Introducción a las clasificaciones de mensaje

Se aplica a: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

Última modificación del tema: 2006-11-13

Las clasificaciones de mensajes son una característica de Microsoft Exchange Server 2007 y de Microsoft Office Outlook 2007 destinada a ayudar a las organizaciones a cumplir sus directivas de correo y sus responsabilidades normativas. Cuando un mensaje es "clasificado", el mensaje contiene metadatos específicos que describen el uso o los destinatarios a los que va dirigido el mensaje. Outlook 2007 o Microsoft Office Outlook Web Access pueden responder ante a estos metadatos mostrando una sencilla descripción de la clasificación a los remitentes y a los destinatarios de un mensaje clasificado. En Exchange 2007, el servicio de transporte de Microsoft Exchange puede responder ante estos metadatos si existe una regla de transporte que cumpla los criterios específicos que han sido configurados por el administrador de Exchange.

La siguiente lista proporciona una breve descripción de algunos de los campos de clasificación de mensajes que puede establecer el administrador de Exchange:

• Display name   Este campo especifica el nombre para mostrar de la instancia de clasificación de mensaje. El nombre para mostrar aparece en Office 2007. Los usuarios de Outlook y Outlook Web Access utilizan el campo para seleccionar la clasificación de mensajes adecuada antes de enviar un mensaje.

• Sender description   Este campo explica al remitente la finalidad de la clasificación de mensajes. Los usuarios de Outlook y Outlook Web Access utilizan el texto que escribe en este campo el administrador de Exchange para seleccionar la clasificación de mensajes adecuada antes de enviar un mensaje.

• Recipient description   Este campo explica al destinatario la finalidad de la clasificación de mensajes. Los usuarios de Outlook y Outlook Web Access ven el texto que el administrador de Exchange escribe en este campo al recibir un mensaje que contenga esta clasificación de mensajes.

• Locale   Este campo especifica un código cultural para crear una versión específica de la configuración regional de la clasificación de mensajes. Para obtener más información acerca del campo de configuración regional, vea "Regionalización y localización" más adelante dentro de este mismo tema.

Un buen ejemplo de clasificaciones de mensaje es la clasificación de mensajes Privilegio Abogado/Cliente (A/C con privilegios). La clasificación de mensajes A/C con privilegios es una de las dos clasificaciones de mensaje predeterminadas que se incluyen en Exchange 2007. Después de habilitar Outlook 2007 para que acepte las clasificaciones de mensajes predeterminadas, los usuarios pueden aplicar la clasificación de mensajes A/C con privilegios a los mensajes que envíen. Los remitentes visualizan la descripción de remitente en la barra de información de Outlook 2007. Mediante el Shell de administración de Exchange, el administrador de Exchange puede personalizar la descripción del remitente para cada clasificación de mensajes y configuración regional.

En la figura 1 se muestra cómo un usuario de Outlook puede aplicar la clasificación de mensajes A/C con privilegios y la descripción del remitente predeterminado para la clasificación de mensajes A/C con privilegios.

Figura 1   Un mensaje saliente de Outlook 2007 que tiene la clasificación de mensajes A/C con privilegios y una descripción de remitente predeterminado

Tal como aparece en la figura 1, el usuario de Outlook abre un nuevo mensaje, después, en la ficha Mensaje, en el grupo Opciones, el usuario hace clic en Permiso y, desde la lista Establecer permisos, selecciona A/C con privilegios.

Cuando los destinatarios de Outlook 2007 reciben mensajes que tienen la clasificación de mensajes A/C con privilegios, ven la descripción de destinatario que explica la clasificación de la barra de información, tal como aparece en la Figura 2.

Figura 2   Un mensaje entrante de Outlook 2007 que tiene la clasificación de mensajes A/C con privilegios y una descripción de destinatario predeterminado

Para otros tipos de clasificaciones de mensajes, la descripción de destinatario puede incluir información de estado del mensaje. Puede personalizar la descripción de destinatario para cada clasificación de mensajes.

En la instalación inicial de Exchange 2007, la clasificación A/C con privilegios y todas las clasificaciones de mensajes son meramente informativas. No están asociadas con reglas. Las clasificaciones de mensajes predeterminadas son una forma de que los remitentes comuniquen a los destinatarios información adicional acerca de un mensaje. En el caso de la clasificación A/C con privilegios, se describen los destinatarios a los que va destinado el mensaje y se les informa que el mensaje sólo puede ser reenviado por abogados. De forma predeterminada, en Exchange 2007, el servicio de Transporte de Microsoft Exchange no realiza ninguna acción especial en el mensaje A/C con privilegios.

No obstante, el administrador de Exchange puede crear una regla de transporte global que aplique la clasificación A/C con privilegios. En el caso de la clasificación A/C con privilegios, si todos los abogados de la organización están agrupados en una unidad organizativa que se llama "Legal", se puede configurar una regla de transporte que devuelva los mensajes clasificados como A/C con privilegios al remitente si éste o al menos un destinatario en la línea A o Cc no se encuentra en el grupo Legal. Para ver un ejemplo de procedimiento que ilustra cómo habilitar esta posibilidad, vea Cómo configurar las clasificaciones de mensajes predeterminadas(en inglés).

Las clasificaciones de mensajes pueden ser separadas de forma lógica en dos clases, en función de cómo están relacionadas con un determinado mensaje:

• El remitente de un mensaje puede agregar una clasificación de mensajes manualmente. Este caso está ilustrado mediante el ejemplo de la clasificación A/C con privilegios que se ha descrito en este tema. En el caso de A/C con privilegios, los usuarios seleccionan una clasificación de mensajes antes de enviar el mensaje.

• Una clasificación de mensajes puede agregarse como resultado de la aplicación de una regla. Por ejemplo, cuando el agente de filtro de datos adjuntos quita un adjunto de un mensaje, la clasificación Datos Adjuntos Quitados se agrega al mensaje. La clasificación de mensajes Adjunto Eliminado es una clasificación predeterminada. Cuando el destinatario recibe el mensaje, Outlook 2007 muestra una explicación de la razón por la que se ha quitado los datos adjuntos en la descripción de destinatario de la barra de información. Como administrador, puede personalizar la descripción del destinatario. En este caso, la clasificación de mensajes es agregada por un agente de Transporte.

Puede asociar el comportamiento de reglas de transporte a clasificaciones de mensajes para aprovechar las reglas de reenvío, las renuncias y otras tecnologías que son compatibles con las reglas de transporte.

Una regla de transporte no puede aplicar todas las clasificaciones de mensajes. De hecho, una clasificación de mensajes informativa está destinada a notificar al destinatario del objetivo del remitente. Las reglas de transporte no aplican clasificaciones informativas.

Regionalización y localización

Puede crear más de una instancia de clasificación de mensajes para diferentes idiomas. Por lo tanto, en el caso de A/C privilegiado, puede crear una versión "localizada" de la descripción de remitente y las descripciones de destinatario de A/C privilegiado para cada idioma de su organización. Si se dispone de varias versiones localizadas de una clasificación de mensajes determinada, Outlook y Outlook Web Access mostrarán la versión correcta, en función de la configuración de idioma del buzón de usuario. Para obtener más información, vea Cómo crear versiones localizadas de clasificaciones de mensaje (en inglés).

En algunos casos, las necesidades comerciales pueden obligar a seguir unas normativas diferentes para cada región o configuración regional en las que opere la empresa. Estos casos, es posible que no tenga sentido mostrar todas las clasificaciones de mensajes a todos los usuarios. Por ejemplo, es posible que las compañías relacionadas con los servicios sanitarios que operan en Estados Unidos y Europa tengan que cumplir las normativas derivadas de la Ley de Responsabilidad y Transferibilidad de Seguros Médicos (HIPAA) en Estados Unidos pero no en Europa. Por lo tanto, la visualización de clasificaciones de mensajes específicas para la HIPAA sólo debería estar habilitada para los empleados que trabajen en Estados Unidos. Puede configurar permisos de lectura en clasificaciones, de forma que sólo los usuarios adecuados puedan visualizar determinadas clasificaciones de mensajes. Para obtener más información, vea Administrar las clasificaciones de mensajes (en inglés).

Preferencia y retención de la clasificación de mensajes

De forma predeterminada, una clasificación de mensajes viaja con un mensaje durante toda la vida del mensaje hasta que sale la organización. Por ello, si un remitente establece la clasificación de mensajes A/C con privilegios en un determinado mensaje, el mensaje mantendrá dicha clasificación siempre que no la eliminen otras reglas de transporte o clasificaciones superiores anteriores. A cada clasificación de mensajes se le puede asignar una prioridad relativa a otras clasificaciones de mensajes.

Por ejemplo, puede establecer la preferencia de la clasificación de mensajes A/C con privilegios en Highest y establecer la clasificación de mensajes Adjunto Eliminado como Medium. Si un usuario envía un mensaje clasificado como A/C con privilegios que tiene un adjunto prohibido a un miembro del grupo Legal, el destinatario verá la descripción de destinatario A/C con privilegios seguida de una descripción de Adjunto Eliminado. Si el destinatario reenvía el mensaje, sólo la clasificación de mensajes A/C con privilegio viaja con el mensaje reenviado.

Por lo tanto, la configuración de preferencias tiene dos implicaciones:

• Especifica el orden de las descripciones de destinatario.

• Define qué clasificación de mensajes viaja con un mensaje reenviado o de respuesta.

Se puede configurar la preferencia mediante el parámetro DisplayPrecedence del cmdlet Set-MessageClassification en el Shell de administración de Exchange.

Para cada clasificación de mensajes se puede especificar si la clasificación de mensajes se retiene cuando un destinatario responde a o reenvía el mensaje. Se puede especificar si una clasificación se retiene configurando el parámetro RetainClassificationEnabled en el cmdlet Set-MessageClassification del Shell de administración de Exchange.

Para obtener más información, vea Set-MessageClassification (en inglés).

Administrar e implementar las clasificaciones de mensajes

Antes de que los usuarios de Outlook 2007 puedan establecer y ver las clasificaciones de mensajes, deben instalar los archivos de configuración de clasificación de mensajes y crear una clave del Registro de Outlook en los equipos de los usuarios finales. Las plantillas de clasificación de mensajes de Outlook son archivos .xml que se deben generar después de haber creado y configurado las clasificaciones de mensajes.

Se pueden administrar todas las clasificaciones de mensajes utilizando los cmdlets del Shell de administración de Exchange. Puede enlazar clasificaciones de mensajes con reglas de transporte mediante el Shell de administración de Exchange o la Consola de administración de Exchange.

Para obtener más información al respecto, vea los siguientes temas (en inglés):

• Cómo implementar la clasificación de mensajes para Outlook 2007

• Administrar las clasificaciones de mensajes