Planear un informe (Generador de informes 2.0)

El Generador de informes le permite crear muchos tipos de informes. Por ejemplo, puede crear informes que muestren los datos de ventas detallados o resumidos, las tendencias de marketing y de ventas o los informes de operaciones. También puede crear informes que aprovechen el texto de formato enriquecido, por ejemplo, para pedidos de ventas, catálogos de productos o circulares. Todos estos tipos de informes se crean utilizando combinaciones diferentes de los mismos bloques de creación básicos en el Generador de informes. Para crear un informe útil, de fácil comprensión, sirve de ayuda crearse un plan. A continuación se detallan algunos de los aspectos que quizá desee considerar antes de empezar:

• ¿Qué estructura desea utilizar para presentar los datos en el informe?

  Tiene varias opciones entre las que elegir para presentar los datos, como formato tabular, matriz (similar a un informe de tabla de referencias cruzadas o de tabla dinámica), gráfico, medidor, las estructuras de forma libre, o cualquier combinación de éstos. Los gráficos resultan muy adecuados para la información agregada y para mostrar las relaciones de datos, mientras que los medidores están diseñados para presentar un número pequeño de puntos de datos en relación con un destino. Para obtener más información acerca de las distintas regiones de datos y cómo utilizarlas, vea Trabajar con regiones de datos (Generador de informes 2.0).

• ¿Qué aspecto desea que tenga el informe?

  El Generador de informes proporciona muchos elementos de informe que puede agregar al informe para que sea más fácil de leer, resaltar la información clave, ayudar a sus usuarios a navegar por el informe, etc. Si tiene claro el aspecto que desea para el diseño del informe puede determinar si necesita elementos de informe como cuadros de texto, rectángulos, imágenes y líneas. Es posible que desee también mostrar u ocultar elementos, agregar un mapa del documento, incluir informes detallados o subinformes, o crear vínculos con otros informes. Para obtener más información, vea Agregar otros elementos de informe (Generador de informes 2.0) y Agregar características interactivas (Generador de informes 2.0).

• ¿Qué datos desea que se presenten a sus lectores? ¿Desea filtrar los datos o el formato para destinatarios distintos?

  Quizá prefiera restringir el ámbito del informe a ubicaciones o usuarios concretos, por ejemplo, o a un período de tiempo determinado. Para filtrar los datos del informe, utilice los parámetros para recuperar y mostrar sólo los datos que desea. Para obtener más información, vea Agregar parámetros al informe (Generador de informes 2.0).

• ¿En qué formato desea que aparezca el informe?

  Puede representar en línea los informes en un explorador, como el Administrador de informes, o exportarlos a otros formatos como Excel, Word o PDF. La forma final que adopta el informe es una consideración importante porque no todas las características están disponibles en todos los formatos de exportación. Para obtener más información acerca de las características compatibles y las consideraciones de paginación, vea Exportar informes (Generador de informes 2.0).

• ¿Cómo va a distribuir el informe?

  Puede guardar el informe en el equipo local y continuar trabajando en él o ejecutarlo localmente para obtener su propia información. Sin embargo, para compartir el informe con otros usuarios, tendrá que guardar el informe en un servidor de informes o en un sitio de SharePoint. Guardarlo en un servidor permite a otros usuarios ejecutarlo cuando lo deseen. Como alternativa, el administrador del servidor de informes puede configurar una suscripción al informe o configurar la distribución del informe por correo electrónico a otros individuos. Puede hacer que el informe se entregue en un formato de exportación concreto si lo prefiere. Para obtener más información, vea Buscar, guardar y administrar informes (Generador de informes 2.0).

• ¿Necesita crear sus propios cálculos?

  A veces, el origen de datos y los conjuntos de datos no contienen los campos exactos que necesita para su informe. En ese caso, puede que tenga que crear sus propios campos calculados. Por ejemplo, quizá desee multiplicar la cantidad por el precio por las unidades de tiempo para obtener un importe de ventas de un artículo de línea. Para obtener más información, vea Trabajar con expresiones de informe (Generador de informes 2.0). Observe que las expresiones se utilizan también para proporcionar formato condicional y otras características avanzadas.

• ¿Desea ocultar inicialmente los elementos del informe?

  Considere si desea ocultar los elementos del informe, incluidos los grupos, las regiones de datos y las columnas, cuando se ejecuta el informe por primera vez. Por ejemplo, puede presentar inicialmente una tabla de resumen y, a continuación, explorar en profundidad los datos detallados. Para obtener más información, vea Ocultar elementos de informe de forma condicional (Generador de informes 2.0).