Usar formato condicional en los informes de Access 2010

Office 2010

Ayuda visual de Office

Resumen:  aprenda a usar Microsoft Access 2010 para agregar soporte para formato condicional simple en informes, que permite usar varias condiciones y opciones de formato.

Última modificación: viernes, 17 de julio de 2015

Hace referencia a: Access 2010 | Access Services | Office 2010

Se aplica a:  Microsoft Access 2010

Publicado:  diciembre de 2010

Proporcionado por:  Ken Getz, MCW Technologies, LLC

Introducción

Este artículo describe cómo usar el nuevo formato condicional en informes de Access 2010. El formato condicional le permite seleccionar el formato de valores basados en una o más condiciones en tiempo de ejecución. El formato condicional también permite crear barras de datos, lo que hace posible ver y comparar los valores de varias filas.

Codifíquelo

A partir de Access 2010, puede usar formato condicional para llamar la atención sobre detalles específicos de informes. Por ejemplo, puede resaltar visualmente valores que identifican los departamentos que están teniendo un buen desempeño o los que no lo están. Además, puede mostrar barras de datos de informes que se basan en nombres de tablas o en consultas. Mediante el uso de las barras de datos, se puede comparar visualmente valores de todas las filas de datos.

Crear la base de datos de ejemplo

El primer paso para demostrar las nuevas características de formato es crear la base de datos de ejemplo. Una vez que haya creado la base de datos, puede aplicar las características de formato a un informe sencillo.

Para crear la base de datos de ejemplo

  1. Inicie Access 2010.

  2. En Access, haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo.

  3. En la lista de plantillas disponibles, en plantillas de Office.com, seleccione Ejemplos.

  4. En la lista de bases de datos de ejemplo, seleccione Northwind 2007.

  5. Seleccione una ruta de acceso adecuada y, a continuación, haga clic en Descargar para descargar e instalar una copia limpia de la base de datos de ejemplo.

  6. Si se le pide, haga clic en Habilitar contenido en la Barra de mensajes para habilitar el código VBA en la base de datos de ejemplo.

  7. Acepte el Id. de inicio de sesión predeterminado en el formulario de Cuadro de diálogo de inicio de sesión y haga clic en Iniciar sesión.

    En este punto, debe haber descargado e instalado una copia nueva de la base de datos de ejemplo Northwind 2007. Además, la base de datos debería estar cargada en Access 2010.

  8. Cierre el formulario predeterminado de Inicio.

Preparación para agregar formato condicional

En este ejemplo, resaltará valores del informe llamado Informe trimestral de ventas. Este informe muestra las ventas de cada uno de los meses de un trimestre, además del total trimestral. Va a configurar el formato del informe para destacar los valores altos y bajos de ventas. Más específicamente, mostrará los totales de ventas mensuales menores a $500 en rojo y negrita. También configurará el informe para mostrar los totales de ventas mensuales superiores a $3000 en verde y negrita. Por último, dará formato a los valores $0 para que aparezcan en gris.

Para prepararse para agregar formato condicional

  1. En la lista de informes disponibles, busque el informe denominado Informe de ventas trimestrales y abra el informe en Vista Presentación.

  2. En cualquier fila de datos, seleccione la primera columna de datos numéricos, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic con el botón secundario del mouse en la tercera columna, y seleccione las tres primeras celdas de la fila (consulte la figura 1).

    Dado que el informe es una repetición de los mismos datos para cada fila de la tabla subyacente, solo debe seleccionar una fila para propagar los cambios a todas las filas del informe.

    Figura 1. Seleccionar una fila de datos

    Fila de datos
  3. En la cinta, seleccione la pestaña Formato y en el grupo Controlar formato, haga clic en Formato condicional.

    Esta acción muestra el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.

Examinar el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional

Una vez que se muestra el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, puede utilizar las características para modificar la manera en que el informe muestra el texto.

Para examinar el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional

  1. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, verá la lista desplegable Mostrar reglas de formato para: (consulte la figura 2).

    Esta lista le permite seleccionar un único control para aplicar formato, o bien, como en este caso, muestra Múltiple después de seleccionar varios controles.

    Figura 2. Seleccionar los controles para aplicar formato

    Lista desplegable Mostrar reglas de formato
  2. Haga clic en Nueva regla.

    Al hacer clic en Nueva regla, se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, como se muestra en la figura 3.

    Figura 3. El cuadro de diálogo Nueva regla de formato

    Cuadro de diálogo de nueva regla de formato
  3. Examine la lista Seleccionar un tipo de regla, que le permite seleccionar qué tipo de regla puede crear.

    De forma predeterminada, crea una regla que comprueba los valores del registro actual (o usa una expresión). También puede seleccionar la opción Comparar con otros registros. Esta opción permite crear barras de datos, por lo que puede comparar visualmente los datos en varias filas (consulte la figura 4).

    Figura 4. Comparar con otros registros

    Valor de Compare con otros registros
  4. En la lista Seleccionar tipo de regla, seleccione Compruebe los datos en el registro actual o use una expresión.

  5. En las opciones de la regla, seleccione El valor del campo es, igual a y 0.

  6. De las opciones de formato, seleccione gris como color de primer plano, tal como se muestra en la figura 5.

    Figura 5. Configurar formato para valores de $0

    Color de primer plano gris
  7. Haga clic en Aceptar para agregar la nueva regla.

    El cuadro de diálogo se actualiza para mostrar la nueva regla, tal como se muestra en la figura 6.

    Figura 6. El cuadro de diálogo muestra la nueva regla

    Cuadro de diálogo actualizado
  8. Ahora, seleccione el botón Nueva regla, Editar regla (que muestra el cuadro de diálogo usado anteriormente), o Eliminar regla.

  9. Ahora, haga clic en Nueva regla para crear una segunda regla.

  10. En las opciones, seleccione El valor del campo es, menor o igual que y 500.

  11. Establecer el formato para que aparezcan los valores coincidentes en rojo y en negrita (consulte la figura 7).

    Figura 7. Crear una nueva regla

    Valores que aparecen en negrita en rojo
  12. Haga clic en Aceptar para agregar la nueva regla.

  13. Cree una nueva regla, pero esta vez seleccione El valor del campo es, mayor o igual que y 3000.

  14. Seleccione el formato de negrita y verde de primer plano y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Cuando haya terminado, el conjunto de reglas debe ser similar a la figura 8.

    Figura 8. Completar el conjunto de reglas

    Conjunto de valores con formato
  15. Haga clic en Aceptar, cierre el cuadro de diálogo y compruebe que el informe ahora aparezca con varios valores con formato adecuado, como se muestra en la figura 9.

    Figura 9. Informe con formato

    Informe con formato
    Nota importante Importante

    El orden de las reglas es importante: cuando Access 2010 encuentra una regla que coincide con un valor, la aplicación deja de buscar más reglas que se pueden aplicar al valor.

  16. Para demostrar la importancia del orden, muestre nuevamente el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional , seleccione la regla del medio y, a continuación, haga clic en el botón de flecha arriba (consulta la figura 10).

    Esta acción agrega la regla que comprueba si hay valores inferiores o iguales a 500 por encima de la regla que comprueba si hay valores iguales a 0.

    Figura 10. Reorganizar las reglas

    Cuadro de diálogo con regla adicional
  17. Haga clic en Aplicar.

    Todos los valores 0 cambian el formato a rojo y negrita; Access nunca llega a la regla del medio que compara a 0.

  18. Seleccione la regla superior y, a continuación, haga clic en el botón de flecha hacia abajo para colocar la regla en el medio.

  19. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

    Observe que el formato vuelve a su apariencia original.

Crear un informe nuevo

También puede aplicar otros tipos de formato condicional, como comparar valores de todas las filas. Para ello, debe comenzar con un informe cuyos datos se basan en una tabla con nombre o una consulta.

Para crear un informe nuevo

  1. Cierre todas las ventanas abiertas en el Diseñador de Access.

    La base de datos de ejemplo Northwind no incluye un informe adecuado. Por lo tanto, deberá crear un nuevo informe.

  2. En el panel Navegación de la base de datos, expanda la lista de consultas y, a continuación, seleccione la consulta Resumen de compras.

  3. Seleccione la pestaña Crear y en el grupo Informes, seleccione Informe.

    Esta acción crea un nuevo informe basado en la consulta Resumen de compras y abre el nuevo informe en Vista Presentación.

Agregar barras de datos

Le podría resultar útil comparar visualmente valores de varias filas de un informe. La manera más sencilla de ver valores numéricos es usar barras de datos.

Para agregar barras de datos

  1. En el nuevo informe, seleccione un valor en la columna Total de pedido.

  2. En la cinta, seleccione la pestaña Formato y en el grupo Controlar formato, haga clic en Formato condicional.

  3. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, observe que solo el campo Total de pedido está seleccionado en la lista de campos.

  4. Haga clic en Nueva regla y en el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Compare con otros registros.

  5. Acepte las opciones predeterminadas (Valor más bajo y Valor más alto) para las opciones Barra más corta y Barra más larga, y cambie el color de la barra a rojo.

  6. De forma predeterminada, el informe muestra el valor junto con la barra. Puede quitar la visualización del valor con la opción Mostrar solo la barra. Deje esta opción desactivada.

  7. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Aceptar nuevamente. Ahora el informe se muestra en el campo Total de pedido como una barra, como se muestra en la figura 11.

    Figura 11. Agregar barras de datos

    Informe con el campo de total del pedido como una barra
Léalo

Tenga cuidado al crear múltiples reglas de formato condicional. Como se mencionó anteriormente, Access deja de contemplar las reglas en cuanto encuentra una que coincida con un valor. Si tiene varias reglas, pero no ha obtenido el formato esperado, compruebe la lógica de acumulación de regiones de datos. Es posible que haya revertido la lógica que especifica el formato para un valor determinado.

La longitud de las barras es comparativa. Por lo tanto, al crear barras de datos, asegúrese de seleccionar el significado de las barras más largas y más cortas. Normalmente, dichos valores serán los puntos de datos menor y mayor. Sin embargo, tiene otras opciones: en la lista de opciones para Barra más corta y Barra más larga, también puede seleccionar Número y Porcentaje. Si selecciona Número puede escribir un número específico que represente el valor de la barra más corta (o más larga). Todos los valores menores o iguales al valor más corto aparecen con longitud 0. En cambio, todos los valores mayores a o iguales al valor más largo aparecen como barras de longitud completa. Si selecciona Porcentaje puede especificar un porcentaje del valor menor (o mayor) para que funcione como límite en la barra más corta (o más larga). Por ejemplo, establecer la barra más corta al 30 % provoca que cualquier valor menor o igual a 30 % del valor más largo aparezca como una barra de longitud cero.

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Duración: 20:29

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Sobre el autor
Ken Getz es consultor sénior de MCW Technologies. Es coautor de ASP.NET Developers Jumpstart (Addison-Wesley, 2002), Access Developer's Handbook (Sybex, 2001) y VBA Developer's Handbook, 2da edición (Sybex, 2001).

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