Gestion des métadonnées

Article
09/18/2014

Dernière modification : lundi 18 avril 2011

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dans cet article
Présentation des métadonnées gérées
Utilisation des métadonnées gérées
Avantages à utiliser les métadonnées gérées

Les métadonnées gérées sont une collection hiérarchique de termes gérés de façon centralisée que vous pouvez définir et utiliser ensuite en tant qu’attributs d’éléments dans Microsoft SharePoint Server 2010.

Cette rubrique introduit les concepts fondamentaux sur les métadonnées gérées, puis décrit les façons d’utiliser ces métadonnées. La dernière section présente plusieurs avantages de l’incorporation des métadonnées gérées dans votre solution SharePoint Server 2010. Cette rubrique contient les sections suivantes :

Présentation des métadonnées gérées
Utilisation des métadonnées gérées
Avantages à utiliser les métadonnées gérées

Présentation des métadonnées gérées

Cette section introduit plusieurs concepts clés utilisés pour les métadonnées gérées, sur lesquels sont basés les objets que les développeurs créent et manipulent lors de la création de solutions personnalisées de métadonnées gérées.

Termes et ensembles de termes

Un terme est un mot ou une expression pouvant être associé à un élément dans SharePoint Server 2010. Un ensemble de termes est une collection de termes corrélatifs. Vous pouvez spécifier qu’une colonne SharePoint Server 2010 doit contenir un terme d’un ensemble spécifique de termes. Les métadonnées gérées font référence au fait que les termes et les ensembles de termes peuvent être créés et gérés indépendamment des colonnes.

Les ensembles de termes locaux sont créés dans le contexte d’une collection de sites. Par exemple, si vous ajoutez une colonne à une liste dans une bibliothèque de documents et créez un nouvel ensemble de termes auquel lier la colonne, ce nouvel ensemble est local à la collection de sites qui contient la bibliothèque de documents.

Les ensembles de termes globaux sont créés en dehors du contexte d’une collection de sites. Par exemple, l’administrateur du magasin de termes peut créer un groupe d’ensembles de termes nommé Human Resources et désigner une personne pour gérer le groupe d’ensembles de termes. Le responsable du groupe crée les ensembles de termes liés aux Human Resources, tels que les intitulés de poste et les échelons de rémunération dans le groupe d’ensembles de termes Human Resources.

Les utilisateurs peuvent voir uniquement les ensembles de termes globaux et les ensembles de termes locaux de leur collection de sites.

Par exemple, supposons que votre société ait adopté le modèle RACI, dans lequel chaque document créé doit inclure la liste des personnes responsables, auteurs, consultées et informées pour le document.

Pour ce faire, vous devez :

Définir les termes basés sur chaque nom de personne.
Regrouper ces termes dans un ensemble de termes global appelé Personnes formées sur RACI.
Créer quatre colonnes : Responsable, Auteur, Consulté et Informé.
Spécifier que les valeurs pour chacune de ces colonnes doivent provenir de l’ensemble de termes Personnes formées sur RACI.
Associer ces quatre colonnes au type de contenu qui représente les documents.

Dans cet exemple, chaque fois qu’un utilisateur crée ou télécharge un document vers SharePoint Server 2010, il doit avoir sélectionné les personnes associées au document dans chacun des quatre rôles. Si la société a engagé un nouvel employé, vous devez ajouter un nouveau terme à l’ensemble de termes Personnes formées sur RACI, qui devient alors une valeur valide pour les quatre colonnes.

Termes gérés, mots clés d’entreprise et magasin de termes

Les termes peuvent être répartis en deux types :

Les termes gérés, qui sont généralement prédéfinis, peuvent être créés uniquement par les utilisateurs disposant des autorisations requises et sont souvent organisés en hiérarchie.
Les mots clés d’entreprise sont simplement des mots ou des expressions qui ont été ajoutés à des éléments SharePoint Server 2010. Tous les mots clés d’entreprise font partie d’un ensemble de termes unique et non hiérarchique appelé ensemble de mots clés.

Les termes gérés et les mots clés d’entreprise sont utilisés différemment. Pour plus d’informations, voir la section Utilisation des termes plus loin dans cette rubrique.

Notes

Le mot « géré » est souvent omis pour faire référence aux termes gérés lorsque la signification est claire dans le contexte.

Les termes gérés et les mots clés d’entreprise sont stockés dans une base de données désignée comme magasin de termes.

Utilisation des métadonnées gérées

Les sections suivantes décrivent la façon dont les termes sont créés et utilisés.

Création de termes

SharePoint Server 2010 inclut l’Outil de gestion du magasin de termes, qui vous permet de créer et gérer les ensembles de termes. Si vous avez les autorisations appropriées, vous pouvez utiliser cet outil pour :

Créer ou supprimer un ensemble de termes.
Ajouter, modifier ou supprimer des termes.
Organiser les termes gérés au sein d’un ensemble de termes en hiérarchie.
Définir des synonymes.
Importer des termes.
Transformer les mots clés d’entreprise en termes gérés en les plaçant dans un ensemble de termes.

Exemple :

Pour appliquer la convention RACI à tous les documents, à l’aide de l’Outil de gestion du magasin de termes, définissez d’abord un ensemble de termes pour représenter toutes les personnes qui peuvent jouer un des rôles RACI. Puis vous utilisez le même outil pour ajouter un terme à l’ensemble de termes pour chaque personne. Vous définissez l’ensemble de termes et les termes suivants :

Personnes formées sur RACI (ensemble de termes) :
- Anna Misiec
- Ben Miller
- Eli Bowen
- Eran Shtiegman
- Eric Gruber
- Erik Rucker
- Erlingur Jonsson
- Eugene Zabokritski
- Eva Corets
- Florence Flipo
- Fred Vidul
- Gerwald Oberleitner
- Kathie Flood
- Manuel Oliveira
- Mu Han
- Sunil Uppal

L’ensemble de termes devient plus difficile à manipuler à cause de la quantité de noms. Vous décidez de réorganiser l’ensemble de termes en fonction de la structure hiérarchique. Le nouvel ensemble de termes et les termes sont maintenant structurés ainsi :

Personnes formées sur RACI (ensemble de termes) :
- Eugene Zabokritski
  - Anna Misiec
  - Ben Miller
  - Eric Gruber
  - Fred Vidul
  - Gerwald Oberleitner
  - Manuel Oliveira
  - Sunil Uppal
- Florence Flipo
  - Eli Bowen
  - Eran Shtiegman
  - Erik Rucker
  - Erlingur Jonsson
  - Eva Corets
  - Kathie Flood
- Mu Han

Utilisation des termes

Une colonne est un emplacement dans une liste où stocker les informations sur un élément SharePoint Server 2010. Lorsque vous définissez une colonne, vous fournissez un nom pour la colonne, spécifiez le type de colonne et fournissez des informations supplémentaires qui dépendent du type de colonne.

SharePoint Server 2010 introduit un nouveau type de colonne nommé métadonnées gérées. Lorsque vous créez une colonne de métadonnées gérées, vous spécifiez l’ensemble de termes auquel les valeurs de la colonne doivent appartenir. Si vous souhaitez que les utilisateurs fournissent des informations pour les éléments de liste (y compris des documents), et que les valeurs valides pour les informations sont contenues dans un ensemble de termes, utilisez une colonne de métadonnées gérées. Créez un nouveau type de contenu ou modifiez un type de contenu existant, puis ajoutez la colonne de métadonnées gérées au type de contenu.

Exemple :

Étant donné que tous les documents devront identifier les personnes responsables, auteurs, consultées et informées, vous décidez de créer des colonnes pour chacun de ces attributs. Vous créez une colonne de site nommée Responsable, sélectionnez Métadonnées gérées comme type de colonne, sélectionnez l’ensemble de termes Personnes formées sur RACI pour fournir les valeurs de la colonne Responsable et indiquez que la colonne peut contenir une seule valeur. Vous créez ensuite trois autres colonnes en utilisant les instructions du Tableau 1.

Tableau 1. Instructions pour la colonne

Nom de colonne	Ensemble de termes	Autoriser plusieurs valeurs ?
Auteur	Personnes formées sur RACI	Non
Consulté	Personnes formées sur RACI	Oui
Informé	Personnes formées sur RACI	Oui

Après avoir créé les colonnes, vous créez un nouveau type de contenu pour représenter les documents dont les contacts RACI doivent être identifiés. Vous créez un nouveau type de contenu nommé Document RACI et sélectionnez Document comme type de contenu parent. Vous modifiez ensuite le type de contenu Document RACI et lui ajoutez les colonnes Responsable, Auteur, Consulté et Informé.

Enfin, vous modifiez la bibliothèque de documents partagés et ajoutez Document RACI à l’ensemble des types de contenu qui sont disponibles dans la bibliothèque.

Entrée de termes

Lorsqu’un utilisateur crée ou télécharge un nouvel élément SharePoint Server 2010 d’un type qui possède des colonnes nécessitant une valeur, l’utilisateur doit fournir une valeur. Si la colonne est une colonne de métadonnées gérées, le contrôle des métadonnées gérées s’affiche et l’utilisateur interagit avec ce contrôle pour entrer la valeur.

Le contrôle des métadonnées gérées permet à l’utilisateur de taper une valeur ou de sélectionner une valeur par navigation hiérarchique dans l’ensemble de termes associé à la colonne. Si l’utilisateur commence à taper une valeur, le contrôle affiche tous les termes de l’ensemble de termes associé qui commencent par les caractères que l’utilisateur a tapés. Le nom de l’ensemble de termes et la position du terme dans la hiérarchie sont indiqués avec le terme.

Si la définition de la colonne autorise plusieurs valeurs, l’utilisateur peut sélectionner plusieurs termes. Si l’ensemble de termes et la définition de la colonne autorisent l’ajout de nouveaux termes, l’utilisateur peut créer un nouveau terme et l’insérer à l’emplacement approprié dans la hiérarchie de l’ensemble de termes.

Exemple :

Lorsqu’un utilisateur souhaite télécharger un nouveau document RACI, il identifie le document à télécharger, puis doit remplir les valeurs des colonnes Responsable, Auteur, Consulté et Informé.

Dans le champ Responsable, l’utilisateur affiche la hiérarchie des termes de l’ensemble de termes des personnes, développe Florence Flipo, puis sélectionne Kathie Flood.

L’utilisateur ne se souvient pas du nom complet de l’auteur. Le prénom de l’auteur est Eric ou Erik et il dépend d’Eugene Zabokritski, mais l’utilisateur ne se souvient pas de son nom de famille. Il tape Er et les termes suivants sont proposés comme options :

Eran Shtiegman [personnes: Florence Flipo]
Eric Gruber [personnes: Eugene Zabokritski]
Erik Rucker [personnes: Florence Flipo]
Erlingur Jonsson [personnes: Florence Flipo]

L’utilisateur sélectionne Eric Gruber.

Dans le champ Consulté, l’utilisateur tape Fred Vidul; Sunil Uppal.

Dans le champ Informé, l’utilisateur parcourt la hiérarchie de l’ensemble de termes et sélectionne Eugene Zabokritski, Florence Flipo et Mu Han.

Entrée de mots clés d’entreprise

SharePoint Server 2010 inclut une colonne prédéfinie nommée Mots clés d’entreprise. Vous pouvez ajouter cette colonne à des types de contenu. Lorsqu’un utilisateur ajoute une valeur à la colonne Mots-clés d’entreprise, le contrôle de mot clé d’entreprise s’affiche et l’utilisateur interagit avec ce contrôle pour entrer la valeur. Le comportement du contrôle de mot clé d’entreprise est similaire à celui du contrôle des métadonnées gérées, à ceci près que le contrôle de mot clé d’entreprise permet aux utilisateurs de sélectionner des mots clés d’entreprise et des termes gérés.

Lorsque l’utilisateur commence à taper une valeur, le contrôle affiche les termes qui commencent par les caractères qu’il a tapés, à partir des ensembles de termes globaux et des ensembles de termes locaux de la collection de sites de l’utilisateur. L’ensemble de termes auquel appartient le terme et la position du terme dans la hiérarchie sont également affichés. Il existe en général aussi une option pour entrer un nouveau mot clé d’entreprise. Si l’utilisateur entre un nouveau mot clé d’entreprise, ce mot est ajouté à l’ensemble des mots clés.

La colonne Mots clés d’entreprise permet par défaut plusieurs valeurs.

Exemple :

Un utilisateur a créé un nouveau document RACI et fourni des valeurs pour les colonnes Responsable, Auteur, Consulté et Informé. Toutefois, deux consultants externes ont également travaillé sur le document et l’utilisateur veut associer leurs noms au document, afin que la recherche de leurs noms localise le document. Les consultants n’étant pas membres de l’ensemble de termes des personnes ne peuvent pas être ajoutés aux colonnes Responsable, Auteur, Consulté ou Informé. L’utilisateur constate que le type de contenu Document RACI inclut la colonne Mots-clés d’entreprise et décide d’ajouter leurs noms comme mots clés d’entreprise.

L’utilisateur commence à taper le nom du premier consultant, Sunil Kasturi, dans le champ de mot clé d’entreprise. Lorsqu’il a tapé Sunil, les options suivantes s’affichent :

Sunil Kasturi [Mots-clés d’entreprise]
Sunil Uppal [personnes: Eugene Zabokritski]
Créer un nouveau

Un mot clé d’entreprise existe déjà pour ce consultant ; l’utilisateur le sélectionne simplement.

Pour ajouter le nom du second consultant, Jan Kotas, comme mot clé d’entreprise, l’utilisateur tape Jan. La seule option qui s’affiche est Créer un nouveau. L’utilisateur sélectionne Créer un nouveau et crée le mot clé d’entreprise Jan Kotas, qui est maintenant ajouté à la colonne Mots-clés d’entreprise du document et de l’ensemble de mots clés.

Avantages à utiliser les métadonnées gérées

Cette section décrit plusieurs des avantages à utiliser les métadonnées gérées.

Utilisation terminologique plus cohérente

Les métadonnées gérées favorisent un usage plus cohérent des termes et des mots clés d’entreprise qui sont ajoutés aux éléments SharePoint Server 2010. Vous pouvez prédéfinir des termes et permettre uniquement aux utilisateurs autorisés l’ajout de nouveaux termes. Vous pouvez également empêcher les utilisateurs d’ajouter leurs propres mots clés d’entreprise à des éléments et les obliger à utiliser des mots clés d’entreprise existants. Les métadonnées gérées fournissent également une plus grande précision en présentant uniquement une liste de termes corrects dans laquelle les utilisateurs peuvent sélectionner des valeurs. Dans la mesure où les mots clés d’entreprise sont aussi un type de métadonnées gérées, même les mots clés d’entreprise que les utilisateurs appliquent aux éléments peuvent être plus cohérents.

Comme les métadonnées sont utilisées de manière plus cohérente, le niveau de confiance quant à leur exactitude est plus élevé. Lorsque vous utilisez des métadonnées pour automatiser les processus métiers, par exemple, placer des documents dans différents fichiers dans le centre des enregistrements en fonction de la valeur de l’attribut de département, vous pouvez être certain que les métadonnées ont été créées par des utilisateurs autorisés et que la valeur de l’attribut de département est toujours l’une des valeurs valides.

Meilleurs résultats de recherche

Une recherche simple peut fournir des résultats plus pertinents si les éléments ont des attributs cohérents.

Lorsque les utilisateurs appliquent des termes gérés et des mots clés d’entreprise à des éléments, ils sont guidés vers des termes qui ont déjà été utilisés. Dans certains cas, les utilisateurs ne sont même pas en mesure de saisir une nouvelle valeur. Étant donné que les utilisateurs sont orientés vers un ensemble spécifique de termes, ces termes, et pas des synonymes, ont plus de chances d’être appliqués aux éléments. La recherche d’un terme géré ou d’un mot clé d’entreprise permet donc probablement d’extraire des résultats plus pertinents.

Dynamique

Dans les versions précédentes de SharePoint Server 2010, pour restreindre la valeur d’un attribut à un ensemble de valeurs, vous créiez une colonne de type « choix », puis fournissiez une liste de valeurs valides. Lorsque vous aviez besoin d’ajouter une nouvelle valeur à un ensemble de choix, vous deviez modifier toutes les colonnes qui utilisaient le même ensemble de valeurs.

En utilisant les métadonnées gérées dans SharePoint Server 2010, vous pouvez séparer l’ensemble des valeurs valides des colonnes dont la valeur doit appartenir à l’ensemble de valeurs valides. Lorsque vous devez ajouter une nouvelle valeur, vous ajoutez un terme à l’ensemble de termes et toutes les colonnes associées à cet ensemble utilisent l’ensemble actualisé de choix.

L’utilisation des termes permet de conserver les éléments SharePoint Server 2010 en synchronisation avec l’entreprise au fur et à mesure de son évolution. Par exemple, supposons que le nouveau produit de votre société avait un nom de code au début de son développement et qu’un nom officiel lui a été attribué peu de temps avant son lancement. Vous avez inclus un terme pour le nom de code dans l’ensemble de termes « produit » et les utilisateurs ont identifié tous les documents liés au produit au moyen de ce terme. Lorsque le nom de produit a changé, vous pouviez modifier le terme en remplaçant son nom par le nom officiel du produit. Le terme est toujours appliqué aux mêmes éléments, mais son nom est maintenant actualisé.