Oversikt over arbeidsflyten for en innkjøpsrekvisisjon

Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Arbeidsflytprosessen flytter innkjøpsrekvisisjoner gjennom vurderingsprosessen, fra den innledende statusen Utkast til den endelige statusen Godkjent. Når en innkjøpsrekvisisjon sendes til gjennomgang, starter arbeidsflytprosessen. Når en innkjøpsrekvisisjon er godkjent, kan en bestilling genereres for innkjøpsrekvisisjonslinjene og sendes til leverandøren for å bli oppfylt.

Før en innkjøpsrekvisisjon kan sendes til gjennomgang, må en arbeidsflyt konfigureres. Arbeidsflytprosessen kan inneholde ett eller flere gjennomgangstrinn i en hvilken som helst rekkefølge. Arbeidsflytprosessen kan også konfigureres slik at den hopper over gjennomgangsoppgavene og godkjenner innkjøpsrekvisisjonen automatisk. Du kan konfigurere arbeidsflyten for å rute innkjøpsrekvisisjonen som ett dokument. Alternativt kan du rute enkeltlinjer i innkjøpsrekvisisjonen til de aktuelle kontrollørene. Du kan også opprette et scenario der innkjøpsrekvisisjonen rutes som ett dokument til noen kontrollører, og valgte innkjøpsrekvisisjonslinjer rutes til andre kontrollører.

Hvis innkjøpsrekvisisjonslinjene vurderes enkeltvis, må vurderingsprosessen fullføres for alle innkjøpsrekvisisjonslinjene før arbeidsflyten kan gå til neste trinn i prosessen, og før vurderingsprosessen for innkjøpsrekvisisjonen i sin helhet kan fullføres. Når innkjøpsrekvisisjonen, inkludert alle linjer, har gått gjennom vurderingsprosessen, oppdateres den overordnede statusen for innkjøpsrekvisisjonen til Godkjent.

Du kan konfigurere arbeidsflyten slik at den representerer forretningsprosessen for innkjøpsrekvisisjonene i organisasjonen. Vurder følgende punkt når du konfigurerer arbeidsflytprosessen for innkjøpsrekvisisjon:

• Hvilke utgifter må gjennomgås?

• Hvilke utgifter kan godkjennes automatisk?

• Hvem må gå gjennom og godkjenne utgiftsforespørsler? Hvilken rolle er disse brukerne tilordnet?

• Hva er prosessen når en kontrollør ikke er tilgjengelig?

Eksemplene nedenfor viser to måter du kan konfigurere arbeidsflyt for innkjøpsrekvisisjoner på.

Eksempel 1: Rute en innkjøpsrekvisisjon som ett dokument til gjennomgang

Illustrasjonen nedenfor viser hvordan en innkjøpsrekvisisjon kan flyte gjennom vurderingsprosessen som ett dokument. Linjene i innkjøpsrekvisisjonen rutes ikke enkeltvis.

I dette eksemplet er følgende roller inkludert i arbeidsflyten:

• Bestilleren – brukeren som ber om varene eller tjenestene. Bestilleren kan klargjøre innkjøpsrekvisisjonen, eller en annen arbeider kan klargjøre innkjøpsrekvisisjonen på vegne av bestilleren. Denne arbeideren er klargjøreren. Klargjøreren er ansvarlig for å behandle innkjøpsrekvisisjonen gjennom hele vurderingsprosessen. Bare klargjøreren for innkjøpsrekvisisjonen kan endre den.

  Obs!

  En arbeider må få de nødvendige tillatelsene til å opprette en innkjøpsrekvisisjon på vegne av noen andre. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer tillatelsene, kan du se Set up permissions for ordering products on behalf of someone else.

• Innkjøpsagenten – brukeren som foretar en gjennomgang av innkjøp og kan godkjenne dokumentet.

• Bestillerens leder – brukeren som foretar en ledergjennomgang og kan se gjennom og godkjenne dokumentet.

I dette eksemplet omfatter arbeidsflytprosessen for innkjøpsrekvisisjonen følgende trinn:

1. Klargjøreren sender en innkjøpsrekvisisjon til gjennomgang.

2. Innkjøpsagenten mottar en varsling der innkjøpsagenten bes om å kontrollere informasjonen i innkjøpsrekvisisjonen. Hvis det mangler nødvendig informasjon, kan innkjøpsagenten legge til informasjonen eller returnere innkjøpsrekvisisjonen til klargjøreren for å få den lagt til. Når de obligatoriske feltene er fylt ut, kan innkjøpsrekvisisjonen flyttes videre til neste trinn i vurderingsprosessen.

3. Bestillerens leder går gjennom innkjøpsrekvisisjonen.

   Innkjøpsrekvisisjonen kan for eksempel rutes til bestillerens leder hvis beløpet i innkjøpsrekvisisjonen overskrider bestillerens forbruksgrense for innkjøpsrekvisisjoner. Bestillerens leder kan godkjenne eller avvise innkjøpsrekvisisjonen eller returnere den til klargjøreren for å få den endret.

Eksempel 2: Rute enkeltlinjer i innkjøpsrekvisisjonen til gjennomgang

Illustrasjonen nedenfor viser hvordan enkeltlinjene i innkjøpsrekvisisjonen kan rutes gjennom arbeidsflyten. Prosessen for hver linje er vanligvis lik prosessen for en innkjøpsrekvisisjon som gås gjennom som ett dokument. Hver linje må imidlertid gå gjennom hele arbeidsflytprosessen enkeltvis før arbeidsflyten kan fullføres for innkjøpsrekvisisjonen i sin helhet.

I dette eksemplet registrerer en arbeider en forespørsel om plakater og t-skjorter for en markedsføringskampanje. Kostnaden for plakatene deles mellom markedsføringsavdelingen og salgsavdelingen. Hvis kostnaden for plakater eller t-skjorter overskrider signeringsgrensefullmakten til avdelingsledere, må gruppelederen også gå gjennom innkjøpsrekvisisjonen.

I dette eksemplet er følgende roller inkludert i arbeidsflytprosessen:

• Bestilleren – brukeren som ber om varene eller tjenestene. Bestilleren kan klargjøre innkjøpsrekvisisjonen, eller en annen arbeider kan klargjøre innkjøpsrekvisisjonen på vegne av bestilleren. Denne arbeideren er klargjøreren. Klargjøreren er ansvarlig for å behandle innkjøpsrekvisisjonen gjennom hele vurderingsprosessen. Bare klargjøreren for innkjøpsrekvisisjonen kan endre den.

  Obs!

  En arbeider må få de nødvendige tillatelsene til å opprette en innkjøpsrekvisisjon på vegne av noen andre. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du definerer tillatelsene, kan du se Set up permissions for ordering products on behalf of someone else.

• Innkjøpsagenten – brukeren som foretar en gjennomgang av innkjøp og kan godkjenne dokumentet.

• Bestillerens leder – brukeren som foretar en ledergjennomgang og kan se gjennom og godkjenne dokumentet.

• Avdelingslederen – brukeren som foretar en utgiftsgjennomgang og kan se gjennom og godkjenne dokumentet.

• Gruppelederen – brukeren som foretar en signaturfullmaktsgjennomgang og kan se gjennom og godkjenne dokumentet.

I dette eksemplet omfatter arbeidsflytprosessen for innkjøpsrekvisisjonslinjene følgende trinn:

1. Klargjøreren sender en innkjøpsrekvisisjon til gjennomgang. Hver linje rutes til kontrolløren som er konfigurert i arbeidsflytprosessen.

2. Innkjøpsagenten mottar en varsling der innkjøpsagenten bes om å kontrollere informasjonen i innkjøpsrekvisisjonen og innkjøpsrekvisisjonslinjene. Hvis det mangler nødvendig informasjon, kan innkjøpsagenten legge til informasjonen eller returnere en innkjøpsrekvisisjonslinje til klargjøreren for å få informasjonen lagt til. Når de obligatoriske feltene er fylt ut, kan innkjøpsrekvisisjonslinjen flyttes videre til neste trinn i vurderingsprosessen. Innkjøpsrekvisisjonslinjer kan fortsette gjennom vurderingsprosessen uavhengig av hverandre.

3. Bestillerens linjeleder går gjennom og godkjenner innkjøpsrekvisisjonslinjene.

   Godkjenningen kan for eksempel rutes til bestillerens leder hvis beløpet på innkjøpsrekvisisjonslinjen overskrider bestillerens forbruksgrense for innkjøpsrekvisisjonslinjer. Lederen kan godkjenne eller avvise den ene av eller begge innkjøpsrekvisisjonslinjene.

4. Avdelingslederen for markedsføringsavdelingen går gjennom innkjøpsrekvisisjonslinjene for både plakatene og t-skjortene. Salgsavdelingslederen går gjennom innkjøpsrekvisisjonslinjen bare for plakatene fordi det er den eneste kostnaden salgsavdelingen blir belastet med.

5. Gruppelederen går gjennom og godkjenner innkjøpsrekvisisjonslinjen for t-skjortene bare hvis det er nødvendig. Hvis hvis beløpet på innkjøpsrekvisisjonslinjen for eksempel overskrider avdelingslederens godkjenningsgrense. Gruppelederen trenger ikke å godkjenne innkjøpsrekvisisjonslinjene for plakatene.

Konfigurere arbeidsflyt for innkjøpsrekvisisjoner

Hvis du vil rute en innkjøpsrekvisisjon til gjennomgang, må du konfigurere arbeidsflytprosessene for innkjøpsrekvisisjon. Arbeidsflytprosessen du definerer, styrer interaksjonen mellom brukeren som bad om varene (bestilleren), og kontrolløren og godkjenneren i arbeidsflyten. Den fastsetter rutingen av innkjøpsrekvisisjonen basert på betingelsene som angis i arbeidsflytkonfigurasjonen, for eksempel når innkjøpsrekvisisjonen skal rutes, brukeren eller rollen den skal rutes til, og tilgjengelige handlinger brukere kan utføre.

Eksemplene i dette emnet beskriver hvordan en innkjøpsrekvisisjon kan rutes gjennom arbeidsflyten som ett dokument eller som enkeltlinjer i innkjøpsrekvisisjonen. Du kan også konfigurere arbeidsflyten for innkjøpsrekvisisjoner for å gjenspeile den interne kontrollgjennomgangen av innkjøpsrekvisisjoner som er definert for organisasjonen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer arbeidsflyt for innkjøpsrekvisisjoner, kan du se Set up Procurement and sourcing workflows.

Ny eller endret i Microsoft Dynamics AX 2012 R2

I Microsoft Dynamics AX 2012 R2 har begrepet om et rekvisisjonsformål blitt innført. Et rekvisisjonsformål gir større fleksibilitet med hensyn til hvordan rekvisisjonsbehov kan oppfylles. Når du oppretter en rekvisisjon, kan du tilordne ett av to formål til den: forbruk eller etterfylling. Rekvisisjonsbehov kan oppfylles av en bestilling, overføringsordre, produksjonsordre eller Kanban, avhengig av formålet. Hvis du vil ha mer informasjon om rekvisisjonsformål og hvordan de påvirker rekvisisjonsprosessen, kan du se Innkjøpsrekvisisjoner.

Rekvisisjoner med forbruk som formål

Behovet som opprettes av en rekvisisjon som har forbruk som formål, oppfylles alltid av en bestilling. Hvis Microsoft Dynamics AX er konfigurert slik at bestillinger opprettes automatisk, opprettes bestillinger etter at innkjøpsrekvisisjonen er godkjent. Det opprettes en bestilling for hver valuta, leverandør eller juridisk enhet som identifiseres på innkjøpsrekvisisjonslinjene. Hvis en innkjøpsrekvisisjon for eksempel har to linjer, og hver linje har forskjellig leverandør, valuta eller juridisk enhet, opprettes det to bestillinger.

Avhengig av hvordan innkjøpspolicyene er konfigurert for organisasjonen din, kan det også opprettes bestillinger hvis innkjøpsrekvisisjonslinjene har forskjellige bestillere, linjetyper eller innkjøpskategorier.

Hvis Microsoft Dynamics AX ikke er konfigurert slik at bestillinger opprettes automatisk, må innkjøpsagenten manuelt velge innkjøpsrekvisisjonslinjene og opprette bestillingene.

Rekvisisjoner med etterfylling som formål

Behovet som opprettes av en rekvisisjon som har etterfylling som formål, kan oppfylles av en bestilling, overføringsordre, produksjonsordre eller Kanban. Microsoft Dynamics AX må konfigureres slik at rekvisisjonsbehov inkluderes i hovedplanlegging. Når dette er konfigurert, fastsettes oppfyllingsmetoden for behovet som opprettes av en rekvisisjon som har etterfylling som formål, automatisk av forsyningspolicyene som er definert for varene i organisasjonen og planlagt ved hjelp av hovedplanlegging.

Nytt eller endret for med hurtigreparasjon KB3047235

Hvis du bruker arbeidsflyt med generelle budsjettreservasjoner i innkjøpene for offentlig sektor, kan du se Set up general budget reservation workflows (Public sector).

Se også

Innkjøpsrekvisisjoner

Set up Procurement and sourcing workflows

Definere konfigurasjoner for utgiftskontrollør

Angi hovedplaner for å inkludere rekvisisjoner