정보 아키텍처 구현 및 관리(SharePoint Server 2010)

적용 대상: SharePoint Server 2010

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30

기업의 정보 아키텍처를 계획 및 관리하면 Microsoft SharePoint Server 2010 기반 솔루션이 조직의 요구 사항을 손쉽게 충족하도록 할 수 있습니다. 효과적인 정보 아키텍처가 있으면 솔루션 사용자가 정보를 보다 쉽게 찾고 저장할 수 있으며 해당 정보의 품질과 액세스 용이성이 향상됩니다. 이 문서에서는 다음과 같은 지침을 소개하고 있습니다.

• 정보 아키텍처의 개념 소개

• SharePoint Server 정보 아키텍처 관리 방법 권장

• 조직의 정보 설계자가 SharePoint Server 2010에서 정보 아키텍처를 계획 및 구현하는 데 도움이 되는 리소스 제공

• 기업 전체에서 공동 작업을 개선하기 위한 효율적인 정보 아키텍처의 이점을 보여 주는 사례 연구 소개

이 문서의 내용:

• 정보 아키텍처란?

• 정보 아키텍처 관리

• 정보 아키텍처 계획을 위한 리소스

• 사례 연구: 정보 아키텍처를 관리하여 콘텐츠 관련 혼선 방지

정보 아키텍처란?

SharePoint Server의 정보 아키텍처는 기업의 정보(문서, 목록, 웹 사이트, 웹 페이지) 사용 가능성과 관리 용이성을 극대화할 수 있는 방식으로 정보를 구성하는 작업입니다. 성공적인 정보 아키텍처 구현에 영향을 줄 수 있는 요인은 다음과 같습니다.

• 정보 검색 용이성

• 정보 저장 및 검색 방법

• 사용자의 정보 탐색 방법

• 정보의 중복 정도

• 각 정보 유형에 대해 사용 가능한 메타데이터

• 정보를 만드는 데 사용되는 서식 파일

• 정보 아키텍처의 관리 효율성

• 내 사이트를 정보 아키텍처에 맞추는 방법

정보 아키텍처의 목표와 구현은 사용하는 솔루션 유형에 따라 달라집니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 기업 인트라넷 포털 사이트의 정보 아키텍처를 디자인하는 경우 다음과 같은 사항을 중점적으로 고려할 수 있습니다.

  • 메타데이터를 사용하여 사이트 콘텐츠의 특징을 구현하는 방식

  • 사이트 및 문서 라이브러리에 있는 콘텐츠의 구성

  • 포털 콘텐츠에서 해당 콘텐츠의 사용 가능성

  • 콘텐츠를 만드는 데 사용할 서식 파일

  검색은 인트라넷 사이트 사용자에게 매우 중요한 기능입니다.

• 인터넷 제공 웹 사이트의 정보 아키텍처를 디자인할 때는 다음과 같은 사항을 중점적으로 고려할 수 있습니다.

  • 사이트가 하위 사이트 및 웹 페이지 계층 구조로 구성되는 방식

  • 사이트의 탐색 기능에서 계층 구조가 공개되는 방식

  • 사이트 콘텐츠의 검색 용이성 수준

정보 아키텍처 관련 결정 사항은 정보의 흐름에도 영향을 줄 수 있습니다. 예를 들어 인트라넷 포털 사이트에서는 대부분의 조직 구성원이 사용할 수 없는 사이트에서 정보의 초안을 먼저 작성할 수 있습니다. 이 정보를 조직 전체에서 검색, 사용 및 작업할 수 있도록 지정하려면 정보를 모든 사용자가 사용할 수 있는 위치에 공개하기 위한 방법 및 지침을 정보 아키텍처 디자인에 포함할 수 있습니다.

조직의 크기에 따라서는 SharePoint Server 기반 솔루션 디자인 및 구현을 담당하는 정보 설계자를 팀에 포함해야 합니다. 정보 설계자는 인트라넷 포털 사이트 등의 대규모 웹 환경에서 정보를 구성하는 방법에 대한 전문 지식을 보유하고 있습니다.

정보 아키텍처 관리

기업의 정보 아키텍처는 다음과 같은 조건을 충족하도록 관리해야 합니다.

• 조직의 IT 팀이 정보 아키텍처를 구현 및 유지 관리하는 방법을 지정하여 조직의 정보를 관리할 수 있습니다.

• 정보 아키텍처가 기업의 규정 요구 사항, 개인 정보 보호 요구 사항 및 보안 목표를 충족합니다.

• 정보 아키텍처가 조직의 업무 목표를 충족합니다. 정보 아키텍처를 제대로 디자인 및 관리하지 않으면 조직의 업무 효율성이 떨어질 수 있으며, 정보 아키텍처를 적절하게 디자인 및 관리하면 조직의 업무 효율성이 향상될 수 있습니다.

콘텐츠 관리

해당 환경의 콘텐츠를 관리하는 계획을 작성할 때는 다음과 같은 최상의 방법을 고려합니다.

• 공식 문서가 저장되어 있는 위치에 관계없이 문서 센터 및 사이트 페이지에 대해 워크플로와 승인을 사용합니다.

• 버전 기록 및 버전 제어를 사용하여 기록 및 마스터 문서를 유지 관리합니다.

• 문서 라이브러리에 대한 감사 및 만료가 포함된 콘텐츠 형식을 사용하여 문서 수명 주기를 관리합니다.

• 사이트 사용 확인 및 삭제를 사용하여 사이트 모음 수명 주기를 관리합니다.

• 개인 신상 정보가 포함된 중요한 회사 자산 및 사이트를 식별하여 적절히 보안을 유지하고 감사를 수행합니다.

• 정보 아키텍처에 해당 환경의 검색 전략을 통합합니다. 이때 다음과 같은 엔터프라이즈 검색 기능을 활용합니다.

  • 최상의 선택

  • 사용자 검색

  • 콘텐츠 원본

  • 외부 콘텐츠용 커텍터

  • 신뢰할 수 있는 페이지

  • 키워드

  • 범위

  • 동의어 사전

  • 분류 및 등급

관리 방식 계획을 작성할 때는 다음과 같은 유형의 항목에 대해 적용해야 할 규칙 또는 정책을 결정합니다.

• 페이지

• 목록

• 문서

• 레코드

• 리치 미디어

• Wiki

• 블로그

• 익명 메모

• 익명 액세스

• 용어 및 용어 집합

• 외부 데이터

콘텐츠를 구상할 때는 이러한 요소 간의 균형을 고려하고 이러한 요소 중 콘텐츠 형식별로 가장 우선 순위가 높은 요소를 결정해야 합니다.

• 가용성   콘텐츠는 사용자가 필요로 할 때 사용할 수 있어야 하며 사용자는 콘텐츠를 확인할 수 있는 위치 및 방법에 대해 알고 있어야 합니다.

• 중복성  콘텐츠를 복제하기보다 단일 콘텐츠의 복사본을 여러 위치에 공개하면 중복성이 줄어들고 유일한 진본을 제공하게 됩니다.

• 액세스  콘텐츠에 액세스할 수 있는 사용자를 살펴봅니다. 보안을 유지해야 하는 콘텐츠인 경우 실제로 보안이 유지되어 있는지도 확인합니다.

기본 설정된 콘텐츠 수명 주기를 매핑합니다. 목록 항목, 문서 또는 페이지를 만들거나 업데이트하거나 삭제해야 할 때 어떤 단계를 수행해야 합니까? 최상의 결과를 얻으려면 일시적인 솔루션보다는 장기적으로 사용하려는 솔루션으로 시작하십시오.

관리 방식 계획의 일부로 누가 어떤 일을 하는지 결정합니다. 사이트를 만드는 인원, 검색 시 키워드를 제어하는 인원 또는 메타데이터를 관리하는 인원을 확인하고 메타데이터가 올바르게 적용되어 있는지 확인합니다.

이러한 내용은 대부분 문서 및 레코드 관리 계획을 통해 설명해야 할 뿐 아니라 콘텐츠에 대한 저장 비용도 고려해야 합니다. 또한 문서 및 항목에 대한 용량 계획 제한 사항을 파악하고 성능 및 규모를 염두에 둡니다.

정보 액세스 관리

정보 관리의 또 다른 측면은 콘텐츠에 액세스할 수 있는 사용자, 즉 콘텐츠를 내부 및 외부에서 사용할 수 있도록 하는 방식과 이러한 콘텐츠를 제공하는 대상입니다. 솔루션 및 사이트를 디자인할 때는 콘텐츠에 대한 액세스를 고려해야 합니다. 이는 전체 환경을 고려하면 IT 관리 방식과 일치하게 됩니다. 이때 다음과 같은 질문을 고려하십시오.

• 사용 권한 및 대상

  • 사이트에서 사용 권한을 어떤 식으로 구성할 것인가?

  • 콘텐츠를 특정 대상에 대해 어떤 식으로 지정할 것인가?

• 액세스

  • 이 콘텐츠에 내부 사용자가 어떤 식으로 액세스하도록 할 것인가?

  • 이 콘텐츠에 외부 사용자가 어떤 식으로 액세스하도록 할 것인가?

관리 방식 팀

정보 아키텍처를 관리하려면 성공적인 관리에 영향을 줄 수 있는 모든 그룹이 참여해야 합니다. 관리 방식 팀에 포함되어야 하는 기본 구성원은 다음과 같습니다.

• 정보 설계자 또는 분류학자

  가능한 경우 계획 팀에 전문적인 정보 설계자를 포함하고 이 정보 설계자가 관리 팀에 참여하도록 하십시오.

• 규정 준수 관리자

  법률 또는 규정 준수 요구 사항을 감독하는 업무를 담당하는 규정 준수 관리자 등을 포함해야 합니다.

• 주요 정보 작업자

  팀에서 설정한 프로세스 및 구조가 적절한지 확인하는 주요 정보 작업자를 포함하십시오.

• IT 기술 전문가 및 IT 관리자

  IT 조직의 대표자를 포함해야 합니다.

• 사업부 책임자

  정보 아키텍처의 궁극적인 목적은 비즈니스 요구 사항을 충족하는 것이므로 기업의 각 사업부 대표자가 이 관리 방식 팀에서 중심적인 역할을 해야 합니다.

• 임원 관계자

  임원 관계자는 관리 방식 팀의 핵심 참가자입니다. 임원 관계자는 관리 방식 팀의 모든 세션에 참석하지는 않더라도 이 역할을 포함해야 관리 방식 팀이 담당 업무를 책임감 있게 수행할 수 있습니다. 또한 임원 관계자가 있으면 벤치마크를 사용하여 정보 아키텍처 관리 작업의 진행 상황을 확인하는 데 도움이 됩니다.

이러한 기본 관련자 외에 기업 유형에 따라 다음과 같은 다른 참가자도 포함할 수 있습니다.

• 개발 책임자

• 교육 담당자

• IT 관리자

• 재무 관계자

정보 아키텍처 관리 방식 팀을 가장 효율적으로 운영하는 방법은 기업의 분위기와 업무 방식에 따라 다르지만, 다음과 같은 일반적인 지침이 적용됩니다.

• 정기적인 회의를 진행하고 특히 초기 세션에서 충분한 시간 동안 모든 문제점을 고려합니다.

• 검토 과정을 통해 효과적인 정보 아키텍처 방식의 예를 만듭니다. 예를 들어 효과적으로 디자인된 공동 작업 사이트를 사용하여 검토 내용을 기록하고 결과물을 유지 관리합니다.

• 웹 사이트 및 온라인 설문 조사를 통해 조직의 더 많은 사용자에게 관련 내용을 보고하고 조직 전체에서 요구 사항을 수집합니다.

• 작업과 관련된 일련의 중요 시점과 공유 일정을 유지 관리합니다.

• 조직의 일부 사업부에서 정보 아키텍처 방식을 파일럿 시행해 보고 그 결과를 토대로 조직 내에서 정보 아키텍처 사용 영역을 점차적으로 확대할 수 있습니다.

정보 아키텍처 계획을 위한 리소스

다음 표에는 정보 설계자가 SharePoint Server 솔루션의 정보 아키텍처를 계획하는 데 도움이 되는 리소스가 나와 있습니다.

정보 아키텍처 리소스

사례 연구: 정보 아키텍처를 관리하여 콘텐츠 관련 혼선 방지

Fabrikam, Inc.는 연료, 수중 펌프, 완충 장치, 브레이크 패드, 다양한 엔진 부품 등의 자동차 부품을 제조하여 전 세계로 수출하는 업체로, 전 세계 지사의 직원 수는 13,000명이며 여러 국가에 50개 이상의 제조 공장을 운영하고 있습니다. Fabrikam의 IT 조직에서는 전자 메일, 파일 관리, 인터넷 기술 등의 정보 기술을 배포, 운영 및 지원하는 동시에 회사 웹 사이트 같은 정보 기술 솔루션을 개발합니다.

Fabrikam에서는 오래 전부터 콘텐츠를 회사의 여러 위치에 있는 로컬 파일 서버에 분산된 공유 파일 디렉터리에 저장해 왔는데, 이와 같이 콘텐츠가 분산되어 있어 혼선이 발생하는 경우가 많았습니다. 즉, 중요한 콘텐츠가 매우 많이 중복되어 있어 특정 파일의 "공식" 버전을 찾기가 어려웠으며, 콘텐츠 메타데이터 분류 역시 파일 시스템에서 지원 가능한 항목을 기준으로 매우 제한되어 있었습니다. 회사의 각 사업부에서는 작업 수주, 영업 제안, 인사 문서 등 일반적으로 사용되는 문서에 대해 각각 다른 사용자 지정 서식 파일을 만들어 사용했기 때문에 부서 간에 문서를 비교하기도 어려웠습니다.

이와 같이 파일 공유를 기반으로 하는 정보 아키텍처는 Fabrikam에 적합하지 않기 때문에, Fabrikam의 관리자들은 새로운 포털 기반 기술을 도입하여 다음과 같은 목표를 달성하고자 했습니다.

• 정보 아키텍처 현대화

• 파일 공유에서 포털 사이트의 라이브러리로 콘텐츠 이동

• 경비 보고서 제출 등 콘텐츠 및 응용 프로그램에 대한 중앙 액세스 제공

• Fabrikam 직원에 대해 중앙 통신을 위한 홈 페이지 제공

Fabrikam의 정보 아키텍처를 향상시키기 위해 다음 단계가 시작되었습니다.

다음 그림에는 Fabrikam 포털의 초기 아키텍처가 나와 있습니다. 아키텍처 맨 위에 있는 회사 포털은 일반 회사 정보를 전달하기 위한 중앙 위치를 제공합니다. 그 다음 수준에 있는 몇 개의 사이트에서는 직원, 법률 서비스, 재무 서비스 등 조직에 대한 공유 리소스를 제공합니다.

Fabrikam 아키텍처에서 공유 리소스 수준 아래에는 여러 Fabrikam 지사를 위한 사업부별 포털이 있습니다. 초기에는 북미, 유럽, 동아시아 포털을 시범적으로 제공했으며, 시간이 지나면서 오스트레일리아, 아프리카, 남미 등 다른 사업부별 포털도 추가되었습니다. 각 사업부 포털에는 정책, 제품 디자인, 조사, 개발 및 고객 데이터를 저장하기 위한 저장소가 포함됩니다.

파일 공유 기반 공동 작업에서 포털 기반 공동 작업으로 변경한 결과는 포털 서비스 스폰서와 Fabrikam 직원들에게 모두 실망스러웠습니다. "콘텐츠 관련 혼선"이 완화된 것이 아니라 단순히 파일 공유에서 포털 사이트로 옮겨진 것이었기 때문입니다.

자재 구입, 고객 관계, 부품 디자인 및 사양 지정, 일부 인사 프로세스 등과 같은 Fabrikam의 주요 업무는 사업부 수준에서 수행되므로, 각 사업부에서는 이러한 업무를 지원하기 위한 로컬 콘텐츠를 개발했습니다. 즉, 각 사업부에서 정책 설명, 부품 청사진 및 사양, 직원 관련 문서, 고객 관계 관련 문서 및 유사 콘텐츠를 로컬에서 만들어 관리했습니다. 이러한 문서의 서식 파일과 메타데이터 스키마도 사업부 포털별로 달랐습니다. 각 부서별로 메타데이터의 구체적인 내용이 달라질수록 부서 간에 콘텐츠를 검색하기가 더욱 어려워졌습니다. 부서 간에 문서를 찾으면 보통 해당 문서에 보다 쉽게 액세스할 수 있도록 다른 사업부의 포털에 복사하는 경우가 많았습니다. 이러한 프로세스로 인해 문서 복제본이 너무 많아져서 문서의 "공식" 버전을 찾기도 점점 어려워졌습니다. 또한 사업부 포털의 일부 문서에는 보안이 설정되어 있어 다른 사업부의 직원은 볼 수가 없었습니다. 문서 초안을 작성할 때는 이러한 방식이 적합하지만 Fabrikam에는 기업 전체에서 문서를 볼 수 있도록 설정하는 시기와 방법에 대한 어떤 지침도 없었습니다.

이와 같이 갈수록 증가하는 포털에 대한 불만을 해소하기 위해 여러 Fabrikam 부서의 관리자와 핵심 IT 팀 구성원 및 포털 설계자로 구성된 전략 팀이 구성되었습니다. 이 팀에서는 다음과 같은 작업을 수행했습니다.

• SharePoint Server 포털 배포의 현재 상태 평가

• 포털에 필요한 권장 변경 작업 제시

• 시간에 따른 개선 사항 측정 방법 결정

포털 전략 개발 팀에서는 현재 포털 분류 방식의 "사업부별" 구성이 모든 문제의 근본 원인이라는 결론을 내렸습니다. 즉, 각 사업부에서는 다른 사업부에서 개발한 전문 기술과 최상의 방법을 활용하지 않은 채 단지 프로세스를 복제하고 콘텐츠를 계속해서 저장하기만 했던 것입니다. 이로 인해 공동 작업 효율성이 떨어지고 리소스가 낭비되었으며 콘텐츠와 관련한 작업의 혼선이 발생한 것입니다. 개발 팀에서는 기업 포털을 보다 "효율적으로 운영할 수 있는" 방식으로 구성하고자 했습니다. 정보 아키텍처를 개선하기 전에는 정보 기술과 재무 등의 공유 리소스가 모든 사업부를 포함하며 모든 사업부에서 볼 수 있는 포털 분류에 표시되고 있었습니다. 포털 전략 개발 팀은 고객 관리, 공급업체 관계, 공장 구성, 연구/디자인 등의 기타 운영 원칙을 사업부 수준에서 사이트 계층 구조의 공유 리소스와 동일한 수준으로 이동해야 한다는 결론을 내렸습니다. 즉, 콘텐츠의 위치가 아닌 메타데이터를 통해 정보를 여러 사업부에 연결하고자 했습니다.

다음 그림은 Fabrikam 포털의 수정된 아키텍처입니다.

이러한 방식으로 Fabrikam의 포털을 재구성한 결과, 업무는 비슷하지만 표준 및 프로세스를 공동으로 작업해 본 적이 거의 없는 기업 내의 여러 부서에서 공동 작업을 수행할 수 있게 되었습니다. 예를 들어 중앙 저장소에 디자인 파일을 저장하면 여러 사업부에서 하나의 표준 도구를 사용하여 자동차 부품을 디자인할 수 있습니다. 이와 같은 변화로 인해 비용과 교육 시간이 줄어들었습니다. 그뿐만 아니라 엔지니어를 위한 최상의 디자인 방법을 기업 전체에서 확인하고 새 디자인 프로젝트의 기준으로 사용할 수 있게 되었습니다.

다음은 새롭게 디자인된 포털 아키텍처의 이점 요약입니다.

• 중앙에서 정보에 액세스할 수 있습니다.

• 중복된 콘텐츠가 줄어듭니다.

• 각 콘텐츠 항목의 공식 버전을 쉽게 확인할 수 있습니다.

• 메타데이터가 표준화됩니다.

• 서식 파일이 표준화됩니다.

• 공동 작업과 최상의 방법 공유가 간편해집니다.

포털을 다시 디자인하고 구현하는 것은 시작에 불과했습니다. 포털 전략 개발 팀은 임원진 스폰서의 도움을 받아 포털의 관리 방식 팀으로 임명되었으며, 정책 및 표준을 개발함으로써 포털 사용자의 요구를 대변하게 되었습니다. 이를 통해 조직 전체 직원들이 책임감을 가지고 업무를 수행할 수 있게 되었으며, 포럼을 통해 포털을 평가 및 개선함으로써 포털 기능을 향상시키는 동시에 기업의 SharePoint Server 기술에 대한 투자 수익을 극대화할 수 있었습니다. 관리 방식 위원회에서는 다음과 같은 요소를 감독했습니다.

• 메타데이터 표준

• 서식 파일 표준

• 기업 전체에서 정보를 사용할 수 있도록 설정해야 하는 경우의 지침

• 회사 및 정부 규정 준수

• 교육 표준

• 콘텐츠 브랜딩 표준

Fabrikam은 이러한 개선 과정을 통해 막대한 포털 관련 투자 수익을 얻을 수 있었습니다. 전략 팀에서는 1년에 걸친 프로젝트를 시행하여 콘텐츠 인벤토리를 수행했으며, 그 결과 50만 개의 문서 중에 중복되는 것은 230개뿐이었습니다. 즉, 작업을 중앙 집중화한 결과 막대한 비용이 절약된 것입니다. 또한 직원 만족도 조사에서도 포털에 대한 만족도가 크게 높아졌습니다. Fabrikam의 공동 작업 환경이 전체적으로 개선된 것입니다.

See Also

Concepts

사이트 및 솔루션 관리 방식(SharePoint Server 2010)
관리 방식 개요(SharePoint Server 2010)
웹 콘텐츠 관리의 정보 아키텍처 계획(SharePoint Server 2010)

Other Resources

관리 방식 리소스 센터(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0x412)(영문일 수 있음)