Экспорт в Microsoft Word (построитель отчетов версии 3.0 и службы SSRS)
Модуль подготовки отчетов Word готовит отчет в виде документа Word, совместимого с Microsoft Word 2000 или более поздней версией. После экспорта отчета в документ Word можно изменить содержимое отчета и спроектировать отчеты в стиле документа, такие как наклейки для почтовой рассылки, заказы на покупку или стандартные письма. Файлы, созданные этим модулем подготовки отчетов, имеют расширение DOC.
.gif "Примечание") Примечание |
|---|
В построителе отчетов и в конструкторе отчетов среды Business Intelligence Development Studio можно создавать и изменять определения отчета (RDL). В каждой среде разработки существуют различные способы создания, открытия и сохранения отчетов и связанных элементов. Дополнительные сведения см. в разделе Разработка отчетов в построителе отчетов и конструкторе отчетов 3.0 (SSRS) на веб-сайте microsoft.com. |
В данной статье
Элементы отчета в формате Word
Разбиение на страницы
Свойства документа
Верхние и нижние колонтитулы страниц
Интерактивность
Подготовка к просмотру стилей при подготовке отчета в формате Word
Волнистые линии при экспорте отчетов
Ограничения формата Word
Настройки сведений об устройстве
Элементы отчета в формате Word
Отчеты, экспортированные в формат Word, имеют вид вложенной таблицы, представляющей текст отчета. Область данных табликса подготавливается к просмотру в виде вложенной таблицы, в которой отображается структура области данных отчета. Текстовые поля и прямоугольники выводятся как отдельные ячейки таблицы. Значение текстового поля отображается внутри ячейки.
Изображения, диаграммы, гистограммы, спарклайны, карты, индикаторы и датчики выводятся как статические изображения, каждое в своей ячейке таблицы. Гиперссылки и ссылки детализации, содержащиеся в этих элементах отчета, также экспортируются. Карты и области диаграммы, с которыми можно работать щелчком мыши, не поддерживаются.
Многостолбцовые отчеты в стиле газетной верстки не подготавливаются к просмотру в формате Word. Фоновые изображения и цвета текста отчета и страницы не подготавливаются к просмотру.
.gif "Значок стрелки, используемый со ссылкой «В начало»")
В начало
Разбиение на страницы
Когда отчет открывается в текстовом редакторе Word, он повторно разбивает отчет на страницы на основании размера страницы. Повторное разбиение на страницы может привести к появлению разрывов страниц в непредвиденных местах. В некоторых случаях может оказаться, что экспортированный отчет содержит два разрыва страницы подряд или пустые страницы. Можно попытаться изменить разбиение на страницы в Word, настраивая размеры полей страницы.
Этот модуль подготовки отчетов поддерживает только логические разрывы страниц.
Изменение размера страницы
В подготовленном для просмотра отчете высота и ширина страницы в текстовом редакторе Word определяется следующими свойствами RDL: высота и ширина листа бумаги, ширина левого, правого, верхнего и нижнего полей страницы.
Ширина страницы
В формате Word поддерживаются страницы шириной до 55,87 см. Если ширина отчета превышает 55,87 см, отчет все равно будет подготовлен к просмотру; однако в текстовом редакторе Word его содержимое не будет выведено ни в режиме разметки страницы, ни в режиме чтения. Чтобы просмотреть данные, необходимо переключиться в обычный режим или в режим веб-документа. В этих режимах текстовый редактор Word сокращает количество пробельных символов, поэтому отображается большая часть содержимого отчета.
При подготовке к просмотру отчет будет сделан настолько широким, насколько это потребуется, чтобы вывести его содержимое, но не более 55,87 см шириной. Минимальная ширина отчета основана на свойстве языка определения отчетов Width на панели свойств.
В начало
Свойства документа
Модуль подготовки отчетов в формате Word записывает следующие метаданные в DOC-файл.
Свойства элемента отчета |
Описание |
|---|---|
Report Title (заголовок отчета) |
Заголовок |
Report.Author |
Автор |
Report.Description |
Комментарии |
В начало
Верхние и нижние колонтитулы страниц
Верхние и нижние колонтитулы страниц обрабатываются как области верхнего и нижнего колонтитула в Word. Если в верхнем или нижнем колонтитуле страницы присутствует номер страницы или выражение для указания общего числа страниц, то они преобразуются в поле документа Word таким образом, что в готовом к просмотру отчете номер страницы будет выведен правильно. Текстовый редактор Word не поддерживает настройки высоты верхнего или нижнего колонтитула, заданные в отчете. Свойство PrintOnFirstPage в некоторых случаях может указывать, выводятся ли на печать верхний и нижний колонтитулы страниц на первой странице отчета. Если готовый для просмотра отчет содержит несколько страниц, каждая из которых состоит из единственного раздела, то можно присвоить свойству PrintOnFirstPage значение False, в результате чего текст на первой странице выводиться не будет. В противном случае текст выводится на печать независимо от значения свойства PrintOnFirstPage.
Модуль подготовки отчетов Word при экспорте отчетов в формате Word пытается выполнить синтаксический анализ всех выражений в верхних и нижних колонтитулах страницы. Многие форматы выражений успешно проходят синтаксический анализ, и ожидаемые значения появляются в верхних и нижних колонтитулах страницы на всех страницах отчета.
Но если нижний или верхний колонтитул страницы содержит сложное выражение, значение которого различно на разных страницах отчета, то на всех страницах может отображаться одно и то же значение. Номера страниц в следующих двух выражениях в экспортированном отчете увеличиваться не будут. Номер страницы будет одинаковым на всех страницах отчета.
="Page: " + Globals!PageNumber.ToString + " of " + Globals!TotalPages.ToString
=Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber
Это происходит потому, что модуль подготовки отчетов в формате Word выполняет синтаксический анализ отчета по полям, связанным с разбиением на страницы, например PageNumber и TotalPages, и обрабатывает только простое указание без вызова функций. В этом случае выражение вызовет функцию ToString. Следующие два выражения эквивалентны и правильно осуществляют обработку отчета в построителе или конструкторе отчетов, а также обработку отчета, опубликованного в диспетчере отчетов или библиотеке SharePoint. Но модуль подготовки отчетов в формате Word успешно выполнит синтаксический анализ, правильно отобразив номера страниц, только для второго выражения.
Сложное выражение: Выражение — ="Average Sales " & Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber
Выражение с отрезками текста: Текст, Средний объем продаж, выражение =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales), текст, Номер страницы, выражение =Globals!PageNumber
Чтобы избежать этой проблемы, разбейте сложное выражение на несколько отрезков текста. Следующие два выражения эквивалентны. Первое выражение является сложным, а второе разбито на отрезки текста. Модуль подготовки отчетов в формате Word успешно выполнит синтаксический анализ только для второго выражения.
В начало
Интерактивность
В формате Word поддерживается ряд интерактивных элементов. Ниже приведено описание особенностей поведения.
Показать и скрыть
Модуль подготовки отчетов к просмотру в формате Word отображает элементы отчета с учетом их состояния в момент подготовки к просмотру. Если элемент отчета скрыт, он не будет отображен в документе Word. Если элемент отчета отображается, он будет отображен в документе Word. Переключение видимости в формате Word не поддерживается.
Схема документа
Если в отчете существуют метки схемы документа, они будут отображены как метки оглавления Word на соответствующих элементах и группах отчета. Метка схемы документа будет использована как текст метки оглавления. Целевая ссылка будет расположена возле элемента, на котором установлена метка. Оглавление в документе формата Word не создается, но пользователь может построить собственное оглавление, используя подготовленные в отчете метки схемы документа.
Гиперссылки и ссылки детализации
Гиперссылки и ссылки детализации в текстовых полях и изображениях отчета отображаются в документе формата Word как гиперссылки. При щелчке гиперссылки открывается установленный в системе по умолчанию веб-браузер и открывает данный URL-адрес. При щелчке гиперссылки детализации выполняется доступ к исходному серверу отчетов.
Интерактивная сортировка
Содержимое отчета выводится на основе текущей сортировки области данных отчета. Формат Word не поддерживает интерактивную сортировку. После подготовки отчета можно использовать функции табличной сортировки текстового редактора Word.
Закладки
Содержащиеся в отчете закладки отображаются как закладки Word. Ссылки закладок подготавливаются к просмотру как гиперссылки, ведущие на метки закладок в документе. Длина меток закладок не должна превышать 40 символов. Единственный специальный символ, который можно использовать в метке закладки — символ подчеркивания (_). Неподдерживаемые специальные символы удаляются из имени метки закладки. Если имя длиннее 40 символов, оно усекается. Если имена нескольких закладок в отчете повторяются, эти закладки не будут отображены в документе Word.
В начало
Подготовка к просмотру стилей при подготовке отчета в формате Word
Далее следует краткое описание отображения стилей при подготовке отчета в формате Word.
Цветовая палитра
Содержащиеся в отчете цвета отображаются в документе Word.
Граница
Границы элементов отчета, отличные от границ страницы, отображаются в формате Word как границы ячеек таблицы Word. Границы страниц отчета отображаются как границы страниц Word.
В начало
Волнистые линии при экспорте отчетов
При экспорте и просмотре отчетов в Word данные отчета или константы могут оказаться подчеркнутыми красной или зеленой волнистой линией. Красная волнистая линия указывает на орфографическую ошибку. Зеленая волнистая линия указывает на грамматическую ошибку. Это происходит в тех случаях, когда отчет содержит слова, не соответствующие правилам языка (орфографии и грамматики), выбранного в Word. Например, заголовки столбцов в отчете на английском языке, скорее всего, будут подчеркнуты красной волнистой линией, если отчет готовится к просмотру на версии Word для испанского языка. Орфографические ошибки характернее для отчетов, чем грамматические, поскольку обычно отчеты содержат короткие фрагменты текста, а не полные предложения и абзацы.
Присутствие волнистых линий в отчете заставляет предположить, что в нем содержатся ошибки, хотя на самом деле их может и не быть. Волнистые линии можно убрать, изменив язык проверки для отчета. Чтобы изменить язык проверки, выделите все содержимое отчета и задайте для него нужный язык. Можно выделить как весь отчет, так и его часть. В Word 2010 за выбор языка отвечает параметр Задать язык проверки, который находится в области Язык на вкладке Просмотр. После изменения содержимого документ необходимо сохранить.
От языка используемой программы Office зависит язык средств проверки (например, словарь), включенный в программу или языковой пакет Microsoft Office.
В следующих разделах приведена дополнительная информация о настройке параметров Office и Word.
Изменить язык редактирования можно в Языковых параметрах Microsoft Office 2010 или в диалоговом окне Параметры Word в Word. Дополнительные сведения см. в разделе Включение использования других языков в программах Office.
Установка языкового пакета Office и изменение языка редактирования. Дополнительные сведения см. в разделах Включение использования других языков в программах Office и Параметры языка Office 2010.
| Примечание |
|---|
Смена языка редактирования в Языковых параметрах Microsoft Office 2010 или в диалоговом окне Параметры Word в Word отразится на всех программах Office. |
В начало
Ограничения формата Word
Формат Microsoft Word имеет следующие ограничения.
Таблицы формата Word поддерживают не более 63 столбцов. Если в отчете содержится больше 63 столбцов, при попытке его подготовки в формате Word таблица будет разбита на несколько. Дополнительные столбцы помещаются рядом с 63 столбцами, отображаемыми в тексте отчета. Поэтому расположение столбцов отчета может не совпадать с ожидаемым.
В формате Word поддерживаются страницы шириной и высотой не более 55,87 см. Если содержимое отчета по ширине превышает 55,87 см, в режиме разметки страницы часть данных может не отображаться.
В формате Word не учитываются настройки высоты верхнего и нижнего колонтитула.
Формат документов, созданных модулем подготовки отчетов в формате Word, отличен от формата файлов Office 2007 DOCX, но текстовый редактор Word 2007 может использовать созданные документы, поскольку формат DOC в нем полностью поддерживается.
В текстовом редакторе Word 97 отчеты можно просматривать, но их макет при этом будет выведен в искаженном виде. Текстовый редактор Word 97 не поддерживает вложенных таблиц, 24-разрядных цветов, внутренние отступы в ячейках, а также, возможно, некоторые другие функции, используемые модулем подготовки отчетов в формате Word.
После экспорта отчета Word повторно разбивает его на страницы. Это может привести к появлению в отчете, готовом для просмотра, дополнительных разрывов страниц.
Word не повторяет строки заголовка на второй и последующих страницах, если не установить свойство RepeatOnNewPage статического заголовка строк в табликсе (таблице, матрице или списке) в значение True. Чтобы настроить отображение строк заголовков на новых страницах, можно в отчете определить явные разрывы страниц. Однако поскольку к отчету, подготовленному к просмотру и экспортированному в приложение Word, применяется собственный алгоритм разбиения на страницы, то полученные результаты могут различаться и повторение строки верхнего колонтитула не гарантируется. Статическая строка заголовка представляет собой строку, содержащую заголовки столбцов.
Текстовые поля, содержащие неразрывные пробелы, увеличиваются в размерах.
При экспорте текста в Word применение текста с художественным оформлением шрифта в определенных шрифтах может привести к формированию непредвиденных или недостающих глифов в отчете, готовом для просмотра.
В начало
Настройки сведений об устройстве
Некоторые настройки по умолчанию для этого модуля подготовки отчетов можно изменить. Изменив настройки сведений об устройстве можно, например, пропустить все гиперссылки и ссылки детализации, или развернуть все элементы, которые могут быть развернуты, независимо от их состояния на момент подготовки отчета. Это делается с помощью настроек сведений об устройстве. Дополнительные сведения см. в разделе Настройки сведений об устройстве Word.
В начало
См. также
Основные понятия
Журнал изменений
Обновленное содержимое |
|---|
Добавлены сведения об использовании выражений в колонтитулах отчета. |
Исправлены данные об использовании свойств PrintOnFirstPage и PrintOnLastPage. |
Добавлены сведения о том, как убрать волнистые линии в отчетах в Word. |
Обновлен раздел Верхние и нижние колонтитулы страниц. |