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Regroupement et tri des données (Générateur de rapports version 1.0)

Les groupes permettent d'organiser les données de manière à ce que le rapport s'affiche de façon hiérarchique et qu'il fournisse des sous-totaux. Une fois les données regroupées, vous pouvez les trier au sein de chaque groupe dans l'ordre croissant ou décroissant afin de faciliter leur recherche. Par exemple, supposons que vous créez un rapport de ventes qui contient des informations sur les clients, sur les secteurs de ventes où ils se trouvent, sur le vendeur en charge de chaque secteur et sur les montants des ventes. Vous pouvez regrouper les données par secteur de vente puis par client afin d'afficher les ventes totales pour chaque secteur et chaque client. Le tri sur les champs du secteur de vente et du vendeur facilite la lecture des données. Le Générateur de rapports répertorie les clients par ordre alphabétique dans leurs secteurs de ventes respectifs et indique automatiquement les ventes totales. Les données du groupe des secteurs de ventes peuvent être triées dans l'ordre alphabétique, puis celles des autres groupes peuvent être triées de manière à ce qu'elles apparaissent également dans l'ordre alphabétique. En outre, vous pouvez réaliser des tris sur les totaux. Par exemple, vous pouvez trier les secteurs d'après les ventes totales de chaque secteur.

Regroupement de données

Lorsque vous faites glisser des champs et des entités vers la zone de conception, vous organisez également les données en groupes. Dans le Générateur de rapports, les groupes sont indiqués par les onglets de groupe, généralement disposés le long du bord supérieur de la mise en page du rapport. En règle générale, le groupe le plus large est placé le long du bord extérieur du rapport, les données devenant de plus en plus spécifiques à mesure que vous parcourez le rapport. Dans l'exemple ci-dessus, le groupe le plus large par rapport aux données apparaissant dans le rapport est le secteur de vente, tandis que les données les plus spécifiques sont le client et le montant des ventes.

Deux types de groupes sont créés : les groupes de valeurs et les groupes d'entités. Un groupe de valeurs est un groupe sur un champ. Le nom du champ apparaît sous un onglet de groupe de valeurs. Lorsque le rapport est exécuté, le groupe de valeurs retourne une instance unique du groupe pour chaque valeur distincte. Par exemple, supposons que vous ajoutiez le champ Country Name au rapport. Le nom du pays apparaît une seule fois dans le rapport. Un groupe d'entités est un groupe sur une entité. Le nom de l'entité apparaît sous un onglet de groupe d'entités. Lorsque le rapport est exécuté, le groupe d'entités retourne une instance unique de l'entité. Par exemple, si vous possédez un groupe de secteurs, chaque secteur est répertorié une seule fois dans le rapport.

Onglets d'en-tête de groupe

Lorsque vous regroupez les données, tenez compte des points suivants :

  • Dans le modèle de mise en page du rapport, vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez.

  • Pour ajouter un élément à un groupe ou modifier le regroupement actuel, déposez le champ sur l'onglet de groupe.

  • Pour réorganiser les groupes, vous pouvez glisser-déplacer un onglet de groupe vers un autre dans la mise en page du rapport.

  • Lorsque le groupe est le groupe d'entités d'un champ, celui-ci est ajouté à ce groupe lorsqu'il est déposé à droite du modèle de mise en page du rapport. Si aucun groupe d'entités n'existe, un nouveau groupe est créé pour le champ.

  • Un nouveau groupe pour un champ est créé lorsque celui-ci est ajouté à gauche du modèle de mise en page du rapport. Si le champ est un champ d'identification pour l'entité, un groupe d'entités est créé lorsque vous ajoutez le champ à gauche du modèle de mise en page du rapport.

  • Lorsque vous ajoutez une entité à la zone de conception, le Générateur de rapports crée un groupe qui utilise le nom de l'entité. L'ajout de plusieurs champs depuis une entité à la zone de conception regroupe également les champs à partir du nom de l'entité.

  • Lorsque vous ajoutez un champ à valeur unique depuis une entité associée à droite du modèle de mise en page du rapport, le champ apparaît en tant que détail supplémentaire du groupe existant.

  • Lorsque vous ajoutez un champ d'agrégation (champ contenant un total sur un ensemble de valeurs) au modèle de mise en page du rapport, il devient un détail supplémentaire de tout groupe auquel il est ajouté.

  • S'il existe une relation un à plusieurs entre deux entités, l'entité principale du volet de l'Explorateur change lorsque vous l'ajoutez à la zone de conception puis que vous ajoutez la seconde entité. Par exemple, si vous ajoutez l'entité Customer à la zone de conception, elle devient l'entité principale dans le volet de l'Explorateur. Si vous ajoutez l'entité Sales Order à la zone de conception, elle devient l'entité principale dans le volet de l'Explorateur.

  • Si vous souhaitez créer un groupe de valeurs dans un champ particulier, sélectionnez le champ puis faites-le glisser vers la gauche du groupe d'origine. Un nouveau groupe est créé, nommé d'après le champ.

  • Si vous ajoutez un ou plusieurs champs d'agrégation au modèle de mise en page du rapport et qu'aucun groupe ne peut être associé à l'agrégation, un groupe Total est créé.

  • Lorsqu'un groupe de valeurs ou d'entités est ajouté à une requête alors qu'il n'existe qu'un seul groupe de total, celui-ci est supprimé et les champs d'agrégation sont ajoutés au groupe de valeurs ou d'entités. Si tous les groupes de valeurs ou d'entités sont supprimés de la mise en page de rapport, les champs d'agrégation sont réintégrés dans un groupe de total.

Tri des données

Les données de chaque groupe peuvent être triées d'après n'importe quel champ du groupe ou n'importe quel champ dont les sous-totaux sont affichés. Chaque groupe peut être trié d'après plusieurs champs. Par exemple, supposons que le rapport contient un champ First Name et un champ Last Name dans le groupe Customer Name. Si vous triez le champ Last Name de A à Z, les personnes portant le même nom apparaissent regroupées dans le rapport mais sont répertoriées dans l'ordre dans lequel le Générateur de rapports extrait les données. En outre, si vous triez le champ First Name de A à Z, les personnes portant le même nom apparaissent regroupées dans le rapport mais sont également triées par ordre alphabétique d'après leur prénom.

Pour trier les données du rapport, utilisez la boîte de dialogue Trier et grouper. Sélectionnez le groupe qui contient les données à trier, puis utilisez les listes déroulantes Trier par et Puis par pour spécifier un ordre de tri pour chaque champ du groupe.

Autorisation des lecteurs à trier les données d'un rapport

Par défaut, les lecteurs du rapport peuvent modifier le tri des données après avoir exécuté le rapport. Ils peuvent effectuer un tri sur un champ spécifique à l'aide des flèches vers le haut et vers le bas affichées à côté de chaque nom de colonne. Le fait de cliquer sur les flèches de tri une fois trie le groupe conteneur d'après ce champ dans l'ordre croissant. Le fait de cliquer de nouveau sur l'icône trie les données dans l'ordre décroissant. Les lecteurs du rapport peuvent trier les rapports restitués d'après plusieurs champs ; pour cela, ils doivent appuyer sur la touche Maj, puis tout en la maintenant enfoncée, cliquer sur l'icône de tri. Pour désactiver cette fonctionnalité, vous pouvez désactiver la case à cocher Autoriser les utilisateurs à trier les données du rapport lorsqu'ils les consultent de la boîte de dialogue Propriétés du rapport.