Om oppsett for signeringsgrense
Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Utgiftsadministrasjon er en viktig del av den økonomiske risikohåndteringen for organisasjoner. Utgiftsadministrasjon omfatter å styrke interne kontroller og sørge for at arbeidere samsvarer med disse kontrollene. Signeringsgrenser er en viktig del av kontroll og overholdelse for utgiftsadministrasjon.
En signeringsgrense definerer den største økonomiske forpliktelsen en arbeider er autorisert til å påta seg på vegne av en arbeidsgiver. Organisasjonen kan danne en avtalefestet relasjon med en tredjepart som et direkte resultat av en arbeiders forbruksaktivitet og godkjenning av forbruksaktiviteten av arbeiderens leder. En bestilling kan for eksempel utstedes til en leverandør.
Det finnes to typer signeringsgrenser: budsjettgrenser og godkjenningsgrenser. En forbruksgrense er det maksimale beløpet en arbeider er autorisert til å bruke på forretningsrelaterte innkjøp. En godkjenningsgrense er maksimumsbeløpet en arbeider kan godkjenne for et bestemt forretningsdokument. Signeringsgrenser kan variere, avhengig av transaksjonstypen. Derfor kan innkjøpsrekvisisjoner, utgiftsrapporter, bestillinger og fakturaer ha forskjellige signeringsgrenser.
Organisasjoner tilordner standard signeringsgrenser. Avhengig av konfigurasjonen av signeringsgrenser i en organisasjon, kan du få en standard signeringsgrense på ett av følgende måter:
Arbeideren blir automatisk tilordnet standard signeringsgrense, basert på arbeiderens jobb eller kompensasjonsnivå.
Arbeideren må sende en forespørsel om signeringsgrense i portalen for ansattjenester i Enterprise Portal for Microsoft Dynamics AX.
Signeringsgrenseavtaler er bare gyldige i en begrenset periode. Før en avtale utløper, må en arbeider fornye den. Under fornyelse bekrefter arbeidere at de aksepterer å overholde vilkårene i avtalen. Hvis en signeringsgrenseavtale utløper, kan ikke arbeideren foreta innkjøp før avtalen fornyes.
Oversikt over budsjett- og godkjenningsgrenser
Prosessen med å konfigurere og aktivere signeringsgrenser omfatter følgende trinn:
En administrator velger signeringsgrensegrunnlaget.
Om nødvendig begrenser administratoren signeringsgrenser til brukere som har en ansattpost i Microsoft Dynamics AX.
Hvis det er nødvendig, konfigurerer administratoren signeringsgrenser slik at ansatte må be om standard signeringsgrenser for deres jobb eller kompensasjon nivå. Forespørsler sendes i portalen for ansattjenester i Enterprise Portal.
For hver jobb eller hvert kompensasjonsnivå definerer administratoren standard budsjettgrenser og godkjenningsgrenser etter transaksjonstype.
Obs!
Standard signeringsgrenser for en jobb eller et kompensasjonsnivå kan defineres ulikt for forskjellige juridiske enheter i en organisasjon. I en juridisk enhet kan standard signeringsgrenser også defineres ulikt for forskjellige områder, for eksempel avdelinger eller kostsentre. Ansatte som har en stilling i mer enn én juridisk enhet i en organisasjon, kan ha ulike standard signeringsgrenser i hver juridiske enhet.
Når arbeidere ansettes, blir de tilordnet en bestemt jobb eller et bestemt kompensasjonsnivå i Microsoft Dynamics AX.
Hvis signeringsgrenser er konfigurert slik at grenser gis til arbeidere automatisk, basert på jobb eller kompensasjonsnivå, gis arbeideren automatisk en signeringsgrense på denne basisen.
Hvis signeringsgrenser er konfigurert slik at arbeidere må be om signeringsgrenser for jobben eller kompensasjonsnivået, må arbeideren sende en forespørsel i portalen for ansattjenester.
Arbeiderens sjef vurderer signeringsgrenseforespørselen, og godkjenner eller avviser den. En leder kan også oppheve en signeringsgrense når som helst.
Når en budsjettgrense er satt opp for en arbeider, kan arbeideren handle opptil det beløpet. Budsjettgrenser starter på kjøpstidspunktet. Godkjenningsgrenser aktiveres når arbeiderens leder godkjenner innkjøpet, som en del av dokumentgodkjenningssyklusen.
Eksempel: Forbruksbeløp
Florian er prosjektleder. Siden han er ansvarlig for å levere prosjektet punktlig, må Florian kunne foreta katalogkjøp for forretningsprogramvare og -maskinvare. Standard budsjettgrense som er definert for denne jobben, er NOK 500. Innkjøpene Florian må gjøre for å holde tidsfristen, krever imidlertid en høyere budsjettgrense. Derfor sender Florian en forespørsel om å øke forbruksgrensen til USD 2 500, slik at han kan kjøpe varer og tjenester som koster opptil USD 2 500.
Florians forespørsel om forbruksbeløp sendes til Reina, ressurslederen i prosjektet, og Reina godkjenner forespørselen. Florian kan nå gjøre kataloginnkjøp på opptil USD 2 500, som er USD 2 000 mer enn standard signeringsgrense som er definert for jobben hans.
Hvis Florian må foreta et spesifikt kjøp for mer enn USD 2 500, kan han sende en forespørsel om en engangsøkning i forbruksbeløp.
Eksempel: Grense for godkjenning
Reina er prosjektressursleder hos Fabrikam, Inc. For ledere på Reinas nivå, er det definert en standard godkjenningsgrense på USD 2 000 for innkjøpsrekvisisjoner. Fabrikam har konfigurert signeringsgrenser slik at ansatte må sende forespørsler om signeringsgrense. Signeringsgrenser gis ikke til arbeidere automatisk.
Reina ber om standard godkjenningsgrense på USD 2 000. Derfor godtas forespørselen hennes automatisk og trenger ikke å gå gjennom godkjenningsarbeidsflyten. Reinas arbeidere krever imidlertid budsjettgrenser på mer enn USD 2 000 for innkjøpsrekvisisjoner. Derfor sender Reina en forespørsel om godkjenningsgrense for USD 2 500. June, produktavdelingslederen, godkjenner forespørselen. Reina kan nå godkjenne innkjøp på opptil USD 2 500 som hennes arbeidere foretar.
Eksempel: Fornye signeringsgrenseavtaler
Signeringsgrenseavtaler er bare gyldige i en begrenset periode. Arbeidere må fornye avtalene regelmessig for å bekrefte på nytt at de godtar å overholde vilkårene i avtalen. Florian har for eksempel en budsjettgrense for innkjøpsrekvisisjoner. Da Prakash ba om denne signeringsgrensen, leste han kjøpsvilkåravtalen og godtok vilkårene 1. juni 2011. Varigheten for avtalen var angitt til 12 måneder. Derfor utløper Florians bekreftelse 1. juni 2012. Før denne datoen må Florian bekrefte på nytt at han aksepterer å overholde kjøpsvilkåravtalen.
Åpen avtale (måneder)-feltet brukes til å definere lengden på fornyelsesperioden signeringsgrenseavtale. For Florian forbruksbeløp, er fornyingsperioden måned. Fra og med 1. april 2012 er derfor Bekreftelse av avtale om signeringsgrense-siden tilgjengelig for Florian. Mellom 1. April 2012 og 31. mai 2012 kan Florian åpne denne siden og fornye signeringsgrenseavtalen. Hvis Florian ikke fornyer signeringsgrenseavtalen i denne perioden, utløper signeringsgrensen hans, og han kan ikke foreta innkjøp før avtalen er fornyet.
Se også
Hvis du vil ha informasjon om signeringsgrenseoppgaver for arbeidere og ledere, søker du etter Opprette og vedlikeholde forespørsler om signeringsgrense og Vedlikeholde forespørsel om signeringsgrense for arbeiderne i Hjelp for Enterprise Portal for Microsoft Dynamics AX.
Hvis du vil ha informasjon om hvordan du definerer signeringsgrenseparametere, kan du se Definer parametere for signeringsgrense