Tâches principales : gestion des demandes de fournisseur potentiel

Article
08/03/2018

Mise à jour : September 5, 2012

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

En tant que réviseur de demande fournisseur, vous traiter les demandes que les employés soumettent pour ajouter de nouveaux fournisseurs à la liste des fournisseurs agréés pour leur entité juridique. Si vous approuvez une demande, le fournisseur devient un fournisseur potentiel. L'administrateur système ajoute le contact correspondant au fournisseur potentiel à la liste des utilisateurs Microsoft Dynamics AX externes et accorde au contact l'accès à la page Enregistrement des fournisseurs dans Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX. Une notification est envoyée au fournisseur, qui doit terminer l'application et l'envoyer pour approbation.

Conditions préalables

L'administrateur système doit paramétrer les tâches de workflow pour le processus de demande fournisseur. Pour plus d'informations sur les tâches de workflow, voir Paramétrage et mise à jour des workflows d'approvisionnement.
Si vous utilisez l'authentification flexible pour permettre aux utilisateurs fournisseur d'accéder à Enterprise Portal, puis finalement, au portail fournisseur, votre administrateur système doit définir le processus d'approvisionnement de l'utilisateur. Pour plus d'informations, voir Tâches principales : paramétrage de l'approvisionnement utilisateur fournisseur.
Votre administrateur système doit configurer les pages Enterprise Portal pour les fournisseurs potentiels, les fournisseurs et les employés. Pour plus d'informations, voir À propos de la configuration des demandes fournisseur.

Que voulez-vous faire ?

En savoir plus sur…

Demande d'informations supplémentaires de la part d'un fournisseur potentiel

Approbation d'un fournisseur potentiel

Rejet d'un fournisseur potentiel

Délégation des tâches d'un fournisseur potentiel à un autre agent

Affichage de l'historique du workflow pour une demande fournisseur potentiel

Aide sur l'écran de recherche

Tâches liées aux recherches

En savoir plus sur…

Cliquez sur ces liens pour plus d'informations sur les concepts abordés dans cette rubrique.

Vue d'ensemble de la gestion des demandes fournisseur

Demande d'informations supplémentaires de la part d'un fournisseur potentiel

Cette procédure permet à un fournisseur potentiel de demander des informations supplémentaires.

Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes fournisseur > Demandes fournisseur.
Dans la page de liste Demandes fournisseur, ouvrez une demande dotée du statut Révision de l'application en attente.
Dans l'écran Profil de fournisseur potentiel, examinez les informations du profil pour déterminer si elles sont complètes.
Dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Informations supplémentaires requises.
Dans l'écran Workflow d'application d'ajout de fournisseur, dans le champ Utilisateur, sélectionnez le nom du fournisseur à qui envoyer la demande. Entrez un commentaire facultatif, puis cliquez sur Informations supplémentaires requises.

Une notification est envoyée au contact du fournisseur, via le workflow, pour indiquer que des informations supplémentaires sont nécessaires. Le contact du fournisseur peut retourner sur la page Enregistrement des fournisseurs et fournir les informations supplémentaires et resoumettre la candidature.

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Approbation d'un fournisseur potentiel

Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes fournisseur > Demandes fournisseur.
Dans la page de liste Demandes fournisseur, ouvrez une demande dotée du statut Révision de l'application en attente.
Dans l'écran Profil de fournisseur potentiel, consultez les avertissements affichés pour la demande.

Un avertissement contient des informations à propos d'un éventuel conflit d'intérêt ou d'un autre problème dans un profil fournisseur. Par exemple, le nom d'un fournisseur peut correspondre à un enregistrement existant de la base de données de l'employé ou un fournisseur peut être situé dans un pays ou une région soumis à un embargo.
Dans l'écran Profil de fournisseur potentiel, examinez les informations dans les organisateurs Général, Informations sur le paiement, et Informations du questionnaire, selon les stratégies d'achat de votre organisation.
Pour approuver le fournisseur potentiel, dans l'organisateur Général, dans le champ Groupe de fournisseurs, sélectionnez un groupe de fournisseurs. Ces informations sont requises avant d'envoyer l'approbation au workflow.
Dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Approuver.
Dans l'écran Workflow d'application d'ajout de fournisseur, entrez un commentaire facultatif, puis cliquez sur Approuver pour envoyer l'approbation au workflow.

Une notification est envoyée à l'employé ayant demandé l'ajout du fournisseur pour l'informer de l'approbation du fournisseur. Si votre administrateur système a configuré le workflow pour qu'il envoie une notification au fournisseur, le contact du fournisseur reçoit un message e-mail qui l'informe de l'approbation.

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Rejet d'un fournisseur potentiel

Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes fournisseur > Demandes fournisseur.
Dans la page de liste Demandes fournisseur, ouvrez une demande dotée du statut Révision de l'application en attente.
Dans l'écran Profil de fournisseur potentiel, consultez les avertissements associés à la demande.

Un avertissement contient des informations à propos d'un éventuel conflit d'intérêt ou d'un autre problème dans un profil fournisseur. Par exemple, le nom d'un fournisseur peut correspondre à un enregistrement existant de la base de données de l'employé ou un fournisseur peut être situé dans un pays ou une région soumis à un embargo.
Dans l'écran Profil de fournisseur potentiel, examinez les informations dans les organisateurs Général, Informations sur le paiement, et Informations du questionnaire, selon les stratégies d'achat de votre organisation.
Pour rejeter la demande fournisseur potentiel, dans l'organisateur Général, dans le champ Code motif, sélectionnez un motif de rejet. Ces informations sont requises avant d'envoyer le rejet au workflow. Vous pouvez entrer une explication détaillée facultative affichée au fournisseur rejeté dans le champ Commentaire du motif.
Dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Rejeter.
Dans l'écran Workflow d'application d'ajout de fournisseur, entrez un commentaire facultatif, puis cliquez sur Rejeter pour envoyer le rejet au workflow.

Une notification est envoyée au fournisseur pour l'informer que sa candidature a été rejetée.

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Délégation des tâches d'un fournisseur potentiel à un autre agent

Effectuez les étapes suivantes pour déléguer la révision d'un profil de fournisseur potentiel à un autre agent des achats.

Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes fournisseur > Demandes fournisseur.
Dans la page de liste Demandes fournisseur, ouvrez une demande dotée du statut Révision de l'application en attente.
Pour déléguer la tâche de révision à un autre réviseur, dans l'écran Profil de fournisseur potentiel, dans la barre de message de workflow, cliquez sur Actions > Déléguer.
Dans l'écran Workflow d'application d'ajout de fournisseur, dans le champ Utilisateur, sélectionnez le nom d'un réviseur autorisé. Dans le champ Commentaire, entrez un commentaire facultatif, puis cliquez sur Déléguer.

Le réviseur sélectionné reçoit une notification de workflow l'informant que la révision du fournisseur potentiel lui a été déléguée. Le réviseur est chargé d'approuver ou de rejeter la demande fournisseur.

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Affichage de l'historique du workflow pour une demande fournisseur potentiel

Cette procédure permet d'afficher les statuts et détails des tâches terminées du workflow en relation avec une demande fournisseur potentiel.

Cliquez sur Approvisionnements > Courant > Demandes fournisseur > Demandes fournisseur.
Dans la page de liste Demandes fournisseur, ouvrez une demande dotée du statut Révision de l'application en attente.
Dans l'écran Profil de fournisseur potentiel, dans la barre de message du workflow, cliquez sur Actions > Afficher l'historique.
Dans l'écran Historique du workflow, sous l'onglet Vue d'ensemble, affichez le statut de la demande fournisseur et affichez le nom de la personne à qui la tâche suivante est affectée.
Dans la section Détails du workflow :, cliquez sur l'onglet Détails du suivi pour afficher les détails des étapes terminées du workflow en relation avec cette demande fournisseur.