配置 Microsoft Dynamics AX 中的电子邮件功能

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应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

若要配置 Microsoft Dynamics AX 的电子邮件功能，请完成本主题中的步骤。这些步骤将帮助您将 Microsoft Dynamics AX 连接到 SMTP 邮件服务器，配置用户的电子邮件设置，设置批处理发送电子邮件和创建电子邮件模板。

在您完成本主题中的步骤之后，基于您正在使用的功能，Microsoft Dynamics AX 可以向客户发送电子邮件。例如，当分配给用户文档以供审核时（按照工作流的定义），或当销售订单取消时（按照预警规则的定义），Microsoft Dynamics AX 可以向用户发送电子邮件。

快速一览

下图显示了配置 Microsoft Dynamics AX 的电子邮件功能的步骤。

如何配置电子邮件功能

1设置 SMTP 邮件服务器

第一步是在您的环境中设置简单邮件传输协议 (SMTP) 邮件服务器。为此，请完成以下过程。

Aa834374.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif安装 SMTP 服务器

在运行 Windows Server 的计算机上安装 SMTP 服务器。根据您使用的 Windows Server 的版本，过程有所不同。

如果您使用的是 Windows Server 2008 或 Windows Server 2008 R2，请执行以下步骤安装 SMTP 服务器。

  1. 单击“开始 > 管理工具 > 服务器管理器”。

  2. 在“功能摘要”区域中，单击“添加功能”。

  3. 将显示“选择功能”页。单击“SMTP 服务器”复选框。

  4. 将显示一个窗口，询问您是否为 SMTP 服务器添加角色服务和功能。单击“添加所需角色服务”。

  5. 将再次显示“选择功能”页。单击“下一步”。

  6. 将显示“Web 服务器 (IIS)”页。单击“下一步”。

  7. 将显示“选择角色服务”页。单击“下一步”。

  8. 将显示“确认安装服务”页。单击“安装”。

如果您正在使用 Windows Server 2012，请按以下步骤安装 SMTP 服务器。

  1. 在“开始”屏幕上，单击“服务器管理器”。

  2. 单击“管理”菜单，然后单击“添加角色和功能”。

  3. 将显示“在您开始之前”页。单击“下一步”。

  4. 将显示“安装类型”页。选择“基于角色或基于功能安装”，然后单击“下一步”。

  5. 将显示“选择目标服务器”页。选择要安装 SMTP 服务器的服务器。单击“下一步”。

  6. 将显示“选择服务器角色”页。单击“下一步”。

  7. 将显示“选择功能”窗口。单击“SMTP 服务器”复选框。

  8. 将显示一个窗口，询问您是否为 SMTP 服务器添加角色服务和功能。单击“添加功能”。

  9. 将再次显示“选择功能”页。单击“下一步”。

  10. 将显示“Web 服务器 (IIS)”页。单击“下一步”。

  11. 将显示“选择角色服务”页。单击“下一步”。

  12. 将显示“确认安装服务”页。单击“安装”。

Aa834374.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif配置 SMTP 服务器

使用以下程序配置 SMTP 服务器以使用 Windows 集成验证。

  1. 从“开始”菜单或屏幕中单击“管理工具”。

  2. 单击“Internet 信息服务 (IIS) 6.0 管理器”打开 IIS 管理器。

  3. 在左窗格中，选择您的服务器的名称。

  4. 在右窗格中，右键单击“[SMTP Virtual Server #1]”，然后单击“属性”。

  5. 将显示“[SMTP Virtual Server #1] 属性”窗口。单击“访问”选项卡。

  6. 单击“身份验证”按钮。

  7. 将显示“身份验证”窗口。选择“Windows 集成验证”复选框。单击“OK”。

  8. 将再次显示“访问”选项卡。单击“中继”按钮。

  9. 将显示“中继限制”窗口。选择“不管上述列表，允许所有计算机成功验证以进行中继复选框。单击“OK”。

  10. 将再次显示“[SMTP Virtual Server #1] 属性”窗口。单击“确定”关闭该窗口。

Aa834374.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif将 Microsoft Dynamics AX 连接到 SMTP 邮件服务器

使用以下程序将 Microsoft Dynamics AX 连接到 SMTP 邮件服务器。

  1. 打开 Microsoft Dynamics AX 客户端。

  2. 单击 系统管理 >设置 >系统 >电子邮件参数。

  3. 在 出站邮件服务器 字段中，输入您安装 SMTP 服务器的计算机名称。

  4. 在 本地计算机名称 字段中输入本地计算机的名称。

  5. 在 SMTP 端口号 字段中，输入使用 SMTP 端口号。默认端口号为 25。

  6. 如果 SMTP 服务器需要身份验证，则键入有效的用户名和密码。

  7. 选中“使用 NTLM”复选框。

  8. 在 附件大小限值(MB) 字段中，输入电子邮件附件的大小限制。

    “最大缓冲区大小”注册表项还限制可接受的电子邮件附件的大小。当您在此字段中输入的附件大小超过最大缓冲区大小时，就将应用该最大缓冲区大小。

  9. 在 允许嵌入的数据和附加的文件来自 字段中，输入或浏览电子邮件的附件或其他嵌入数据的存储位置。

2输入每个用户的电子邮件地址

若要输入每个 Microsoft Dynamics AX 用户的电子邮件地址，请完成此程序。

备注

如果您允许用户输入其电子邮件地址，则提示用户执行以下操作：

  1. 打开 Microsoft Dynamics AX 客户端。

  2. 依次单击“文件” > “工具” > “选项”。

  3. 在 电子邮件 字段中，输入电子邮件地址。

  1. 打开 Microsoft Dynamics AX 客户端。

  2. 单击 系统管理 >常用 >用户 >用户。

  3. 选择用户。

  4. 单击选项。

  5. 在 电子邮件 字段中，输入选中用户者的电子邮件地址。

  6. 单击**“关闭”**。

  7. 将再次显示 用户 页。选择另一个用户并重复执行第 4-6 步。

3使用批处理发送电子邮件

使用批处理发送 Microsoft Dynamics AX 生成的电子邮件。使用以下程序创建批处理组并配置将发送电子邮件的批处理作业。

Aa834374.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif创建批处理组

批处理作业，名为电子邮件分发批处理作业，用于发送 Microsoft Dynamics AX 生成的电子邮。批处理作业必须在批处理组的上下文中运行。若要创建电子邮件分发批处理作业的批处理组，请完成以下步骤。

  1. 单击 系统管理 >设置 >批处理组。

  2. 单击“新建”创建新的批处理组。

  3. 在“组”字段中，输入批处理组的唯一名称。例如，输入电子邮件。

  4. 在“描述”字段中，输入可帮助您识别工作流组的描述。

  5. 单击“批处理服务器”选项卡。

    “所选服务器”列表显示运行批处理组的 AOS 实例。“剩余服务器”列表显示可用作批处理服务器的其余 AOS 实例。

  6. 使用箭头按钮将服务器添加到“所选服务器”列表或从“所选服务器”列表删除服务器。

Aa834374.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif配置批处理作业

若要配置电子邮件分发批处理作业，请完成以下步骤。

  1. 单击 系统管理 >定期 >电子邮件处理 >批处理。

  2. 选中“批处理”复选框。

  3. 在 任务描述 字段中，输入此批处理作业的描述。

  4. 在 批处理组 列表中选择在上一步中创建的批处理组。

  5. 若要限制其他用户运行您的批次作业，请选择 专用 复选框。专用批处理作业只能由指定该作业的用户来运行，并且只能在该用户登录的计算机上运行。

  6. 单击 重复执行 按钮，指定此批处理作业的运行频率。

  7. 在此批处理作业结束时，有错误时或被取消时，单击 预警 发送通知。

4配置特定功能或应用程序的电子邮件设置

可以配置许多 Microsoft Dynamics AX 的功能和应用程序以向用户发送电子邮件通知。必须配置特定于这些功能和应用程序的电子邮件设置。请参阅特殊要求的功能和应用程序文档。例如：

特定功能或应用程序的电子邮件配置过程有所不同，但是，过程将至少包括创建一个或多个电子邮件模板。以下是创建电子邮件模板的步骤。

Aa834374.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif创建电子邮件模板

作为特定功能或应用程序的电子邮件设置的配置过程的一部分，您需要创建一个或多个电子邮件模板。

例如，假设您已在 Microsoft Dynamics AX 中为采购申请创建了一个工作流。此工作流定义了必须审核采购申请的审核人。您可以配置工作流，以便将基于电子邮件模板的电子邮件发送到被分配了采购申请以供审核的用户。

电子邮件模板可以包含多个版本，每个版本用不同的语言编写。

完成以下过程以创建电子邮件模板。

  1. 单击 组织管理 >设置 >电子邮件模板。

  2. 会在整个组织或与特定公司中使用您正在创建的电子邮件模板吗？对该问题的答案决定了是否应该勾选 显示系统电子邮件 复选框。

    • 如果您创建的电子邮件模板将使用在整个组织中使用的功能或应用程序，则选择 显示系统电子邮件 复选框。

      例如，如果您创建电子邮件模板以使用采购申请工作流，则选择此复选框。这是因为采购申请工作流用于整个组织。（有关如何使用每种类型的工作流的详细信息，请参阅工作流类型）。

    • 如果您创建的电子邮件模板将使用在特定公司中使用的功能或应用程序，则不选择 显示系统电子邮件 复选框。

      例如，如果您创建电子邮件模板以使用采购订单工作流，则不选择此复选框。这是因为采购订单工作流用于特定公司。

  3. 在窗体的上窗格中，按 Ctrl+N 创建电子邮件模板。

  4. 为该电子邮件模板输入以下信息：

    1. 在 电子邮件 ID 字段中，输入电子邮件模板的 ID。此 ID 应与该模板的用途相对应。此字段不能超过 10 个字符。

    2. 在 电子邮件描述 字段中，输入对电子邮件模板的描述。

    3. 在 默认语言代码 字段中，选择语言代码。如果用户使用不同的语言，但是没有那种语言的电子邮件模板的相应版本，则使用在此指定的语言发送电子邮件。

    4. 在 发件人姓名 字段中，输入发件人的名称。例如，Microsoft Dynamics AX。这是收件人收到电子邮件时在“收件箱”中看到的姓名。

    5. 在 发送方电子邮件 字段中，输入可用于发送 Microsoft Dynamics AX 生成的电子邮件的电子邮件地址。

  5. 单击“常规”选项卡。完成以下步骤：

    1. 在 优先级 列表中选择优先级。它决定在收件人的收件箱中显示该电子邮件时是否应同时显示优先级。

    2. 在 批处理组 列表中，选择您之前在本主题中创建的批处理组。

  6. 在窗体的下窗格中，按 CTRL+N 为该模板创建特定语言的版本。针对您创建的每个版本，请执行以下步骤：

    1. 确认 电子邮件 ID 字段是否显示您在步骤 4 中创建的 ID。

    2. 在 语言 字段中，选择您要用以编写电子邮件的正文的语言。

    3. 在 主题 字段中，输入电子邮件的主题。

      如果您希望自动生成电子邮件的主题，则输入“%subject%”。为了更好地理解此占位符的运行方式，请参阅在下表中列出的示例。

      情况：

      您正在创建采购申请工作流的电子邮件模板。

      如果：

      假设以下操作：

      • 在电子邮件模板的 主题 字段中输入以下占位符：

        %subject%

      • 工作项主题 字段包含以下文本。此字段位于工作流审核步骤的“属性”窗体中。

        所需操作：将采购申请分配给您以供审核

      然后：

      在生成并发送给用户的电子邮件中，占位符“%subject%”自动被以下文本自动替换：

      所需操作：将采购申请分配给您以供审核

      有关占位符的详细信息，请参阅本主题中的下一部分。

    4. 在 布局 字段中，选择 XSLT 或 HTML，取决于应如何显示该消息。

    5. 单击电子邮件。在显示的窗体中，输入消息内容。

      如果您希望自动生成消息，则输入“%message%”。为了更好地理解此占位符的运行方式，请参阅在下表中列出的示例。

      情况：

      您正在创建采购申请工作流的电子邮件模板。

      如果：

      假设以下操作：

      • 输入以下占位符作为电子邮件模板的消息：

        %message%

      • 工作项说明 字段包含以下文本。此字段位于工作流审核步骤的“属性”窗体中。

        采购申请 %Purchase requisition.PurchReqId% 已分配给您以供审核。

        此采购申请计算 %Purchase requisition.Approval amount% 的总额，并已被 %Purchase requisition.Worker.createdBy% 提交。

        备注

        在您配置工作流时，在“%”符号之间的文本是您可以插入的占位符。在此示例中，占位符将被与采购申请相关的特定数据替换。

      然后：

      在生成并发送给用户的电子邮件中，占位符“%message%”自动被以下文本自动替换：

      将采购申请 PR-0108 分配给您以供审核。

      此采购申请的总价为 USD 5000，由 Jimmy Matney 提交。

      有关占位符的详细信息，请参阅本主题中的下一部分。

    6. 保存消息。

Aa834374.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif使用占位符

当您创建电子邮件模板时，可以使用占位符。此占位符将被特定于功能（为其创建电子邮件模板）的文本替换。

例如，假设您正在创建要向必须审核采购申请的用户发送电子邮件模板。如果您在电子邮件模板的正文中输入“%message%”，占位符“%message%” 将被在工作流配置属性中输入的文本替换。

以下占位符可以添加到电子邮件模板中。是否使用占位符取决于您是使用 HTML 还是使用 XSLT 创建电子邮件模板。

HTML 占位符

XSLT 占位符

显示在电子邮件消息中的信息

%subject%

预警/主题

在相关功能的配置属性中定义的主题。

%message%

预警/消息

在相关功能的配置属性中定义的信息。

%event%

预警/事件

发生的事件。

%occurred%

预警/发生的

事件发生的日期。

%for%

预警/用于

被观测到的事件所在的记录。

%data%

预警/数据

详细信息。

%company%

预警/公司

事件发生的公司。

Aa834374.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif指定何时使用每个模板

在您创建了电子邮件模板后，必须指定应何时使用每个模板。有关如何执行此操作的说明，请参阅为其创建电子邮件模板的功能文档。

例如：

  • 如果您为工作流创建了电子邮件模板，请参阅为工作流系统配置电子邮件设置了解有关如何配置工作流系统以使用这些模板的信息。

  • 如果您为预警规则创建了电子邮件模板，请参阅 定义用于预警的电子邮件标识 了解有关如何预警规则以使用这些模板的信息。

  • 如果您为应收帐款模块创建了电子邮件模板（收集目的），请参阅设置收款有关如何配置应收帐款以使用这些模板的信息。

5监控待发送的电子邮件

使用以下过程监控传出电子邮件。

Aa834374.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif查看传出电子邮件的状态

使用以下过程监控待发送电子邮件的状态。

  1. 单击 系统管理 >定期 >电子邮件处理 >电子邮件发送状态。

  2. 如果您希望窗体列出所有邮件（包括已成功发送的邮件），则选择 同时显示已发送的电子邮件 复选框。

  3. 查看 状态 列中的每个电子邮件的状态。

    • 邮件发出后，其状态为 已发送。

    • 邮件待发送，其状态为" "等待

      等待 状态后面附有用括号括起来的编号 "n"，例如 1。此编号表示尝试发送电子邮件的次数。该编号不能大于在重试计划中指定的重试次数。（有关重试计划的详细信息，请参阅以下各节。）

    • 当邮件发送失败并未计划重试，其状态为 失败。

      如果您想尝试重新发送此邮件，请单击 重新开始发送。在尝试发送此信息时，将按照重试计划进行尝试。

Aa834374.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif建立重试计划

您可以为尚未成功发送的邮件设置重试计划。重试计划指定了尝试发送电子邮件的次数和每次尝试的间隔。

必须在 AOS 服务器未超负荷的前提下设置重试计划。必须逐渐增加尝试间隔。例如，第一次尝试重试可以在一分钟后进行，第二次尝试可能在一个小时后进行，第三次尝试可以在一天后进行，依此类推。若要分散负荷压力，可以在多台 AOS 服务器上设置重试计划。

备注

紧记通过批处理发送电子邮件。电子邮件分发批处理作业的配置影响重试的频率。例如，如果您将批处理作业配置为每小时运行一次，则不能在首次尝试失败后的 5 分钟进行重试尝试。

若要设置重试计划，请完成以下程序。

  1. 单击 系统管理 >定期 >电子邮件处理 >重试计划。

  2. 按 Ctrl+N 创建新的重试尝试。

    自动为重试尝试编号。（例如，依次编号为 1、2、3，依此类推。）每个尝试在 延迟期间 列中列出。

  3. 在 重试延迟 字段中，输入一个数字。

    例如，如果您想让此尝试在上次尝试发送电子邮件后的 5 分钟进行，则在此输入“5”。

  4. 在 度量 字段中，选择某一时间度量单位，例如 分钟、小时 或 天数。

    例如，假设您希望第一次重试尝试在一分钟后进行，第二次尝试在一个小时后进行，第三次尝试在一天后进行，依此类推。在这种情况下，重试计划 窗体与下表相似。

    延迟期间

    重试延迟

    量化指标

    1

    1

    分钟

    2

    1

    小时

    3

    1

    天