Postavljanje i upravljanje pravilima zadržavanja u značajki Exchange Online
Odnosi se na: Office 365 for enterprises, Live@edu
Vrijeme zadnje izmjene teme: 2012-03-16
Iz poslovnih, pravnih ili zakonskih razloga, možda ćete morati zadržati poruke e-pošte koje su korisnici u organizaciji poslali i primili ili ćete pak htjeti ukloniti e-poštu koju niste obavezni zadržati. Upravljanje zapisima o razmjeni poruka (MRM), tehnologija za upravljanje zapisima u usluzi Exchange Online, omogućuje vam kontrolu vremena koliko će stavke ostati u poštanskim sandučićima korisnika te definirati koje će se akcije izvršiti na stavkama određene starosti.
- Kako MRM radi na usluzi Exchange Online
- Postavke zadržavanja u usluzi Exchange Online
- Upravljanje MRM-om
- Prije početka
- Upravljanje pravilima zadržavanja
- Upravljanje oznakama zadržavanja
- Stvaranje novog pravila zadržavanja
- Stvaranje nove oznake zadržavanja
- Stvorite zadanu oznaku pravila (DPT) za poruke govorne pošte
- Pokretanje Pomoćnika za upravljane mape
- Daljnji koraci
Kako MRM radi na usluzi Exchange Online
Pravila zadržavanja i oznake zadržavanja dio su tehnologije MRM. Pravila zadržavanja koriste oznake zadržavanja kako bi se postavke zadržavanja primijenile na poruke i mape e-pošte. Oznake zadržavanja definiraju starosno ograničenje koje određuje trajanje zadržavanja stavki i akciju zadržavanja koja određuje što će se sa stavkama dogoditi kada dosegnu starosno ograničenje. Oznake zadržavanja povezuju se s pravilima zadržavanja koja se zatim primjenjuju na poštanski sandučić.
.gif "Gg271153.d289533e-c1e6-4fea-8a44-90b699fac47d(hr-HR,EXCHSRVCS.149).gif")
Pogledajmo pobliže te komponente:
- Oznake zadržavanja Oznake zadržavanja definiraju i primjenjuju postavke zadržavanja na poruke i mape u korisnikovom poštanskom sandučiću. Oznake zadržavanja označavaju koliko se dugo poruka čuva i koja se akcija izvršava kada poruka dosegne određenu dob zadržavanja. Kada poruka dosegne dob zadržavanja, ona se premješta u arhivski poštanski sandučić korisnika ili se briše. Oznake zadržavanja povezane su s pravilima zadržavanja. Postoje tri vrste oznaka zadržavanja.
- Zadana oznaka pravila (DPT) Postavke definirane u DPT-u primjenjuju se na sve stavke u poštanskom sandučiću na koje još nije primijenjena oznaka zadržavanja. S pravilima zadržavanja mogu biti povezana najviše tri DPT-a: jedan DPT s akcijom zadržavanja Premjesti u arhivu, jedan DTP s akcijom zadržavanja Izbriši i dopusti oporavak te jedan DPT za određenu klasu poruke, kao što je govorna pošta.
- Oznake pravila zadržavanja (RPT) RPT-ovi primjenjuju se na zadane mape kao što su Ulazna pošta, Poslane stavke, Izbrisane stavke i Bezvrijedna pošta. RPT je važniji od DPT-a.
Napomena RPT-ovi ne podržavaju akciju zadržavanja koja premješta stavke u korisnički arhivski poštanski sandučić. Jedina je akcija zadržavanja za RPT-ove brisanje stavki. - Osobne oznake Korisnici pomoću programa Microsoft Outlook 2010 i Outlook Web App mogu na prilagođene mape i pojedinačne stavke u poštanskom sandučiću primijeniti osobne oznake.
- Pravila zadržavanja Pravilo zadržavanja je grupa oznaka zadržavanja koje se primjenjuju na poštanski sandučić. Kada se stvori poštanski sandučić, na njega se primjenjuje zadano pravilo zadržavanja. U usluzi Exchange Online zadano pravilo zadržavanja koje se primjenjuje na nove poštanske sandučiće zove se Zadano MRM pravilo. Na poštanski sandučić može se primjenjivati samo jedno pravilo zadržavanja.
Napomena U organizacijama na servisu Live@edu postoje dva zadana pravila zadržavanja: MRMPolicy-DefaultMailboxPlan i MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan. - Oznake zadržavanja povezane su s pravilom zadržavanja Pravilo zadržavanja može imati dva DPT-a, svaki s različitom akcijom zadržavanja; jedan RPT za svaku zadanu mapu; i neograničen broj osobnih oznaka.
Kako se pravila zadržavanja obrađuju?
Pomoćnik za upravljane mape postupak je koji se automatski pokreće u Microsoftovim centrima za podatke da bi se obradile postavke zadržavanja primijenjene na poštanski sandučić. Pomoćnik za upravljane mape na poštanski sandučić primjenjuje DPT i RPT-ove i osobne oznake čini dostupnima u programima Outlook 2010 i Outlook Web App da bi ih korisnici mogli primijeniti na prilagođene mape ili određene stavke u sandučiću. Pomoćnik za upravljane mape obrađuje zadržavanje stavki na temelju vrste oznake, vremena zadržavanja i akcija zadržavanja koje su definirane u svakoj od oznaka zadržavanja.
Koliko se često pokreće pomoćnik za upravljane mape? Pomoćnik za upravljane mape konfiguriran je tako da obradi sve poštanske sandučiće u organizaciji temeljenoj na oblaku u određenom vremenskom rasponu koji se naziva radni ciklus. U sustavu Exchange Online radni ciklus traje sedam dana. To znači da pomoćnik pokušava obraditi svaki poštanski sandučić u vašoj organizaciji temeljenoj na oblaku jednom u svakih sedam dana.
Budući da se pomoćnik za upravljane mape cijelo vrijeme izvodi, ne morate poduzimati ništa da biste primijenili postavke zadržavanja na poštanske sandučiće. No ako odmah morate primijeniti postavke zadržavanja na poštanski sandučić, možete postići da pomoćnik za upravljane mape obradi određeni poštanski sandučić. Pogledajte odjeljak Pokretanje Pomoćnika za upravljane mape.
Važno MRM ne jamči zadržavanje svake poruke. Primjerice, korisnik može izbrisati ili ukloniti poruku iz svog poštanskog sandučića prije nego što ona dosegne vremensko ograničenje zadržavanja. MRM nije dizajniran da sprječava korisnike da brišu vlastite poruke. Ako vaša organizacija zahtijeva neograničeno zadržavanje poruka, razmislite o upotrebi jedne od ovih značajki sustava Exchange Online:
- Bilježenje komunikacije Ako vaša organizacija zahtijeva da poruke budu zadržane izvan korisničkog poštanskog sandučića na dulji rok, koristite bilježenje komunikacije. Pogledajte odjeljak Pravila dnevnika.
- Obustava Ako vaša organizacija mora čuvati poruke da bi ispunila zahtjeve e-otkrivanja i zadržavanja, korisničke poštanske sandučiće možete staviti na obustavu. Pogledajte odjeljak Postavljanje obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić.
Isto tako, oporavak pojedinačne stavke u sustavu Exchange Online omogućuje vam da oporavite izbrisanu poruku e-pošte do 14 dana nakon što ju je korisnik trajno izbrisao. Pogledajte odjeljak Oporavak izbrisanih poruka e-pošte u usluzi Exchange Online.
Vrh stranice
Postavke zadržavanja u usluzi Exchange Online
U sljedećoj tablici prikazane su oznake zadržavanja i njihove postavke koje su prema zadanim postavkama dostupne u usluzi Exchange Online za Microsoft Office 365 i Live@edu. Sve te oznake povezane su s zadanim pravilom zadržavanja koje se primjenjuje na nove poštanske sandučiće. To znači da se te postavke primjenjuju na sve nove poštanske sandučiće.
Kada se osobna oznaka zadržavanja poveže s pravilom zadržavanja koje se primjenjuje na poštanski sandučić korisnika, oznaka zadržavanja automatski je dostupna korisnicima koji je mogu primijeniti na stavke u svojim poštanskim sandučićima.
| Naziv oznake | Vrsta oznake | Vremensko ograničenje zadržavanja (u danima) | Akcija zadržavanja |
|---|---|---|---|
Zadano 2-godišnje premještanje u arhiv |
Sve (DPT)* |
730 |
Premještanje u arhiv |
14-dnevno premještanje u arhiv za stavke koje se mogu oporaviti |
Stavke koje se mogu oporaviti** |
14 |
Premještanje u arhiv |
Izbrisane stavke |
Mapa Izbrisane stavke** |
30 |
Brisanje i mogućnost oporavka |
Bezvrijedna e-pošta |
Bezvrijedna e-pošta** |
30 |
Brisanje i mogućnost oporavka |
Osobno 1-godišnje premještanje u arhiv |
Osobno |
365 |
Premještanje u arhiv |
Osobno 5-godišnje premještanje u arhiv |
Osobno |
1825 |
Premještanje u arhiv |
Osobno nikad ne premještaj u arhiv*** |
Osobno |
Nema vremenskog ograničenja |
Premještanje u arhiv |
Brisanje nakon 1 tjedna |
Osobno |
7 |
Brisanje i mogućnost oporavka |
Brisanje nakon 1 mjeseca |
Osobno |
30 |
Brisanje i mogućnost oporavka |
Brisanje nakon 6 mjeseci |
Osobno |
180 |
Brisanje i mogućnost oporavka |
Brisanje nakon 1 godine |
Osobno |
365 |
Brisanje i mogućnost oporavka |
Brisanje nakon 5 godina |
Osobno |
1825 |
Brisanje i mogućnost oporavka |
Nikad ne briši*** |
Osobno |
Nema vremenskog ograničenja |
Brisanje i mogućnost oporavka |
* Oznake zadržavanja koje pripadaju vrsti Sve su DPT-ovi. DPT-ovi se primjenjuju na stavke na koje se ne primjenjuju druge oznake zadržavanja.
** Vrsta za RPT-ove određuje zadanu mapu pošte na koju se oznaka primjenjuje.
*** Ta oznaka nije omogućena prema zadanim postavkama. Stavke koje imaju ovu oznaku zadržavanja nikad se ne premještaju ili se nikad ne brišu.
Vrh stranice
Upravljanje MRM-om
Kao što je ranije objašnjeno, postavke iz zadanih oznaka zadržavanja automatski se primjenjuju na sve poštanske sandučiće jer se zadana pravila zadržavanja primjenjuju kada se poštanski sandučić napravi. Ako, međutim, za svoju organizaciju želite promijeniti ponašanje zadržavanja, možete koristiti Windows PowerShell da biste upravljali pravilima zadržavanja i oznakama zadržavanja u usluzi Exchange Online.
Prije početka
Informacije o instalaciji i konfiguriranju komponente Windows PowerShell te povezivanju s uslugom potražite u odjeljku Korištenje komponente Windows PowerShell.
Upravljanje pravilima zadržavanja
| Zadatak | Naredba |
|---|---|
Prikaz popisa pravila zadržavanja koja su dostupna u vašoj organizaciji. |
|
Pronađite pravilo zadržavanja koje se primjenjuje na poštanski sandučić. |
Primjer Pokrenite sljedeću naredbu da biste odredili koje se pravilo zadržavanja primjenjuje na Ian Tienov poštanski sandučić:
|
Primijenite drugu pravilo zadržavanja na poštanski sandučić. |
Primjer Sljedeća naredba na Ian Tienov poštanski sandučić primjenjuje pravilo zadržavanja pod nazivom Corp-Execs:
|
Uklonite pravilo zadržavanja koje se primjenjuje na poštanski sandučić. |
|
Pronađite oznake zadržavanja koje su povezane s pravilom zadržavanja. |
Primjer Ova naredba koristi se za ispis oznaka zadržavanja koje su povezane s pravilom zadržavanja Zadano MRM pravilo:
|
Dodajte ili uklonite oznaku zadržavanja iz pravila zadržavanja. |
Važno Kada dodate ili uklonite oznaku zadržavanja, provjerite jeste li uključite sve oznake zadržavanja koje želite povezati s pravilom zadržavanja. Zašto? Cmdlet Set-RetentionPolicy zamjenjuje postojeće oznake zadržavanja s vrijednosti koju odredite. Primjer Sljedeća naredba pravilu zadržavanja Corp-Execs dodaje osobnu oznaku zadržavanja pod nazivom "6 Month Delete":
Savjet Prije dodavanja ili uklanjanja oznake zadržavanja upotrijebite naredbu |
Vrh stranice
Upravljanje oznakama zadržavanja
| Zadatak | Naredba |
|---|---|
Prikaz popisa oznaka zadržavanja koje su dostupne u vašoj organizaciji. |
Primjer Pomoću cmdleta Get-RetentionPolicyTag prikažite pojedinosti oznaka zadržavanja. Pokrenite sljedeću naredbu da biste prikazali vrstu, vremensko ograničenje i akciju zadržavanja za sve oznake zadržavanja:
|
Promijenite vremensko ograničenje zadržavanja za oznaku zadržavanja. |
Primjer Ova naredba koristi se za povećavanje vremenskog ograničenja zadržavanja za oznaku zadržavanja Delete Items na 90 dana:
|
Stvaranje novog pravila zadržavanja
Pomoću cmdleta New-RetentionPolicy stvorite novo pravilo zadržavanja. Zašto stvoriti novo pravilo zadržavanja? Iz pravnih ili zakonskih razloga, neki zaposlenici ili cijeli odjeli možda će imati potrebe zadržavanja koje se razlikuju od potreba drugih osoba u vašoj organizaciji. Možete napraviti novo pravilo zadržavanja, povezati odgovarajuće oznake zadržavanja i zatim ga primijeniti na odgovarajuće poštanske sandučiće.
Da biste stvorili novo pravilo zadržavanja, pokrenite sljedeću naredbu:
New-RetentionPolicy <name>
Da biste stvorili novo pravilo zadržavanja i s njim povezali oznake zadržavanja, pokrenite sljedeću naredbu:
New-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>
Primjer Sljedeća naredba stvara novo pravilo zadržavanja pod nazivom "Company Officers" i s njim povezuje dvije oznake zadržavanja:
New-RetentionPolicy "Company Officers" -RetentionPolicyTagLinks "Company Officers-Deleted Items","Company Officers-Sent Items"
Vrh stranice
Stvaranje nove oznake zadržavanja
Pomoću cmdleta New-RetentionPolicyTag stvorite nove oznake zadržavanja. Kao što vam iz pravnih ili zakonskih razloga mogu zatrebati nova pravila zadržavanja, možda za neke zaposlenike trebate različita razdoblja ili akcije zadržavanja. Možete stvoriti novu oznaku zadržavanja i zatim je povezati s novim ili postojećim pravilima zadržavanja.
Da biste stvorili novu oznaku zadržavanja, pokrenite sljedeću naredbu:
New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>
Primjer Sljedeća naredba stvorit će novu oznaku zadržavanja pod nazivom "Company Officers-SentItems." Kada se primijeni na poštanski sandučić, ova oznaka zadržavanja iz mape Poslane stavke briše stavke starije od tri mjeseca i premješta ih u korisnikov arhivski poštanski sandučić.
New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Dodatne informacije o ovom cmdletu potražite u odjeljku New-RetentionPolicyTag.
Napomena Prilikom stvaranja novih oznaka zadržavanja možete koristiti samo akciju MoveToArchive za zadržavanja vrste All, Personal i RecoverableItems.
Stvorite zadanu oznaku pravila (DPT) za poruke govorne pošte
Kao što je već napomenuto, pravilu zadržavanja možete dodati jedan DPT za određenu klasu poruke. U sljedećem primjeru stvara se DPT za poruke govorne pošte. Nakon primjene oznake na poštanski sandučić poruke govorne pošte koje već nemaju primijenjenu oznaku zadržavanja brišu se nakon 14 dana.
New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Da biste dodali ovaj DPT pravilu zadržavanja, pogledajte Dodavanje i uklanjanje oznake zadržavanja u pravilo zadržavanja.
Pokretanje Pomoćnika za upravljane mape
Kao što je već napomenuto, pomoćnik za upravljane mape pokušava obraditi svaki poštanski sandučić u vašoj organizaciji temeljenoj na oblaku jednom u svakih sedam dana. Ako promijenite oznaku zadržavanja ili primijenite drugačije pravilo zadržavanja na poštanski sandučić, možete pričekati dok pomoćnik za upravljane mape ne obradi poštanski sandučić ili možete pokrenuti cmdlet Start-ManagedFolderAssistant da bi pomoćnik za upravljane mape obradio određeni poštanski sandučić. Pokretanje ovog cmdleta korisno je za provjeru ili otklanjanje poteškoća s postavkama pravila ili oznake zadržavanja.
Sljedeća naredba pokrenut će Pomoćnik za upravljane mapa za određeni poštanski sandučić:
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <name of the mailbox>
Primjeri Sljedeća će naredba za poštanski sandučić Iana Tiena pokreće obradu zadržavanja:
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Ian Tien"
Vrh stranice
Daljnji koraci
- Pomoć korisnicima pri primjeni osobnih oznaka Kada se osobna oznaka zadržavanja poveže s pravilom zadržavanja koje se primjenjuje na poštanski sandučić korisnika, oznaka zadržavanja automatski je dostupna korisnicima koji je mogu primijeniti na stavke u svojim poštanskim sandučićima.. Kao što je objašnjeno ranije, korisnici pomoću programa Microsoft Outlook 2010 i Outlook Web App mogu na prilagođene mape i pojedinačne stavke u poštanskom sandučiću primijeniti osobne oznake zadržavanja. Objasnite im kako: Primjena pravila zadržavanja i arhiviranja na vaše poruke.
- Postavljanje čuvanja zbog zadržavanja za poštanski sandučića Čuvanje zbog zadržavanja obustavlja pravila zadržavanja koja su primijenjena na poštanski sandučić. Zbog toga Pomoćnik za upravljane mape neće obraditi postavke zadržavanja niti izvršiti akcije zadržavanja. Pogledajte odjeljak Postavljanje obaveze čuvanja dokumenata zbog zadržavanja za poštanski sandučić.