Aggiungere o modificare in massa elementi di lavoro con Excel

Articolo
06/10/2015

Quando sono presenti molti elementi di lavoro da aggiungere o modificare, l'utilizzo di Excel può consentire di risparmiare tempo. Usare un elenco semplice per l'aggiunta o la modifica di diversi tipi di elemento di lavoro contemporaneamente, ad esempio elementi backlog, attività, bug o problemi. Usare un elenco con struttura ad albero per l'aggiunta o la modifica in blocco degli elementi di lavoro e dei relativi collegamenti padre-figlio.

È inoltre possibile aggiungere o modificare in blocco elementi di lavoro utilizzando Microsoft Project.

Aggiungere gli elementi di lavoro tramite un elenco semplice

Se Microsoft Excel 2007 o versione più recente non è installato, installarlo.
Se Visual Studio o Team Explorer non è ancora installato, sarà necessario installare una delle versioni seguenti per ottenere il componente aggiuntivo Team Foundation per Excel.
In Excel iniziare con un foglio di lavoro vuoto. Se non viene visualizzata la barra multifunzione Team (o il menu Team se si utilizza Excel 2007), vedere il passaggio 2.

Suggerimento

Se la barra multifunzione Team non è più visualizzata, potrebbe essere necessario abilitarla di nuovo.
Connettersi a TFS e al progetto team in cui si desidera aggiungere gli elementi di lavoro Se non è possibile connettersi, richiedere di essere aggiunti come membro del team.

Se è la prima volta che si esegue la connessione a TFS da Excel, potrebbe essere necessario aggiungere TFS all'elenco di server riconosciuti.
Il foglio di lavoro è ora associato al progetto team come elenco semplice. Ne deriva che è possibile aggiungere elementi di lavoro al progetto team dal foglio di lavoro o aggiungere elementi di lavoro al foglio di lavoro dal progetto team.
Specificare i titoli degli elementi di lavoro che si desidera aggiungere e il tipo di elemento di lavoro.

Si noti come i campi Motivo e Stato vengono compilati automaticamente con i valori predefiniti.
Pubblicare il foglio di lavoro

Verificare che il cursore si trovi in una cella che contiene dati. In caso contrario, è possibile che il pulsante Pubblica sia disabilitato.

Si noti che gli ID verranno assegnati agli elementi di lavoro.
Si noti inoltre come è possibile aprire un elemento di lavoro in Team Web Access per aggiungere ulteriori informazioni.

È possibile apportare modifiche agli elementi di lavoro in Excel, Project, Team Web Access o Visual Studio Team Explorer.

Seguire i seguenti suggerimenti per mantenere sincronizzato il proprio lavoro:

La prima volta che si apre un foglio di lavoro salvato, utilizzare (Aggiorna) per scaricare i dati più recenti da TFS.
Immettere i dati per i campi aggiuntivi aggiungendo le colonne al foglio di lavoro tramite Scegli colonne.
Per evitare conflitti di dati, pubblicare spesso le aggiunte e le modifiche.
Per evitare la perdita di dati prima della pubblicazione o dell'aggiornamento, salvare periodicamente la cartella di lavoro.

Aggiungere elementi backlog e attività, nonché i relativi collegamenti padre-figlio tramite un elenco con struttura ad albero

È possibile aggiungere in blocco un elenco di elementi di lavoro annidato, ad esempio una struttura suddivisa del lavoro un set gerarchico di storie utente ed esperienze del cliente. È possibile ad esempio aggiungere un elenco delle attività, delle sottoattività e dei bug annidato, come illustrato nella figura seguente oppure le attività collegate agli elementi backlog prodotto, come descritto nei passaggi seguenti.

Elenco con struttura ad albero in cui viene illustrata la modalità di visualizzazione dei collegamenti padre-figlio nel layout di colonne

Elenco con struttura ad albero di elementi di lavoro di Microsoft Excel

Seguire i passaggi da 1 a 6 della procedura descritta in precedenza.
Convertire un elenco semplice in un elenco con struttura ad albero aggiungendo un livello della struttura ad albero.

Si noti come il tipo di elenco verrà contrassegnato come Albero e che è stata inserita un'ulteriore colonna Titolo 2.
Immettere i titoli degli elementi backlog in Titolo 1 e, per le attività, in Titolo 2. Selezionare inoltre per ciascuno il tipo di elemento di lavoro corrispondente.
Pubblicare il foglio di lavoro

In TFS vengono assegnati degli ID a ciascun elemento di lavoro e vengono creati dei collegamenti padre-figlio per ogni attività elencata sotto un elemento backlog.

Suggerimenti utili quando si usa un elenco con struttura ad albero:

In TFS i dati nella colonna Titolo vengono interpretati per determinare il modello dei collegamenti tra gli elementi di lavoro. Quando si pubblicano le modifiche, una qualsiasi delle condizioni seguenti può causare un collegamento non valido o la creazione di un collegamento di struttura ad albero tra elementi di lavoro non corretti:
- Una riga tra elementi di lavoro padre e figlio è vuota.
- Il titolo di un elemento di lavoro si trova nella colonna errata. Assicurarsi di specificare un titolo per ogni elemento di lavoro figlio.
- All'interno di una riga, più colonne Titolo contengono dati. Immettere il testo in una sola delle colonne del titolo all'interno di ciascuna riga.
- L'elenco è stato ordinato. Non ordinare un elenco con struttura ad albero. L'ordinamento di elenco con struttura ad albero può modificare le relazioni di collegamento gerarchiche. Se si ordina un elenco con struttura ad albero, è possibile ripristinare lo stato precedente a questa operazione effettuando immediatamente l'aggiornamento.
Per risolvere un errore, vedere Risolvere collegamenti non validi in un elenco con struttura ad albero di Excel.
È possibile usare o abbassare o promuovere un elemento di lavoro all'interno della gerarchia dell'albero. Verificare che la colonna a sinistra o a destra del titolo dell'elemento di lavoro padre sia una colonna Titolo. L'intestazione nella parte superiore della colonna dovrebbe essere Titolo <numero>. In caso contrario, aggiungere un livello della struttura ad albero.
Un elemento di lavoro collegato padre-figlio può avere un solo padre. Non è possibile aggiungere la stessa attività elemento di lavoro a due elementi backlog. Diversamente, è necessario definire le attività di elemento di lavoro distinte.
Se viene visualizzato l'errore TF208104, le modifiche apportate ai campi vengono pubblicate, ma tutte le modifiche apportate alla gerarchia dei collegamenti non vengono pubblicate. Almeno una delle relazioni di collegamento definite per l'elemento di lavoro è bloccata da un altro processo, ad esempio l'integrazione di Project Server. Per altre informazioni, vedere Addressing Error TF208104: Hierarchical Link Relationship Is Locked.
Quando si sposta un elemento di lavoro, assicurarsi di selezionare l'intera riga della tabella.

Domande e risposte

D: Si può usare Excel quando si lavora solo nel client Web, ovvero con Team Web Access o Visual Studio Online?

R: sì. Non è possibile aprire una query dal client Web, ma si può aprire la query da Excel. Per usare Excel, occorre ottenere il componente aggiuntivo Team Foundation, installato insieme a Visual Studio o Team Explorer. Se una di queste versioni non è ancora installata, installarla subito. È possibile installare Team Explorer gratuitamente.

Dopo l'installazione di Team Explorer, aprire Excel e cercare il menu o la barra multifunzione Team.

D: Quale tipo di elenco è consigliabile utilizzare?

R: Usare la tabella seguente come una guida per selezionare la struttura dell'elenco.

Attività	Struttura dell'elenco	Aggiornamento dell'elenco
Creare e pubblicare molti elementi di lavoro non correlati	Elenco semplice	Elenco da input
Eseguire modifiche in blocco su molti elementi di lavoro non correlati	Elenco semplice	Elenco di query o elenco da input
Eseguire modifiche in blocco su molti elementi di lavoro e sui relativi elementi di lavoro dipendenti o correlati	Elenco con struttura ad albero	Elenco di query
Eseguire la pianificazione top-down e pubblicare elementi di lavoro con collegamenti padre-figlio	Elenco con struttura ad albero	Elenco da input
Visualizzare e modificare la gerarchia e le relazioni dei collegamenti padre-figlio di molti elementi di lavoro	Elenco con struttura ad albero	Elenco di query
Esaminare i rapporti in base a un set filtrato di elementi di lavoro soggetti a modifiche nel tempo	Elenco semplice o con struttura ad albero	Elenco di query

D: Come si abilita il gruppo della struttura ad albero dei comandi?

R: Se i comandi del gruppo della struttura ad albero non sono disponibili, il foglio di lavoro viene configurato come elenco semplice. È possibile convertire un elenco semplice in un elenco con struttura ad albero come descritto nel passaggio 2 in Aggiungere elementi di backlog e attività, nonché i relativi collegamenti padre-figlio tramite un elenco albero.

D: Come si converte un elenco con struttura ad albero in un elenco semplice?

R: Pubblicare innanzitutto tutte le modifiche apportate. Successivamente, nella barra multifunzione Team scegliere Configura, Elenco, quindi scegliere Aggiorna solo elementi di lavoro. In questo modo si appiattisce la struttura ad albero e si modifica l'elenco di query in un elenco di input.

D: Come si rimuove un livello della struttura ad albero?

R: Rimuovere tutto il contenuto inserito nella colonna Titolo numero a livello di albero da rimuovere, ovvero la colonna con il numero più alto, quindi fare clic su Aggiorna per aggiornare il foglio di lavoro.

Suggerimento

Prima di rimuovere un livello della struttura ad albero, pubblicare sempre le modifiche apportate agli elementi di lavoro.La rimozione di un livello della struttura ad albero richiede un aggiornamento che sovrascrive i dati nell'elenco di elementi di lavoro.I dati non pubblicati andranno persi.

D: Come si effettua la conversione da un elenco di input a un elenco di query?

R: Sulla barra multifunzione Team scegliere Configura, Elenco, quindi selezionare la query che si desidera utilizzare. Il foglio di lavoro verrà aggiornato solo con gli elementi di lavoro restituiti dalla query. Inoltre, se si seleziona una query di struttura ad albero, l'elenco diventa un elenco con struttura ad albero.

D: Come si aggiungono gli elementi di lavoro esistenti a un elenco?

R: Se si usa un elenco da input non di query, è possibile aggiungere elementi di lavoro scegliendo Icona Richiama elementi di lavoro nella barra multifunzione Team.

D: È possibile usare le funzioni taglia e incolla di Excel?

R: Sì. È possibile usare molte funzionalità di Excel, ad esempio Taglia, Incolla, Riempimento automatico, Formato, Ordina (solo elenco semplice), Filtro e Aggiungi formule.

È possibile tagliare e incollare righe per modificare la sequenza degli elementi in un elenco e modificare le relazioni di collegamento tra gli elementi di lavoro.

Per trascinare un elemento di lavoro, selezionare l'elemento di lavoro o il set di elementi di lavoro adiacenti che si desidera spostare, aprire il menu di scelta rapida e scegliere Seleziona, Riga tabella, posizionare il puntatore sul bordo della selezione e, quando compare il puntatore di spostamento Sposta puntatore , trascinare la riga in un'altra posizione.

Suggerimento

Quando si aggiorna l'elenco di elementi di lavoro, è possibile che non tutti i formati vengano mantenuti.Ad esempio, i formati di data vengono impostati da TFS.Le modifiche effettuate a un campo del formato di data verranno sovrascritte con il formato di data utilizzato da TFS.

D: Come si aggiorna rapidamente un set specifico di elementi di lavoro?

R: selezionare gli elementi di lavoro elencati in una query elemento di lavoro in Team Explorer, aprire il menu di scelta rapida per uno degli elementi di lavoro selezionati, quindi scegliere Apri selezione in Microsoft Excel o selezionare l'icona di Excel nella barra degli strumenti.

D: È possibile usare Excel per Mac?

R: No. È necessario utilizzare Excel nello stesso computer in cui è installato Visual Studio o Team Explorer per ottenere il componente aggiuntivo Team Foundation. Queste applicazioni richiedono un sistema operativo Windows.

D: Come si risolvono gli errori di pubblicazione?

R: Vedere gli argomenti per risolvere un conflitto di dati, un errore di convalida dei dati o un collegamento non valido.

D: Come si disabilita il componente aggiuntivo Team Foundation?

R: Per disabilitare il componente aggiuntivo, vedere Aggiunta o eliminazione di un componente aggiuntivo.

D: Quali altri strumenti è possibile usare per modificare in blocco gli elementi di lavoro?

R: È possibile usare Team Web Access o Project.

D: Si desiderano alcuni suggerimenti per l'utilizzo di Excel?

R: Vedere Attività di base in Excel.