E-mailfunctionaliteit configureren in Microsoft Dynamics AX

Artikel
08/03/2018

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Gebruik de volgende procedures in dit onderwerp op e-mailfunctionaliteit in Microsoft Dynamics AX te configureren. Deze procedures helpen u om met Microsoft Dynamics AX verbinding te maken met een SMTP-mailserver, e-mailinstellingen te configureren voor gebruikers, een batch in te stellen om e-mailberichten te verzenden en e-mailsjablonen te maken.

Nadat u de procedures in dit onderwerp voltooit, kan Microsoft Dynamics AX e-mailberichten verzenden naar gebruikers op basis van de functies die u gebruikt. Microsoft Dynamics AX kan bijvoorbeeld e-mailberichten verzenden naar gebruikers wanneer documenten voor goedkeuring worden toegewezen (zoals bepaald door een werkstroom), of wanneer verkooporders worden geannuleerd (zoals bepaald door een waarschuwingsregel).

In een oogopslag

Het volgende schema toont de stappen in het proces van het configureren van de e-mailfunctionaliteit in Microsoft Dynamics AX.

E-mailfunctionaliteit configureren

1. Uw SMTP-mailserver instellen

De eerste stap in het proces is het instellen van een Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) mail server in uw omgeving. Hiervoor moet u de volgende procedures uitvoeren.

De SMTP-server installeren

Installeer de SMTP-server op een computer waar Windows Server op draait. De richtlijnen zijn afhankelijk van de versie van Windows Server die u gebruikt.

Volg deze om de SMTP-server te installeren als u Windows Server 2008 of Windows Server 2008 R2 gebruikt.

Klik op Start > Systeembeheer > Server Manager.
Klik in het gedeelte Samenvatting Onderdelen op Onderdelen toevoegen.
De pagina Onderdelen Selecteren wordt weergegeven. Klik op het selectievakje SMTP Server.
Er wordt een venster weergegeven dat vraag of u rolservices en onderdelen wilt toevoegen voor de SMTP-server. Klik op Vereiste rolservices toevoegen.
De pagina Onderdelen Selecteren wordt opnieuw weergegeven. Klik op Volgende.
De pagina Webserver (IIS) wordt weergegeven. Klik op Volgende.
De pagina Rolservices selecteren wordt weergegeven. Klik op Volgende.
De pagina Bevestig installatieservices wordt weergegeven. Klik op Installeren.

Volg deze om de SMTP-server te installeren als u Windows Server 2012 gebruikt.

Klik op het scherm Start op Server Manager.
Klik in het menu Beheren en klik vervolgens op Rollen en functies toevoegen.
De pagina Voordat u begint wordt weergegeven. Klik op Volgende.
De pagina Type installatie selecteren wordt weergegeven. Selecteer de optie Rolgebaseerde of onderdelengebaseerde installatie en klik op Volgende.
De pagina Selecteer bestemmingsserver wordt weergegeven. Selecteer de server waarop u de SMTP-server wilt installeren. Klik op Volgende.
De pagina Selecteer serverrollen wordt weergegeven. Klik op Volgende.
Het venster Onderdelen Selecteren wordt weergegeven. Klik op het selectievakje SMTP Server.
Er wordt een venster weergegeven dat vraag of u rolservices en onderdelen wilt toevoegen voor de SMTP-server. Klik op Onderdelen toevoegen.
De pagina Onderdelen Selecteren wordt opnieuw weergegeven. Klik op Volgende.
De pagina Webserver (IIS) wordt weergegeven. Klik op Volgende.
De pagina Rolservices selecteren wordt weergegeven. Klik op Volgende.
De pagina Bevestig installatieservices wordt weergegeven. Klik op Installeren.

De SMTP-server configureren

Gebruik de volgende procedure om de SMTP-server te configureren om geïntegreerde authenticatie van Windows te gebruiken.

Klik in het menu of scherm Start op Systeembeheer.
Klik op Internet Information Services (IIS) 6.0 Manager om IIS Manager te openen.
Selecteer in het linkervenster de naam van uw server.
Klik in het rechtervenster met de rechtermuisknop op [SMTP Virtual Server #1] en klik vervolgens op Eigenschappen.
Het venster [SMTP Virtual Server #1] Eigenschappen wordt weergegeven. Klik op het tabblad Toegang.
Klik op de knop Verificatie.
Het venster Verificatie wordt weergegeven. Schakel het selectievakje Geïntegreerde Windows-verificatie in. Klik tot slot op OK.
Het tabblad Toegang wordt opnieuw weergegeven. Klik op de knop Relais.
Het venster Relaisbeperkingen wordt weergegeven. Schakel het selectievakje Alle computers toestaan verbinding te maken bij geslaagde verificatie, ongeacht de bovenstaande lijst in. Klik tot slot op OK.
Het venster [SMTP Virtual Server #1] Eigenschappen wordt opnieuw weergegeven. Klik op OK om het venster te sluiten.

Maak met Microsoft Dynamics AX verbinding met de SMTP mailserver

Met de volgende procedures kunt u met Microsoft Dynamics AX verbinding maken met de SMTP mailserver.

Open de Microsoft Dynamics AX-client.
Klik op Systeembeheer > Instellen > Systeem > E-mailparameters.
Geef in het veld Naam SMTP-relaisserver de naam op van de computer waarop u de SMTP-server installeerde.
Geef de naam van de lokale computer op in het veld IP-adres SMTP-server.
Voer in het veld SMTP-poortnummer het poortnummer in om te gebruiken met SMTP. Het standaard poortnummer is 25.
Voer een geldig wachtwoord in als verificatie is vereist voor de SMTP-server.
Schakel het selectievakje NTLM gebruiken in.
Geef in het veld Limiet voor bijlage (MB) een maximale grootte op voor e-mailbijlagen.

De registersleutel maxbuffersize beperkt ook de aanvaardbare bijlagegrootte voor e-mails. Als de grootte die u hier invoert, de maximale buffergrootte overschrijdt, is de maximale buffergrootte van toepassing.
Voer in het veld Ingesloten gegevens en bijgevoegde bestanden toestaan van het pad van een serverlocatie in waar e-mailbijlagen of andere gegevens uit een e-mail worden opgeslagen, of blader naar deze locatie.

2. Het e-mailadres van elke gebruiker invoeren

Voltooi deze procedure om het e-mailadres van elke gebruiker van Microsoft Dynamics AX in te voeren.

Notitie

Als u wilt dat gebruikers hun eigen e-mailadres invoeren, vraag hen dan het volgende te doen:

Open de Microsoft Dynamics AX-client.
Klik op Bestand > Extra > Opties.
Voer in het veld E-mail een e-mailadres in.

Open de Microsoft Dynamics AX-client.
Klik op Systeembeheer > Algemeen > Gebruikers > Gebruikers.
Selecteer een gebruiker.
Klik op Opties.
Voer in het veld E-mail het e-mailbericht van de geselecteerde gebruiker in.
Klik op Sluiten.
De pagina Gebruikers wordt opnieuw weergegeven. Selecteer een andere gebruiker en herhaal stappen 4 tot 6.

3. Batchverwerking gebruiken om e-mailberichten te verzenden

Batchverwerking wordt gebruikt om e-mailberichten te verzenden die zijn gegenereerd van Microsoft Dynamics AX. Voer de volgende procedure uit om een batchgroep te maken en de batchtaak te configureren die de e-mailberichten zal verzenden.

Een batchgroep maken

Er wordt een batchtaak gebruikt met de naam Batchtaak e-maildistributie om e-mailberichten te verzenden die worden gegenereerd door Microsoft Dynamics AX. De batchtaak moet binnen de context van een batchgroep worden uitgevoerd. Voer de volgende stappen uit om een batchgroep te maken voor de batchtaak e-maildistributie.

Klik op Systeembeheer > Instellen > Batchgroep.
Klik op Nieuw om een nieuwe batchgroep te maken.
Voer in het veld Groep een unieke naam voor de batchgroep in. Voer bijvoorbeeld E-mail in.
Voer in het veld Omschrijving een omschrijving in om de batchgroep sneller te identificeren.
Klik op de tab Batchservers.

De lijst Geselecteerde servers geeft de AOS-exemplaren weer waarop de batchgroep wordt uitgevoerd. In de lijst Resterende servers worden de overige AOS-exemplaren weergegeven die beschikbaar zijn als batchservers.
Gebruik de pijlknoppen om servers toe te voegen aan de lijst Geselecteerde servers of om servers te verwijderen uit de lijst Geselecteerde servers.

De batchtaak configureren

Voer de volgende stappen uit om een batchgroep te configureren voor de batchtaak e-maildistributie.

Klik op Systeembeheer > Periodiek > E-mailverwerking > Batch.
Schakel het selectievakje Batchverwerking in.
Voer in het veld Taakomschrijving een beschrijving voor deze batchtaak in.
Selecteer in de lijst Batchgroep de batchgroep die u hebt gemaakt in de vorige procedure.
Schakel het selectievakje Privé in om ervoor te zorgen dat andere gebruikers deze batchtaak niet kunnen uitvoeren. Een privébatchtaak kan alleen worden uitgevoerd door de gebruiker die de batchtaak heeft opgegeven en kan alleen worden uitgevoerd op de computer waarop die gebruiker is aangemeld.
Klik op de knop Terugkeer om op te geven hoe vaak deze batchtaak wordt uitgevoerd.
Klik op Waarschuwingen voor het verzenden van meldingen wanneer de batchtaak is voltooid, wordt geannuleerd of wanneer er een fout is opgetreden.

4. E-mailinstellingen configureren voor specifieke functies of toepassingen

Veel van de functies en toepassingen in Microsoft Dynamics AX kunnen worden geconfigureerd om e-mailmeldingen aan gebruikers te verzenden. U moet e-mailinstellingen configureren die specifiek zijn voor deze functies en toepassingen. Raadpleeg de documenten voor deze functies en toepassingen voor gespecialiseerde instructies. Bijvoorbeeld:

Indien u workflows gebruikt, raadpleeg De e-mailinstellingen voor het workflow-systeem configureren voor informatie over het configureren van e-mailfunctionaliteit voor het workflowsysteem.
Indien u workflows waarschuwingsregels gebruikt, raadpleeg E-mailberichten met waarschuwingen voor informatie over het configureren van e-mailfunctionaliteit voor waarschuwingsregels.
Als detailhandel gebruikt, raadpleegt E-mail ontvangstbewijzen instellen voor informatie over hoe u ontvangstbewijzen naar klanten e-mailt.

Het configuratieproces voor e-mailinstellingen voor specifieke functies of toepassingen kan minimaal variëren, maar het proces omvat het aanmaken van één of meer e-mailsjablonen. Hieronder vindt u de stappen voor het maken van een e-mailsjabloon.

Een e-mailsjabloon maken

Bij het configureren van e-mailinstellingen voor een specifieke functie of toepassing, moet u één of meer e-mailsjablonen aanmaken.

Stel dat u een workflow voor opdrachten tot inkoop maakt in Microsoft Dynamics AX. Deze workflow bepaalt wie opdrachten tot inkoop moet goedkeuren. U kunt de workflow zo configureren dat e-mailberichten, die zijn gebaseerd op een e-mailsjabloon, worden verzonden naar gebruikers waar opdrachten tot inkoop aan zijn toegewezen ter goedkeuring.

Een e-mailsjabloon kan meerdere versies bevatten, waarbij elke versie in een andere taal wordt geschreven.

Voer de volgende procedure uit om een e-mailsjabloon te maken.

Klik op Organisatiebeheer > Instellen > E-mailsjablonen.
Zal de e-mailsjabloon dat u maakt, worden gebruikt in de gehele organisatie of in een specifiek bedrijf? Het antwoord op deze vraag bepaalt of u het selectievakje E-mails van het systeem weergeven moet inschakelen.
- Als de e-mailsjabloon die u maakt, zal worden gebruikt in een functie of toepassing die in de gehele organisatie wordt gebruikt, schakelt u het selectievakje E-mails van het systeem weergeven in.
  
  Als u bijvoorbeeld een e-mailsjabloon maakt om te gebruiken met een workflow voor opdrachten tot inkoop, moet u dit selectievakje inschakelen. U moet dit doen omdat een workflow voor opdrachten tot inkoop wordt gebruikt in de gehele organisatie. (Zie Workflowtypen voor meer informatie over hoe elk type workflow wordt gebruikt.)
- Als de e-mailsjabloon die u maakt, zal worden gebruikt in een functie of toepassing die in een specifiek bedrijf wordt gebruikt, schakelt u het selectievakje E-mails van het systeem weergeven niet in.
  
  Als u bijvoorbeeld een e-mailsjabloon maakt om te gebruiken met een workflow voor inkooporders, mag u dit selectievakje niet inschakelen. U moet dit doen omdat een workflow voor inkooporders wordt gebruikt in een specifiek bedrijf.
Druk in het bovenste deelvenster van het formulier op CTRL+N om een e-mailsjabloon te maken.
Voer de volgende gegevens voor de e-mail-sjabloon in:
1. Voer in het veld ID van e-mail een ID in voor de e-mailsjabloon. De ID moet overeenstemmen met het doel van de sjabloon. De tekst in dit veld mag maximaal 10 tekens lang zijn.
2. Voer in het veld E-mailomschrijving een beschrijving in voor de e-mailsjabloon.
3. Selecteer een taalcode in het veld Standaardtaalcode. Als een gebruiker een andere taal gebruikt, en er is geen overeenkomstige versie van de e-mailsjabloon voor die taal, wordt de e-mailsjabloon verzonden in de taal die u hier opgeeft.
4. Voer in het veld Naam van afzender een naam in voor de afzender, zoals Microsoft Dynamics AX. Dit is de naam die een geadresseerde in het Postvak IN ziet bij ontvangst van een e-mailbericht.
5. Voer in het veld E-mailadres afzender een e-mailadres in dat kan worden gebruikt om e-mailberichten te verzenden die zijn gemaakt door Microsoft Dynamics AX.
Klik op de tab Algemeen. Voer de volgende stappen uit:
1. Selecteer een prioriteit in de lijst Prioriteit. Hiermee wordt bepaald of het e-mailbericht met prioriteit wordt weergegeven in het Postvak IN van de geadresseerde.
2. Selecteer in de lijst Batchgroep de batchgroep die u hebt gemaakt eerder in dit onderwerp.

Druk in het onderste deelvenster van het formulier op CTRL+N om een taalspecifieke versie voor de sjabloon te maken. Volg deze stappen voor elke versie die u maakt:

Controleer of het veld ID van e-mail de ID weergeeft die u in stap 4 hebt gemaakt.
Selecteer in het veld Taal de taal die u wilt gebruiken om de body van het e-mailbericht te schrijven.

Voer in het veld Onderwerp het onderwerp van het e-mailbericht in.

Als u wilt dat het onderwerp van het e-mailbericht automatisch wordt gegenereerd, voert u %subject% in. Bekijk het voorbeeld in de volgende tabel om beter te begrijpen hoe deze aanduiding werkt.

SCENARIO:

U maakt een e-mailsjabloon voor een workflow voor opdrachten tot inkoop.

ALS:

Ga uit van het volgende:

Voer in het veld Onderwerp de volgende aanduiding in bij de e-mailsjabloon:

%subject%
Het veld Onderwerp werkitem bevat de volgende tekst. Dit veld bevindt zich in het formulier Eigenschappen voor de goedkeuringsstap van de workflow.

Actie vereist: Er wordt een inkoopbestelopdracht aan u toegewezen ter goedkeuring

DAN:

In de e-mail die wordt gemaakt en naar gebruikers wordt verzonden, wordt de aanduiding %subject% automatisch vervangen door de volgende tekst:

Actie vereist: Er wordt een inkoopbestelopdracht aan u toegewezen ter goedkeuring

Zie de volgende sectie in dit onderwerp voor meer informatie over aanduidingen.

Selecteer in het veld Indeling XSLT of HTML, afhankelijk van hoe het bericht moet worden weergegeven.

Klik op E-mailbericht. Voer de inhoud van het bericht in het formulier dat wordt weergegeven in.

Als u wilt dat het bericht automatisch wordt gegenereerd, voert u %message% in. Bekijk het voorbeeld in de volgende tabel om beter te begrijpen hoe deze aanduiding werkt.

SCENARIO:

U maakt een e-mailsjabloon voor een workflow voor opdrachten tot inkoop.

ALS:

Ga uit van het volgende:

Voer de volgende aanduiding in als het bericht van de e-mailsjabloon:

%message%
Het veld Instructies werkitem bevat de volgende tekst. Dit veld bevindt zich in het formulier Eigenschappen voor de goedkeuringsstap van de workflow.

Opdracht tot inkoop %Opdracht tot inkoop.PurchReqID% is aan u toegewezen ter goedkeuring.

Deze opdracht tot inkoop heeft een totaal van %Opdracht tot inkoop.Goedkeuringsbedrag% en werd ingediend door %Opdracht tot inkoop.Werknemer.GemaaktDoor%.
> [!Opmerking] > De tekst tussen de %-tekens zijn aanduidingen die u kunt invoegen wanneer u de workflow configureert. In dit voorbeeld worden de aanduidingen vervangen door specifieke gegevens die toebehoren aan opdrachten tot inkoop.

DAN:

In de e-mail die wordt gemaakt en naar gebruikers wordt verzonden, wordt de aanduiding %message% automatisch vervangen door de volgende tekst:

Opdracht tot inkoop PR-0108 is aan u toegewezen ter goedkeuring.

Deze opdracht tot inkoop bedraagt 5000 USD en werd ingediend door Jimmy Matney.

Zie de volgende sectie in dit onderwerp voor meer informatie over aanduidingen. 6. Het bericht opslaan.

Tijdelijke aanduidingen gebruiken

Aanduidingen kunnen worden gebruikt wanneer u e-mailsjablonen maakt. De aanduidingen worden vervangen door tekst die specifiek is voor de functie waarvoor u de e-mailsjabloon maakt.

Als u bijvoorbeeld een e-mailsjabloon maakt dat wordt verzonden aan gebruikers die opdrachten tot inkoop moeten goedkeuren. Als u %message% in de body van de e-mailsjabloon invoert, wordt de aanduiding %message% vervangen door de tekst die was ingevoerd in de configuratie-eigenschappen van de workflow.

De volgende aanduidingen kunnen aan e-mailsjablonen worden toegevoegd. De aanduidingen die u moet gebruiken, hangen af van uw keuze om de e-mailsjabloon te maken met HTML of XSLT.

HTML-aanduiding	XSLT-aanduiding	Informatie die wordt weergegeven in het e-mailbericht
%subject%	waarschuwing/onderwerp	Het onderwerp dat is gedefinieerd in de configuratie-eigenschappen van de bijbehorende functie.
%message%	waarschuwing/bericht	Het bericht dat is gedefinieerd in de configuratie-eigenschappen van de bijbehorende functie.
%event%	waarschuwing/gebeurtenis	De gebeurtenis die heeft plaatsgevonden.
%occurred%	waarschuwing/plaatsgevonden	De datum waarop de gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
%for%	waarschuwing/voor	De registratie waarin de gebeurtenis is vastgesteld.
%data%	waarschuwing/gegevens	Gedetailleerde informatie.
%company%	waarschuwing/bedrijf	Het bedrijf waar de gebeurtenis heeft plaatsgevonden.

Opgeven wanneer elke sjabloon moet worden gebruikt

Nadat u e-mailsjablonen hebt gemaakt, moet u opgeven wanneer elke sjabloon moet worden gebruikt. Voor instructies over het gebruik van sjablonen, raadpleegt u de documenten voor de functies waarvoor u de e-mailsjablonen maakte.

Bijvoorbeeld:

Indien u e-mailsjablonen creëerde voor workflows, raadpleeg De e-mailinstellingen voor het workflow-systeem configureren voor informatie over het configureren van het workflowsysteem om deze sjablonen te gebruiken.
Indien u e-mailsjablonen creëerde voor waarschuwingsregels, raadpleeg Een e-mailidentificatie definiëren voor waarschuwingen voor informatie over het configureren van waarschuwingsregels om deze sjablonen te gebruiken.
Indien u e-mailsjablonen creëerde voor inningen in de module klanten, raadpleeg Verzamelingen opzetten voor informatie over het configureren van Klanten om deze sjablonen te gebruiken.

5. E-mailberichten controleren die klaar staan om te worden verzonden

Gebruik de volgende procedures om uitgaande e-mailberichten te controleren.

De status van uitgaande e-mailberichten weergeven

Gebruik de volgende procedure om de status te controleren van e-mailberichten die klaar staan voor verzending.

Klik op Systeembeheer > Periodiek > E-mailverwerking > Verzendstatus van e-mailberichten.
Als u wilt dat alle e-mailberichten in het formulier staan, dus ook de berichten die met succes zijn verzonden, schakelt u het selectievakje Ook verzonden e-mailberichten verzenden in.
Bekijk de verzendstatus van elk e-mailbericht in de kolom Status.
- Wanneer een bericht is verzonden, is de status Verzonden.
- Wanneer een bericht klaar is voor verzending, is de status In afwachting.
  
  De status In afwachting wordt gevolgd door een getal 'n' tussen haakjes, bijvoorbeeld 1. Dit getal geeft het aantal mislukte pogingen aan dat is gedaan om het e-mailbericht te verzenden. Het getal kan niet hoger zijn dan het aantal pogingen dat is opgegeven in het pogingenschema. (Zie de volgende sectie voor meer informatie over het pogingenschema.)
- Wanneer een bericht niet kon worden verzonden en er zijn geen nieuwe pogingen gepland, is de status Niet geslaagd.
  
  Klik op Opnieuw verzenden als u wilt proberen het bericht opnieuw te verzenden. Het pogingenschema wordt gevolgd wanneer u probeert dit bericht te verzenden.

Een schema voor nieuwe pogingen maken

U kunt een pogingenschema instellen voor berichten die niet konden worden verzonden. Het pogingenschema geeft aan hoeveel keer u wilt proberen e-mailberichten te verzenden, en de tijdsperiode tussen elke poging.

Het pogingenschema moet zo worden ingesteld dat de AOS-server niet wordt overbelast. De tijdsintervals tussen pogingen moeten steeds langer zijn. De eerste poging kan bijvoorbeeld na een minuut plaatsvinden, de tweede na een uur, de derde na een dag en zo verder. U kunt de belasting verdelen door het pogingenschema op meerdere AOS-servers in te stellen.