Configuración de flujos de trabajo de gestión presupuestaria
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Algunas organizaciones requieren que los documentos de presupuestos, como los asientos de registro presupuestario y las reservas de presupuesto generales, los apruebe un usuario distinto a la persona que los ha especificado. Para configurar un proceso de aprobación, puede crear un flujo de trabajo de presupuesto. También puede configurar otros procesos para actualizar los saldos presupuestarios sin intervención por parte del usuario, o para que un usuario revise la información en un documento de presupuestos.
Un flujo de trabajo representa un proceso empresarial. El flujo de trabajo define cómo se gestiona un documento en el sistema e indica quién debe completar una tarea o aprobar un documento. El uso del sistema de flujo de trabajo en su organización le ofrece varias ventajas:
Procesos coherentes: puede definir el proceso de aprobación para documentos específicos como, por ejemplo, solicitudes de compra e informes de gastos. El sistema de flujo de trabajo le ayuda a garantizar que los documentos se procesan y se aprueban de manera coherente y eficaz.
Visibilidad de procesos: puede realizar el seguimiento del estado, el historial y las medidas de rendimiento de una instancia de flujo de trabajo determinada. De este modo puede determinar si los cambios deben realizarse en el flujo de trabajo para mejorar la eficacia.
Lista de trabajo centralizada: los usuarios pueden ver una lista de trabajo centralizada para ver las tareas y aprobaciones de flujo de trabajo que tienen asignadas. Esta lista de trabajo está disponible en las páginas de área de trabajo del cliente Microsoft Dynamics AX y Enterprise Portal.
Flujos de trabajo de Gestión presupuestaria
Use esta información para configurar y habilitar las configuraciones del flujo de trabajo para documentos de presupuestos. En función del tipo de documento, se puede requerir la aprobación manual, aprobación del flujo de trabajo, o ninguna aprobación.
Si configura un flujo de trabajo para los asientos contables presupuestarios, el flujo de trabajo debe contenerse en otro flujo de trabajo para los asientos de registro presupuestario. Si todos los asientos contables de presupuesto de un asiento de registro presupuestario se pueden aprobar como grupo, puede usar un Flujo de trabajo de entrada de registro presupuestario. Si las líneas del asiento contable de presupuesto requieren distintas aprobaciones de flujo de trabajo, debe usar un Flujo de trabajo de asientos contables presupuestarios para crear distintas configuraciones de flujo de trabajo. Por ejemplo, puede usar configuración de Flujo de trabajo de asientos contables presupuestarios para revisar y aprobar un importe elevado, y otra configuración de Flujo de trabajo de asientos contables presupuestarios para revisar y aprobar un importe bajo.
Los flujos de trabajo del asiento de registro presupuestario se pueden asociar a los códigos presupuestarios que se han configurado para identificar los tipos presupuestarios. Después de asignar un flujo de trabajo a un código presupuestario, todos los asientos de registro presupuestario que usen dicho código presupuestario requerirán la aprobación de flujo de trabajo para poder actualizar el saldo presupuestario. Para obtener más información, consulte Definir códigos de presupuesto.
Tras crear una configuración de flujo de trabajo de un documento de presupuesto, se muestran controles adicionales en la parte superior del formulario cuando se guarda el documento. Entre estos controles se incluyen una barra de información amarilla y un botón Enviar o un menú Acciones. Para obtener más información, consulte Envío de un documento y Acciones de flujo de trabajo.
Nota
Algunos de los botones del formulario Entrada de registro de presupuesto dejan de estar disponibles después del envío de un asiento de registro presupuestario para la aprobación del flujo de trabajo. Si se aprueban el asiento de registro presupuestario o el asiento contable de presupuesto, estarán disponibles las opciones de los menús Actualizar y Transferir. Hay otros controles y campos del formulario que quizás no estén disponibles. Si modifica un asiento de registro presupuestario que se ha aprobado, el asiento de registro presupuestario se deberá volver a enviar al flujo de trabajo. No puede modificar un asiento de registro presupuestario después de actualizar los saldos presupuestarios.
Para obtener información general del flujo de trabajo de Microsoft Dynamics AX, vea Introducción al sistema de flujo de trabajo y Conceptos de flujo de trabajo.
Puede usar las aprobaciones de flujo de trabajo de los siguientes tipos de documentos presupuestarios.
Elemento del menú Gestión presupuestaria |
Tipo de documento |
|---|---|
Planes presupuestarios Nota Este control solo está disponible si Microsoft Dynamics AX 2012 R2 o AX 2012 R3 está instalado. |
Plan presupuestario |
Entrada de registro de presupuesto |
Entrada de registro de presupuesto |
Asientos contables de presupuesto |
Asiento contable de presupuesto |
Commitments |
Compromiso |
General budget reservations |
Reserva de presupuesto general |
Nuevo o modificado para Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 R3, y la revisión de reserva de presupuesto general KB3047235.
Debe configurar los flujos de trabajo presupuestarios para planes presupuestarios antes de configurar un proceso de planificación presupuestaria. La configuración del flujo de trabajo del plan presupuestario configurada se usa para enviar planes presupuestarios, y sus hojas de cálculo y justificaciones, para su revisión y aprobación en cada fase de un proceso de planificación presupuestaria. El proceso de planificación presupuestaria define el orden de las etapas de planificación presupuestaria y asocia el proceso con una jerarquía organizativa presupuestaria. Al configurar el flujo de trabajo, puede asignar usuarios a una tarea de flujo de trabajo en función de la organización de presupuestos, el rol de seguridad o el grupo de usuarios.
Al configurar un proceso de planificación presupuestaria, se asocia un id. de flujo de trabajo presupuestario con cada flujo de trabajo de planificación presupuestaria. Tras enviar el plan de presupuesto al flujo de trabajo, y de que un usuario termine una asignación, el plan de presupuesto pasa a la siguiente etapa de planificación presupuestaria mediante el elemento de transición de etapa en la configuración del flujo de trabajo presupuestario.
Tipos de flujo de trabajo que puede crear
En la siguiente tabla se describen los tipos de flujo de trabajo que se pueden crear en Gestión presupuestaria.
Escriba |
Use este tipo para |
|---|---|
Flujos de trabajo de plan presupuestario Nota Este control solo está disponible si Microsoft Dynamics AX 2012 R2 o AX 2012 R3 está instalado. |
Crear flujos de trabajo de aprobación y revisión para planes presupuestarios. Los flujos de trabajo de planes presupuestarios deben contener un elemento de transición de etapa para cada transición que pasa un plan presupuestario a la siguiente etapa de planificación presupuestaria. Por ejemplo, un flujo de trabajo de un proceso de planificación presupuestaria con tres etapas requiere dos elementos de transición de etapa para conectar los tres elementos de aprobación asociados a las tres fases de planificación presupuestaria. Para obtener más información, vea "Flujos de trabajo" en Acerca de la configuración de la planificación presupuestaria.
|
Flujo de trabajo de asientos contables presupuestarios |
Crear flujos de trabajo de aprobación y revisión para asientos contables presupuestarios. Use el elemento Flujo de trabajo de asientos contables presupuestarios para incluir los flujos de trabajo del asiento contable de presupuesto en un flujo de trabajo del asiento de registro presupuestario. Este tipo de flujo de trabajo contiene elementos de flujo de trabajo estándar y elementos que se pueden usar para los asientos contables presupuestarios:
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Flujo de trabajo de entrada de registro presupuestario |
Crear flujos de trabajo de aprobación y revisión para asientos de registro presupuestario. Este tipo de flujo de trabajo contiene elementos de flujo de trabajo estándar y elementos que se pueden usar para los flujos de trabajo del asiento de registro presupuestario:
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Commitments approval |
Crear flujos de trabajo de aprobación para los compromisos. Después de configurar y activar un flujo de trabajo de compromiso, todos los compromisos deben usarlo. Este tipo de flujo de trabajo contiene elementos de flujo de trabajo estándar y elementos que se pueden usar para los flujos de trabajo de aprobación de compromiso:
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General budget reservations |
Crear flujos de trabajo de aprobación para las reservas de presupuesto generales. Después de configurar el flujo de trabajo, debe asignarlo a un tipo de reserva para utilizarlo. Todas las reservas de presupuesto generales del mismo tipo usan el mismo flujo de trabajo. Este tipo de flujo de trabajo contiene elementos de flujo de trabajo estándar y elementos que se pueden usar para los flujos de trabajo de aprobación de reservas de presupuesto generales:
|
Creación de un flujo de trabajo
Para crear un flujo de trabajo, siga estos pasos.
Haga clic en Gestión presupuestaria > Configurar > Flujos de trabajo presupuestarios.
En el panel de acciones, haga clic en Nuevo.
Seleccione el tipo de flujo de trabajo que desea crear.
Haga clic en Crear flujo de trabajo. Se abre el editor de flujo de trabajo. Diseñe el flujo de trabajo arrastrando los elementos de flujo de trabajo al lienzo.
Configure los elementos del flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte Configuración de elementos de flujo de trabajo.
Repita los pasos del 2 al 5 para crear flujos de trabajo adicionales para Gestión presupuestaria.
Expresiones y campos calculados
Los siguientes campos calculados y expresiones se usan con las aprobaciones de diario de flujo de trabajo de Gestión presupuestaria. Para cada flujo de trabajo, puede establecer condiciones que incluyen los campos calculados y expresiones.
Campo calculado |
Descripción |
|---|---|
Resultados de comprobación del presupuesto |
Resultados del control presupuestario. Los resultados posibles son Comprobación de presupuesto aprobada, Comprobación de presupuesto aprobada pero con advertencias, Comprobación de presupuesto no aprobada y No se realizó la comprobación del presupuesto.. Este campo está disponible para las configuraciones de Flujo de trabajo de asientos contables presupuestarios y Flujo de trabajo de entrada de registro presupuestario. |
Regla de transferencia infringida |
Evalúe una infracción de la regla de transferencia presupuestaria. Algunos de los valores posibles son Sí o No. Si se infringe una regla de transferencia presupuestaria, y el valor se define en Sí, el flujo de trabajo se puede asignar a un usuario que puede aprobar transferencias presupuestarias en caso de infracción de reglas de transferencia presupuestaria. Este campo está disponible para las configuraciones de Flujo de trabajo de asientos contables presupuestarios y Flujo de trabajo de entrada de registro presupuestario. |
Importe de divisa de la transacción |
Importe de la transacción, en la divisa de contabilidad. Este campo está disponible para las configuraciones de Flujo de trabajo de asientos contables presupuestarios y Flujo de trabajo de entrada de registro presupuestario. Nota Cuando se usa Importe de divisa de la transacción para las transferencias, debe incluir una segunda condición para omitir los importe negativos. Por ejemplo:
|
Tipos de participantes
Puede asignar un elemento de flujo de trabajo a los siguientes grupos de participantes.
Grupo de usuarios |
Descripción |
|---|---|
Participantes del jefe de presupuestos |
Asigne el elemento de flujo de trabajo al usuario definido como director de presupuestos en la configuración del control presupuestario. El director de presupuestos puede aprobar los asientos de registro presupuestario. Se pueden definir directores de presupuestos adicionales para los valores de dimensión financiera usando las reglas de control presupuestario. Para obtener más información, consulte Configuración de control presupuestario (formulario). |
Participantes de la organización presupuestaria Nota Este control solo está disponible si Microsoft Dynamics AX 2012 R2 o AX 2012 R3 está instalado. |
Asignar el elemento de flujo de trabajo a un participante de la organización de presupuestos. Los participantes de la organización de presupuestos solo están disponibles para los flujos de trabajo de planificación presupuestaria. |
Participantes de rol de seguridad |
Asignación de un elemento de flujo de trabajo a un rol de seguridad de Microsoft Dynamics AX. |
Participantes del grupo de usuarios |
Asignación de un elemento de flujo de trabajo a un grupo de usuarios de Microsoft Dynamics AX. |
Consulte también
Introducción al sistema de flujo de trabajo
Configuración del sistema de flujo de trabajo
Diseño y configuración de flujos de trabajo