Créer et gérer des abonnements pour les serveurs de rapports en mode Sharepoint

Vous pouvez créer des abonnements Reporting Services pour remettre les rapports à partir d’une application web SharePoint qui est intégrée à un serveur de rapports en mode SharePoint. Les abonnements peuvent remettre des rapports dans une bibliothèque de documents, un dossier de fichiers ou sous forme de courrier électronique. Cet article résume les conditions requises et les étapes de création d’un abonnement Reporting Services.

Lorsque vous créez un abonnement, il existe trois méthodes pour spécifier sa remise :

• Bibliothèque de documents  : vous pouvez créer un abonnement qui remet un document basé sur le rapport d’origine dans une bibliothèque située sur le même site SharePoint que le rapport d’origine. Vous ne pouvez pas remettre le document dans une bibliothèque sur un autre serveur ou un autre site au sein de la même collection de sites. Pour remettre le document, vous devez être autorisé à ajouter des éléments dans la bibliothèque à laquelle le rapport est remis.

• Dossier de fichiers : vous pouvez remettre un document basé sur le rapport d’origine dans un dossier partagé du système de fichiers. Vous devez sélectionner un dossier existant accessible via une connexion réseau.

• E-mail : si le serveur de rapports est configuré pour utiliser l’extension de remise par messagerie du serveur de rapports, vous pouvez créer un abonnement qui envoie un rapport ou un fichier de rapport exporté (enregistré dans un format de sortie) vers votre boîte de réception. Pour recevoir simplement la notification sans le rapport ou l'URL du rapport, désactivez les cases à cocher Inclure un lien dans le rapport et Afficher le rapport dans le message .

Dans cette rubrique :

• Spécifications générales pour les abonnements

• Créer un abonnement afin de livrer un rapport à une bibliothèque SharePoint

• Créer un abonnement afin de livrer un rapport à une bibliothèque SharePoint

• Créer un abonnement pour une remise par messagerie du serveur de rapports

• Afficher ou modifier un abonnement

• Supprimer un abonnement

Spécifications générales pour les abonnements

Pour créer un abonnement, le rapport doit utiliser des informations d'identification stockées et vous devez être autorisé à afficher le rapport et à créer des alertes.

Lorsque vous créez un abonnement, vous pouvez sélectionner un format de fichier de sortie. Tous les rapports ne fonctionnent pas de manière optimale dans tous les formats. Avant de sélectionner un format dans un abonnement, ouvrez le rapport et exportez-le vers différents formats afin de vous assurer qu'il s'affiche comme vous le souhaitez.

Les utilisateurs ont besoin de l'autorisation de liste Modifier des éléments dans SharePoint s'ils souhaitent pouvoir créer des abonnements Reporting Services. Pour plus d’informations, consultez Article de référence sur les autorisations de site SharePoint et de listes pour les éléments de serveur de rapports

Vous ne pouvez pas renommer l’extension du nom de fichier d’un rapport exporté au format .rdl et l’exécuter dans le composant WebPart Visionneuse de rapports. Si vous souhaitez créer un abonnement qui propose un véritable rapport, utilisez l'extension de remise par messagerie du serveur de rapports et définissez les options appropriées afin d'inclure un lien vers le rapport.

Les paramètres de version de la bibliothèque qui contient le document remis déterminent si une nouvelle version du document est créée à chaque remise. Par défaut, les paramètres de version sont activés pour chaque bibliothèque. Sauf si vous avez choisi Pas de version spécifiquement, une nouvelle version principale du document est créée à la remise. Seules les versions principales du document sont créées ; les versions mineures ne sont jamais créées suite à une remise des abonnements, même si vous sélectionnez une option de version autorisant les versions mineures. vous remplacez les anciennes remises par des nouvelles une fois la limite maximale atteinte si vous limitez le nombre de versions principales retenues.

Les formats de sortie que vous sélectionnez pour un abonnement sont basés sur les extensions de rendu installées sur le serveur de rapports. Vous pouvez uniquement sélectionner les formats de sortie que les extensions de rendu prennent en charge sur le serveur de rapports.

Créer un abonnement afin de livrer un rapport à une bibliothèque SharePoint

1. Accédez à une bibliothèque SharePoint qui contient votre rapport.

2. Sélectionnez la flèche orientée vers le bas à côté du rapport, puis sélectionnez Gérer les abonnements.

3. Sélectionnez Ajouter un abonnement.

4. Dans Extension de remise, sélectionnez l'option Bibliothèque de documents SharePoint.

5. Dans Bibliothèque de documents, sélectionnez une bibliothèque du même site.

6. Dans Options de fichier, spécifiez le nom de fichier et le titre du document pour lequel vous voulez créer l’abonnement.

7. Dans Format de sortie, sélectionnez le format d'application.

   Archive Web (MHTML) est le format par défaut, car il produit un fichier HTML autonome ; toutefois, il ne conserve pas les fonctionnalités interactives éventuellement présentes dans le rapport d’origine.

8. Dans Options de remplacement, spécifiez l'option qui détermine si les remises ultérieures doivent entraîner le remplacement du fichier. Si vous souhaitez conserver les remises antérieures, sélectionnez Créer un fichier avec un nom unique. Un nombre est ajouté aux nouveaux fichiers pour permettre la création d’un nom de fichier unique.

9. Dans Événement de remise, spécifiez la planification ou l'événement qui doit déclencher l'exécution de l'abonnement. Vous pouvez créer une planification personnalisée ou sélectionner une planification partagée si une planification est disponible. Vous pouvez également exécuter l’abonnement chaque fois que les données sont actualisées pour obtenir un rapport qui s’exécute avec des données d’instantané. Pour plus d’informations sur les planifications et le traitement des données, consultez Définir les options de traitement (Reporting Services en mode intégré SharePoint).

10. Dans Paramètres, si vous créez un abonnement à un rapport paramétrable, spécifiez les valeurs à utiliser avec le rapport lors du traitement de l’abonnement. La section des paramètres n’est pas visible dans cette page si le rapport que vous sélectionnez ne contient pas de paramètres. Pour plus d’informations sur les paramètres, consultez Définir les paramètres sur un rapport publié (Reporting Services en mode intégré SharePoint).

Créer un abonnement pour une remise par dossier partagé

1. Accédez à une bibliothèque SharePoint qui contient votre rapport.

2. Sélectionnez la flèche orientée vers le bas à côté du rapport, puis sélectionnez Gérer les abonnements.

3. Sélectionnez Ajouter un abonnement.

4. Dans Extension de remise, sélectionnez Partage de fichiers Windows.

5. Dans Nom de fichier, entrez le nom du fichier que vous voulez créer dans le dossier partagé.

6. Dans Chemin d’accès, entrez le chemin du dossier au format UNC (Uniform Naming Convention) en incluant le nom réseau de l’ordinateur. N’incluez pas de barre oblique inverse à la fin du chemin d’accès au dossier. Voici un exemple de chemin d'accès \\ComputerName01\Public\MyReports, où Public et MyReports sont des dossiers partagés.

7. Dans Format du rendu, sélectionnez le format d'application du rapport.

8. Dans Mode écriture, choisissez entre Aucun, Auto-incrémentet Remplacer. Ces options permettent de déterminer si les remises ultérieures doivent remplacer un fichier. Si vous souhaitez conserver les remises antérieures, choisissez Autoincrément. Un nombre est ajouté aux nouveaux fichiers pour permettre la création d’un nom de fichier unique. Si vous choisissez Aucun, il n’y a pas de remise si un fichier portant le même nom existe déjà à l’emplacement cible.

9. Dans Extension de fichier, choisissez Vrai pour ajouter une extension de nom de fichier correspondant au format du fichier d'application ou Faux pour créer le fichier sans extension.

10. Dans Nom d'utilisateur et Mot de passe, entrez les informations d'identification permettant de bénéficier d'autorisations d'accès en écriture sur le dossier partagé.

11. Dans Événement de remise, spécifiez la planification ou l'événement qui doit déclencher l'exécution de l'abonnement. Vous pouvez créer une planification personnalisée ou sélectionner une planification partagée si une planification est disponible. Vous pouvez également exécuter l’abonnement chaque fois que les données sont actualisées pour obtenir un rapport qui s’exécute avec des données d’instantané. Pour plus d’informations sur les planifications et le traitement des données, consultez Définir les options de traitement (Reporting Services en mode intégré SharePoint).

12. Dans Paramètres, si vous créez un abonnement à un rapport paramétrable, spécifiez les valeurs à utiliser avec le rapport lors du traitement de l’abonnement. Pour plus d’informations sur les paramètres, consultez Définir les paramètres sur un rapport publié (Reporting Services en mode intégré SharePoint).

Créer un abonnement pour une remise par messagerie du serveur de rapports

1. Accédez à une bibliothèque SharePoint qui contient votre rapport.

2. Sélectionnez la flèche orientée vers le bas à côté du rapport, puis sélectionnez Gérer les abonnements.

3. Sélectionnez Ajouter un abonnement.

4. Dans Extension de remise, sélectionnez Messagerie électronique.

5. Dans Options de remise, spécifiez l’adresse e-mail à laquelle le rapport doit être envoyé.

6. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la ligne Objet. La ligne Objet utilise des paramètres intégrés qui capturent le nom du rapport et l'heure à laquelle il a été traité. Ces paramètres sont les seuls paramètres intégrés qui peuvent être utilisés. Les paramètres sont des espaces réservés qui personnalisent le texte affiché dans la ligne Objet, mais vous pouvez les remplacer par du texte statique.

7. Choisissez l'option Inclure un lien dans le rapport pour incorporer une URL de rapport dans le corps du message.

8. Dans Contenu du rapport, spécifiez si vous souhaitez incorporer le rapport réel dans le corps du message.

   Le format de rendu et le navigateur déterminent si le rapport est incorporé ou joint. Si votre navigateur prend en charge les formats HTML 4.0 et MHTML et si vous sélectionnez le format de rendu Archive Web, le rapport est incorporé au message. Tous les autres formats de rendu (CSV, PDF, etc.) remettent les rapports sous forme de pièces jointes. Reporting Services ne vérifie pas la taille de la pièce jointe ou du message avant d’envoyer le rapport. Si la pièce jointe ou le message dépasse la limite maximale autorisée par votre serveur de messagerie, le rapport n’est pas remis. Choisissez une des autres options de remise (URL ou notification) pour les rapports volumineux.

9. Dans Événement de remise, spécifiez la planification ou l'événement qui doit déclencher l'exécution de l'abonnement. Vous pouvez créer une planification personnalisée ou sélectionner une planification partagée si une planification est disponible. Vous pouvez également exécuter l’abonnement chaque fois que les données sont actualisées pour obtenir un rapport qui s’exécute avec des données d’instantané. Pour plus d’informations sur les planifications et le traitement des données, consultez Définir les options de traitement (Reporting Services en mode intégré SharePoint).

10. Dans Paramètres, si vous créez un abonnement à un rapport paramétrable, spécifiez les valeurs à utiliser avec le rapport lors du traitement de l’abonnement. Pour plus d’informations sur les paramètres, consultez Définir les paramètres sur un rapport publié (Reporting Services en mode intégré SharePoint).

Afficher ou modifier un abonnement

1. Accédez à une bibliothèque SharePoint qui contient votre rapport.

2. Sélectionnez la flèche orientée vers le bas à côté du rapport, puis sélectionnez Gérer les abonnements.

3. Identifiez chaque abonnement par le type de remise. Sélectionnez le type d’abonnement pour afficher et modifier les propriétés existantes.

Supprimer un abonnement

1. Accédez à une bibliothèque SharePoint qui contient votre rapport.

2. Sélectionnez la flèche orientée vers le bas à côté du rapport, puis sélectionnez Gérer les abonnements.

3. Cochez la case à côté de l’abonnement, puis sélectionnez Supprimer.

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