Configurar e gerenciar políticas de retenção no Exchange Online

Aplica-se a: Office 365 for enterprises, Live@edu

Tópico modificado em: 2012-03-16

Por razões comerciais, legais ou regulamentares, você pode ter de reter mensagens de email enviadas de e para usuários em sua organização, ou pode remover email que não é necessário reter. O MRM (Gerenciamento de registros de mensagens), a tecnologia de gerenciamento de registros do Exchange Online, permite controlar por quanto tempo os itens devem ser mantidos nas caixas de correio dos usuários e definir que ação executar sobre os itens que atingiram determinado tempo.

Políticas de retenção e marcas de retenção fazem parte da tecnologia MRM. As políticas de retenção usam marcas de retenção para aplicar configurações de retenção a mensagens de email e pastas. As marcas de retenção definem um limite de idade que especifica por quanto tempo os itens são retidos e uma ação de retenção que especifica o que acontecerá aos itens que atingirem o limite de idade de retenção. As marcas de retenção são vinculadas a uma política de retenção, que é aplicada a uma caixa de correio.

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Vamos analisar mais profundamente estes componentes:

  • Marcas de retenção   As marcas de retenção definem e aplicam configurações de retenção a mensagens e pastas em uma caixa de correio de um usuário. As marcas de retenção especificam por quanto tempo uma mensagem é mantida e a ação a ser tomada quando a mensagem atinge o período de retenção especificado. Quando uma mensagem atinge seu período de retenção, ela é movida para a caixa de correio do usuário ou é excluída. As marcas de retenção são vinculadas a uma política de retenção. Existem três tipos de marcas de retenção:
    • DPT (marca de política padrão)   As configurações definidas na DPT se aplicam a todos os itens de uma caixa de correio que não tenham ainda uma marca de retenção aplicada. Uma política de retenção pode ter até três DPTs vinculadas a ela: uma DPT com ação de retenção de Mover para Arquivo Morto, uma DPT com uma ação de retenção Excluir e Permitir Recuperação e uma DPT para uma classe de mensagens específicas, como caixa postal.
    • RPT (Marcas de política de retenção)   As RPTs são aplicadas a pastas padrão, como Caixa de Entrada, Itens Enviados, Itens Excluídos e Lixo Eletrônico. Uma RPT tem precedência sobre uma DPT.
      Observação   RPTs não suportam uma ação de retenção que mova itens para a caixa de correio de arquivo morto do usuário. A única ação de retenção para RPTs é excluir itens.
    • Marcas pessoais   Os usuários podem usar o Microsoft Outlook 2010 e o Outlook Web App para aplicar marcas pessoais a pastas personalizadas e itens individuais em suas caixas de correio.
  • Políticas de retenção   Uma política de retenção é um grupo de marcas de retenção aplicadas a uma caixa de correio. Quando uma caixa de correio é criada, uma política de retenção é aplicada. No Exchange Online, a política de retenção padrão aplicada a novas caixas de correio é denominada Default MRM Policy. Uma caixa de correio só pode ter uma política de retenção aplicada.
    Observação   Em organizações Live@edu, há duas políticas de retenção padrão: MRMPolicy-DefaultMailboxPlan e MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan.
  • As marcas de retenção são vinculadas a uma política de retenção   Uma política de retenção pode ter duas DPTs, cada uma com uma ação de retenção diferente; uma RPT para cada pasta padrão; e um número ilimitado de marcas pessoais.

O Assistente de Pasta Gerenciada é um processo que é executado automaticamente nos datacenters da Microsoft para processar as configurações de retenção aplicadas a uma caixa de correio. O Assistente de Pasta Gerenciada aplica a DPT e as RPTs à caixa de correio e disponibiliza as marcas pessoais no Outlook 2010 e no Outlook Web App para que os usuários possam aplicá-las a pastas personalizadas ou itens de caixa de correio específicos. O Assistente de Pasta Gerenciada processa a retenção de itens com base no tipo de marca, na idade de retenção e nas ações de retenção definidos em cada marca de retenção.

Com que frequência com o Assistente de Pasta Gerenciada é executado? O Assistente de Pasta Gerenciada é configurado para processar todas as caixas de correio em uma organização baseada na nuvem em um intervalo de tempo específico que é conhecido como ciclo de trabalho. No Exchange Online, o ciclo de trabalho é de sete dias. Isso quer dizer que o assistente tenta processar todas as caixas de correio na sua organização baseada na nuvem a cada sete dias.

Como o Assistente de Pasta Gerenciada funciona o tempo todo, você não precisa fazer nada para aplicar configurações de retenção às caixas de correio. Entretanto, se você precisar aplicar configurações de retenção a uma caixa de correio imediatamente, poderá forçar o Assistente de Pasta Gerenciada a processar uma caixa de correio específica. Consulte Executar o Assistente de Pasta Gerenciada.

Importante   MRM não garante a retenção de todas as mensagens. Por exemplo, um usuário pode excluir ou remover uma mensagem da caixa de correio dele antes de a mensagem atingir a idade de retenção; o MRM não foi projetado para impedir que os usuários excluam suas próprias mensagens. Se a sua organização exigir a retenção de mensagens indefinidamente, considere usar um destes recursos do Exchange Online:

  • Registros no Diário   Se a organização precisar de que as mensagens sejam retidas fora da caixa de correio de um usuário para armazenamento em longo prazo, considere implantar o uso de registros no diário. Consulte Regras do Diário.
  • Retenção de litígio   Se a sua organização tem que preservar mensagens para atender a requisitos de descoberta eletrônica e retenção, você poderá colocar as caixas de correio em retenção de litígio. Consulte Colocar uma caixa de correio em suspensão de litígio.

Além disso, a recuperação de um item no Exchange Online permite que você recupere um email excluído em até 14 dias após a mensagem ser permanentemente excluída pelo usuário. Consulte Recuperar mensagens de email excluídas no Exchange Online.

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A tabela a seguir mostra as marcas de retenção e suas configurações, disponíveis por padrão no Exchange Online para Microsoft Office 365 e no Live@edu. Todas essas marcas são vinculadas à política de retenção padrão aplicada a novas caixas de correio. Isso significa que essas configurações são aplicadas a todas as novas caixas de correio.

Quando uma marca de retenção pessoal é vinculada à política de retenção aplicada a uma caixa de correio, a marca de retenção fica disponível automaticamente para os usuários aplicarem aos seus itens de caixa de correio.

Nome da marca Tipo de marca Limite de idade de retenção (dias) Ação de retenção

Movimentação de 2 anos para arquivo padrão

Todas (DPT)*

730

Mover para Arquivamento

Mover itens recuperáveis com 14 dias para arquivo

Itens Recuperáveis**

14

Mover para arquivo morto

Itens Excluídos

Pasta Itens Excluídos**

30

Excluir e Permitir Recuperação

Lixo Eletrônico

JunkEmail**

30

Excluir e Permitir Recuperação

Movimentação de 1 ano para arquivo pessoal

Pessoal

365

Mover para arquivo morto

Movimentação de 5 anos para arquivo pessoal

Pessoal

1825

Mover para arquivo morto

Nunca mover para arquivo pessoal***

Pessoal

Sem limite de idade

Mover para arquivo morto

Excluir em 1 semana

Pessoal

7

Excluir e Permitir Recuperação

Excluir em 1 mês

Pessoal

30

Excluir e Permitir Recuperação

Excluir em 6 meses

Pessoal

180

Excluir e Permitir Recuperação

Excluir em 1 ano

Pessoal

365

Excluir e Permitir Recuperação

Excluir em 5 anos

Pessoal

1825

Excluir e Permitir Recuperação

Nunca excluir***

Pessoal

Sem limite de idade

Excluir e Permitir Recuperação

*  As marcas de retenção com tipo Todas são DPTs. As DPTs se aplicam a itens que não têm outra marca de retenção aplicada.

**   O tipo das RPTs identifica a pasta de email padrão a que se aplica a marca.

***   Essa marca não é habilitada por padrão. Os itens que possuem essa marca de retenção nunca são movidos ou excluídos.

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Conforme explicado anteriormente, as configurações das marcas de retenção padrão são aplicadas automaticamente a todas as caixas de correio porque uma política de retenção padrão é aplicada quando as caixas de correio são criadas. Entretanto, se você desejar alterar o comportamento de retenção para sua organização, você pode usar o Windows PowerShell para gerenciar políticas e marcas de retenção no Exchange Online.

Para saber como instalar e configurar o Windows PowerShell e se conectar ao serviço, consulte Usar o Windows PowerShell.

Tarefa Comando

Exibir uma lista das políticas de retenção disponíveis em sua organização.

Get-RetentionPolicy | fl Name

Identificar a política de retenção aplicada a uma caixa de correio.

Get-Mailbox <name> | fl RetentionPolicy

Exemplo   Execute o comando a seguir para identificar que política de retenção foi aplicada à caixa de correio de Ian Tien:

Get-Mailbox "Ian Tien" | fl RetentionPolicy

Aplicar uma política de retenção diferente a uma caixa de correio.

Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy <name of policy>

Exemplo   O comando a seguir aplica a política de retenção denominada Corp-Execs à caixa de correio de Ian Tien:

Set-Mailbox "Ian Tien" -RetentionPolicy Corp-Execs

Remover a política de retenção aplicada a uma caixa de correio.

Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy $null

Identificar as marcas de retenção vinculadas a uma política de retenção.

Get-RetentionPolicy <name of policy> | FL RetentionPolicyTagLinks

Exemplo   Este é um comando para listar as marcas de retenção vinculadas à política de retenção Default MRM Policy:

Get-RetentionPolicy "Default MRM Policy" | fl RetentionPolicyTagLinks

Adicionar ou remover uma marca de retenção de uma política de retenção.

Set-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of all retention policy tags>

Importante   Quando for adicionar ou remover uma marca de retenção, inclua todas as marcas de retenção que deseja vincular à política de retenção. Por quê? O cmdlet Set-RetentionPolicy substitui as marcas de retenção existentes pelo valor especificado.

Exemplo   Este comando adiciona a marca de retenção pessoal denominada "6 Month Delete" à política de retenção denominada Corp-Execs::

Set-RetentionPolicy Corp-Execs -RetentionPolicyTagLInks "Recoverable Items 14 days move to archive","Deleted Items","Junk Email","Default 2 year move to archive","6 Month Delete"

Dica   Antes de adicionar ou remover uma marca de retenção, use o comando (Get-RetentionPolicy <name of policy>).RetentionPolicyTagLinks > filename.txt para reproduzir os nomes completos das marcas de retenção vinculadas à política de retenção em um arquivo de texto.

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Tarefa Comando

Exibir uma lista das marcas de retenção disponíveis em sua organização.

Get-RetentionPolicyTag | fl Name

Exemplo   Use o cmdlet Get-RetentionPolicyTag para exibir informações detalhadas sobre as marcas de retenção. Execute o comando a seguir para exibir o tipo, o limite de idade e a ação de retenção para todas as marcas de retenção:

Get-RetentionPolicyTag | fl Name,Type,AgeLimitForRetention,RetentionAction

Alterar o limite de idade de retenção para uma marca de retenção.

Set-RetentionPolicyTag <name of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days>

Exemplo   Este é um comando para aumentar o limite de idade de retenção para a marca de retenção Delete Items para 90 dias:

Set-RetentionPolicyTag "Deleted Items" -AgeLimitForRetention 90

Use o cmdlet New-RetentionPolicy para criar uma nova política de retenção. Por que criar uma nova política de retenção? Por razões jurídicas ou regulamentares, você pode ter tipos de funcionários ou departamentos inteiros com necessidades de retenção diferentes das outras pessoas da sua organização. Você pode criar uma nova política de retenção, vincular as marcas de retenção apropriadas e depois aplicá-la às caixas de correio apropriadas.

Para criar uma nova política de retenção, execute o seguinte comando:

New-RetentionPolicy <name>

Para criar uma nova política de retenção e vincule marcas de retenção a ela, execute o seguinte comando:

New-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

Exemplo   O comando a seguir cria uma nova política de retenção denominada "Company Officers" e vincula duas marcas de retenção a ela:

New-RetentionPolicy "Company Officers" -RetentionPolicyTagLinks "Company Officers-Deleted Items","Company Officers-Sent Items"

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Use o cmdlet New-RetentionPolicyTag para criar novas marcas de retenção. Assim como você pode precisar de uma nova política de retenção por razões jurídicas ou regulamentares, você pode ter funcionários que exijam períodos ou ações de retenção diferentes. Você pode criar uma nova marca de retenção e vinculá-la a políticas de retenção novas ou existentes.

Para criar uma nova marca de retenção, execute o seguinte comando:

New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>

Exemplo   O comando a seguir cria uma nova marca de retenção denominada "Company Officers-SentItems". Quando aplicada a uma caixa de correio, essa marca de retenção move itens da pasta Itens Enviados com mais de três meses para a caixa de correio de arquivo morto do usuário.

New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Para mais informações sobre esse cmdlet, consulte New-RetentionPolicyTag.

Observação   Ao criar marcas de retenção, você poderá usar somente a ação MoveToArchive para marcas de retenção do tipo All, Personal e RecoverableItems.

Conforme já mencionado, você pode adicionar uma DPT por classe de mensagem específica a uma política de retenção. O exemplo a seguir cria uma DPT para mensagens de caixa postal. Quando a marca é aplicada a uma caixa de correio, as mensagens de caixa de correio sem uma marca de retenção aplicada são excluídas após 14 dias.

New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Para adicionar esta DPT a uma política de retenção, consulte Adicionar ou remover uma marca de retenção de uma política de retenção.

Como mencionado anteriormente, o Assistente de Pasta Gerenciada tenta processar todas as caixas de correio na sua organização baseada na nuvem a cada sete dias. Se você alterar uma marca de retenção ou aplicar uma política de retenção diferente a uma caixa de correio, poderá aguardar até o Assistente de Pasta Gerenciada processar a caixa de correio ou executar o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para fazer o Assistente processar uma caixa de correio específica. Executar esse cmdlet é útil para testar ou solucionar problemas de configuração de uma política ou marca de retenção.

O comando a seguir executa o Assistente de Pasta Gerenciada para uma caixa de correio específica:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <name of the mailbox>

Exemplos   O comando a seguir inicia o processamento de retenção na caixa de correio de Ian Tien:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Ian Tien"

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  • Ajudar os usuários a aplicar marcas pessoais   Quando uma marca de retenção pessoal é vinculada à política de retenção aplicada a uma caixa de correio de usuário, a marca fica disponível automaticamente para os usuários aplicarem aos seus itens de caixa de correio. Conforme explicado anteriormente neste tópico, os usuários podem usar o Microsoft Outlook 2010 e o Outlook Web App para aplicar marcas de retenção pessoais a pastas personalizadas e itens individuais em suas caixas de correio. Diga a eles como: Aplicar diretivas de retenção e diretivas de arquivamento às suas mensagens.
  • Colocar uma caixa de correio em retenção   Uma retenção suspende a política de retenção aplicada a uma caixa de correio. O resultado é que o Assistente de Pasta Gerenciada não processa as configurações de retenção nem executa ações de retenção. Consulte Colocar uma caixa de correio em retenção.
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