ワークフロー アクション クイック リファレンス (SharePoint 2010 ワークフロー プラットフォーム)
Microsoft SharePoint Designer 2013 で SharePoint 2010 ワークフロー プラットフォームで使用できるワークフロー アクションについて説明します。この記事は、SharePoint Designer 2013 で作業しているが、引き続き SharePoint 2010 ワークフロー プラットフォームを使用する場合にのみ使用します。代わりに SharePoint ワークフロー プラットフォームを使用する場合は、「ワークフロー アクション クイック リファレンス (SharePoint ワークフロー プラットフォーム)」と、新しいプラットフォームで使用できる新機能に関するその他の記事 (「その他のリソース」section.md に記載されています) を参照してください。2010 ワークフロー プラットフォームを使用してワークフローの作成を開始するには、[ワークフローの作成] ダイアログ ボックスの [プラットフォームの種類] ボックスで [SharePoint 2010 ワークフロー] を選択します。
注:
SharePoint 2010 ワークフローは、2020 年 8 月 1 日以降、新しいテナント用に廃止され、2020 年 11 月 1 日に既存のテナントから削除されました。 SharePoint 2010 ワークフローを使用している場合は、Power Automate またはその他のサポートされているソリューションに移行することをお勧めします。 詳細については、「SharePoint 2010 ワークフローの廃止」を参照してください。
ワークフロー アクションへのアクセス方法
利用可能なワークフロー アクションのメニューにアクセスするには、2 つの方法があります。
ワークフロー ステップ内で編集を行う際に、次のどちらかの操作を行います。
[ ワークフロー] タブの [ 挿入] グループで、[ アクション] をクリックします。
ワークフロー ステップ内をダブルクリックします。 表示された検索ボックスで、必要なアクションの名前の一部として含まれるテキスト (「追加」など) を入力して、Enter キーを押します。 入力したテキストを含むアクションおよび条件が、テキスト ボックスの下に表示されます。
ワークフロー作成時に使用できるアクションは、現在のコンテキストに応じて異なります。 たとえば、[ 承認処理を開始する] および [ フィードバック処理を開始する] の各アクションは、Microsoft SharePoint Foundation 2013 に基づくサイトでは利用できません。 リスト アクションには、代理ステップ内でのみ利用できるものや、ワークフローがドキュメント ライブラリまたはドキュメントのコンテンツ タイプに関連付けられている場合にのみ利用できるものがあります。 [ コンテンツの承認状態を設定する] や [ 現在のアイテムにフィールドを設定する] などの現在のアイテムに対して機能するリスト アクションは、サイト ワークフローでは利用できません。
アクションは、ワークフロー内の適用領域に基づいていくつかのカテゴリに整理されています。 たとえば、アイテムの動作に影響を与えるアクションは、[ リスト アクション] に、ドキュメント セットに関するアクションは [ ドキュメント セットのアクション] に、ユーザー設定のワークフロー アクションは [ ユーザー設定のアクション] に表示されます。 アクションのカテゴリは、次のとおりです。
コア アクション
ドキュメント セットのアクション (ワークフローがドキュメント ライブラリまたはドキュメントのコンテンツ タイプに関連付けられている場合にのみ表示されます)
リスト アクション
相互関係アクション (SharePoint サイトで SharePoint を実行している場合にのみ表示されます)
タスク アクション (SharePoint サイトで SharePoint を実行している場合にのみ表示されます)
タスク動作の処理 ([承認処理を開始する] や [フィードバック処理を開始する] などの事前に作成されたワークフロー アクションでタスクをカスタマイズする場合にのみ表示されます)
ユーティリティのアクション
ユーザー設定のアクション
一般的なアクション
一般的なアクションは、すべてのワークフロー コンテキストの [アクション] 一覧に表示されるアクションです。
| 操作 | 説明 |
|---|---|
| コア アクション |
このカテゴリのアクションは、ワークフローで最も一般的に使用されるアクションです。 |
| コメントの追加 |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで コメント: コメント テキストとして表示されます。 参照用に、参考になるコメントをワークフロー デザイナー内に残すには、このアクションを使用します。 共同編集を行う自分以外のユーザーがワークフローに参加している場合、特に便利です。 たとえば、現在のワークフローの変数にわかりやすい名前がない場合は、このアクションを使用して、ワークフローで変数が何を行うかを示すコメントを追加できます。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - コメント: この変数は、ワークフローの開始者の部署を表しています。 注: Microsoft Visio 2013 でワークフローを編集するユーザーもコメントを表示できます。 |
| 日付に時刻を追加する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [日付に 0 分を追加 ] ([変数: 日付に出力] ) として表示されます。 このアクションを使用して、日付値に指定した分数、時間数、日数、月数、または年数を追加し、出力値を変数に格納します。 時刻が追加される日付値には、現在の日付、指定した日付、またはルックアップの結果を指定できます。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 現在のアイテム:更新日時 に 7 日を加算する (変数: 変更から 1 週間後に出力) |
| 計算を行う |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [値と値の計算] (変数: calc への出力) として表示されます。 このアクションを使用して、2 つの値を使用して計算を実行し、出力値を変数に格納します。 可能な計算には、加算、減算、乗算、除算が含まれます。 以下にワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 36 ÷ 9 を計算する (変数: ウィジェット数 に出力) - [fx :: コース数*, 参加者数] + 1 を計算する (変数: 新しい参加者数に出力) |
| 履歴リストに記録する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ワークフロー履歴リストにこのメッセージを記録] と表示されます。 このアクションを使用し、ワークフローの履歴リストにワークフローのアクションや進行に関するメッセージを記録します。 このメッセージとして、ワークフロー イベントの概要だけでなく、ワークフローの今の実行に関して残しておきたいすべての情報を記録できます。 このメッセージは、ワークフローの問題のトラブルシューティングに役立ちます。 たとえば、リスト A へコピー済み、レビュー担当者にメールを送信済みなどのメッセージを履歴として記録できます。 ワークフローが正常に完了すると、ワークフローの履歴リストの説明の列にこのメッセージが表示されます。 以下にワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - ワークフローの履歴リストに 変数 "変更から 1 週間後" を設定 を記録する メモ： ワークフローを停止し、履歴リストにメッセージを記録するアクションが必要な場合は、代わりに [ワークフローの停止] アクションを使用します。 |
| 指定した期間だけ停止する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ 0 日 0 時間 5 分の間停止する] として表示されています。 このアクションを使用して、指定した日、時間、および分の間ワークフローを停止します。 注: 最初に表示される遅延時間にはタイマー ジョブの間隔が反映されており、既定値は 5 分です。 |
| 指定した日まで停止する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ この時間まで一時停止] として表示されます。 特定の日付までワークフローを停止するには、このアクションを使用します。 現在の日付、指定した日付、または検索結果を使用できます。 以下にワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 2010/1/1 12:00:00 AM まで停止する 変数: 変更から 1 週間後 まで停止する |
| 電子メールを送信する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ 電子メールを送信する: 対象ユーザー] として表示されています。 このアクションを使用して、ユーザーまたはグループに電子メール メッセージを送信します。 このアクションは一般的に、ワークフロー参加者に確認メッセージを送信する場合に使用されます。 サイト コレクション内のユーザーまたはグループ、あるいは組織内の任意のユーザーが電子メール受信者となることができます。 件名で、参照や文字列などの動的な値を指定できるようになりました。 大事な： 送信電子メールは、SharePoint サーバーの全体管理で構成する必要があります。 以下にワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 電子メールを送信する: 変数: 承認者 |
| 日付/時刻フィールドの時刻部分を設定する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ 日付 に対して時刻を 00:00 として設定する (日付1 に出力)] として表示されています。 このアクションを使用してタイムスタンプを作成し、出力値を変数に保存します。 時刻は、時間と分で設定でき、現在の日付、指定した日付、または参照の結果に追加できます。 たとえば、受注一覧に追加された任意の新規の顧客の受注に対してタイムスタンプを追加するとします。 この場合、同じタイムスタンプを持つすべての新規アイテムに対して任意の操作 (受注の倉庫への転送など) をワークフローで実行できるように、注文を実際に受け付けた現在時刻をタイムスタンプとして使用する代わりに特定の時刻を追加できます。 別の例: 特定の日に午前 9 時に予定されているプレゼンテーションがあり、電子メール アラームを受信するとします。 以下にワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 現在のアイテム:変更日時 に対して時刻を 00:00 として設定する (午前 0 時に設定された "変更日時" 時刻変数 に出力) |
| ワークフローの状態の設定 |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ ワークフローの状態を 取り消し済み に設定する] として表示されています。 このアクションを使用して、ワークフローの状態を設定します。 既定のオプションは、[取り消し済み]、[承認済み]、および [却下済み] です。 アクションのドロップダウン リストで新しい状態の値を入力した場合、新しい状態は後で使用できるように自動的にドロップダウン リストに追加されます。 たとえば、[ 経費明細書承認済み] など、[ 完了] や [ 取り消し済み] よりもわかりやすく意味のあるユーザー設定の状態を追加できます。 注: - ユーザー設定の状態の値は、作成後に名前を変更したり、削除したりできません。 ただし、そのまま使用しないでおくことができます。 - ユーザー設定の状態は現在のワークフローに対してのみ適用され、別のワークフローでは使用できません。 - アクションを偽装ステップの中で使用する場合、ワークフローは、そのアクションで定義するユーザー設定の状態の値を使用できません。 [ワークフローの状態を設定する] アクションが、ワークフロー内の最後のステップであり、ユーザー設定の値を使用している場合、ワークフローが停止または完了したときに、一覧の [状態] 列にユーザー設定の値が表示されます。 以下にワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - ワークフローの状態を 仕様の状態: 設計レビュー準備完了 に設定する |
| ワークフローの変数を設定する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ ワークフロー変数を値に設定] として表示されます。 このアクションを使用して、ワークフローに値データをワークフロー変数に割り当てます。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 変数の設定: 経費報告書の合計を現在の項目:合計に設定します |
| リスト アクション |
このカテゴリのアクションは、リスト アイテムに対して操作を実行します。 注: このカテゴリの一部のアクションは一部のワークフローのコンテキストにのみ表示され、すべてのコンテキストに表示されるものではありません。 たとえば、一部のアクションはワークフローの代理ステップ内にクリックしたときのみ表示されます。また、ワークフローがドキュメント ライブラリやドキュメントのコンテンツ タイプと関連付けられているときのみ表示されるものもあります。 詳細については、「 偽装ステップ内でのみ使用できるアクション」 および「ワークフローが ドキュメント ライブラリまたはドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられているときに使用できるアクション 」を参照してください。 |
| アイテムをチェックインする |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このリストのアイテムをチェックイン] としてコメント: コメントと共に表示されます。 現在チェックアウトされている項目をチェックインするには、このアクションを使用します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - コメント 経費明細書承認済み を付けて 経費明細書 のアイテムをチェックインする メモ： ドキュメント ライブラリでのみ項目をチェックインできます。 |
| アイテムをチェックアウトする |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ この一覧のアイテムをチェックアウトする] として表示されます。 このアクションを使用して、現在チェックインされている項目をチェックアウトします。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 現在のアイテム のアイテムをチェックアウトする 注: - チェックアウトできるのは、自分のサイト内のライブラリにあるアイテムのみです。 - アイテムをチェックアウトする前に、ワークフローでは、まず、アイテムが現在チェックインされているかどうかが確認されます。 |
| リスト アイテムをコピーする |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このリスト内のアイテムをこのリストにコピーする] として表示されます。 リスト アイテムを別のリストにコピーするには、このアクションを使用します。 (リスト アイテムにドキュメントがある場合、ワークフローはドキュメントもコピー先リストにコピーします)。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 . 現在のアイテム のアイテムを アーカイブ要求 にコピーする 大事な： ソース リストとコピー先リストの両方に、類似する列が少なくとも 1 つ存在する必要があります。 |
| リスト アイテムを作成する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このリスト にアイテムを作成する (変数: 作成 に出力)] として表示されています。 このアクションを使用して、指定したリストに新しいリスト アイテムを作成します。 新しいアイテムのフィールドおよび値を指定できます。 このアクションは、指定した情報を含む新規アイテムを作成する場合にいつでも使用できます。 たとえば、重要な会社関連のドキュメント (契約書など) が承認された場合のお知らせの作成や、ドキュメントのアーカイブなどを作成できます。 注: 出力変数は、リストに作成された新しいアイテムの ID です。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 受注 にアイテムを作成する (変数: 新規受注 ID に出力) |
| アイテムの削除 |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [このリストのアイテムを削除] として表示されます。 リストから項目を削除するには、このアクションを使用します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - ドキュメント のアイテムを削除する |
| アイテムのチェックアウトを破棄する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ この一覧のアイテムからチェックアウトを破棄する] として表示されます。 このアクションを使用して、最後にチェックアウトされてから行われた変更を保持せずに、アイテムをチェックインし直します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - ドキュメント のアイテムのチェックアウトを破棄する |
| コンテンツの承認状態を設定する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [コメントを含む コンテンツの承認状態をこの状態に設定する] として表示されます。 このアクションを使用して、コンテンツの承認状態フィールドを [承認済み]、[ 拒否済み]、[ 保留中] などの値に設定します。 (アクションにカスタム状態を入力することもできます)。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 良いでしょう を付けてコンテンツの承認状態を 承認済み に設定する 注: このアクションを機能させるには、リスト内でコンテンツ承認を有効にする必要があります。 このアクションは、ワークフローが現在処理中のアイテムに対して機能するため、サイト ワークフローでは利用できません。 |
| 現在のアイテムにフィールドを設定する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [フィールドを 値に設定] として表示されます。 現在の項目のフィールドを値に設定するには、このアクションを使用します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - コンテンツ タイプの ID を 仕様 に設定する 注: - フィールドの値が変更されるまでワークフローを停止する場合は、代わりに [現在のアイテムでのフィールドの変更を待つ] アクションを使用します。 - [現在のアイテムにフィールドを設定する] アクションは、サイト ワークフロー使用時には利用できません。 |
| リスト アイテムを更新する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [この一覧のアイテムを更新する] として表示されます。 リスト アイテムを更新するには、このアクションを使用します。 フィールドを指定し、それらのフィールドに新しい値を設定できます。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - ドキュメント のアイテムを更新する |
| 現在のアイテムでのフィールドの変更を待つ |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ 待機] フィールドが同じ値に表示されます。 現在のアイテムの指定したフィールドが指定した値に変更されるまでワークフローを一時停止するには、このアクションを使用します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 承認の状態が 1;#Rejectedに等しくなるまで待機します メモ： ワークフローでフィールドの変更を待機するのではなく、フィールドの値を変更する場合は、代わりに [ 現在のアイテムのフィールドの設定] アクションを使用します。 |
| タスク アクション |
このカテゴリのアクションは、タスク アイテムに関連しています。 |
| フォームをグループに割り当てる |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ カスタム フォームをこれらのユーザーに割り当てる] として表示されます。 このアクションを使用して、カスタム タスク フォームを作成し、フォームを 1 つ以上の参加者またはグループに割り当てます。 参加者はフォームのフィールドに応答を提供し、完了したらフォームの [タスクの完了 ] をクリックします。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 資産報告書 を マーケティング に割り当てる メモ： タスク データを識別する戻り値はありません。 |
| To Do アイテムを割り当てる |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ To Do アイテムをこれらのユーザーに割り当てる] として表示されます。 このアクションを使用して、1 人以上の参加者またはグループに To Do タスクを割り当て、タスクの実行を求め、完了したらタスク フォームの [ タスクの完了 ] ボタンをクリックします。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 経費明細書の提出 を マーケティング に割り当てる |
| ユーザーからデータを収集する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このユーザーからデータを収集する (変数への出力: 収集)] として表示されます。 このアクションを使用して、参加者にタスクを割り当て、必要な情報をカスタム タスク フォームに入力するように求め、タスク フォームの [ タスクの完了 ] ボタンをクリックします。 このアクションには出力の指定があります。つまり、ワークフローはアクションによって返された情報を対応する変数に格納します。 アクションの完了したタスク アイテムのリスト アイテム ID は、collect 変数に格納されます。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - マーケティング から 経費明細書 を収集する (変数: マーケティングの経費明細書 に出力) |
| ユーティリティ アクション |
このカテゴリのほとんどのアクションは、文字列から情報を抽出する場合に使用できます。 You can cut up a text string and use it in several different scenarios in a workflow. For example, suppose that your company wants to stamp all incoming documents by using a specific name format such as date_department (for example: 07142009_sales.docx), and you want to run workflows that assign tasks to a reviewer based on the date in the stamp on that file. You could use a utility action to get the first 8 characters of the document name (07142009) and convert them into a date by using lookup coercions, so that you can assign tasks that have that due date. 参照型変換の詳細については、「関連項目」を参照してください。 |
| 文字列の末尾からサブ文字列を抽出する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [文字列の末尾から 0 文字をコピーする (変数: 部分文字列に出力)] として表示されます。 文字列の末尾から指定した文字数をコピーし、出力値を変数に格納するには、このアクションを使用します。 ワークフローが文字列からコピーする文字数を指定します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 現在のアイテム:名前 の末尾から 15 文字分をコピーする (変数: Copy15CharFromEndOfName に出力) |
| 文字列のインデックスからサブ文字列を抽出する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで 0 (変数への出力: 部分文字列) から始まる文字列からコピーとして表示されます。 文字列内の指定した文字から始まるすべての文字をコピーし、出力を変数に格納するには、このアクションを使用します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 現在のアイテム:名前 から 4 文字目以降をコピーする (変数: CopyStringFromChar4 に出力) |
| 文字列の先頭からサブ文字列を抽出する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで 、文字列の先頭から 0 文字をコピー (変数: 部分文字列に出力) として表示されます。 文字列の先頭から指定した文字数をコピーし、出力を変数に格納するには、このアクションを使用します。 ワークフローが文字列からコピーする文字数を指定します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 現在のアイテム:名前 の先頭から 15 文字分をコピーする (変数: Copy15CharFromStartOfName に出力) |
| 文字数を基にインデックスから文字列のサブ文字列を抽出する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [文字列からコピー] として表示され、0 文字の場合は 0 から始まります (変数: 部分文字列への出力)。 文字列内の特定の文字から始まる指定した文字数をコピーし、出力を変数に格納するには、このアクションを使用します。 ワークフローが文字列からコピーする文字数を指定します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 現在のアイテム:名前 から 4 文字目以降 15 文字分をコピーする (変数: CopyfromChar4for15CharOfName に出力) |
| 日付間の間隔を求める |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ 日付と日付の間の分を検索する (変数: 時間に出力)] として表示されます。 このアクションを使用して、2 つの日付間の時間差 (分、時間、または日) を計算し、出力を変数に格納します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 現在のアイテム:変更日時 と 今日 の間の 分数 を求める (変数: 最終変更日時 (分) に出力) |
SharePoint サイトで SharePoint を実行している場合に利用できるアクション
[承認処理を開始する]、[レコードの宣言]、[ユーザーの上司の検索] などのアクションは、SharePoint サイトで SharePoint を実行している場合にのみ利用できます。
| 操作 | 説明 |
|---|---|
| ドキュメント セットのアクション |
このカテゴリのアクションは、ドキュメント セットに関連しています。 ドキュメント セットは、ドキュメントを格納するフォルダーです。 ワークフロー内では、ドキュメント セットは 1 つのアイテムとして処理されます。 注: ライブラリ内のドキュメント セットを使用できるようにするには、SharePoint サイトの [ライブラリの設定] ページでドキュメント セットのコンテンツ タイプを追加する必要があります。 |
| ドキュメント セット承認処理を開始する |
このアクションは、最初は、 この列で指定されたユーザーと共に、このドキュメント セットの内容の [承認の開始] プロセスとしてワークフロー ステップに表示されます。 このアクションを使用して、ドキュメント セットとそのドキュメントに含まれるすべてのドキュメントに対して承認アクションを開始します。 このアクションを使用する場合、ドキュメント セットおよびそこに含まれているすべてのドキュメントの両方の状態が ([承認済み] や [却下済み] に) 変更されます。 他方で、ドキュメント セットに対して [承認処理を開始する] アクションを使用した場合は、ドキュメント セット自体の状態のみが変更されて、ドキュメント セットに含まれている個別のドキュメントの状態は変更されません。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 変数: 部品表承認者 が指定したユーザーと、このドキュメント セットのコンテンツに対して 部品表承認 処理を開始する |
| ドキュメント セットのバージョンを取得する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [コメント: comment]\(コメント\) を含むコンテンツの種類バージョンを含むこのドキュメント セットのバージョンをキャプチャするとして表示されます。 このアクションを使用して、アクションで指定したドキュメントのバージョン (メジャーまたはマイナー) を含むドキュメント セットのバージョンをロックします。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 最新メジャー バージョンのコンテンツを含んでいるドキュメント セットのバージョンを、次のコメントと共に取得します: 部品表の最新メジャー バージョン |
| ドキュメント セットをリポジトリに送る |
このアクションは、この 説明 (変数への出力: ファイルの送信結果) を使用して、このアクションをこの宛先コンテンツ オーガナイザーに使用してドキュメント セットを送信するようにワークフロー ステップで最初に表示されます。 ドキュメント セットをドキュメント リポジトリに移動またはコピーするには、このアクションを使用します。 ドキュメント リポジトリには、SharePoint サイト内のライブラリや、定義したルールを使用して特定の宛先にレコードをルーティングするサイト全体 (ドキュメント センターなど) を指定できます。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - コピー を使用して 最終版の部品表をリポジトリにコピー と共に ドキュメント リポジトリ:GUID にドキュメント セットを送信する (変数: ドキュメント セットをリポジトリにコピー への出力) メモ： ルールを定義し、ドキュメントをルーティングする前に、SharePoint サイトで コンテンツ オーガナイザー サイト機能を有効にする必要があります。 詳細については、関連項目セクションのトピック「レコードのルーティングのためのコンテンツ オーガナイザーの設定」を参照してください。 |
| ドキュメント セットのコンテンツの承認状態を設定する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで[ このドキュメントのコンテンツのコンテンツ承認状態をコメント付きのこの状態に設定する]として表示されます。 このアクションを使用して、ドキュメント セットのコンテンツの承認を [承認済み]、[ 拒否済み]、または [保留中] に設定します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 部品表承認済みと共に、ドキュメント セットの承認の状態を [承認済み] に設定する メモ： このアクションを使用するには、リストでコンテンツの承認を有効にする必要があります。 |
| タスク アクション |
このカテゴリのアクションは、承認のシナリオで使用されます。 このカテゴリには、[ 承認処理を開始する] および [ フィードバック処理を開始する] の 2 つの事前に作成されたワークフロー アクションがあります。 事前に作成されたアクションにはワークフロー ロジックがすでに定義されており、サブワークフローのようなものだといえます。 必要な作業は、適切な情報を指定することだけです。 これらのアクションは、SharePoint に含まれるグローバルに再利用可能なワークフローである、承認 - SharePoint と フィードバックの収集 - SharePoint で使用されます。 これらのワークフローとアクションの使い分けについては、この記事の承認アクションおよびフィードバック アクションを使用する必要がある場合のセクションを参照してください。 [ユーザー設定タスク処理を開始する] (このアクションにもロジックが組み込まれています) も使用できますが、(前記の 2 つのアクションとは異なり) ワークフローの各段階で実行する処理が事前に作成されているわけではありません。 [タスク動作の処理] というカテゴリのアクションは、[承認用アイテムを割り当てる] や [フィードバック用アイテムを割り当てる] などの承認アクションの動作をカスタマイズする場合にのみ [アクション] 一覧に表示されます。 タスク動作アクションの詳細については、この記事の「タスク アクション内で使用できるアクション」セクションを参照してください。 |
| 承認処理を開始する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで[ 現在のアイテムに対する承認プロセスの開始] としてこれらのユーザーと共に表示されます。 承認のためにドキュメントをルーティングするには、このアクションを使用します。 承認者はドキュメントを承認または拒否できるほか、承認タスクを割り当て直したり、ドキュメントへの変更を要求したりできます。 [承認プロセスを開始する] アクションは、あらかじめ作成されたワークフローと同様に動作します。よって、ロジックはアクションによりあらかじめ定義されています。 アクションには、タスクの動作、タスク プロセスの動作、履歴ログへの記録、メール通知、完了条件を定義する複数のフェーズが内蔵されています。 アクションにはこのような内蔵ロジックがありますが、アクションが機能するには、レビュー担当者は誰か、承認タスクをひとつずつ任命 (順次処理 - 既定の設定) するか、または一度に任命するか (並列処理)、タスク完了の期限または許容期間など、さらなる情報が必要です。 内部参加者と外部参加者の両方にタスクを割り当てることができます。 外部参加者には、サイト コレクション内のユーザーではない組織内の従業員、または組織外のユーザーを指定できます。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 変数: 承認者 と 現在のアイテム の 仕様承認 処理を開始する |
| フィードバック処理を開始する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで、 これらのユーザーと共に現在のアイテムに対するフィードバックプロセスの開始として表示されます。 このアクションを使用して、フィードバックのためにドキュメントをルーティングします。 レビュー担当者はフィードバックを送信したり、フィードバック タスクを再割り当てしたりできます。 [フィードバック プロセスを開始する] アクションは、あらかじめ作成されたワークフローと同様に動作します。よって、ロジックはアクションであらかじめ定義されています。 アクションには、タスクの動作、タスク プロセスの動作、履歴ログへの記録、メール通知、完了条件を定義する複数のフェーズが内蔵されています。 アクションにはこのような内蔵ロジックがありますが、アクションが機能するには、レビュー担当者は誰か、承認タスクをひとつずつ任命 (順次処理 - 既定の設定) するか、または一度の任命するか (並列処理)、タスク完了の期限または許容期間など、さらなる情報が必要です。 内部参加者と外部参加者の両方にタスクを割り当てることができます。 外部参加者には、サイト コレクション内のユーザーではない組織内の従業員、または組織外のユーザーを指定できます。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 変数: レビュー担当者 と 現在のアイテム の 仕様フィードバック 処理を開始する |
| ユーザー設定タスク処理を開始する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで、 これらのユーザーと共に現在のアイテムの [タスクの開始] プロセスとして表示されます。 上記の 2 つの承認アクションのどちらもニーズを満たしていない場合は、[ カスタム タスク プロセスの開始 ] アクション (承認プロセス テンプレート) を使用します。 カスタム タスク プロセスを開始すると、ロジックをその内部に構築することもできます。ただし、他の 2 つの承認アクションとは異なり、ワークフローが各フェーズで必要とするすべてのアクションが事前に構築されているわけではありません。 タスクの動作または完了条件では、独自のアクションと条件を指定できます。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 変数: 承認者 と 現在のアイテム の ビデオ レッスン承認 処理を開始する |
| リスト アクション |
このカテゴリのアクションは、リスト アイテムに対して操作を実行します。 |
| レコードの宣言 |
このアクションは、[ このアイテムをレコードとして宣言する] としてワークフロー ステップに表示されます。 このアクションを使用して、ドキュメントをレコードとして識別し、SharePoint サイトの [ レコード宣言設定] ページで定義したレコード制限設定を適用します。 このアクションに関しては、設定する変数はありません。 サイト コレクションのトップレベル サイトでレコード宣言の設定を定義できます。 レコード宣言設定は、レコードを編集または削除できるかどうか、それらに適用されるメタデータ、レコード保持ポリシーなど、レコードの処理方法を制御します。 レコード宣言設定では、アイテムがレコードとして宣言された後に適用する必要がある制限と、レコードを宣言できるユーザー ロールと、すべてのサイト ユーザーがレコード宣言を使用できるかどうかを指定します。 |
| レコード宣言の解除 |
このアクションは、ワークフロー ステップでアイテムを レコードとしてアンクレードとして表示します。 このアクションを使用して、レコードに適用されているレコード宣言設定を元に戻します。 このアクションに関しては、設定する変数はありません。 サイト コレクションのトップレベル サイトでレコード宣言の設定を定義できます。 レコード宣言の設定は、編集、削除の許可、メタデータの有無、レコードの保持ポリシーなど、レコードの処理方法を決定します。 レコード宣言の設定は、アイテム宣言後にレコードとして適用される制約、レコード宣言が許可されるユーザー ロールを指定するほか、レコード宣言をサイトのすべてのユーザーに使用可能とするかを指定します。 |
| リレーショナル アクション |
このカテゴリのアクションを使用すると、ユーザーの管理者を検索し、その出力値を変数に格納できます。 |
| ユーザーの上司を検索する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで 、このユーザーの [マネージャーの検索] (変数: マネージャーへの出力) として表示されます。 このアクションを使用して、ユーザーのマネージャーを検索し、その出力値を変数に格納します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - ワークフロー コンテキスト:開始者 の管理者の検索 (変数: 管理者 へ出力) |
タスク アクション内で利用できるアクション
[ 承認処理を開始する] や [ フィードバック処理を開始する] などのアクションをワークフローで使用して、リスト アイテムを承認またはフィードバックのために割り当てることができます。 これらのアクションは事前に作成されています (つまり、ワークフロー ロジックの大部分はアクションにすでに定義されています) が、アクションに必要な追加情報を指定します (タスクを割り当てる承認者やレビュー担当者を特定するなどして情報を指定します)。
注: これらのアクションがニーズを完全に満たさない場合は、アクションをブラウザーで SharePoint Designer 2013、および Visual Studio を含む SharePoint に対応した開発環境でカスタマイズできます。 同じツールでユーザー設定タスク処理の開始アクションもカスタマイズできます。 このアクションは、組織の新しいタスクのプロセスを定義するために使用できるテンプレートです。
[ 承認処理を開始する] や [ フィードバック処理を開始する] などのアクション内でタスク動作をカスタマイズする場合、[ タスク動作の処理] という新しいカテゴリのアクションを利用できます。
注: このカテゴリのどのアクションを利用できるかは、ワークフロー内の現在の作業場所に応じて異なります。
| 操作 | 説明 |
|---|---|
| タスク処理の終了 | このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ タスク処理の終了] として表示されています。 このアクションを使用して、タスク処理を終了します。 メイン ワークフローでは、引き続き次のアクションが実行されます。 |
| コンテンツの承認状態を設定 (作成者として) | このアクションは、タスク プロセスが実行しているアイテムのコンテンツ承認をこの状態に設定 (ワークフロー作成者として実行) としてワークフロー ステップに最初に表示されます。 これにより、ワークフローを開始するユーザーの権限ではなく、ワークフロー作成者のアクセス許可を使用して、リスト アイテムの承認状態を [承認済み]、[ 拒否済み]、または [ 保留中 ] に設定できます。 このアクションは、承認ワークフローを開始するユーザーが、ドキュメントを承認するための neeecessary アクセス許可を持っていない可能性がある場合に一般的に使用されます。アクションで指定されたリスト アイテムは、アクションが現在実行されているアイテムです。 これは、ワークフロー全体が実行されている項目と同じ場合とそうでない場合があります。 注: このアクションを機能させるには、リスト内でコンテンツ承認を有効にする必要があります。 |
| タスク処理アイテムの変更を待機 | このアクションは、ワークフロー ステップで [ タスク処理が実行中のアイテムが変更されるのを待っています] として表示されます。 このアクションを使用して、承認処理を実行しているアイテム内の値が変更されるまで、タスク処理を停止します。 |
| タスク処理アイテムの削除を待機 | このアクションは、ワークフロー ステップで [ タスク処理が実行中のアイテムが削除されるのを待っています] として表示されます。 このアクションを使用して、承認処理を実行しているアイテムの値が削除されるまで、タスク処理を停止します。 |
| 次のアクションは、[ 承認処理を開始する] アクションをカスタマイズするときに、[ 1 つのタスクの動作を変更します] をクリックし、[ タスクが割り当てられる前] ステップ内をクリックした場合にのみ表示されます。 | |
| タスク フィールドの値の設定 | このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ タスク フィールドに 値 を設定します] として表示されています。 このアクションを使用して、現在のタスク アイテムの特定のフィールドを特定の値に設定します。 このアクションは、まだ作成されていないタスクに対して使用できます。 |
| 次のアクションは、[承認処理を開始する] アクションをカスタマイズするときに、[1 つのタスクの動作を変更します] をクリックし、[タスクの保留時] または [タスクの期限切れ時] ステップ内をクリックした場合にのみ表示されます。 | |
| タスクの取り消し | このアクションは、ワークフロー ステップで [ このタスクの取り消し] として表示されます。 このアクションを使用して、結果を得ることなくタスクを完了します。 |
| タスクの追加 | このアクションは、ワークフロー ステップで [ 新しいタスクを追加して このユーザー に割り当てる] として表示されます。 このアクションを使用して、承認アクションの現在のステージの最後に、指定したユーザーに対して新しいタスクを割り当てます。 現在のステージが Molly;Diane;Oliver の場合にタスクを Diane に追加すると、ステージは Molly;Diane;Oliver;Diane に変更されます。 |
| タスクの委任 | このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このタスクをこのユーザーに委任する] として表示されます。 現在のユーザーへのタスク割り当てを取り消し、同じタスクを別のユーザーに割り当てるには、このアクションを使用します。 新しい割り当てがグループに割り当てられている場合、グループ全体に割り当てられるタスクは 1 つだけであり、各グループ メンバーには 1 つのタスクは割り当てません。 各グループ メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、代わりに [タスクの転送 ] アクションを使用します。 |
| タスクのエスカレート | このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このタスクを現在の割り当て先の上司へエスカレートする] として表示されています。 このアクションを使用して、タスクが現在割り当てられているユーザーの上司にタスクを割り当てます。 このアクションに関しては、設定する変数はありません。 |
| タスクの転送 | このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このタスクをこのユーザーに転送する] として表示されます。 このアクションを使用して、現在のユーザーへのタスク割り当てを取り消し、同じタスクを別のユーザーに割り当てます。 新しい割り当てがグループに割り当てられている場合は、グループ全体に対して 1 つのタスクだけでなく、グループの各メンバーに 1 つのタスクが割り当てられます。 グループ全体に 1 つのタスクを割り当てるには、代わりに [タスクの委任] アクションを使用します。 |
| タスクの挿入 | このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このユーザー に割り当てられたタスクの挿入] として表示されています。 承認処理でこのアクションを使用して、現在のステージの次に、指定したユーザーが唯一の参加者となる新しいステージを挿入します。 |
| タスクの再割り当て | このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このタスクを このユーザー に再割り当てする] として表示されています。 このアクションを使用して、タスクを別のユーザーに再割り当てします。 |
| 変更の依頼 | このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このユーザー の変更の要求] として表示されています。 このアクションを使用して、別のユーザーに変更を要求し、要求した変更が完了したら、新しいタスクを現在のユーザーに割り当てます。 |
| タスクの電子メールの送信 | このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ 電子メールを送信する: 対象ユーザー] として表示されています。 このアクションを使用して、指定したユーザーに送信される電子メールのタスク通知に [ タスクの編集] ボタンを組み込みます。 |
承認アクションおよびフィードバック アクションを使用する必要がある場合
Microsoft Office SharePoint Designer 2007 では、認証シナリオでタスク アクションを使いました。 SharePoint の構築済み再利用可能ワークフロー (承認 - SharePoint と フィードバックの収集 - SharePoint) と、タスク アクション (承認プロセスを開始する と フィードバック プロセスを開始する) の違いについて疑問を持ったかもしれません。 タスク アクション、構築済みワークフローの両方をフィードバック収集にも、承認の収集にも使えますが、構築済みワークフローはより高度で完全なソリューションを提供します。
事前に作成された再利用可能なワークフローがニーズに合わない場合は、SharePoint Designer 2013 を使用してカスタマイズします。 事前に作成されたワークフローをカスタマイズしてニーズに合わせるよりも、新しいワークフローを作成した方が簡単な場合は、新しいワークフローで [ 承認処理を開始する] および [ フィードバック処理を開始する] アクションを利用できます。 これらのアクションが備える構造は必要とするが、事前に構成された機能のすべては必要としない場合は、[ ユーザー設定タスク処理を開始する] アクションを使用できます。
厳密には承認処理またはフィードバック処理ではないシナリオでも、さまざまなタスク アクションを使用できます。 たとえば、タスク アクションを使用して従業員に電子メール メッセージを送信し、タイムシートへの入力を完了するように通知できます。
次の表は、3 つのタスク アクションと事前に作成された再利用可能なワークフローとの比較を示しています。
| 機能 | タスク アクション | 事前に作成された再利用可能なワークフロー |
|---|---|---|
| 処理に関与するユーザー数 |
タスク アクションごとに 1 人のユーザーまたは 1 つのグループ。 |
事前に作成されたワークフローでは、複数の割り当てステージで複数のユーザーおよびグループを指定できます。 各割り当てステージでは、タスクの順次割り当てまたは並行割り当てのどちらを行うか、およびタスクを割り当てるユーザー、グループ、その他の参加者の 2 つを指定できます。 |
| 事前に読み込まれたワークフロー ロジック |
3 つのタスク アクションにはロジックは組み込まれていません。 承認またはフィードバックのメカニズムを構築するには、他のアクションや条件を使用する必要があります。 |
事前に作成されたワークフローには、承認またはフィードバック収集を最初から最後まで実行するためのすべてのロジックがすでに組み込まれています。 既定のロジックを使用することも、ニーズに合わせてロジックをカスタマイズすることもできます。 |
| タスクの割り当て順序 |
3 つのタスク アクションでは、個別のユーザー、およびグループの各メンバーに対して、タスクを並行にのみ割り当てることができます。 つまり、タスク アクションによって割り当てられるすべてのタスクは、単一の配信ステージで同時に割り当てられます。 |
事前に作成されたワークフローでは、タスクは単一の配信ステージまたは複数のステージで割り当てることができます。各ステージでは、タスクを順次または並行のどちらかで割り当てることができます。 |
| タスク情報に対するデータのバインド |
3 つのタスク アクションには、そのまま使用できる参照は用意されていません。 ユーザーからデータを収集 することは、出力句を持つアクションです。ワークフローの実行時に生成されたデータは、出力句の変数に格納されます。 承認またはフィードバックのシナリオを独自に構築するには、ワークフロー内のいくつかの異なるアクションでこの変数を指定する必要があります |
事前に作成されたワークフローではデータ ソースが利用されており (現在のアイテム、事前に定義されたワークフロー変数およびパラメーター、現在のワークフローのコンテキスト、タスクの結果など)、ニーズに合わせて簡単にワークフローをカスタマイズできます。 たとえば、現在のタスクが割り当てられているユーザーに電子メールを送信する場合は、[電子メールを送信する] アクションを使用し、[現在のタスク: 担当者] に電子メールが送信されるようにアクションを構成します。 |
| タスク参加者用の特別な機能 |
3 つのタスク アクションでは、タスク参加者用の特別な機能 (タスクの再割り当てや変更の要求オプションなど) は提供されません。 |
事前に作成されたワークフローの承認アクションでは、タスク参加者は、1 クリックするだけで、タスクを別のユーザーに再割り当てしたり、タスク処理所有者に変更を要求したりできます。 |
| タスクの完了 |
3 つのタスク アクションでは、タスクの完了を示すために利用できる唯一のボタンには常に [ タスクの完了] というラベルが設定されています。 |
事前に作成されたワークフローでは、[ 承認] や [ 却下] などのもっとわかりやすい名前を持つボタンを追加して、タスク完了フォームでタスクの結果を示すことができます。 |
ワークフローがドキュメント ライブラリまたはドキュメントのコンテンツ タイプに関連付けられている場合に利用できるアクション
一部のワークフロー アクション ( 共有ドキュメント など) は、ワークフローがドキュメント ライブラリ、あるいは [ ドキュメント] コンテンツ タイプまたはそのコンテンツ タイプの子に関連付けられている場合にのみ利用できます。
| 操作 | 説明 |
|---|---|
| コア アクション |
|
| リポジトリにドキュメントを送信 |
このアクションは、この 説明 (変数への出力: ファイルの送信結果) を使用して、このアクションをこの宛先ルーターに使用して、ワークフロー ステップで [ファイルの送信] として最初に表示されます。 リスト アイテムに関連付けられているドキュメントをドキュメント リポジトリに移動またはコピーするには、このアクションを使用します。 ドキュメント リポジトリには、SharePoint サイト内のライブラリや、定義したルールを使用して特定の宛先にレコードをルーティングするサイト全体 (ドキュメント センターなど) を指定できます。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - 移動 を使用して ファイルのアーカイブ準備完了 と共に 保存先:ドキュメント ID 値 へファイルを送信する (変数: ファイルをアーカイブに送信に出力) |
| ドキュメント セットのアクション |
このカテゴリのアクションは、ドキュメント セットに関連しています。 ドキュメント セットは、ドキュメントを格納するフォルダーです。 ワークフロー内では、ドキュメント セットおよびそこに含まれているすべてのドキュメントは 1 つのアイテムとして処理されます。 注: - ライブラリ内のドキュメント セットを使用できるようにするには、SharePoint サイトの [ライブラリの設定] ページでドキュメント セットのコンテンツ タイプを追加する必要があります。 - ドキュメント セットは SharePoint の機能です。 ドキュメント セットのアクションの詳細については、この記事の 「SharePoint サイトが SharePoint を実行しているときに使用できるアクション 」セクションを参照してください。 |
| リスト アクション |
このアクションのカテゴリは、リスト アイテムに対して操作を実行します。 |
| 下書きの削除 |
このアクションは、ワークフロー ステップで アイテムのすべての下書き (マイナー バージョン) を削除として表示されます。 現在のアイテムのすべての既存の下書きまたはマイナー バージョンを削除するには、このアクションを使用します。 このアクションに関しては、設定する変数はありません。 注: このアクションが機能するには、SharePoint リストでマイナー バージョンによるバージョン管理を有効にする必要があります。 |
| 以前のバージョンの削除 |
このアクションは、ワークフロー ステップで [ アイテムのすべての以前のバージョンを削除する] として表示されます。 現在のアイテムの既存の以前のバージョンをすべて削除するには、このアクションを使用します。 このアクションに関しては、設定する変数はありません。 注: このアクションが機能するには、SharePoint リストでバージョン管理を有効にする必要があります。 |
代理ステップ内でのみ利用できるアクション
一部のリスト アクションは、代理ステップ内でのみ利用できます。 代理ステップでは、ワークフローに対して、ワークフロー開始者ではなくワークフロー作成者を代理してアクションを実行するように指示が行われます。 代理ステップは、承認や発行などのシナリオで、承認のためにコンテンツを送信するユーザーが、コンテンツを承認するユーザーと同じアクセス許可を持っていない可能性がある場合に役立ちます。 代理ステップは、(たとえばユーザーにアクセス許可を自動的に割り当てるワークフローで) サイト管理者のタスクを自動化する場合にも役立ちます。
メモ： "ワークフロー作成者" は、ワークフローを最後に発行したユーザーです。> 偽装ステップは、任意の種類の別のステップ内に入れ子にすることはできません。
| 操作 | 説明 |
|---|---|
| リスト アイテムの権限を追加する |
このアクションは、最初は[リスト内のアイテムに これらのアクセス許可を追加する] としてワークフロー ステップに表示されます。 このアクションを使用して、指定したアイテムの指定したアクセス許可レベルを指定したユーザーまたはユーザーに付与します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - イメージ のアイテムに 投稿, 読み取り を追加する |
| リスト アイテムの親のアクセス許可の継承 |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [ このリスト内のアイテムから親のアクセス許可を継承する] として表示されます。 一意のアクセス許可を持つリスト アイテムを強制的にリストから親アクセス許可を継承するには、このアクションを使用します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - イメージ のアイテムで親のアクセス許可を継承する |
| リスト アイテムの権限を削除する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [リスト内の アイテムからこれらのアクセス許可を削除する] として表示されます。 指定したユーザーまたはユーザーから指定したアイテムの指定されたアクセス許可レベルを削除するには、このアクションを使用します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - イメージ のアイテムから 投稿 を削除する |
| リスト アイテムの権限を置換する |
このアクションは、最初はワークフロー ステップで [リスト内の アイテムのこれらのアクセス許可を置き換える] として表示されます。 指定したユーザーまたはユーザーの現在のアクセス許可レベルを、指定した新しいアクセス許可レベルで置き換えるには、このアクションを使用します。 以下に、ワークフロー ステップ内でのアクションの例を示します。 - イメージ のアイテムの 読み取り を置き換える |
サイト ワークフロー内のアクション
サイト ワークフローはサイトレベルで動作し、より詳細なレベルのオブジェクト (個別のアイテムやコンテンツ タイプなど) にはアタッチされていません。 サイト ワークフロー内で作業する場合、[ コンテンツの承認状態を設定する] や [ 現在のアイテムにフィールドを設定する] などの現在のアイテムに対して動作するアクションは利用できません。 これらのアクションの詳細については、この記事の 「一般的なアクション 」セクションを参照してください。