À propos des workflows de facture financière
Mise à jour : April 27, 2011
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Vous pouvez paramétrer un workflow pour exiger que les factures financières soient soumises pour approbation. Vous pouvez exiger que soient soumises toutes les factures financières ou seulement celles qui répondent à des conditions spécifiques.
Notes
Si vous ne souhaitez pas que les factures financières soient soumises et analysées, ne paramétrez pas de workflow pour celles-ci.
Même si votre organisation impose la soumission des factures à des fins d'analyse, vous pouvez créer des instructions conditionnelles dans le workflow de manière à autoriser l'approbation automatique de certaines factures dans certaines situations. Par exemple, vous souhaitez peut-être spécifier une condition stipulant que si le total d'une facture est inférieur à 500,00 EUR, celle-ci est approuvée sans intervention de la part d'un utilisateur. En outre, le workflow que vous paramétrez détermine, le cas échéant, les utilisateurs qui doivent approuver la facture ainsi que le moment d'acheminement de la facture via le processus de workflow.
Notes
Avant de terminer les procédures décrites dans cette rubrique, vous devriez vous être familiarisé avec la fonctionnalité générale de workflow. Pour plus d'informations, voir Workflow de Microsoft Dynamics AX.
La configuration d'un workflow diffère selon les organisations, tout comme les processus entreprise. Aussi, vous devez configurer les workflows de manière à ce qu'ils reflètent les processus entreprise pour les factures financières au sein de votre organisation.
Les exemples suivants illustrent des workflows fréquemment utilisés par les organisations pour ce qui concerne les factures financières.
Exemple : configuration d'un workflow dans lequel les factures financières doivent être approuvées par un utilisateur
Cet exemple illustre la création d'un workflow dans lequel un utilisateur doit approuver toutes les factures financières, quel que soit leur montant.
Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Workflows de la comptabilité client.
Dans le volet Actions, cliquez sur Nouveau.
Sélectionnez Workflow de facture financière client, puis cliquez sur Créer un workflow.
Dans l'éditeur de workflow, dans le volet Actions, cliquez sur Propriétés.
Dans l'écran Propriétés, entrez les propriétés d'organigramme suivantes :
Nom : entrez Approbation des factures financière quel que soit le montant.
Instructions de soumission : entrez Cliquez sur Soumettre pour soumettre la facture à approbation.
Cliquez sur Fermer.
Dans la Éléments du workflow, faites glisser l'élément Approuver la facture financière jusqu'aux éléments Démarrer et Fin.
Notes
Si vous ne faites pas glisser l'élément Approuver la facture financière directement jusqu'aux éléments Démarrer et Fin, vous devrez relier manuellement les lignes de l'organigramme pour garantir que le processus soit terminé.
Dans l'organigramme, cliquez avec le bouton droit sur l'élément Approuver la facture financière, puis cliquez sur Propriétés.
Modifiez le nom par Toutes les factures financières nécessitent une approbation.
Cliquez sur Fermer.
Double-cliquez sur l'élément Toutes les factures financières nécessitent une approbation pour le développer. Cliquez avec le bouton droit sur l'élément de l'étape 1, puis cliquez sur Propriétés. Entrez les propriétés suivantes :
Nom : entrez Approbation ou rejet de la facture.
Objet de l'article de travail : entrez Cette facture nécessite votre approbation.
Instructions de l'élément de travail : entrez Cliquez sur l'option de menu Approuver, Rejeter ou Historique.
Cliquez sur Affectation, puis sélectionnez Utilisateur dans la liste Affecter les utilisateurs à cet élément de workflow.
Cliquez sur l'onglet Utilisateur, puis affectez-vous l'élément de workflow. Sélectionnez votre ID utilisateur dans la liste Utilisateurs disponibles :, puis cliquez sur le bouton > pour déplacer votre ID jusque dans la liste Utilisateurs sélectionnés :.
Cliquez sur l'onglet Limite de temps, puis entrez les informations de champs suivantes :
Nom du calendrier : sélectionnez Dates d'échéance du calendrier de travail.
Calendrier : sélectionnez un calendrier disponible dans la liste.
Cliquez sur Fermer.
Fermez l'éditeur de workflow.
Lorsque vous y êtes invité, entrez des notes de version, puis cliquez sur OK.
Cliquez sur Activer la nouvelle version, puis sur OK. À partir de ce point, toutes les factures financières doivent être soumises pour approbation.
Exemple : configuration d'un workflow pour les factures financières dans lequel l'approbation d'un utilisateur est uniquement requise pour les montants de facture élevés
Cet exemple illustre la création d'un workflow dans lequel un utilisateur doit approuver une facture financière lorsque le montant total de celle-ci est supérieur à 1 000,00 EUR. Les factures dont le montant total est inférieur ou égal à 1 000,00 EUR reçoivent automatiquement le statut Approbation après avoir été soumises dans le workflow.
Cliquez sur Comptabilité client > Paramétrage > Workflows de la comptabilité client.
Dans le volet Actions, cliquez sur Nouveau.
Sélectionnez Workflow de facture financière client, puis cliquez sur Créer un workflow.
Dans l'éditeur de workflow, dans le volet Actions, cliquez sur Propriétés.
Dans l'écran Propriétés, entrez les propriétés d'organigramme suivantes :
Nom : entrez Le total de la facture dépasse 1 000 EUR et requiert une approbation.
Instructions de soumission : entrez Cliquez sur Soumettre pour soumettre la facture à approbation.
Cliquez sur Fermer.
Dans la Éléments du workflow, faites glisser l'élément Approuver la facture financière jusqu'aux éléments Démarrer et Fin.
Notes
Si vous ne faites pas glisser l'élément Approuver la facture financière jusqu'aux éléments Démarrer et Fin, vous devrez relier manuellement les lignes de l'organigramme pour garantir que le processus soit terminé.
Dans l'organigramme, cliquez avec le bouton droit sur l'élément Approuver la facture financière, puis cliquez sur Propriétés.
Modifiez le nom par Factures financières > 1 000 EUR.
Cliquez sur Fermer.
Double-cliquez sur l'élément Factures financières > 1 000 EUR pour le développer. Cliquez avec le bouton droit sur l'élément de l'étape 1, puis cliquez sur Propriétés. Entrez les propriétés suivantes :
Nom : entrez Approbation ou rejet de la facture.
Objet de l'article de travail : entrez Cette facture nécessite votre approbation.
Instructions de l'élément de travail : entrez Cliquez sur l'option de menu Approuver, Rejeter ou Historique.
Cliquez sur Affectation, puis sélectionnez Utilisateur dans la liste Affecter les utilisateurs à cet élément de workflow.
Cliquez sur l'onglet Utilisateur, puis affectez-vous l'élément de workflow. Sélectionnez votre ID utilisateur dans la liste Utilisateurs disponibles :, puis cliquez sur le bouton > pour déplacer votre ID jusque dans la liste Utilisateurs sélectionnés :.
Cliquez sur l'onglet Limite de temps, puis entrez les informations de champs suivantes :
Nom du calendrier : sélectionnez Dates d'échéance du calendrier de travail.
Calendrier : sélectionnez un calendrier disponible dans la liste.
Cliquez sur Condition, puis entrez les informations de champs suivantes :
- Sélectionnez Exécuter cette étape uniquement si la condition suivante est remplie.
- Ajoutez une condition où Facture financière client.Total de la facture > 1 000 EUR.
Cliquez sur Fermer.
Fermez l'éditeur de workflow.
Lorsque vous y êtes invité, entrez des notes de version, puis cliquez sur OK.
Cliquez sur Activer la nouvelle version, puis sur OK. À partir de ce point, toutes les factures financières doivent être soumises pour approbation. Celles dont le montant dépasse 1 000 EUR nécessiteront l'obtention d'une approbation, tandis que celles dont le montant est inférieur ou égal à 1 000 EUR obtiendront automatiquement l'approbation.
Notes
Avant de pouvoir valider les factures, l'utilisateur devra patienter un court moment de manière à ce que le processus d'approbation automatique soit terminé.