レポートの計画 (レポート ビルダ 2.0)
レポート ビルダでは、さまざまな種類のレポートを作成できます。たとえば、売上データの概要または詳細、マーケティングと売上の傾向、または経営報告を示すレポートを作成できます。また、販売注文、製品カタログ、定型書簡などの高度な書式付きテキストを利用したレポートも作成できます。これらの種類のレポートはすべて、レポート ビルダの同じ基本的な構成要素をさまざまに組み合わせて作成されます。便利でわかりやすいレポートを作成するには、計画を立てると役立ちます。開始する前に検討すると役立ついくつかの事項を次に示します。
どのような構造を使用してレポートのデータを表すか
テーブル、マトリックス (クロス集計レポートや PivotTable レポートに似ています)、グラフ、ゲージ、または自由形式の構造のいずれかを選択するか、これらの構造を組み合わせてデータを表します。グラフは集計情報やデータ間の関係の表示に適しており、ゲージは対象に対する少数のデータ ポイントを表すように設計されています。さまざまなデータ領域とそれらの使用方法の詳細については、「データ領域の処理 (レポート ビルダ 2.0)」を参照してください。
レポートをどのように表示するか
レポート ビルダには、レポートを読みやすくしたり、重要な情報を強調したり、対象ユーザーがレポート内を移動しやすくしたりするためにレポートに追加できる多数のレポート アイテムが用意されています。レポート レイアウトのノウハウを把握すると、テキスト ボックス、四角形、画像、線などのレポート アイテムが必要かどうかを判断できます。また、アイテムの表示と非表示を切り替えたり、見出しマップを追加したり、ドリルスルー レポートまたはサブレポートを含めたり、他のレポートにリンクしたりすることもできます。詳細については、「その他のレポート アイテムの追加 (レポート ビルダ 2.0)」および「対話機能の追加 (レポート ビルダ 2.0)」を参照してください。
どのデータを表示するか、データまたは形式をさまざまな対象ユーザーに合わせてフィルタ選択する必要があるかどうか
レポートの範囲を特定のユーザーまたは場所 (特定の期間など) に絞り込むことができます。レポート データをフィルタ選択するには、必要なデータのみを取得して表示するようにパラメータを使用します。詳細については、「レポートへのパラメータの追加 (レポート ビルダ 2.0)」を参照してください。
どの形式でレポートを表示するか
レポート マネージャなどのブラウザでレポートをオンラインで表示したり、Excel、Word、PDF などの他の形式にレポートをエクスポートしたりすることができます。エクスポート形式によっては一部の機能を使用できないので、レポートの最終的な形式を検討することは重要です。サポートされている機能と改ページに関する注意点の詳細については、「レポートのエクスポート (レポート ビルダ 2.0)」を参照してください。
どのようにしてレポートを配信するか
レポートをローカル コンピュータに保存して、引き続き操作したり独自の情報に関してローカルで実行したりすることができます。ただし、レポートを他のユーザーと共有するには、レポート サーバーまたは SharePoint サイトにレポートを保存する必要があります。サーバーに保存すると、他のユーザーが必要なときにいつでも実行できます。または、レポート サーバー管理者がレポートのサブスクリプションを設定したり、他のユーザーへのレポートの電子メール配信を設定したりすることができます。必要に応じて、レポートを特定のエクスポート形式で配信できます。詳細については、「レポートの検索、保存、および管理 (レポート ビルダ 2.0)」を参照してください。
独自の計算を作成する必要があるかどうか
レポートに必要な特定のフィールドがデータ ソースやデータセットに含まれていない場合があります。そのような場合は、独自の計算フィールドの作成が必要になることがあります。たとえば、行アイテムの販売額を取得するために数量と単価を乗算するような場合があります。詳細については、「レポート式を使用した作業 (レポート ビルダ 2.0)」を参照してください。条件付き書式やその他の拡張機能のための式も使用されます。
最初にレポート アイテムを非表示にするかどうか
レポートを最初に実行するときにデータ領域、グループ、列などのレポート アイテムを非表示にするかどうかを検討します。たとえば、最初に概要テーブルを表示しておき、詳細データにドリル ダウンできるようにします。詳細については、「条件に応じたレポート アイテムの非表示 (レポート ビルダ 2.0)」を参照してください。