Regels instellen voor het maken van inkooporders en consolidatie van de vraag
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Met deze procedure kunt u de beleidsregels definiëren die worden gebruikt wanneer u opdrachten tot inkoop converteert naar inkooporders.
Notitie
Dit onderwerp omvat informatie over functies die zijn toegevoegd of gewijzigd voor cumulatieve update 6 of later voor Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Deze informatie geldt ook voor AX 2012 R3.
U kunt de volgende taken uitvoeren:
U kunt criteria instellen om te bepalen wanneer er een afzonderlijke inkooporder moet worden gemaakt voor een regel van een opdracht tot inkoop.
U kunt de prijstolerantieregels definiëren die worden gebruikt om goedgekeurde opdrachten tot inkoop opnieuw door het controleproces te routeren wanneer de prijs van een artikel in een interne catalogus is gestegen.
U kunt opgeven welke goedgekeurde opdrachten tot inkoop handmatig moeten worden verwerkt en of deze opdrachten tot inkoop in aanmerking komen voor vraagconsolidatie.
U kunt de verwerkingsregels configureren die worden toegepast op een opdracht tot inkoop waarvan de validatie is mislukt vanwege een leveranciersfout of prijstolerantiefout.
In Microsoft Dynamics AX 2012 R3 of cumulatieve update 6 of later voor AX 2012 R2 kunt u aangeven hoe prijzen en kortingen voor catalogusartikelen moeten worden bepaald wanneer een goedgekeurde opdracht tot inkoop wordt omgezet naar een inkooporder. U kunt prijzen en kortingen rechtstreeks overdragen van de opdracht tot inkoop of u kunt handelsovereenkomsten gebruiken om de prijzen en kortingen te berekenen.
Notitie
Entiteiten in de openbare sector die toezeggingen gebruiken om budgetreserveringen te beheren, kunnen geen inkooporders maken van opdrachten tot inkoop. Zie (FRA) About commitments (Public sector) voor meer informatie.
Regels instellen voor het maken van inkooporders en consolidatie van de vraag
Klik op Inkoop en sourcing > Instellen > Beleid > Inkoopbeleid.
Selecteer op de lijstpagina Inkoopbeleid een bestaand inkoopbeleid of maak een nieuw inkoopbeleid.
Zie Kerntaken: Aanschafbeleid maken voor meer informatie over het maken van een inkoopbeleid.
Klik in het formulier Inkoopbeleid op het sneltabblad Beleidsregels, selecteer Regel voor maken van inkooporders en vraagconsolidatie in de lijst Beleidsregeltype: en klik vervolgens op Beleidsregel maken.
Voer op het tabblad Algemeen het geldige datumbereik voor de beleidsregel in.
Klik op het tabblad Inkooporder splitsen en definieer vervolgens de parameters die bepalen wanneer regels van een opdracht tot inkoop worden gesplitst in afzonderlijke inkooporders. U kunt regels van een opdracht tot inkoop splitsen op basis van de aanvrager, het regeltype of de aanschaffingscategorie.
Notitie
Er wordt automatisch een afzonderlijke inkooporder gemaakt als de rechtspersoon, leverancier of valuta op de regels van de opdracht tot inkoop verschilt.
Klik op het tabblad Overdracht prijs/korting om aan te geven hoe prijzen en kortingen voor catalogusartikelen moeten worden bepaald wanneer een goedgekeurde opdracht tot inkoop wordt omgezet naar een inkooporder. Een van de volgende opties selecteren:
Alleen bij geen handelsovereenkomst- Prijzen en kortingen worden alleen overdragen van de opdracht tot inkoop als er geen geldende handelsovereenkomst of basisprijs is. Als er een handelsovereenkomst of basisprijs is voor het artikel of de leveranciers, worden de prijzen en kortingen herberekend op basis van de handelsovereenkomst of de basisprijs en worden deze toegepast op de inkooporder. Tenzij anders opgegeven, is dit het standaardgedrag.
Altijd – Prijzen en kortingen worden altijd overgenomen van de opdracht tot inkoop.
U kunt ook toestaan dat de aanvrager de overdrachtmethode voor prijs en korting wijzigt voor afzonderlijke regels van opdrachten tot inkoop, ongeacht de overdrachtregel die is bepaald voor prijs/korting. Schakel het selectievakje Handmatig overschrijven per regel van opdracht tot inkoop toestaan indien u deze functie wilt inschakelen.
Dit bedieningselement is niet beschikbaar in versies van Microsoft Dynamics AX 2012 vóór cumulatieve update 6 voor AX 2012 R2.
Klik op de tab Prijstolerantie. Stel vervolgens het maximumbedrag in waarmee het nettobedrag op een regel van een opdracht tot inkoop kan stijgen tussen het tijdstip waarop de opdracht tot inkoop is goedgekeurd en het tijdstip waarop de inkooporder is gemaakt. Het nettobedrag wordt met de volgende formule berekend: ((hoeveelheid * (eenheidsprijs – korting)/prijseenheid) + diverse inkooptoeslagen) * (100 – kortingspercentage)/100.
Regels van opdrachten tot inkoop die de prijstolerantie overschrijden, worden vastgehouden voor handmatige verwerking. De regels die u configureert op het tabblad Foutverwerking bepalen hoe de regels van de opdracht tot inkoop worden verwerkt.
Notitie
Deze instellingen zijn alleen van toepassing op regels van opdrachten tot inkoop voor interne-catalogusartikelen die niet zijn opgenomen in een offerteaanvraag of samenvoegingsmogelijkheid. Voor deze regelartikelen wordt de prijs berekend wanneer de inkooporder wordt gemaakt. De berekening is gebaseerd op de standaardprijs, handelsovereenkomsten en inkoopovereenkomsten die geldig zijn op het moment dat de inkooporder wordt gemaakt.
Klik op het tabblad Foutverwerking en configureer de verwerkingsregel die wordt toegepast op een opdracht tot inkoop waarvan de validatie is mislukt bij het maken van de inkooporder vanwege een leveranciersfout of prijstolerantiefout. Een van de volgende opties selecteren:
Geen actie: de regels van de opdracht tot inkoop blijven in het formulier Goedgekeurde opdrachten tot inkoop vrijgeven staan. De status van de regels van de opdracht tot inkoop blijft Goedgekeurd. De fouten moeten echter worden gecorrigeerd voordat er een inkooporder voor de regels van de opdracht tot inkoop kan worden gegenereerd.
De opdracht tot inkoopregel annuleren: de regels van de opdracht tot inkoop worden geannuleerd. De aanvrager kan een nieuwe opdracht tot inkoop voor de geannuleerde regels maken als hij of zij de regelartikelen nog steeds wil aanvragen.
Een nieuwe opdracht tot inkoopregel maken: de regels van de opdracht tot inkoop worden geannuleerd. Vervolgens worden er nieuwe opdrachten tot inkoop gemaakt die alleen de regels van de opdracht tot inkoop bevatten waarvan de validatie is mislukt. Als de nieuwe opdrachten tot inkoop worden gemaakt, hebben ze de status Concept. Deze opdrachten tot inkoop kunnen opnieuw ter controle worden ingediend nadat de validatiefouten zijn gecorrigeerd. De voorbereider van de regels van de opdracht tot inkoop ontvangt een melding dat de regels zijn geannuleerd en dat er nieuwe opdrachten tot inkoop zijn gemaakt voor de regels van de opdracht tot inkoop waarvan de validatie is mislukt.
Klik op de tab Handmatig inkooporders maken. Definieer vervolgens de parameters die bepalen of een opdracht tot inkoop handmatig moet worden verwerkt of automatisch naar een inkooporder kan worden geconverteerd. De parameters kunnen van toepassing zijn op interne-catalogusartikelen, externe-catalogusartikelen of niet-catalogusartikelen. Een van de volgende opties selecteren:
Inkooporders handmatig maken: handmatig inkooporders maken voor alle opdrachten tot inkoop.
Automatisch inkooporders maken: automatisch inkooporders maken voor alle goedgekeurde opdrachten tot inkoop. Er worden geen opdrachten tot inkoop vastgehouden voor het handmatig maken van inkooporders.
Inkooporders automatisch maken behalve in deze omstandigheden: handmatig inkooporders maken voor opdrachten tot inkoop die voldoen aan de criteria die u opgeeft. Alle andere goedgekeurde opdrachten tot inkoop worden automatisch geconverteerd naar inkooporders.
Als u Inkooporders automatisch maken behalve in deze omstandigheden selecteert, kunt u aanschaffingscategorieën en leveranciers toevoegen om op te geven welke goedgekeurde regels van opdrachten tot inkoop worden vastgehouden voor handmatige verwerking. Deze optie kan van toepassing zijn op interne-catalogusartikelen, externe-catalogusartikelen en niet-catalogusartikelen. Wanneer u een aanschaffingscategorie selecteert, worden alle subcategorieën voor deze categorie eveneens geselecteerd. Selecteer de optie Alle voor een bepaald type regel van een opdracht tot inkoop om alle regels van dit regeltype vast te houden voor handmatige verwerking.
Als u automatisch inkooporders van goedgekeurde opdrachten tot inkoop wilt maken wanneer de batchtaak voor het genereren van inkooporders wordt uitgevoerd, schakelt u het selectievakje Het automatisch maken van inkooporders als batchtaak uitvoeren in. Dit selectievakje is alleen van toepassing op opdrachten tot inkoop waarvoor geen handmatige verwerking is vereist. Als u een batchtaak voor het automatisch genereren van inkooporders uitvoert, kunt u deze activiteit plannen op een tijdstip waarop resources minder zwaar worden belast.
Als het selectievakje Vooruitbetaling vereist is ingeschakeld voor de regels van de opdracht tot inkoop, schakelt u het selectievakje Wanneer de aanvraag is ingesteld op vooruitbetaling in om goedgekeurde opdrachten tot inkoop vast te houden voor handmatige verwerking. Opdrachten tot inkoop die worden vastgehouden voor handmatige verwerking, kunnen worden gefilterd om alleen die regels van de opdracht tot inkoop weer te geven waarvoor vooruitbetaling is vereist.
Notitie
Nadat de inkooporder met een vooruitbetaling voor de regel van de opdracht tot inkoop is gemaakt en gefactureerd, wordt een journaalboekstuk van vooruitbetaling gemaakt. Voor meer informatie over het invoeren van journaalregels of betalingsregels, zie Over vooruitbetalingen en journaalboekstukken voor vooruitbetalingen.
Klik op het tabblad Vraagconsolidatie en definieer de parameters die bepalen of opdrachten tot inkoop die handmatig zijn verwerkt, in aanmerking kunnen worden genomen voor consolidatie van opdrachten tot inkoop. De parameters kunnen van toepassing zijn op interne-catalogusartikelen, externe-catalogusartikelen of niet-catalogusartikelen. Een van de volgende opties selecteren:
Vraagconsolidatie niet toestaan: goedgekeurde regels van opdrachten tot inkoop komen niet in aanmerking voor vraagconsolidatie. Deze optie wordt standaard geselecteerd en is alleen van toepassing op regels van een opdracht tot inkoop waarvoor handmatige verwerking is vereist bij het maken van inkooporders.
Vraagconsolidatie altijd toestaan: alle goedgekeurde regels van opdrachten tot inkoop komen in aanmerking voor vraagconsolidatie.
Waarschuwing
Als u de optie Vraagconsolidatie altijd toestaan op het tabblad Vraagconsolidatie selecteert, maar ook de optie Automatisch inkooporders maken op het tabblad Handmatig inkooporders maken selecteert, worden alle opdrachten tot inkoop vastgehouden voor handmatige verwerking.
Vraagconsolidatie toestaan in deze omstandigheden: stel de criteria in die bepalen of goedgekeurde regels van de opdracht tot inkoop in aanmerking komen voor vraagconsolidatie. U kunt de criteria per aanschaffingscategorie en leverancier instellen voor elke type regel van een opdracht tot inkoop.
Als u Vraagconsolidatie toestaan in deze omstandigheden selecteert, kunt u de criteria per aanschaffingscategorie en leverancier instellen voor elke type regel van een opdracht tot inkoop. Wanneer u een aanschaffingscategorie selecteert, worden alle subcategorieën voor deze categorie eveneens geselecteerd. Als u de optie Alle selecteert voor een bepaald regeltype, komen alle regels van de opdracht tot inkoop met dit regeltype in aanmerking voor vraagconsolidatie.
Zie ook
Regels maken van inkooporders en consolidatie van de vraag instellen (formulier)