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Vue d'ensemble du Centre d'enregistrements

Windows SharePoint Services 3

Windows SharePoint Services 3.0 offre un environnement robuste et intuitif pour la collaboration et le stockage des documents. Toutefois, de nombreuses entreprises ont des besoins en matière de gestion des enregistrements et de conformité aux réglementations qui nécessitent la maintenance de serveurs distincts pour gérer d'une part les documents de gestion de l'entreprise et d'autre part les documents propres à la réglementation. Ceci pose un problème pour les chefs d'entreprise : comment déplacer facilement et de manière cohérente des documents des sites de collaboration SharePoint vers l'environnement plus strictement contrôlé d'un serveur référentiel d'enregistrements ?

Windows SharePoint Services offre aux administrateurs la possibilité de spécifier un service Web personnalisé auquel Windows SharePoint Services peut envoyer des documents et leurs métadonnées connexes. Le service Web doit adhérer à une description de service Web spécifique de Windows SharePoint Services pour être en mesure de lui envoyer des documents. Le service Web peut ensuite stocker ces documents dans un centre d'enregistrements quel qu'il soit (un autre site SharePoint ou une application de stockage tierce).

La création et la spécification d'un service Web de centre d'enregistrements vous permet de transmettre à la fois le document et toutes les métadonnées concernant le document que vous souhaitez conserver, y compris un historique d'audit des événements effectués sur le document. Cette fonctionnalités offre aux responsables des enregistrements un moyen simple mais puissant d'intégrer les avantages de l'environnement de travail collaboratif de Windows SharePoint Services à leur système de stockage des enregistrements existant. En outre, étant donné que la description du service Web de centre d'enregistrement est largement résumée, le déplacement d'une application de stockage de document à une autre nécessite beaucoup moins d'efforts qu'une méthode qui exige une plus grande connaissance de la structure interne et du fonctionnement du centre d'enregistrements.

Spécification d'un service Web de centre d'enregistrements

Les administrateurs peuvent spécifier un service Web de centre d'enregistrements personnalisé pour une application Web. Pour ce faire, vous devez spécifier le nom et l'URL du service Web à utiliser. Vous pouvez effectuer cette opération dans l'interface utilisateur Administration centrale ou en définissant les deux propriétés suivantes sur l'objet SPWebApplication dans l'espace de noms Microsoft.SharePoint.Administration :

  • OfficialFileName   Utilisez cette propriété pour spécifier le nom du service Web de centre d'enregistrements à afficher dans l'interface utilisateur.

  • OfficialFileUrl   Utilisez cette propriété pour spécifier l'URL du service Web de centre d'enregistrements.

Conditions requises du service Web de centre d'enregistrements

Pour qu'un service Web fasse office de service Web de centre d'enregistrements pour Windows SharePoint Services, il doit implémenter les méthodes définies dans la description de service Web de centre d'enregistrements. Cette description de service définit les méthodes suivantes :

  • SubmitFile

  • GetRecordRouting

  • GetRecordRoutingCollection

  • GetServerInfo

Actuellement, Windows SharePoint Services appelle uniquement la méthode SubmitFile.

Pour plus d'informations sur ces méthodes, voir Méthodes du service Web du centre des enregistrements.

Pour la description complète du service Web, voir Description du service Web du centre d'enregistrements.

Utilisation du service Web de centre d'enregistrements

Après avoir créé et spécifié votre service Web de centre d'enregistrements personnalisé, les utilisateurs peuvent envoyer des documents au centre d'enregistrements à partir de Windows SharePoint Services, soit manuellement, soit automatiquement :

  • Dans l'interface utilisateur de Windows SharePoint Services, les utilisateurs peuvent cliquer avec le bouton droit sur un document et choisir Envoyer au Centre des enregistrements.

  • Vous pouvez automatiser l'envoi d'un document vers le centre d'enregistrements par le biais du modèle objet Windows SharePoint Services 3.0 en utilisant la méthode M:Microsoft.SharePoint.SPFile.SendToOfficialFile(System.String@) ou SendToOfficialFile.

L'utilisation de l'automation permet aux responsables des enregistrements de capturer de manière cohérente et transparente des documents essentiels pour les déplacer vers les emplacements appropriés du centre d'enregistrements, sans avoir à dépendre de l'interaction de l'utilisateur pour la conformité. C'est notamment le cas lorsque vous combinez l'automation aux autres fonctionnalités de gestion de documents puissantes fournies par Windows SharePoint Services 3.0.

Imaginez, par exemple, que vous créez un type de contenu appelé Contrat. Vous ajoutez un flux de travail à ce type de contenu. L'activité finale du flux de travail appelle la méthode SendToOfficialFile. Désormais, tout document affecté de ce type de contenu sera déplacé vers le centre d'enregistrements lorsque le flux de travail s'exécutera. Le flux de travail peut, à son tour, être configuré pour s'exécuter automatiquement, par exemple, en réponse à un événement de document.

Pour plus d'informations sur les flux de travail, voir Introduction aux flux de travail dans Windows SharePoint Services.

Envoi de fichiers à un centre d'enregistrements

Lorsque vous envoyez un fichier au centre d'enregistrements, manuellement ou par le biais du modèle objet, Windows SharePoint Services appelle la méthode SendToOfficialFile du service Web de centre d'enregistrements que vous avez spécifié, en passant les arguments requis par cette méthode.

Windows SharePoint Services envoie une copie du fichier spécifié. Le fichier d'origine n'est absolument pas modifié, et contient un lien vers sa copie dans le centre d'enregistrement. En revanche, la copie est envoyée au service Web de centre d'enregistrements avec un pointeur vers l'emplacement du fichier d'origine.

Lors de l'envoi d'un fichier, Windows SharePoint Services empaquette les métadonnées de type de contenu de ce fichier, ainsi que l'historique d'audit du fichier au format XML. Windows SharePoint Services passe le nom de type de contenu du fichier en tant que type de routage d'enregistrement.

Voir aussi

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