Administración de la directiva de administración de la información

Última modificación: martes, 20 de abril de 2010

Hace referencia a: SharePoint Server 2010

Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas que rige la disponibilidad y el comportamiento de un determinado tipo de contenido importante. La directiva permite a los administradores controlar y evaluar quién puede tener acceso a la información, durante cuánto tiempo se debe conservar la información y hasta qué punto cumplen las usuarios con la directiva. Los creadores y las personas que normalmente se encargan de hacer cumplir las directivas son los responsables del cumplimiento normativo, los administradores de registros, el personal de TI y otras personas responsables de la administración de riesgos.

Con Microsoft SharePoint Server 2010, se pueden aplicar directivas para administrar el contenido según los procesos de negocio. SharePoint Server 2010 contiene varias características de directiva que se pueden personalizar en función de sus necesidades, así como un marco de extensibilidad que le permite crear, personalizar e implementar sus propias directivas y características.

Las directivas reportan las siguientes ventajas:

  • Los administradores pueden establecer y administrar "las reglas" de un tipo de contenido desde una ubicación única, incluidas las características de directiva tanto del lado cliente como del lado servidor.

  • Las directivas están estrechamente vinculadas con el contenido, tanto en SharePoint Server 2010 como en el contenido de Microsoft Office 2010 descargado.

  • Las directivas requieren de poca participación por parte de los usuarios finales, ya que las directivas corporativas se siguen de forma automática y transparente.

Nota Nota

Cuando el contenido se almacena en SharePoint Server 2010, se capturan instancias de guardado del contenido del cliente al servidor mediante eventos de auditoría. Sin embargo, si un usuario descarga contenido en el escritorio, no se usa la directiva en la copia de escritorio.

En SharePoint Server 2010, cada directiva es una colección de conjuntos de instrucciones para una o más características de directiva. Cada característica de directiva proporciona un tipo específico de funcionalidad de administración de contenido. Puede asignar una directiva a un tipo de contenido o a una lista.

En la figura 1 se muestran las relaciones conceptuales de los distintos elementos de directiva.

Figura 1. Arquitectura técnica de componentes de marco de directiva

Arquitectura conceptual de componentes de marco de trabajo de la directiva

Lógicamente, cada directiva es una colección de conjuntos de instrucciones para una o más características de directiva. Una característica de directiva es un ensamblado que proporciona funciones de administración de contenido a SharePoint Server 2010 y, posiblemente, a documentos de Office 2010 en las aplicaciones cliente. Por ejemplo, la expiración o caducidad, la auditoría, las etiquetas de documentos y los códigos de barras son características de directiva que se incluyen en SharePoint Server 2010.

Cada directiva está representada por un documento XML. Para cada característica de directiva que desee incluir en una directiva, incluya un conjunto de instrucciones, denominado elemento de directiva, en la directiva. Un elemento de directiva es un nodo XML dentro una directiva que contiene la configuración de sólo una característica de directiva. Estas opciones de configuración incluyen la información necesaria para todos los elementos de directiva, como el identificador y el nombre de la característica de directiva. También puede incluir un elemento de datos personalizado, que sólo la característica de directiva debe poder analizar.

Por cada característica de directiva de una directiva hay solo un elemento de directiva. Puede incluir la misma característica de directiva en varias directivas pero, en cada una de ellas, la característica tendrá un único elemento de directiva asociado.

Además, una característica de directiva puede usar uno o más recursos de directiva. Un recurso de directiva es un ensamblado que sirve de ayuda a la característica de directiva al proporcionar las funciones que ésta necesita. Por ejemplo, la característica de directiva de códigos de barras usa un proveedor de códigos de barras, que genera códigos de barras, como recurso de directiva. De forma similar, la característica de directiva de expiración o caducidad emplea una calculadora de fórmulas de expiración como recurso de directiva para determinar la fecha de expiración real de un documento. Esta característica de directiva también usa un recurso de directiva de acción de expiración para saber qué acción hay que llevar a cabo cuando un elemento alcanza su fecha de expiración.

Las características de directiva pueden usar varios recursos de directiva, pero cada recurso de directiva únicamente puede estar en uso en una sola característica de directiva.

Existe una colección de directivas por cada colección de sitios; esta colección puede contener un número indefinido de directivas. Asimismo, las directivas pueden incluir cuantos elementos de directiva se desee, y cada elemento contiene información de configuración de una única característica de directiva, a la cual apunta. Varias directivas pueden contener un elemento de directiva que apunte a la misma característica de directiva. Las características de directiva pueden emplear un número indefinido de recursos de directiva para ayudar a su funcionamiento. Cada característica de directiva emplea su propia colección de recursos de directiva; los recursos de directiva no se comparten entre características de directiva.

Puede asignar sólo una directiva a un determinado tipo de contenido o lista de SharePoint. No obstante, esa directiva puede contener cualquier número de elementos de directiva.

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