Office 2013 - Como usar o Geoflow no Excel 2013?

Renato Haddad

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Maio, 2013

O objetivo deste artigo é mostrar o fantástico recurso do Excel 2013 chamado Geoflow, o qual tem como finalidade exibir dados na forma de gráficos plotados num mapa online. Para isto, chamei o meu irmão Paulo Haddad, especialista no Excel e autor de um livro sobre Excel avançado, para escrevermos este artigo, onde eu me encarreguei de providenciar dados oriundos de um serviço de Web API de um cliente (claro que ele autorizou), e o Paulo me orientou na construção do Geoflow.

O que mais me chamou a atenção no Geoflow é a facilidade de visualizar dados de forma que uma simples visão no mapa já consigo saber quais os pontos bons e críticos a serem analisados para uma tomada de decisão.

Os pré-requisitos para este artigo são o Excel 2013 com o recurso de Geoflow instalado, o qual você pode fazer o download a partir do link http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=38395 chamado Power Map Preview for Excel 2013. E, conexão com a internet é fundamental, pois o mapa é em tempo real.

Criação da Planilha

Quando pensamos em exibir dados de forma que uma pessoa possa analisa-los rapidamente só com um olhar, nada melhor que um gráfico. Isto é indiscutível, dizer que uma imagem fala mais que mil palavras, todos conhecem este velho e bom ditado, e para isto, veja na figura 1 um exemplo clássico. Se você analisar as barras de vendas dos produtos por cidade, é claro que irá chamar a atenção as cidades com as barras mais altas, que vendem mais. Agora imagine que este mapa é 3D e você pode e deve interagir dinamicamente através das setas, ou melhor ainda, se o monitor for de toque, interagir tocando diretamente na tela (claro que estou pensando num monitor de 100 polegadas exibido na entrada do prédio).

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Figura 1 – Gráfico gerado no Geoflow

Então, vamos ver como podemos criar passo a passo uma planilha para se chegar a este nível de análise. Abra o Excel 2013 e crie uma nova planilha. Aqui você tem condições de criar uma planilha de forma manual ou importar dados de alguma fonte de dados. O importante é você ter uma base de dados para servir ao gráfico. Em princípio a figura 2 mostra uma planilha contendo as colunas com o nome do cliente, endereço, bairro, cidade, estado e as quantidades vendidas de alguns produtos.

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Figura 2 – Fonte de dados

Eu sei que o Excel permite obter dados de diversos locais, conforme a figura 3, então você tem que ter em mente que a planilha para ser a base do Geoflow precisa ser bem elaborada para que possamos extrair as informações dela. Portanto, se os dados estão no Access, na Web, em um arquivo de Texto, JSON, XML, web services ou qualquer outra fonte mostrada na figura 3, fique à vontade para obter os dados. Ou, se preferir basta digita-los.

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Figura 3 – Obter dados para a planilha

Criar o Geoflow

Para criar o Geoflow é preciso instalar esta ferramenta no Excel 2013, conforme citei anteriormente no link. No menu do Excel, selecione Inserir / Map (Launch Power Map). Em seguida, é exibida uma janela contendo todos os Tours criados, mas como é a primeira vez, a tela estará vazia. Clique na opção New Tour e você verá uma imagem contendo um mapa no centro, a região de dados do lado direito contido em Choose Geography / Range. Selecione os campos Cidade, Endereço e Estado. Conforme a figura 4, em Geography and Map Level, você deve selecionar qual é o tipo de informação que o Excel deve entender como coordenada geográfica para plotar no mapa. Observe que na lista as possibilidades são muitas, sendo: latitude, longitude, cidade, país, estado, rua, cep e endereço. Como padrão, ele selecionou Endereço e já plotou no mapa os pontos.

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Figura 4 – Coordenadas geográficas

Deixe o campo Endereço selecionado e clique no botão Next. Agora é preciso informar quais são os campos que deverão expressar os números/barras no mapa. Selecione Prod A e Prod B e conforme a figura 5, note que a função selecionada por padrão é o somatório (Sum). Com isto, teremos o somatório das vendas dos produtos por endereço.

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Figura 5 – Somatório dos campos

Falando em funções, você pode selecionar somatório (Sum), média (Average), contar os diferentes de branco (Count (Not Blank)), contar os distintos (Count (Distinct), máximo (Maximum), mínimo (Minimum) e Sem agregação (No Aggregation). Por enquanto, isto é o suficiente para já visualizar dados no mapa.

Se você observar o texto “Map by Endereço (Street)”, verá que somente 58% dos endereços foram identificados, ou seja, temos uma lista grande de endereços que não foram plotados, ou seja, não estão expressando os números no gráfico. E o que fazer para identificar e arrumar? Clique exatamente no 58% e será exibida uma janela, conforme a figura 6, com os dados inconsistentes que você precisa arrumar na planilha.

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Figura 6 – Dados não encontrados

Eu diria que 58% é um dado substancial para expressar vendas no mapa, ou seja, não aceito tal percentual. Então, ou arrumo os endereços ou mudo para comparar as cidades. Como fazer para alterar para cidades? Acima dos 58% há um ícone (lápis) que você tem acesso à lista de campos selecionados no Geography and Map Level. Portanto, clique no lápis e selecione o campo Cidade. O mapa é refeito e o percentual chegou a 73%. Da mesma forma, se quiser ajustar os nomes das cidades não reconhecidas pelo mapa da Nokia / Bing, basta exibir a lista dos nomes e arrumar.

Como exibir as cidades e legenda?

No menu Home você tem diversas opções interessantes, por exemplo, clique em Map Labels e verá os nomes das cidades. Clique em Legend para exibir a legenda com os dados dos produtos, e aqui você pode clicar e arrastar pelo título para posicionar a legenda onde desejar, assim como ajustar o tamanho da mesma. Para o nome da legenda, você deve alterar diretamente no Task Panel (Painel de Tarefas), troque de Layer1 para Vendas.

Para adicionar um título ao Mapa, clique em Textbox e forneça as informações, conforme a figura 7.

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Figura 7 – Título do mapa

A opção Find Location permite localizar rapidamente uma cidade e já exibir os dados no mapa, conforme a figura 8.

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Figura 8 – Pesquisar uma cidade

E, se você não está feliz com o tipo de mapa mostrado, clique em Theme e escolha um tipo de visualização adequado para a ocasião e tipo de informação. Veja na figura 9 que selecionei uma visão aérea com os nomes das cidades. E, lembre-se que o zoom e posicionamento do mapa 2D ou 3D você consegue facilmente com as setas.

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Figura 9 – Visão 3D das cidades

Como adicionar mais uma camada de dados?

Um mapa expressa diversas camadas (Layers) de dados, conforme a necessidade do cliente. Por exemplo, clique no menu Add Layer, aplique a pesquisa pelo campo Cidade, selecione outros dois produtos (C e D no meu exemplo), e altere o título de Layer2 para Vendas Carros Novos. Veja que o mapa (conforme a figura 10) contém dois layers (duas camadas) onde é possível visualizar e analisar todos os dados ao mesmo tempo.

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Figura 10 – Mapa com duas camadas de dados

Cada camada pode ser configurada do jeito que quiser. Clique no menu Task Panel para mostrar as opções da figura 11 (Layer Options), e note que é possível formatar a altura e a borda das barras em percentuais, assim como a cor de cada barra. Para os dados, é possível exibir os zerados, os negativos e os núlos, pois é possível que a planilha não tenha todos os dados.

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Figura 11 – Configuração do layer

Criar Cenários

Aqui vamos mostrar um dos melhores recursos do Geoflow, pode preparar a emoção e os holofotes para mostrar este aprendizado aos diretores da empresa num telão, é claro. O conceito de cenário (Scene) no Geoflow é independente um do outro, sendo que cada cenário pode conter configurações de dados, mapas, 2D ou 3D únicos. Sendo assim, clique no menu Tour Editor para exibir os cenários existentes, o que pra nós é apenas um cenário, o inicial. Conforme a figura 12, veja que as configurações do cenário (Scene Options) contém um tempo de duração em segundos (6 é o padrão), o nome do cenário (pode digitar Vendas 2014), o tempo de transição em segundos (3 é o padrão) entre os cenários, o efeito de transição (isto é fantástico, convido a todos a testar todos), e a velocidade do efeito. Portanto, tudo é configurável de acordo com a apresentação.

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Figura 12 – Configuração do cenário

Agora clique no menu Add Scene e note que na lista de cenários temos 2. Para este cenário, configure tudo diferente, altere o Theme, o 3D, o zoom, a rotação, assim como o tempo de duração, o nome do cenário e os efeitos. Veja na figura 13 um exemplo de outra configuração do cenário. Isto que é mais legal, você pode ter diversos cenários completamente diferentes e com dados diferentes para mostrar automaticamente numa apresentação.

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Figura 13 – Outro cenário

Como exercício, crie mais um cenário com uma configuração totalmente diferente das anteriores. Pronto, temos 3 cenários para a apresentação. Agora prepare-se, vamos ao melhor de tudo. Clique no menu Play Tour e aguarde para assistir na forma de filme, todos os cenários que você montou. Eu sei que é impossível mostrar isto no papel, mas acredite, você verá um filme na sequencia dos cenários criados e configurados.

Se você conseguiu executar os Tour com todos os cenários já deve estar imaginando como isto ficaria fantástico numa apresentação com dados da empresa.

Como gerar um filme dos cenários?

No menu Create Video é possível fazer um filme MP4 com diversas resoluções, conforme a figura 14, para que você distribua a quem for usa-lo. Selecione a qualidade do video a ser criado, clique no botão Create, informe o nome e em qual pasta será criado o vídeo. Ao final, aguarde que o Excel irá criar o vídeo em alguns minutos. Só falta adicionar uma música para ficar espetacular.

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Figura 14 – Criar um video dos cenários.

Sendo assim, você tem agora um bom recurso para adicionar cenários de acordo com as fontes de dados da sua planilha. Lembre-se que expressar dados na forma de gráficos é sempre melhor que qualquer número, permitindo uma análise rápida para a tomada de decisões.

Conclusão

O Excel sempre com seus fantásticos recursos de análise de dados nos surpreendeu. E agora com mais este recurso do Geoflow para ajudar as empresas e times de diversas áreas, é um fator que agrega muito valor à qualquer equipe. É enorme a lista de áreas, empresas e locais onde qualquer gráfico com mapa se aplica do ponto de vista de análise de dados. Convido a todos explorar o Excel, sabemos que é a melhor ferramenta que existe para planilhas, e quem sabe você se propõe a aprender 5% (por semana) dos recursos do Excel.

Agradecemos a oportunidade de poder compartilhar o conhecimento com todos. Qualquer dúvida e preparação de times de produtividade, por favor nos contate.

Sobre os Autores

Paulo Haddad (paulo.haddad@hotmail.com) é consultor de informática, especialista no desenvolvimento de planilhas em Excel. Autor de livros de Excel, dentre os quais “Excel 2013 - Guia Inteligente de Funções”, no formato Kindle.

Renato Haddad (rehaddad@msn.comwww.renatohaddad.com ) é MVP, MCPD e MCTS, palestrante em eventos da Microsoft em diversos países, ministra treinamentos focados em produtividade com o VS.NET 2013, ASP.NET MVC 5, Entity Framework, Reporting Services, Windows Phone e Windows 8. Visite o blog http://weblogs.asp.net/renatohaddad.

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