Visão Geral do Microsoft Excel, Word e Outlook 2007

Por Renato Haddad, Microsoft Most Valuable Professional .NET Mobile Devices. Arquiteto e desenvolvedor de aplicações .NET e Office no Canadá e Brasil, autor de diversos livros. Ministra palestras e treinamentos sobre a tecnologia .NET e Office 2007 no Brasil e Canadá.

Tecnologias utilizadas

• Excel 2007

• Word 2007

• Outlook 2007

A primeira vez que eu soube que a Microsoft estava trabalhando numa nova versão do Office, pensei: Será que há o que melhorar, que tipo de novas funcionalidades precisamos, como melhorar uma suite com tantas facilidades e recursos? Quando participei em janeiro/2005 do Office Developers Conference em Seattle, na sede da Microsoft, confesso que fiquei chocado com o que vi. E realmente as minhas dúvidas foram esclarecidas: tinha, sim, o que melhorar, principalmente para o usuário final que utiliza a suite. Apesar de eu ter visto apenas a versão Beta, concluí que o time de Office pudesse coletar mais informações da comunidade e integrar o Office com outros produtos através de XML. Atualmente, com o lançamento da versão Beta 2 pública para todas as pessoas que quiserem testar e avaliar, pensei em justamente escrever este artigo para dar uma opinião geral do novo Word, Excel e Outlook 2007.

User Interface - Word

Para começar, responda-me à seguinte questão: No Word 2003, quantos comandos você tem que dar para inserir uma marca-d'água no documento (para quem não sabe, marca-d'água é um texto de fundo transparente, que aparece em todas as páginas, por exemplo: confidencial, rascunho, etc.)? A resposta: sete comandos ou opções de menu que você precisa selecionar. E no Word 2007 são apenas dois menus.

Outra pergunta clássica: Quando você tem um texto e gostaria de aplicar uma formatação, por exemplo, trocar a fonte de letra, cor e tamanho do texto, no Word 2003 normalmente seleciona o texto e através da barra de formatação escolhe o formato desejado. Esse é o melhor e o mais rápido caminho, sem dúvida você deve ter pensado a mesma coisa. Só tem um porém, para ver o resultado final você precisa efetivamente selecionar a formatação na barra de ferramentas, e se não gostou basta aplicar uma nova formatação e, se não gostou ainda, é so clicar novamente na fonte de letra, por exemplo, e assim sucessivamente até chegar ao ponto em que está formatado do jeito que queria. Já no Word 2007 é muito mais simples, pois você seleciona o texto e seleciona a formatação. A enorme diferença é que ao mesmo tempo em que você percorre com o mouse ou teclado a lista de fontes de letras, no texto você já consegue visualizar em tempo real como o seu texto está ficando com aquela formatação. Isso nos dá uma enorme economia de tempo e permite testar diversos tipos de letras com apenas um clique. No final, quando você achar uma fonte que atenda à sua expectativa, apenas clique no nome da fonte para efetivar a formatação. O melhor de tudo é que esse processo de seleção e visualização em tempo real aplica-se a todos os aplicativos da suite do Office 2007 (Word, Excel, Power Point, etc.). Veja um exemplo na Figura 1.

Figura 1 - Formatação no Word 2007.

Ainda falando sobre formatação, que tal selecionar um texto e através de uma Smart Tag poder formatá-lo rapidamente, sem ter que recorrer à barra de ferramenta? É exatamente isso que você pode ver na Figura 2.

Figura 2 - Smart Tag de formatação.

Falando um pouco dos menus, agora temos em todos os aplicativos do Office 2007 o que chamamos de menu sensitivo ao contexto, ou seja, o menu adapta-se à situação onde o usuário pode executar determinadas tarefas relativas ao contexto. Por exemplo, se você tiver uma tabela, o menu a ser mostrado será relativo às operações com tabelas, se você tiver uma figura ou qualquer outro objeto selecionado, o menu adapta-se ao contexto.

E, por falar em menu, veja na Figura 3 o novo estilo de menu, onde desde o design até o contexto são novos. Com isso, o objetivo é deixar todos os recursos apenas a um clique do mouse, na palma da mão. Esse novo estilo de menu chama-se Ribbonribbon (sem tradução para o português até o momento). Caso queira ocultar/exibir o Ribbonribbon, basta dar um duplo clique na opção de menu.

Figura 3 - Menus com novo design.

Observe a Figura 4: a forma e o estilo que apliquei a essa imagem? Se você achar que copiei a imagem para um programa de tratamento de imagem e apliquei um estilo, está totalmente equivocado. Eu apenas selecionei a imagem, abri a lista de estilos e selecionei um estilo conforme visto na Figura 4. Isso tudo com apenas um clique. Como tenho o hábito de escrever artigos, livros e apresentações, esse recurso foi um dos que mais gostei, pois existe uma biblioteca de vários estilos ao alcance de um clique.

Figura 4 - Estilo de uma imagem.

Você já precisou gerar um arquivo PDF a partir de um arquivo, digamos um .DOC, um .PPT, um .XLS? Com certeza você deve ter usado um aplicativo para gerar PDF. Porém, gerar PDF no Office 2007 é nativo, ou seja, basta salvar o arquivo como PDF. Veja essa opção de menu na Figura 5.

Figura 5 - Salvar como PDF.

User Interface - Excel

Na minha opinião, o Excel é o melhor software já criado até hoje. Desde a versão 1.0 eu uso o Excel em diversos projetos e pude acompanhar a evolução desse produto ao longo dos anos. Para os apaixonados pelo Excel (como eu), um dos melhores recursos novos é o de formatação de planilha. Observe uma planilha básica na Figura 6 e pense como você formataria os dados de forma rápida?

Figura 6 - Planilha sem formatação.

Agora, faça o seguinte: selecione a região a ser formatada e clique no ribbon Format as Table. Veja na Figura 7 a quantidade de formatos existentes disponíveis com apenas um clique no mouse. Selecione um estilo e será exibida uma janela solicitando a região a ser formatada. Como já está selecionada, clique em OK.

Figura 7 - Formatar uma tabela no Excel 2007.

O melhor de tudo é que o Excel 2007 já aplica o respectivo formato selecionado e já exibe os caracteres de filtro na tabela (Figura 8), pois ele já identificou que é um tipo de tabela que permite aplicar um filtro. Isso é inteligência no software, pois o mesmo já identifica que existe uma lista onde o usuário poderá aplicar um filtro para exibir somente alguns registros. Fica aqui registrada mais uma questão: Quantos usuários sabem aplicar ou sabem que existe a opção de filtro desde as primeiras versões do Excel?

Figura 8 - Formatação e filtro.

Veja que essa planilha criada contém uma coluna chamada Total, na qual eu gostaria de inserir uma fórmula que será a multiplicação da coluna Preço e Qtde. Normalmente você já montaria a fórmula com a expressão =B3*C3 e copiaria essa fórmula para as demais células da coluna Total. Você está correto, porém, no Excel 2007, a maneira de criar fórmulas ficou mais fácil (ainda). Veja na Figura 9 a expressão a ser inserida. Na coluna D3, digite o = (igual) para iniciar a fórmula da expressão e digite [ (abre colchetes). Note que o Excel 2007 já identifica o título das colunas e exibe na lista para que você apenas selecione o nome da coluna da sua tabela e, em seguida, você digita o * (multiplicação) e o [ (abre colchetes) para selecionar outro campo da tabela. Esse simples exemplo já mostra a produtividade na criação de fórmulas, pois imagine como ficaria uma planilha com muitas colunas? Só para concluir o raciocínio, quando você selecionar a coluna Qtde. na lista para finalizar a fórmula, o Excel 2007 já copia a fórmula para todas as linhas abaixo e já aplica a formatação. Sabe com quantos cliques eu fiz isso? Nenhum clique, só montei a fórmula.

Figura 9 - Fórmula no Excel 2007.

E, por falar em fórmula, na linha 7 vamos montar a fórmula para o somatório das colunas. Selecione a célula B7, C7 e D7 e clique no símbolo de somatório disponível no ribbon. Até aqui não há novidades nesse processo. Porém, eu gostaria de alterar a fórmula da célula B7 para exibir a média dos preços, não o somatório. Nesse caso, note na Figura 10 que, só ao selecionar a célula que contém a fórmula, já é exibida uma lista com outras funções de agregação disponíveis para você aplicar à célula.

Figura 10 - Fórmulas disponíveis.

Outro excelente recurso existente no Excel 2007 é Autoformatação, com diversos tipos de formatos a serem aplicados. Esse recurso não é novidade, porém a forma de aplicar a formatação é que é nova. Nessa planilha, eu adicionei uma nova coluna (coluna E) com o título percentual e apliquei uma fórmula que divide a coluna Total pelo Total Geral e apliquei uma formatação de percentual. O melhor de tudo é que essa nova coluna já segue o formato aplicado à tabela, ou seja, você não tem que aplicar um formato para a nova coluna. Em relação à formatação condicional, selecione a lista de dados e no ribbon selecione Conditional Formatting / Icon Sets e veja alguns modelos disponíveis (Figura 11).

Figura 11 - Formatação condicional.

Se você quiser aplicar um fundo degradê para as células, selecione no ribbon a opção Conditional Formatting / Data Bars e escolha um estilo (Figura 12).

Figura 12 - Barra de dados para a formatação condicional.

Para você se apaixonar de vez pelo Excel 2007, selecione o menu Page Layout e no ribbon Themes (Figura 13) navegue com o mouse sobre os diversos temas existentes e, quando achar um que goste, apenas clique no tema para aplicar a toda a planilha.

Figura 13 - Tema aplicado à planilha.

Os números do Excel 2007 assustam, então veja algumas curiosidades do Excel 2007:

• Quantidade de linhas (1.048.576) e colunas (16.384), Figura 14. Será que algum dia veremos uma planilha que exija essa capacidade?

• Quantidade de caracteres por célula: 32.767.

• Planilhas por arquivo: limitadas à memória da máquina (o mesmo que a versão 2003).

• Número de formatos no arquivo: entre 200 e 250, dependendo da versão instalada.

• Dependência de fórmula: 4 bilhões de fórmulas podem depender de uma única célula.

Figura 14 - Capacidade de linhas e colunas.

Outra interessante funcionalidade criada ao alcance de um clique é o Zoom a ser aplicado à planilha. Note na Figura 15, no rodapé, a barra de percentual para você aplicar o zoom desejado. Isso é muito útil em apresentações e palestras.

Figura 15 - Zoom na planilha.

User Interface - Outlook

O Microsoft Outlook é o aplicativo que você usa para ler e-mails, gerenciar a agenda de compromissos e contatos, criar tarefas e notas, entre outras funcionalidades. No Outlook 2007 temos uma interface melhorada para atender ao mesmo padrão de UI citada neste artigo (Figura 16).

Figura 16 - UI do Outlook 2007.

Quando você cria um novo e-mail, as facilidades para selecionar ou adicionar qualquer elemento (destino, CC, BCC, Anexo, Corpo do e-mail) estão disponíveis no ribbon. Você tem acesso integrado à lista de contas, lista de contatos, business card, assinaturas, follow up, formatação do texto e tipo de anexo, por exemplo. Veja os menus na Figura 17.

Figura 17 - Menus do Outlook 2007.

Veja um exemplo de como criar um novo e-mail com uma imagem anexada (Figura 18).

Figura 18 - Composição de um novo e-mail.

Veja na Figura 19 o recebimento desse e-mail. Note que o anexo é exibido, pois é uma imagem, mas se houvesse um documento do Word ou uma apresentação do Power Point, por exemplo, você poderia visualizar o conteúdo sem abrir o arquivo em si. Note que o cabeçalho do e-mail contém o ícone da mensagem (Message) e o ícone do anexo (imagem) e, se você clicar na imagem, verá o conteúdo.

Figura 19 - Recebimento do e-mail com anexo.

Conclusão

Este artigo apenas mostra algumas interessantes novidades do Excel, Word e Outlook 2007. Faça o download dessa versão do Office 2007 Beta 2, instale e experimente. Com certeza, você notará que o ponto-chave do Office 2007 é a produtividade, alcance a todos os recursos com apenas um clique e a integração entre os aplicativos de todo o Office 2007 e o SharePoint 2007.

Bons estudos e lembre-se: No Stress, think Office 2007

Renato Haddad (rehaddad@msn.com) é MVP Mobile Devices, palestrante em diversos eventos de .NET e Office no Brasil e no Canadá. Renato é autor de diversos livros e treinamentos em CD multimídia de ASP.NET (1.1 e 2.0), SQL Reporting Services 2003/2005, Visual Studio .NET 2003/2005 e Aplicações Móveis para celulares e Pocket PC, tanto no Brasil como em outros países da América Latina. Renato é Architect/Developer da empresa www.inforcesolutions.com no Canadá, responsável pelos projetos de ASP.NET 2.0, Windows Mobile 5.0, VSTO e Office 2007.

Autor dos livros:
Crie Planilhas Inteligentes com o Microsoft Office Excel 2003 - Avançado e Access 2000 & VBA - Soluções e Aplicações

Referências:
Office 2007 https://www.microsoft.com/brasil/2007office/default.mspx
Excel 2007 https://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/excel/highlights.mspx
Word 2007 https://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/highlights.mspx
Outlook 2007 https://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/outlook/highlights.mspx