissen voordat het bericht de maximale bewaartijd heeft bereikt, MRM dient niet om te zorgen dat gebruikers hun eigen berichten niet kunnen wissen. Als het in uw organisatie nodig is om berichten voor onbepaalde duur te bewaren, overweeg dan een van deze Exchange Online-functies:

• Logboekopname   Als het in uw organisatie nodig is om berichten buiten het postvak van een gebruiker op lange termijn te bewaren, gebruik dan logboekopname. Zie Journaalregels.
• Bewaren voor juridische procedure   Als uw organisatie berichten moet bewaren om aan de vereisten van e-discovery en bewaring te voldoen, kunt u gebruikerspostvakken bewaren voor juridische procedures. Zie Instellen van bewaring van postvakgegevens vanwege juridische procedures.

Ook is er de mogelijkheid om enkele items te herstellen in Exchange Online waarmee u een verwijderde e-mail tot 14 dagen na het permanent verwijderen terug ophalen. Zie Verwijderde e-mailberichten in Exchange Online herstellen.

Terug naar boven

Bewaarinstellingen in Exchange Online

De onderstaande tabel bevat de bewaarcodes en de bijbehorende instellingen, die standaard in Exchange Online beschikbaar zijn voor Microsoft Office 365 en Live@edu. Alle codes zijn gekoppeld aan het standaardbewaarbeleid dat op nieuwe postvakken wordt toegepast. Dat wil zeggen dat deze instellingen voor alle nieuwe postvakken gelden.

Als een persoonlijke bewaarcode aan het bewaarbeleid voor het postvak van een gebruiker wordt gekoppeld, kunnen automatisch ook andere gebruikers de bewaarcode automatisch op hun postvakitems toepassen.

* De bewaarcodes van het type Alle zijn standaardbeleidscodes. Deze codes zijn van toepassing op items waarvoor geen andere bewaarcode geldt.

** Het type van bewaarbeleidscodes geeft de standaard-e-mailmap aan waarvoor de code geldt.

*** Deze code is standaard niet ingeschakeld. Items met deze bewaarcode worden nooit verplaatst of verwijderd.

Terug naar boven

MRM beheren

Zoals eerder is uitgelegd, zijn de instellingen van de standaardbewaarcodes automatisch op elk postvak van toepassing omdat het standaardbewaarbeleid voor nieuwe postvakken geldt. Als u de bewaarinstellingen voor uw organisatie echter wilt wijzigen, kunt u met Windows PowerShell bewaarbeleidsregels en -codes beheren in Exchange Online.

Voordat u begint

Zie Windows PowerShell gebruiken voor informatie over het installeren en configureren van Windows PowerShell en het tot stand brengen van een verbinding met de service.

Bewaarbeleidsregels beheren

Terug naar boven

Bewaarcodes beheren

Een nieuw bewaarbeleid maken

Gebruik de cmdlet New-RetentionPolicy om een nieuw bewaarbeleid te maken. Waarom zou u een nieuw bewaarbeleid moeten maken? Om wettelijke of regelgevende redenen gelden voor bepaalde werknemers of afdelingen in uw organisatie mogelijk afwijkende bewaarvoorschriften. U kunt een nieuw bewaarbeleid maken met de juiste bewaarcodes, dat u vervolgens op de gewenste postvakken toepast.

Voer de onderstaande opdracht uit om een nieuw bewaarbeleid te maken:

New-RetentionPolicy <name>

Voer de onderstaande opdracht uit om een nieuw bewaarbeleid te maken en bewaarcodes aan het bewaarbeleid te koppelen:

New-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

Voorbeeld   Met de onderstaande opdracht koppelt u twee bewaarcodes aan een nieuw bewaarbeleid met de naam 'Company Officers':

New-RetentionPolicy "Company Officers" -RetentionPolicyTagLinks "Company Officers-Deleted Items","Company Officers-Sent Items"

Terug naar boven

Een nieuwe bewaarcode maken

Gebruik de cmdlet New-RetentionPolicyTag om nieuwe bewaarcodes te maken. Zoals u mogelijk om wettelijke of regelgevende redenen een nieuw bewaarbeleid nodig hebt, gelden voor bepaalde werknemers mogelijk afwijkende bewaartermijnen of -acties. U kunt een nieuwe bewaarcode maken en deze vervolgens aan nieuwe of bestaande bewaarbeleidsregels koppelen.

Voer de onderstaande opdracht uit om een nieuwe bewaarcode te maken:

New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>

Voorbeeld   Met de onderstaande opdracht maakt u de nieuwe bewaarcode 'Company Officers-SentItems'. Als u deze bewaarcode op een postvak toepast, worden items in de map Verzonden items verwijderd die ouder zijn dan drie maanden naar het archiefpostvak van de gebruiker.

New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Zie New-RetentionPolicyTag voor meer informatie over deze cmdlet.

Opmerking   Bij het aanmaken van nieuwe bewaarcodes, kunt u enkel de actie MoveToArchive gebruiken voor bewaarcodes van het type All, Personal, enRecoverableItems.

Maak een standaard beleidstag (DPT) voor voice mail-berichten

Zoals voorheen vermeld, kunt u voor een specifieke berichtklasse een DPT toevoegen aan een bewaarbeleid. In het volgende voorbeeld wordt een DPT gemaakt voor voice mail-berichten. Als de tag op een postvak wordt toegepast, zullen spraakberichten die nog geen bewaarcode toegepast kregen, na 14 dagen verwijderd.

New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Om deze DPT toe te voegen aan een bewaarbeleid, zie Een bewaarcode aan een bewaarbeleid toevoegen of uit een bewaarbeleid verwijderen.

De assistent voor beheerde mappen uitvoeren

Zoals eerder vermeld, probeert de assistent beheerde folders ieder postvak in uw cloudgebaseerde organisatie om de zeven dagen te verwerken. Als u een bewaarcode wijzigt of een ander bewaarbeleid op een postvak hebt toegepast, kunt u wachten totdat de assistent voor beheerde mappen het postvak verwerkt, of u kunt ook de Start-ManagedFolderAssistant uitvoeren om de assistent voor beheerde mappen te starten om een specifiek postvak te verwerken. Het uitvoeren van deze cmdlet is nuttig voor het uitvoeren van tests of het opsporen van fouten met een bewaarbeleid of de instellingen van een bewaarcode.

Met de onderstaande opdracht wordt de assistent voor beheerde mappen uitgevoerd voor een specifiek postvak:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <name of the mailbox>

Voorbeelden   Met de onderstaande opdracht wordt de verwerking van de bewaarinstellingen voor het postvak van Ian Tien gestart:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Ian Tien"

Terug naar boven

Volgende stappen

• Help gebruikers bij het toepassen van persoonlijke codes   Als een persoonlijke bewaarcode aan het bewaarbeleid voor het postvak van een gebruiker wordt gekoppeld, kunnen automatisch ook andere gebruikers de code op hun postvakitems toepassen. Zoals al eerder in dit onderwerp is uitgelegd, kunnen gebruikers in Outlook 2010 of Outlook Web App persoonlijke bewaarcodes op aangepaste mappen en afzonderlijke postvakitems toepassen. Verwijs hen naar Bewaarbeleidsregels en archiefbeleidsregels voor uw berichten toepassen voor instructies.
• Onderbreek de bewaarinstellingen voor een postvak   Met het onderbreken van de bewaarinstellingen wordt het bewaarbeleid voor een postvak opgeschort. Hierdoor verwerkt de assistent voor beheerde mappen geen bewaarinstellingen of -acties. Zie Bewaring van postvakgegevens instellen.