Configurar cobranças
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Conclua as seguintes tarefas a serem preparadas para usar a funcionalidade de cobrança. Para obter mais informações, consulte Cobranças e crédito em contas a receber.
Configurar definições de período de classificação por vencimento
Criar um instantâneo de classificação por vencimento
Opcional: configurar grupos de clientes
Opcional: criar uma equipe de cobrança
Configurar uma categoria de caso de cobrança
Configurar os nomes de diário (liquidação, baixa e NSF)
Configurar um código de motivo para transações de baixa
Configurar uma pasta para anexos de email e criar modelos de email
Configurar os parâmetros de Contas a pagar para cobrança
Opcional: configurar agentes de cobranças
Configurar uma conta de baixa
Configurar informações de NSF para contas bancárias
Definir configurações do Outlook para usuários no formulário Cobranças
Definir configurações de email para contatos de cliente de cobrança
Definir configurações de email para vendedores
As tarefas são descritas nestas seções.
Configurar definições de período de classificação por vencimento
Configurar uma definição do período de classificação por vencimento, que define as colunas exibidas nas páginas de listagem Cobranças, Atividades de coleções e Casos de cobranças. Também define os períodos que são mostrados no formulário Cobranças. Se um grupo de clientes for configurado, a definição do período de classificação por vencimento para o grupo será usada. Se nenhum grupo for configurado, a definição do período de classificação por vencimento padrão que é especificada no formulário Parâmetros de contas a receber será usada. Se nenhuma definição padrão do período de classificação por vencimento for especificada, a primeira definição do período de classificação por vencimento no formulário Definições do período de classificação por vencimento será usada.
Clique em Contas a receber > Configuração > Cobranças > Definições do período de classificação por vencimento.
Digite um nome para a definição de período de classificação por vencimento.
Na Guia Rápida Períodos, crie os períodos de classificação por vencimento. Para obter mais informações, consulte As definições de período (formulário).
Feche o formulário.
Criar um instantâneo de classificação por vencimento
Crie registros instantâneos de classificação por vencimento para todos os clientes ou para os clientes de um grupo. A informação do instantâneo de classificação por vencimento é mostrada na página de listagem em Cobranças e no formulário Cobranças. Você deve criar um instantâneo de classificação por vencimento antes de usar a página de listagem. A página de listagem mostra informações somente para os clientes nos quais o instantâneo de classificação por vencimento foi criado. Para obter mais informações, consulte Instantâneo de envelhecimento do cliente (formulário).
Clique em Contas a receber > Atividades Periódicas > Cobranças > Instantâneo de classificação por vencimento de cliente.
Selecione uma definição de período de classificação por vencimento.
Opcional: Selecione um grupo.
Selecione o tipo de data nos registros de transação a serem usados na atribuição das transações dos períodos de classificação por vencimento.
Selecione uma data para basear os cálculos do instantâneo de classificação por vencimento. Para obter mais informações, consulte Instantâneo de envelhecimento do cliente (formulário).
Observação
Para o processo instantâneo de classificação por vencimento ser executado como parte de um lote, selecione Data atual no campo Classificação por vencimento a partir de. Caso contrário, o instantâneo de classificação por vencimento será sempre criado na mesma data.
Opcional: Clique na guia Intervalo da Empresa e selecione as entidades legais que serão incluídas no instantâneo de classificação por vencimento.
Opcional: Clique na guia Lote e configure o processamento em lote.
Clique em OK.
Opcional: configurar grupos de clientes
Você pode configurar grupos de clientes para representar grupos de clientes. Você pode usar grupos de clientes como filtros para as informações do cliente exibido nas páginas de listagem de cobrança, no formulário Cobranças, ou quando você cria instantâneos de classificação por vencimento. Para obter mais informações, consulte Grupos de clientes (formulário).
Clique em Contas a receber > Configuração > Cobranças > Grupos de clientes.
Digite uma ID de grupo e uma descrição.
Selecione um tipo de grupo.
Clique em Selecionar critérios do grupo para selecionar o critério de consulta, e clique em OK.
Clique em Visualizar grupo de clientes para exibir os clientes no grupo.
Observação
Apenas os clientes para quem um instantâneo de classificação por vencimento foi criado aparecerão na lista.
Feche o formulário Grupos de clientes.
Crie um novo instantâneo de classificação por vencimento que inclui o grupo de clientes. Para obter mais informações, consulte Criar um instantâneo de classificação por vencimento.
Opcional: criar uma equipe de cobrança
Se várias pessoas de sua organização fizerem cobrança, você poderá configurar uma equipe de cobrança. Você pode selecionar a equipe no formulário Parâmetros de contas a receber. Se você não criar uma equipe de cobrança, uma será criada automaticamente quando você configurar agentes de cobranças no formulário Agente de cobranças.
Clique em Administração da organização > Configuração > Organização > Times.
No formulário Times, clique em Tipos de equipe.
Clique em Novo e insira um nome para o tipo da equipe, como Cobranças.
Marque a caixa de seleção Requer que os membros da equipe sejam usuários do Microsoft Dynamics AX e selecione as pessoas com permissão para esse tipo de equipe. Isso pode incluir Funcionário, Prestador de Serviço, ou ambos.
Feche o formulário. Feche e abra novamente o formulário Times.
No formulário Times, clique em Novo e insira um nome para o tipo de equipe, como Cobranças.
Selecione o tipo de equipe criado na etapa 3.
Insira uma descrição para a equipe e marque a caixa de seleção Ativo.
Não é necessário adicionar membros da equipe agora. Em vez disso, você adicionará membros da equipe no formulário Agente de cobranças.
Feche o formulário.
Configurar uma categoria de caso de cobrança
Se você organizar seu trabalho de cobrança usando casos, configure uma categoria de casos com o tipo de categoria de Cobranças. Isso será necessário somente se desejar usar a função de caso no formulário Cobranças. Para obter mais informações sobre casos, consulte Gerenciamento de casos.
Clique em Vendas e marketing > Configuração > Casos > Categorias de caso.
Clique em Novo e, em seguida, clique em Categoria de caso.
Insira um nome e descrição para a categoria de casos.
Selecione Cobranças como o tipo de categoria.
Na FastTab Atividades, especifique opções para uma atividade padrão, uma atividade de acompanhamento padrão, ou ambas.
Opcional: na FastTab Geral, insira informações adicionais sobre a categoria de caso. Para obter mais informações, consulte Casos categorias (formulário).
Feche o formulário.
Configurar os nomes de diário (liquidação, baixa e NSF)
Configure nomes de diário a serem usados quando as transações forem processadas no formulário Cobranças. Isso inclui estabelecer uma transação, dar baixa em uma transação ou processar um pagamento com insuficiência de fundos (NSF).
Clique em Contabilidade > Configuração > Diários > Nomes de diário.
Crie três nomes de diário com as propriedades a seguir. Clique em Novo para criar cada nome de diário. Para obter mais informações, consulte Nomes de diário (formulário).
Descrição
Tipo de diário
Liquidação
Pagamento de cliente
Baixa contábil
Diariamente
NSF
Pagamento de cliente
Feche o formulário.
Configurar um código de motivo para transações de baixa
Configure um código de motivo padrão a ser usado quando as transações forem baixadas no formulário Cobranças.
Clique em Contas a receber > Configuração > Clientes > Motivos do cliente.
Clique em Novo para criar um código de motivo.
Insira um código de motivo e um comentário padrão.
Marque a caixa de seleção Cliente.
Feche o formulário.
Configurar uma pasta para anexos de email e criar modelos de email
Se você enviar as mensagens de email que têm anexos Microsoft Excel usando o formulário Cobranças, configure uma pasta para anexos de email. Você também pode criar modelos de email. A pasta de anexos de email é obrigatória, mas os modelos de email são opcionais. Para obter mais informações sobre modelos de email e variáveis, consulte Modelos de email (formulário).
Clique em Administração do sistema > Configuração > Sistema > Parâmetros de email.
No campo Permitir dados incorporados e arquivos anexados a partir de, insira o caminho de um local do servidor onde os anexos de email são armazenados. Quando você envia uma mensagem de email com um demonstrativo de cliente anexado, o anexo é armazenado nesse local.
Feche o formulário Parâmetros de email.
Clique em Administração da organização > Configuração > Modelos de email.
Opcional: crie três modelos de email para as seguintes finalidades:
Mensagem ao contato do cliente
Mensagem ao contato do cliente com o demonstrativo anexado
Mensagem ao contato do vendedor
Para cada modelo, siga estas etapas:
Insira uma ID de email e uma descrição.
Selecione um idioma padrão.
Insira um nome de remetente e o endereço de email do remetente. Esses campos são obrigatórios; no entanto, não serão usados ao enviar mensagens de email no formulário Cobranças. O nome e o endereço de email do remetente serão o da pessoa que está usando o formulário Cobranças.
No painel inferior, selecione um idioma padrão para o modelo.
Insira o assunto. Esse texto aparecerá na linha de assunto das mensagens de email criadas usando esse modelo.
Clique em Modelo e, em seguida, insira o texto do corpo da mensagem. Salve o modelo e feche o formulário.
Você pode usar as seguintes variáveis no texto do corpo da mensagem:
%CustomerAccount%: a conta do cliente que é exibida no formulário Cobranças.
%CustomerName%: o nome do cliente que é exibido no formulário Cobranças.
Feche o formulário Modelos de email.
Configurar os parâmetros de Contas a pagar para cobrança
Configure parâmetros de Contas a receber relacionadas a cobranças.
Clique em Contas a receber > Configuração > Parâmetros de contas a receber.
Clique em Cobranças.
Opcional: marque a caixa de seleção Excluir transações contestadas de cálculos de taxa para impedir que as cartas de cobrança sejam geradas para transações que são disputadas.
No campo Definição do período de classificação por vencimento, selecione uma definição do período de classificação por vencimento padrão a ser usada no formulário Cobranças e na página de listagem Cobranças.
Opcional: no campo Equipe, selecione uma equipe. Você pode atribuir agentes de cobranças à equipe de cobrança no formulário Agente de cobranças.
No campo Dar baixa em diário, selecione um nome de diário a ser usado para transações de baixa.
No campo Código de motivo, selecione um código de motivo padrão a ser usado para transações de baixa.
Opcional: marque a caixa de seleção Separar imposto para criar entradas de diário diferentes para valores de impostos que são baixados. Isso pode ajudar a restabelecer sua obrigação de imposto devido ao valor que foi baixado.
Opcional: na FastTab Modelo de email, selecione modelos de email a serem usados para cada tipo de mensagem.
Feche o formulário.
Opcional: configurar agentes de cobranças
Se várias pessoas de sua organização fizerem cobrança, você poderá configurar agentes de cobrança. Um agente de cobrança é um trabalhador que está configurado como um usuário no formulário Relações de usuário. Você pode atribuir os grupos de clientes, que são consultas de cliente, aos agentes de cobranças para ajudar os agentes a organizar seu trabalho. Os agentes de cobranças são adicionados à equipe selecionada no formulário Parâmetros de contas a receber. Se uma equipe não estiver selecionada no formulário, uma nova equipe chamada Cobranças será criada automaticamente, e os agentes de cobranças serão adicionados à equipe.
Clique em Administração do sistema > Comum > Usuários > Relações de usuário.
Clique em Novo e selecione um trabalhador. O trabalhador pode ser um funcionário ou um prestador de serviço.
Selecione a ID de usuário que corresponde ao trabalhador.
Opcional: repita as etapas 2 e 3 para os trabalhadores adicionais e, em seguida, feche o formulário.
Clique em Contas a receber > Configuração > Cobranças > Agentes de cobranças.
Clique em Adicionar membros da equipe.
Selecione um membro da equipe e clique em Adicionar.
Opcional: repita as etapas 6 e 7 para agentes de cobranças adicionais.
Opcional: no formulário Agente de cobranças, atribua um ou mais grupos de clientes aos agentes de cobrança. Para obter mais informações, consulte Agentes de coleções (formulário).
Feche o formulário.
Configurar uma conta de baixa
Configure uma conta de baixa que será usada para a entrada de baixas da contabilidade quando uma transação for baixada. Para obter mais informações, consulte Sobre as entradas padrão para transações de baixa.
Clique em Contas a receber > Configuração > Perfis de lançamentos de cliente.
Selecione um perfil de lançamentos e clique na FastTab Configuração.
No campo Dar baixa em conta, selecione a conta contábil na qual lançar transações de baixa.
Repita as etapas 2 e 3 para os perfis de lançamento restantes que podem ser usados para lançar transações de baixa.
Feche o formulário.
Configurar informações de NSF para contas bancárias
Use este procedimento para especificar as informações que serão usadas ao processar pagamentos NSF no formulário Cobranças.
Clique em Gestão de caixa e administração bancária > Comum > Contas Bancárias.
Clique duas vezes em uma conta bancária para abrir o formulário Contas bancárias.
No Painel de ação, clique em Editar registro e clique na FastTab Gerenciamento de moedas.
No campo Grupo de encargos, selecione o grupo de encargos a ser usado para as taxas que você cobra de seu cliente para pagamentos NSF.
No campo Diário de pagamento NSF, selecione o nome do diário de pagamento a ser usado ao cancelar um pagamento que foi devolvido devido a insuficiência de fundos.
Feche o formulário.
Definir configurações do Outlook para usuários no formulário Cobranças
Antes que os trabalhadores possam criar atividades ou enviar mensagens de email usando o formulário Cobranças, você deverá verificar se a chave de configuração Sincronização do Microsoft Outlook está selecionada e se a sincronização do Outlook está configurada para o trabalhador. Para obter mais informações sobre a sincronização do Outlook, consulte Integração com o Microsoft Outlook e o Microsoft Exchange Server. Para obter mais informações sobre como criar um trabalhador, consulte Principais tarefas: trabalhadores.
Definir configurações de email e de endereço para contatos de cliente de cobrança
Configure endereços de email para contatos de cliente se você deseja enviar mensagens de email para os contatos no formulário Cobranças. O contato de cobrança é usado como o contato padrão no formulário Cobranças. Você pode configurar um endereço do demonstrativo para o cliente se os demonstrativos tiverem um endereço diferente do endereço principal.
Observação
Se um contato de cobrança para um cliente não for especificado, o contato principal do cliente será usado. Se um contato principal não for especificado, as mensagens de email serão enviados para o primeiro endereço listado no formulário Contatos.
Clique em Contas a receber > Comum > Clientes > Todos os clientes.
Clique duas vezes em uma conta de cliente para abrir o formulário Clientes.
No Painel de Ação, clique em Editar.
Opcional: na FastTab Endereços, clique em Adicionar e insira um endereço de demonstrativo. No campo Finalidade, selecione Demonstrativo, insira as informações de endereço e clique em OK.
Na FastTab Crédito e cobranças, no campo Contato de cobranças, selecione a pessoa na organização do cliente que trabalha com o agente de cobranças. Esse contato é usado como o contato padrão no formulário Cobranças e é a pessoa para quem as mensagens de email são enviadas.
Pressione CTRL+S.
Clique com o botão direito do mouse no campo Contato de cobranças e selecione Exibir detalhes.
No formulário Contatos, clique na guia Informações de contato.
Se o contato não tiver um endereço de email especificado, clique em Adicionar para adicionar um endereço.
Selecione um tipo que usa o método de comunicação Endereço de email.
No campo Número/endereço do contato, insira o endereço de email principal do contato. Se não houver nenhum endereço de email principal, o primeiro endereço de email listado será exibido.
Repita as etapas 1 a 11 para os contatos de cliente restantes.
Feche os formulários.
Definir configurações de email para vendedores
Configure endereços de email para vendedores se você deseja enviar mensagens de email para os eles no formulário Cobranças. Configure um endereço de email para cada representante de vendas em cada grupo de vendas por comissão. O representante de vendas que tiver a caixa de seleção Contato selecionada será o vendedor padrão para quem as mensagens de email serão enviadas. Se um representante de vendas não for especificado, o vendedor principal da organização do cliente será usado. Se um vendedor principal não for especificado, as mensagens de email serão enviados para o primeiro vendedor listado no formulário.
Clique em Vendas e marketing > Configuração > Comissões > Grupos de vendas.
Selecione um grupo de vendas de comissões e clique em Rep. de vendas
Para um representante de vendas que tenha a caixa de seleção Contato selecionada, clique com o botão direito do mouse no campo Nome e selecione Exibir detalhes.
No formulário Catálogo de endereços, clique na guia Informações de contato.
Se o trabalhador não tiver um endereço de email especificado, clique em Adicionar para adicionar um endereço de email.
Insira uma descrição resumida do novo endereço. No campo Tipo, selecione Endereço de email.
No campo Número/endereço do contato, insira o endereço de email principal do vendedor.
Clique em Mais opções > Avançado.
No campo Finalidade, selecione uma finalidade. Clique em Fechar para fechar o formulário Editar informações de contato e clique em Fechar para fechar o formulário Catálogo de endereços.
Repita as etapas 1 a 9 para os contatos de vendedor restantes.
Feche os formulários.
Consulte também
Configurar taxas de juros para um código de juros