Configuración de un proceso de aprobación

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Para configurar un proceso de aprobación, en el editor de flujo de trabajo, haga clic con el botón secundario en el elemento de aprobación y, a continuación, haga clic en Propiedades para abrir el formulario Propiedades. Use los siguientes procedimientos para configurar las propiedades del proceso de aprobación.

Asignación de un nombre al proceso de aprobación

Siga estos pasos para asignar un nombre al proceso de aprobación.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración básica.

2. En el campo Nombre, escriba un nombre único para el proceso de aprobación.

Especificación de las condiciones en que el sistema realiza una acción automática en el documento

Puede configurar el sistema para que realice alguna acción en el documento de forma automática si se cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, el sistema puede aprobar los informes de gastos con importes totales inferiores a 100 USD.

Siga estos pasos para especificar cuándo el sistema realiza una acción en el documento.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Acciones automáticas.

2. Active la casilla de verificación Habilitar acciones automáticas.

3. Haga clic en Agregar condición.

4. Escriba una condición.

5. Escriba condiciones adicionales, si fuera necesario.

6. Para comprobar que las condiciones definidas se hayan configurado correctamente, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Probar para abrir el formulario Probar condición de flujo de trabajo.

   2. En el área Comprobar condición del formulario, seleccione un registro.

   3. Haga clic en Probar. El sistema evalúa el registro seleccionado para determinar si reúne las condiciones definidas.

   4. Haga clic en Aceptar o en Cancelar para regresar al formulario Propiedades.

7. En la lista Acción de finalización automática, seleccione la acción que el sistema debe realizar en el documento.

Especificación del momento en que se envían notificaciones

Puede enviar notificaciones cuando un documento se ha aprobado, rechazado, delegado o remitido a una instancia superior o cuando se ha solicitado un cambio.

Siga estos pasos para especificar cuándo se deben enviar notificaciones y a quiénes se deben enviar.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Notificaciones.

2. Active las casillas de verificación junto a los eventos que deben notificarse:

   • Delegar: cuando un documento se ha asignado a otro usuario para que se lo apruebe.

   • Remitir a una instancia superior: cuando el usuario asignado no ha realizado ninguna acción en un documento en el tiempo asignado.

   • Aprobar: cuando un documento se ha aprobado.

   • Rechazar: cuando un documento se ha rechazado.

   • Solicitar cambio: cuando el usuario asignado ha solicitado que se realice un cambio en un documento enviado.

3. Seleccione la fila correspondiente a uno de los eventos que seleccionó en el paso 2.

4. Haga clic en la pestaña Texto de notificación.

5. En el cuadro de texto, escriba el texto de la notificación.

6. Para personalizar el texto, puede insertar marcadores de posición, que se reemplazan con los datos adecuados cuando se muestran a los usuarios. Para insertar un marcador de posición, siga estos pasos:

   1. Haga clic en el punto del cuadro de texto en el que debe aparecer el marcador de posición.

   2. Haga clic en Insertar marcador de posición.

   3. En la lista que se abre, seleccione el marcador de posición que desea insertar.

   4. Haga clic en Insertar.

7. Para agregar traducciones de la notificación, haga clic en Traducciones. En el formulario que aparece, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Agregar.

   2. En la lista que aparece, seleccione el idioma que usará para escribir el texto.

   3. En el cuadro de texto Texto traducido, escriba el texto.

   4. Para personalizar el texto, inserte marcadores de posición.

   5. Haga clic en Cerrar.

8. Haga clic en la pestaña Destinatario.

9. Especifique los destinatarios de las notificaciones. Seleccione una de las opciones de la siguiente tabla y, a continuación, siga los pasos adicionales correspondientes a la opción elegida antes de realizar el paso 10.

   Opción	Destinatarios de las notificaciones	Pasos adicionales
   Participante	Usuarios asignados a un grupo o rol específicos	Tras seleccionar Participante, haga clic en la pestaña Basado en funciones. En la lista Tipo de participante, seleccione el tipo de grupo o rol al que se deben enviar las notificaciones. En la lista Participante, seleccione el grupo o rol al que se deben enviar las notificaciones.
   Usuario del flujo de trabajo	Usuarios que participan en el flujo de trabajo actual	Tras seleccionar Usuario del flujo de trabajo, haga clic en la pestaña Usuario del flujo de trabajo. En la lista Usuario del flujo de trabajo, seleccione un usuario que participe en el flujo de trabajo.
   Usuario	Usuarios de Microsoft Dynamics AX específicos	Tras seleccionar Usuario, haga clic en la pestaña Usuario. En la lista Usuarios disponibles: se incluyen todos los usuarios de Microsoft Dynamics AX. Seleccione aquellos a los que desea enviar notificaciones y, a continuación, muévalos a la lista Usuarios seleccionados:.

10. Repita los pasos 3 a 9 por cada uno de los eventos que haya seleccionado en el paso 2.

Especificación de un aprobador final

Es posible que desee designar un aprobador final que actúe en las situaciones en las que el aprobador sea la persona que solicitó la aprobación del documento. Para especificar un aprobador final, siga estos pasos.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración avanzada.

2. Active la casilla de verificación Usar aprobador final.

3. En la lista, seleccione el usuario que actuará como aprobador final.

Definición de un límite de tiempo

Siga estos pasos si el proceso de aprobación se debe completar en un plazo específico.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración avanzada.

2. Active la casilla de verificación Configurar un límite de tiempo para el elemento de flujo de trabajo.

3. En el campo Duración, especifique cuándo se debe completar el proceso de aprobación. Seleccione una de las siguientes opciones:

   • Horas: escriba la cantidad de horas disponibles para completar el proceso de aprobación. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.

   • Días: escriba la cantidad de días disponibles para completar el proceso de aprobación. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.

   • Semanas: escriba la cantidad de semanas disponibles para completar el proceso de aprobación.

   • Meses: seleccione el día y la semana en los que vence el plazo para completar el proceso de aprobación. Por ejemplo, tal vez desee que el proceso de aprobación se haya completado antes del viernes de la tercera semana del mes.

   • Años: seleccione el día, la semana y el mes en los que vence el plazo para completar el proceso de aprobación. Por ejemplo, tal vez desee que el proceso de aprobación se haya completado antes del viernes de la tercera semana de diciembre.

4. Si se supera el límite de tiempo, el sistema realiza una acción en el documento. En la lista Acción, seleccione la acción que debe realizar el sistema.

Especificación de las acciones de las que dispone el usuario

Cuando se asigna un documento a un usuario para que lo apruebe, este debe realizar alguna acción. Siga estos pasos para especificar las acciones que el usuario puede realizar en el documento enviado.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración avanzada.

2. Active la casilla de verificación Aprobar si el usuario puede aprobar el documento.

3. Active la casilla de verificación Rechazar si el usuario puede rechazar el documento.

4. Active la casilla de verificación Solicitar cambio si el usuario puede solicitar que se realicen cambios en el documento.

5. Active la casilla de verificación Delegar si el usuario puede asignar el documento a otro usuario para que lo apruebe.

Especificación de si los usuarios pueden realizar acciones en el documento mediante la lista de trabajo de Enterprise Portal

De forma predeterminada, los usuarios pueden realizar acciones en los documentos mediante el elemento web Lista de trabajo de Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX. Sin embargo, puede haber situaciones en las que prefiera que los usuarios no puedan usar este elemento web para realizar acciones en los documentos. Esto puede ocurrir si, por ejemplo, desea que los usuarios abran los documentos y los aprueben o rechacen desde los mismos documentos.

Siga estos pasos para especificar si los usuarios pueden realizar acciones en el documento mediante el elemento web Lista de trabajo de Enterprise Portal.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración avanzada.

2. Para permitir que los usuarios realicen acciones en el documento mediante el elemento web Lista de trabajo de Enterprise Portal, active la casilla de verificación Habilitar acciones desde la lista de trabajo de Enterprise Portal.

3. Para evitar que los usuarios realicen acciones en el documento mediante el elemento web Lista de trabajo de Enterprise Portal, desactive la casilla de verificación Habilitar acciones desde la lista de trabajo de Enterprise Portal.

Configuración de los pasos de aprobación

Los procesos de aprobación se componen de pasos de aprobación. Realice el siguiente procedimiento para agregar pasos en el proceso de aprobación y configurarlos.

1. En el editor de flujo de trabajo, haga doble clic en el proceso de aprobación. Los pasos del proceso se mostrarán en el editor de flujo de trabajo.

2. Para agregar un paso de aprobación, arrástrelo del área Elementos del flujo de trabajo al lienzo.

3. Para configurar un paso de aprobación, vea Configuración de un paso de aprobación.

Consulte también

Acerca del editor de flujo de trabajo

Creación de un flujo de trabajo

Configuración de las propiedades de un flujo de trabajo

Configuración de elementos de flujo de trabajo