Oversikt over innkjøpskataloger
Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
I Microsoft Dynamics AX kan innkjøpere opprette og vedlikeholde kataloger som firmaets ansatte kan bruke når de bestiller varer og tjenester til internt bruk. Bruken av kataloger for indirekte innkjøp har følgende fordeler:
Ansatte kan raskt og enkelt finne varene eller tjenestene de trenger, og opprette innkjøpsrekvisisjoner for disse varene eller tjenestene.
Innkjøpsansvarlige kan fremtvinge innkjøpspolicyer og garantere at ansatte bare bestiller godkjente varer og tjenester.
Når du oppretter en innkjøpskatalog, fullfører du følgende oppgaver:
Bestem hvilke kategorier som skal vises for ansatte på innkjøpsområdet. Du kan bruke innkjøpskategorihierarkiet til å opprette katalogen, eller du kan definere katalogkategoriene manuelt. Hvis du vil bruke et innkjøpskategorihierarki, må hierarkiet konfigureres før du oppretter katalogen.
Bestem hvilke varer du vil at de ansatte skal kunne bestille. Du kan importere katalogdata for produkter direkte fra leverandørene, legge til produkter manuelt i katalogkategoriene eller bruke produktene som allerede er tilordnet til innkjøpskategoriene.
Bestem hvilket detaljnivå du vil angi for produktene. Du kan legge til attributter og definere produktrelasjoner for å gi de ansatte en mer veiledet ordreopplevelse.
Bestem om ansatte kan bestille produkter direkte fra en ekstern leverandør. Hvis du vil gi tilgang til eksterne leverandørkataloger, må du konfigurere tilgangsparameterne for leverandørens katalogområde og deretter legge til en kobling til leverandørens katalogområde i innkjøpskatalogen.
Bestem hvor mange innkjøpskataloger du trenger. Tilgang til en innkjøpskatalog bestemmes av katalogpolicyregelen som du konfigurerer for den juridiske enheten og driftsenheten som en ansatt er tilordnet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer en katalogpolicyregel, kan du se Definere en policyregel for innkjøpskatalog.
Opprette en innkjøpskatalog
Prosessen med å opprette en ny katalog omfatter flere trinn. Diagrammet nedenfor illustrerer prosessflyten og identifiserer rollen som er ansvarlig for hvert trinn.
.gif "ProcurementCatalog_ProcessFlow")
Nødvendig programvare
Tabellen nedenfor beskriver oppgavene som må fullføres før en innkjøper kan opprette en innkjøpskatalog.
Oppgave |
Rolle |
Beskrivelse |
|---|---|---|
Definere et innkjøpskategorihierarki |
Innkjøpssjef |
Innkjøpskategorihierarkier brukes til å klassifisere varer eller transaksjoner for rapportering og analyse. Når du bruker et innkjøpskategorihierarki, kan firmaer strategisk administrere kategorier, produkter, leverandører og andre innkjøpsfaktorer fra et sentralt sted. Ett innkjøpskategorihierarki defineres for en hel organisasjon. Du kan opprette katalogens navigasjonsstruktur ved å kopiere innkjøpskategorihierarkiet til en innkjøpskatalog. Innkjøpskategoriene som er kopiert, blir katalogkategorier, og leverandørene, produktene, og attributtene som er knyttet til innkjøpskategoriene, blir automatisk lagt til i katalogen. Når du har kopiert innkjøpskategorihierarkiet til katalogen, kan du endre strukturen til katalogkategoriene slik at de oppfyller kravene for innkjøpsområdet. Du kan også angi produktene, leverandørene, de eksterne leverandørkatalogområdene og så videre som du vil skal vises på området. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer innkjøpskategorihierarkiet, kan du se Hovedoppgaver: Definere et kategorihierarki. |
Definere leverandører |
Innkjøpssjef |
Før du kan legge til en leverandørs produkter i en innkjøpskatalog, må leverandøren være registrert i Microsoft Dynamics AX og inkludert i originalen for leverandøren. Leverandøren må også være tilknyttet en innkjøpskategori som er inkludert i innkjøpskatalogen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du registrerer leverandører i Microsoft Dynamics AX, kan du se Administrere leverandør forespørsler oversikt. |
Legg til produkter i produktstandarden. |
Innkjøpssjef |
Før du kan legge til en produkter i en innkjøpskatalog, må produktene være inkludert i produktstandarden i Microsoft Dynamics AX. Hvis du vil legge til produkter i produktstandarden, kan du importere produktdata fra leverandørkataloger, eller angi produktdata manuelt i Produktdetaljer-skjemaet eller Detaljer om frigitt produkt-skjemaet. Når du legger til et produkt i produktstandarden, må du også tilordne det til en innkjøpskategori. Bare produkter som er tilordnet til innkjøpskategoriene kan legges til i innkjøpskatalogen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du importerer produktdato fra en leverandør, kan du se Importere en katalog fra en leverandør. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til innkjøpsprodukter manuelt i Microsoft Dynamics AX, kan du se Key tasks: Define products. |
Definer produktrelasjoner (valgfritt) |
Innkjøpssjef |
Produktrelasjoner identifiserer hvordan produkter er relatert til hverandre. Du kan oppfordre ansatte til å velge et foretrukket sett med produkter og få bedre kontroll over ansattes utgifter ved hjelp av produktrelasjoner. Du vil for eksempel kanskje knytte en datamaskin til en bestemt skjerm som gir mye for pengene. Når en ansatt legger til datamaskinen, tilbys på denne måten den foretrukne skjermen. Produktrelasjoner kan defineres av leverandøren, eller du kan definere dem i produktstandarden. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer produktrelasjoner, kan du se Set up product relationship types. |
Legge til attributter (valgfritt) |
Innkjøpssjef |
Når du definerer attributter, kan du angi detaljnivået du vil bruke for produktene i katalogen. Attributter er detaljer som organisasjonen vil spore for et bestemt produkt eller en bestemt kategori. SKU-nummer, produktversjon, farge og størrelse er eksempler på attributter. Attributter kan tilordnes til en innkjøpskategori. Alle produktene som er tilordnet en innkjøpskategori, arver attributtene som er tilordnet denne kategorien. Når en kategori og kategoriens produkter er tilordnet til en katalog, vises alle attributtene for dette produktet på innkjøpsområdet. Du finner mer informasjon om hvordan du definerer attributter, under Set up attributes and attribute types. |
Legge til leverandører og produkter i innkjøpskategorier |
Innkjøpssjef |
Når innkjøpskategorihierarkiet er opprettet for organisasjonen, kan hver innkjøpskategori knyttes til bestemte leverandører, produkter og så videre. Hvis det opprettes en katalog ved hjelp av innkjøpskategorihierarki, kan disse tilknytningene kopieres automatisk til katalogen. De samme begrensningene kan deretter iverksettes på katalognivået og på innkjøpsområdet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til leverandører og produkter med innkjøpskategorier, kan du se Viktige oppgaver: Konfigurere og vedlikeholder innkjøpskategorihierarkier. |
Konfigurere tilgang til eksterne leverandørkatalogområder |
Innkjøpssjef |
Du kan definere tilgang til eksterne leverandørkataloger, slik at brukerne kan bestille produkter direkte fra en leverandørs katalogområde. Du konfigurerer tilgang til leverandørens eksterne leverandørkatalogområde basert på data som leverandøren tilbyr. Du validerer konfigurasjonene og aktiverer katalogkonfigurasjonene i . Obs! Før du kan konfigurere tilgang til en ekstern leverandørs katalogområde, må leverandøren være registrert i Microsoft Dynamics AX. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer tilgang til eksterne leverandørkataloger, kan du se Opprette en ekstern leverandørkatalog. |
Definere en katalog.
Når forutsetningene er oppfylt, kan du opprette en katalog. Du kan opprette én katalog som brukes av hele organisasjonen. Tilgang til katalogen styres av innkjøpspolicyreglene. Alternativt kan du opprette flere kataloger som brukes av forskjellige avdelinger i organisasjonen.
Tabellen nedenfor beskriver oppgavene som må fullføres hvis du vil definere en katalog.
Oppgave |
Rolle |
Beskrivelse |
|---|---|---|
Opprette en ny katalog |
Innkjøpssjef |
Når du oppretter en katalog, kan du angi et navn og beskrivelse for katalogen. Du angir også hvordan du vil opprette navigasjonsstrukturen, angir om katalogen skal oppdateres manuelt eller automatisk, og angir eieren av katalogen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer en innkjøpskatalog, kan du se Viktige oppgaver: Opprette kataloger for innkjøp. |
Opprett navigasjonskategoriene for innkjøpsområdet. |
Innkjøpssjef |
Strukturen som du definerer for navigasjonskategoriene, bestemmer hva brukere kan vise i navigasjonsruten på innkjøpsområdet. Du kan opprette navigasjonsstrukturen manuelt eller ved å kopiere organisasjonens innkjøpskategorihierarki. Produkter kan være tilknyttet flere kategorier slik at brukerne lettere kan finne det de leter etter. Strømkabler for bærbare datamaskiner kan for eksempel være inkludert både i maskinvarekategorien og i kontorutstyrskategorien. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer navigasjonskategorier for kataloger, kan du se Viktige oppgaver: Opprette kataloger for innkjøp. |
Legg til produkter i katalogen |
Innkjøpssjef |
Hvis du bruker innkjøpskategorihierarkiet til å opprette katalogen, blir produktene som er knyttet til disse innkjøpskategoriene automatisk lagt til i og tilordnet katalogkategoriene. Du kan legge til flere produkter ved hjelp av kategorien Produkter i Kataloger-skjemaet. Produkter som legges til i katalogen ved hjelp av innkjøpskategorihierarkiet, kan ikke fjernes. Du kan imidlertid skjule produkter du ikke vil skal vises på innkjøpsområdet. Hvis du oppretter katalogkategoriene manuelt, må du legge til produktene du vil skal vises i hver katalogkategori, manuelt. Alle produkter som legges til manuelt, kan fjernes fra en katalogkategori. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til produkter i en innkjøpskatalog, kan du se Viktige oppgaver: Opprette kataloger for innkjøp. |
Legge til tilgang til eksterne leverandørkatalogområder (valgfritt) |
Innkjøpssjef |
Hvis du lar ansatte bestille varer og tjenester direkte fra en leverandør, kan du legge til en kobling i leverandørens eksterne katalogområde til innkjøpskategoriene eller utvalgte katalogkategorier. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer tilgang til eksterne leverandørkatalogområder, kan du se Opprette en ekstern leverandørkatalog. |
Publisere katalogen til innkjøpsområdet |
Innkjøpssjef eller innkjøpsagent |
Før en katalog kan vises på innkjøpsområdet, må du definere en katalogpolicyregel for katalogen, sette katalogens status til Aktiv og publisere katalogen. Du kan også deaktivere kataloger du ikke lenger vil skal være tilgjengelige for brukerne på innkjøpsområdet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du publiserer en innkjøpskatalog, kan du se Viktige oppgaver: Opprette kataloger for innkjøp. |
Synkroniser søkedata for produkt |
Innkjøpssjef eller innkjøpsagent |
Hvis du vil bygge en mer effektiv søkemotor, må du passe på å synkroniserer søkedata for produkt med Enterprise Portal. Du må synkronisere søkedata for produkt med Enterprise Portal for hver oppdatering. |
Se også
Viktige oppgaver: Opprette kataloger for innkjøp