Konfigurere e-postfunksjonalitet i Microsoft Dynamics AX

Artikkel
08/03/2018

Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Hvis du vil konfigurere e-postfunksjonalitet i Microsoft Dynamics AX, fullfører du prosedyrene i dette emnet. Denne fremgangsmåten vil hjelpe deg med å koble Microsoft Dynamics AX til en SMTP-server, konfigurere e-postinnstillinger for brukere, sette opp en satsvis jobb til å sende e-postmeldinger og opprette e-postmaler.

Når du har fullført fremgangsmåtene i dette emnet, kan Microsoft Dynamics AX sende e-postmeldinger til brukere basert på funksjonene du bruker. kan for eksempel sende e-postmeldinger til brukere når dokumenter tilordnes til dem for godkjenning (som definert av en arbeidsflyt), eller når salgsordrer avbrytes (som definert av en varslingsregel).

Oversikt

Diagrammet nedenfor viser trinnene i kprosessen for konfigurasjon av e-postfunksjonen i .

1 Konnfigurere SMTP-postserveren

Det første trinnet i prosessen er å sette opp en SMPT-postserver i miljøet ditt. Du gjør dette ved å fullføre fremgangsmåtene nedenfor.

Installer SMTP-serveren

Installere SMTP-serveren på en datamaskin som kjører Windows Server. Instruksjonene varierer avhengig av hvilken versjon av du bruker.

Hvis du bruker Windows Server 2008 eller Windows Server 2008 R2, følger du disse trinnene for å installere SMTP-serveren.

Klikk Start > Administrative verktøy > Serveradministrasjon.
I Funksjonssammendrag-område klikker du Legg til funksjoner.
Siden Velg funksjoner vises. Merk av for SMTP-server.
Det vises et vindu der du blir spurt om du vil legge til rolletjenestene og -funksjonene for SMTP-serveren. Klikk Legg til nødvendige rolletjenester.
Siden Velg funksjoner vises på nytt. Klikk Neste.
Siden Webserver (IIS) vises. Klikk Neste.
Siden Velg rolletjenester vises. Klikk Neste.
Siden Bekreft installasjonstjenester vises. Klikk Installer.

Hvis du bruker Windows Server 2012, følger du disse trinnene for å installere SMTP-serveren.

Klikk Serveradministrasjon på startskjermen.
Klikk Behandle-menyen, og klikk deretter Legg til roller og funksjoner.
Siden Før du begynner vises. Klikk Neste.
Siden Velg installasjonstype vises. Velg alternativet Rollebasert eller funksjonsbasert installasjon, og klikk deretter Neste.
Siden Velg målserver vises. Velg serveren du vil installere SMTP-serveren på. Klikk Neste.
Siden Velg serverroller vises. Klikk Neste.
Vinduet Velg funksjoner vises. Merk av for SMTP-server.
Det vises et vindu der du blir spurt om du vil legge til rolletjenestene og -funksjonene for SMTP-serveren. Klikk Legg til funksjoner.
Siden Velg funksjoner vises på nytt. Klikk Neste.
Siden Webserver (IIS) vises. Klikk Neste.
Siden Velg rolletjenester vises. Klikk Neste.
Siden Bekreft installasjonstjenester vises. Klikk Installer.

Konfigurere SMTP-serveren

Bruk fremgangsmåten nedenfor for å konfigurere SMTP-serveren til å bruke integrert Windows-godkjenning.

Klikk Administrative verktøy på Start-menyen eller startskjermen.
Klikk Internet Information Services (IIS) 6.0 Manager for å åpne IIS Manager.
I ruten til venstre velger du navnet på serveren.
I den høyre ruten høyreklikker du [SMTP Virtual Server #-1], og deretter klikker du Egenskaper.
Vinduet Egenskaper for [SMTP Virtual Server #-1] vises. Klikk kategorien Tilgang.
Klikk Godkjenning-knappen.
Godkjenning-vinduet vises. Merk av for Integrert Windows-godkjenning. Klikk OK.
Access-kategorien vises på nytt. Klikk Relé-knappen.
Vinduet Vidersendingsbegrensninger vises. Merk av for Tillat videresending for alle datamaskiner som blir godkjent, uavhengig av listen over. Klikk OK.
Vinduet Egenskaper for [SMTP Virtual Server #-1] vises på nytt. Klikk OK for å lukke vinduet.

Koble Microsoft Dynamics AX til SMTP-serveren for e-post

Bruk fremgangsmåten nedenfor for å koble Microsoft Dynamics AX til SMTP-serveren.

Start Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klikk Systemadministrasjon > Oppsett > System > E-postparametere.
I feltet Server for utgående e-post angir du navnet på datamaskinen der du har installert SMTP-serveren.
Angi navnet på den lokale datamaskinen i feltet Navn på lokal datamaskin.
I feltet SMTP-portnummer angir du portnummeret som skal brukes med SMTP. Standard portnummer er 25.
Hvis SMTP-serveren krever godkjenning, skriver du inn et gyldig brukernavn og passord.
Velg avmerkingsboksen Bruk NTLM.
I Grense for vedleggsstørrelse (MB)-feltet angir du en størrelsesbegrensning for e-postvedlegg.

Registernøkkelen maxbuffersize begrenser også akseptabel størrelse for e-postvedlegg. Hvis størrelsen du angir i dette feltet, overskrider maksimal bufferstørrelse, gjelder grensen for maksimal bufferstørrelse.
I feltet Tillat innebygde data og vedlagte filer fra angir eller går du til plasseringen der e-postvedlegg eller andre innebygde data i en e-post, er lagret.

2 Angi e-postadressen til hver bruker

Hvis du vil angi e-postadressen til hver Microsoft Dynamics AX-bruker, følger du fremgangsmåten nedenfor.

Obs!

Hvis du heller vil at brukere angir sine egne e-postadresser, ber du dem om å gjøre følgende:

Start Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klikk Fil > Verktøy > Alternativer.
Angi en e-postadresse i E-post-feltet.

Start Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klikk Systemadministrasjon > Felles > Brukere > Brukere.
Velg en bruker.
Klikk Alternativer.
Angi e-postadressen for den valgte brukeren i feltet E-post.
Klikk Lukk.
Siden Brukere vises på nytt. Velg en annen bruker, og gjenta trinn 4–6.

3 Bruke satsvis behandling for å sende e-postmeldinger

Satsvis behandling brukes til å sende e-postmeldinger som er generert i Microsoft Dynamics AX. Bruk fremgangsmåten nedenfor for å opprette en satsvis gruppe og konfigurer den satsvise jobben som skal sende e-postmeldinger.

Opprette en satsvis gruppe

En satsvis jobb, kalt E-postdistributør, brukes til å sende e-postmeldinger som er generert fra . Den satsvise jobben må kjøres innenfor konteksten til en satsvis gruppe. Fullfør fremgangsmåten nedenfor for å opprette en satsvis gruppe for den satsvise jobben E-postdistributør.

Klikk Systemadministrasjon > Oppsett > Satsvis gruppe.
Klikk Ny for å opprette en ny satsvis gruppe.
I feltet Gruppe angir du et unikt navn på den satsvise gruppen. Angi for eksempel E-post.
I Beskrivelse-feltet angir du en beskrivelse som hjelper deg å identifisere den satsvise gruppen.
Gå til kategorien Satsvise servere.

Valgte servere-listen vises AOS-forekomstene som den satsvise gruppen kjører på. I Gjenværende servere-listen vises resten av AOS-forekomstene som er tilgjengelige som satsvise servere.
Bruk pilknappene for å legge til flere servere i listen Valgte servere, eller fjerne servere fra listen Valgte servere.

Konfigurere den satsvise jobben

Fullfør fremgangsmåten nedenfor for å konfigurere den satsvise jobben E-postdistributør.

Klikk Systemadministrasjon > Periodisk > E-postbehandling > Bunke.
Velg avmerkingsboksen Satsvis behandling.
Skriv inn en beskrivelse av denne satsvise jobben i Oppgavebeskrivelse-feltet.
Velg den satsvise gruppen du opprettet i den forrige fremgangsmåten, i Satsvis gruppe-listen.
Merk av for Privat hvis du vil begrense andre brukere fra å kjøre denne satsvise jobben. En privat satsvis jobb kan bare kjøres av brukeren som definerte den, og bare fra datamaskinen som brukeren er pålogget.
Klikk Regelmessighet for å angi hvor ofte du vil at den satsvise jobben skal kjøres.
Klikk Varslinger for å sende varslinger når denne satsvise jobben slutter, har en feil eller avbrytes.

4 Konfigurere e-postinnstillinger for bestemte funksjoner eller programmer

Mange av funksjonene og programmene i Microsoft Dynamics AX, kan konfigureres til å sende e-postvarsler til brukerne. Du må konfigurere e-postinnstillinger som er spesifikke for disse funksjonene og programmene. Se i dokumentasjonen for disse funksjonene og programmene, for spesielle instruksjoner. For eksempel

Hvis du bruker arbeidsflyter, kan du se Konfigurere e-postinnstillinger for arbeidsflytsystemet hvis du vil ha informasjon om hvordan du konfigurerer e-postfunksjonalitet for arbeidsflytsystemet.
Hvis du bruker varslingsregler, kan du se Varsle e-post-meldinger hvis du vil ha informasjon om hvordan du konfigurerer e-postfunksjonalitet for varslingsregler.
Hvis du bruker Detaljhandel, kan du se Definere e-postkvitteringer hvis du vil ha informasjon om hvordan du sender kvitteringer til kunder via e-post.

Prosessen med konfigurasjon av e-postinnstillinger for bestemte funksjoner eller programmer kan variere, men som et minimum inkluderer prosessen oppretting av én eller flere e-postmaler. Fremgangsmåten for å opprette en e-postmal finner du nedenfor.

Opprette en e-postmal

Som en del av fremgangsmåten for konfigurasjon av e-postinnstillinger for en bestemt funksjon eller et bestemt program må du opprette én eller flere e-postmaler.

La oss for eksempel si at du har opprettet en arbeidsflyt i Microsoft Dynamics AX for innkjøpsrekvisisjoner. Denne arbeidsflyten definerer hvem som må godkjenne innkjøpsrekvisisjoner. Du kan konfigurere arbeidsflyten slik at e-postmeldinger – basert på en e-postmal – sendes til brukerne som har innkjøpsrekvisisjoner som er tilordnet til dem for godkjenning.

En e-postmal kan inneholde flere versjoner, der hver versjon kan være skrevet på et annet språk.

Fullfør fremgangsmåten nedenfor for å opprette en e-postmal.

Klikk Organisasjonsstyring > Oppsett > E-postmaler.
Skal e-postmalen du oppretter, brukes på tvers av hele organisasjonen eller i forbindelse med et bestemt firma? Svaret på spørsmålet bestemmer om du skal merke av for Vis systemets e-postmeldinger.
- Hvis e-postmalen du oppretter, skal brukes med en funksjon eller et program som brukes over hele organisasjonen, merker du av for Vis systemets e-postmeldinger.
  
  Hvis du for eksempel oppretter en e-postmal som skal brukes med en arbeidsflyten for innkjøpsrekvisisjon, velger du ikke denne avmerkingsboksen. Dette skyldes at en arbeidsflyt for innkjøpsrekvisisjon brukes på tvers av en hel organisasjon. (Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker hver type arbeidsflyt, kan du se Arbeidsflyttyper.)
- Hvis e-postmalen du oppretter, skal brukes med en funksjon eller et program som brukes med et bestemt firma, merker du ikke av for Vis systemets e-postmeldinger.
  
  Hvis du for eksempel oppretter en e-postmal som skal brukes med en bestillingsarbeidsflyt, velger du ikke denne avmerkingsboksen. Dette skyldes at en bestillingsarbeidsflyt brukes med et bestemt firma.
Trykk CTRL+N i den øvre ruten for å opprette en e-postmal.
Angi følgende informasjon for e-postmalen:
1. I ID for e-post-feltet angir du en ID for e-postmalen. IDen skal tilsvare formålet med malen. Dette feltet er begrenset til 10 tegn.
2. I feltet E-postbeskrivelse angir du en beskrivelse for e-postmalen.
3. I Standardspråkkode-feltet velger du en språkkode. Hvis en bruker bruker et annet språk og det ikke finnes noen tilsvarende versjon av e-postmalen for dette språket, sendes e-postmeldingen på språket du angir her.
4. I Sendernavn-feltet angir du et navn for avsenderen, for eksempel Microsoft Dynamics AX. Dette er navnet en mottaker ser i innboksen når han eller hun mottar en e-postmelding.
5. I Avsender-e-post angir du en e-postadresse som kan brukes til å sende e-postmeldinger generert av Microsoft Dynamics AX.
Gå til kategorien Generelt. Gjør følgende:
1. Velg en prioritet i Prioritet-listen. Dette bestemmer om e-postmeldingen skal vises med prioritet i mottakerens innboks.
2. Velg den satsvise gruppen du opprettet tidligere i dette emnet, i Satsvis gruppe-listen.

I ruten nederst i skjemaet trykker du CTRL+N for å opprette en språkspesifikk versjon av malen. For hver versjon du har opprettet, gjør du følgende:

Kontroller at feltet ID for e-post viser IDen som du opprettet i trinn 4.
I Språk-feltet velger du språket du vil bruke til å skrive hovedteksten i e-postmeldingen.

I Emne-feltet angir du emnet i e-postmeldingen.

Hvis du vil at emnet for e-postmeldingen skal genereres automatisk, angir du %subject%. For å forstå bedre hvordan denne plassholderen fungerer, kan du se eksemplet som er oppført i tabellen nedenfor.

SCENARIO:

Du oppretter en e-postmal for en arbeidsflyt for innkjøpsrekvisisjon.

HVIS:

La oss anta følgende:

Du angir følgende plassholder i Emne-feltet i e-postmalen.

%emne%
Emne for arbeidselement-feltet inneholder følgende tekst. Dette feltet er plassert i Egenskaper-skjemaet for godkjenningstrinnet i arbeidsflyten.

Handling kreves: En innkjøpsrekvisisjon er tilordnet til deg for godkjenning

DERETTER:

I e-postmeldingen som genereres og sendes til brukere, erstattes plassholderen %subject% automatisk med følgende tekst:

Handling kreves: En innkjøpsrekvisisjon er tilordnet til deg for godkjenning

Hvis du vil ha mer informasjon om plassholdere, kan du se del i dette emnet.

I Utseende-feltet velger du XSLT eller HTML, avhengig av hvordan meldingen skal vises.

Klikk E-postmelding. Skriv inn meldingsinnholdet i skjemaet som vises.

Hvis du vil at meldingen skal genereres automatisk, angir du %message%. For å forstå bedre hvordan denne plassholderen fungerer, kan du se eksemplet som er oppført i tabellen nedenfor.

SCENARIO:

Du oppretter en e-postmal for en arbeidsflyt for innkjøpsrekvisisjon.

HVIS:

La oss anta følgende:

Du angir følgende plassholder som meldingen i e-postmalen:

%melding%
Instruksjoner for arbeidselement-feltet inneholder følgende tekst. Dette feltet er plassert i Egenskaper-skjemaet for godkjenningstrinnet i arbeidsflyten.

Innkjøpsrekvisisjon %Innkjøpsrekvisisjon.PurchReqId% er tildelt til deg for godkjenning.

Denne innkjøpsrekvisisjonen beløper seg til innkjøpsrekvisisjon %Purchase requisition.Approval amount%, og er sendt inn av %Purchase requisition.Worker.createdBy%.
> [!Obs!] > Teksten mellom %-symbolene er plassholdere du kan sette inn når du konfigurerer arbeidsflyten. I dette eksemplet erstattes plassholderne med spesifikke data relatert til innkjøpsrekvisisjoner.

DERETTER:

I e-postmeldingen som genereres og sendes til brukere, erstattes plassholderen %message% automatisk med følgende tekst:

Innkjøpsrekvisisjon PR-0108 er tildelt til deg for godkjenning.

Denne innkjøpsrekvisisjonen beløper seg til USD 5000, og er sendt inn av Jimmy Matney.

Hvis du vil ha mer informasjon om plassholdere, kan du se del i dette emnet. 6. Lagre meldingen.

Bruke plassholdere

Plassholdere kan brukes når du oppretter e-postmaler. Plassholderne erstattes med tekst som er spesifikk for funksjonen du oppretter e-postmalen for.

La oss for eksempel si at du oppretter en e-postmal som sendes til brukere som må godkjenne innkjøpsrekvisisjoner. Hvis du skriver inn %message% i hovedteksten i e-postmalen, erstattes plassholderen %message% med teksten som ble skrevet inn i konfigurasjonsegenskapene for arbeidsflyten.

Følgende plassholderne kan legges til i e-postmaler. Plassholderne du bør bruke, avhenger av om du velger å opprette e-postmalen ved hjelp av HTML eller XSLT.

HTML-plassholder	XSLT-plassholder	Informasjon som vises i e-postmeldingen
%emne%	varsel/emne	Emnet som er definert i konfigurasjonsegenskaper for den relaterte funksjonen.
%melding%	varsel/melding	Meldingen som er definert i konfigurasjonsegenskapene til den relaterte funksjonen.
%hendelse%	varsel/hendelse	Hendelsen som inntraff.
%oppstod%	varsel/oppstod	Datoen da hendelsen inntraff.
%for%	varsel/for	Posten der hendelsen ble observert.
%data%	varsel/data	Detaljert informasjon.
%firma%	varsel/firma	Firmaet der hendelsen inntraff.

Angi når hver mal skal brukes

Når du har opprettet e-postmaler, må du angi når hver mal skal brukes. Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du gjør dette, kan du se i dokumentasjonen for funksjonene som du opprettet e-postmalene for.

For eksempel

Hvis du opprettet e-postmaler for arbeidsflyter, kan du se Konfigurere e-postinnstillinger for arbeidsflytsystemet hvis du vil ha informasjon om hvordan du konfigurerer arbeidsflytsystemet slik at disse malene kan brukes.
Hvis du opprettet e-postmaler for varslingsregler, kan du se Definere en e-postidentifikasjon for varsler hvis du vil ha informasjon om hvordan du konfigurerer varslingsregler slik at disse malene kan brukes.
Hvis du opprettet e-postmaler for henting i Kunder-modulen, kan du se Definere innkreving hvis du vil ha informasjon om hvordan du konfigurerer Kunder slik at disse malene kan brukes.

5 Overvåke e-postmeldinger som venter på å bli sendt

Bruk fremgangsmåten nedenfor for å overvåke utgående e-postmeldinger.

Vise statusen for utgående e-postmeldinger

Bruk fremgangsmåten nedenfor for å overvåke statusen for e-postmeldinger som venter på å bli sendt.

Klikk Systemadministrasjon > Periodisk > E-postbehandling > Status for sending av e-post.
Hvis du vil at skjemaet skal vise alle e-postmeldinger, inkludert de som er sendt uten problemer, merker du av for Vis også sendte e-postmeldinger.
Vis statusen for alle e-postmeldinger i Status-kolonnen.
- Når en melding slettes, er statusen Sendt.
- Når en melding venter på å bli sendt, er statusen Venter.
  
  Venter-statusen er etterfulgt av et tall "n" i parentes, for eksempel 1. Dette tallet indikerer antall forsøk på å sende e-postmeldingen. Tallet kan ikke være høyere enn antall nye forsøk som er angitt i tidsplanen for nye forsøk. (Hvis du vil ha mer informasjon om tidsplanen for nye forsøk, kan du se følgende deler.)
- Når en melding ble ikke sendt og ingen nye forsøk er planlagt, er statusen Ikke bestått.
  
  Hvis du vil prøve å sende denne meldingen på nytt, klikker du Start sending på nytt. Tidsplanen for nye forsøk følges når du prøver å sende denne meldingen.

Opprette en tidsplan for nye forsøk

Du kan definere en tidsplan for nye forsøk for meldinger som ikke ble sendt. Tidsplanen for nye forsøk angir hvor mange forsøk du vil gjøre på å sende e-postmeldinger, og tidsperioden mellom hvert forsøk.

Tidsplanen for nye forsøk må defineres slik at AOS-serveren ikke er overbelastet. Tidsintervallet mellom forsøk må økes gradvis. Det første nye forsøket kan for eksempel finne sted etter ett minutt, det andre forsøket kan finne sted etter én time og det tredje forsøket kan finne sted etter én dag, og så videre. Hvis du vil distribuere arbeidsmengden, kan tidsplanen for nye forsøk også konfigureres på flere AOS-servere.