Anleitung: Erstellen eines Project Server-Workflows für das Bedarfsmanagement

Office 2013

Hier erfahren Sie, wie Sie einen einfachen Verzweigungsworkflow für das Bedarfsmanagement in Project Server 2013 und Project Online mithilfe von SharePoint Designer 2013 und Visio 2013 erstellen.

Letzte Änderung: Montag, 9. März 2015

Gilt für: Project Server 2013 | SharePoint Designer 2013 | Visio Professional 2013

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe von SharePoint Designer 2013 einen einfachen Workflow erstellen. Sie können den Workflow zur Visualisierung und Bearbeitung nach Visio 2013 exportieren oder mit Visio 2013Project Server 2013-Workflows entwerfen und den Entwurf zur Veröffentlichung in Project Web App nach SharePoint Designer 2013 importieren. Weitere Informationen zur SharePoint-Workflowplattform und zum Erstellen von Workflows mit Visio 2013 und SharePoint Designer 2013 finden Sie in den Artikeln Workflows in SharePoint 2013 in der SharePoint 2013-Entwicklerdokumentation.

Informationen zur Vorbereitung von Project Server für Workflows finden Sie unter Start: Einrichten und Konfigurieren von SharePoint 2013 Workflow Manager.

Verwenden Sie die folgenden Schritte, um mithilfe von SharePoint Designer 2013 einen Project Server 2013-Workflow zu erstellen. Der Workflow ist auf das Bedarfsmanagement von Projektvorschlägen ausgelegt.

Ausführliche Schritte finden Sie im Abschnitt Erstellen eines Verzweigungsworkflows.

So erstellen Sie einen Project Server-Workflow (allgemeines Verfahren)

  1. Ermitteln Sie die Anforderungen, und entwerfen Sie dann den Workflow. Unterteilen Sie ihn in Phasen und Stufen, und ermitteln Sie die benutzerdefinierten Felder, die vom Workflow verwendet werden.

  2. Erstellen Sie in Project Web App die Entitäten, die der Workflow benötigt:

    1. Prüfen Sie die vorhandenen Workflowphasen; erstellen Sie Phasen nach Bedarf.

    2. Erstellen Sie die benutzerdefinierten Enterprise-Felder, die der Workflow verwendet. Damit ein benutzerdefiniertes Feld in einer Workflowphase verfügbar ist, muss es von einem Workflow gesteuert sein.

    3. Bearbeiten oder erstellen Sie die Projektdetailseiten (Project Detail Pages, PDPs), die von Ihren Workflowphasen zum Sammeln von Informationen für das Projekt verwendet werden. In diesem Fall werden von den Phasen Standard-Projektdetailseiten verwendet, die so bearbeitet werden, dass sie ein neues benutzerdefiniertes Feld enthalten.

    4. Erstellen Sie die erforderlichen Workflowphasen, und verknüpfen Sie dann jede Workflowphase mit der korrekten Phase.

  3. Erstellen Sie den Workflow in SharePoint Designer 2013 mithilfe deklarativer Anweisungen im textbasierten Designer:

    Hinweis Hinweis

    Sie können auch zum Visual Designer in SharePoint Designer 2013 wechseln oder einen vorhandenen Workflow aus Visio 2013 importieren. Befolgen Sie diese Schritte, um den textbasierten Designer zu verwenden:

    1. Öffnen Sie die Project Web App-Website, und erstellen Sie einen Websiteworkflow, der die Workflowplattform SharePoint 2013 Workflow - Project Server verwendet.

    2. Fügen Sie die Phasen hinzu, die vom Workflow verwendet werden.

    3. Fügen Sie die Schritte, Bedingungen, Aktionen und Schleifen des Workflows hinzu, die in jeder Phase erforderlich sind.

    4. Prüfen Sie auf Workflowfehler, und beheben Sie diese.

    5. (Optional) Wechseln Sie zum Visual Designer, oder exportieren Sie den Workflow in eine Visio 2013-Datei. Sie können die Visio-Ansicht ändern und Änderungen im aktuellen Workflow speichern. Sie können die Visio-Datei bearbeiten und sie nach SharePoint Designer 2013 importieren, um weitere Workflows zu erstellen.

    6. Veröffentlichen Sie den Workflow. Sobald der Workflow veröffentlicht wurde, wird er in der Liste der Workflows für die Project Web App-Website angezeigt.

  4. Verwenden Sie in Project Web App den Workflow für das Bedarfsmanagement von Projektvorschlägen:

    1. Erstellen Sie eine Enterprise-Projektvorlage (Enterprise Project Template, EPT), die den Workflow verwendet.

    2. Erstellen Sie auf der Project Center-Seite ein Projekt, das die EPT für den Workflow verwendet, und wechseln Sie dann durch die Workflowphasen.

    3. Testen Sie den Workflow sorgfältig.

    4. Stellen Sie den Workflow auf einem Produktionsserver bereit.

Bevor Sie SharePoint Designer 2013 zum Erstellen eines Project Server-Workflows verwenden können, muss der Workflow-Manager-Client 1.0-Dienst so konfiguriert werden, dass er die Project Server 2013-Workflowaktivitäten verwendet. Informationen dazu, wie Sie Workflow-Manager-Client 1.0 konfigurieren, finden Sie in den Artikeln Workflows in SharePoint 2013 in der SharePoint Server 2013-Entwicklerdokumentation.

Das folgende detaillierte Verfahren umfasst die gleichen Schritte wie der Abschnitt Erstellen eines allgemeinen Workflows.

So erstellen Sie einen Project Server-Verzweigungsworkflow (ausführliches Verfahren)

  1. Planen und entwerfen Sie den Workflow. Ein Project Server-Workflow kann in einem Bedarfsmanagementprozess in mehrere Stufen und Phasen integriert werden. Da Workflows komplex sein können, müssen Sie die Geschäftsanforderungen kennen und einen Workflow sorgfältig planen. Hier ein einfaches Beispiel: Entwerfen Sie einen Verzweigungsworkflow, der die geschätzten Kosten eines Projektvorschlags verwendet, um zu ermitteln, ob der Vorschlag angenommen wird. Lehnen Sie den Vorschlag ab, wenn die geschätzten Kosten höher als 25.000 USD sind. Nehmen Sie den Vorschlag ansonsten an, und erstellen Sie das Projekt.

    Da Sie zum Entwerfen und Erstellen von Workflows für Project Server 2013Visio 2013 und SharePoint Designer 2013 verwenden können, können Sie leichter mit Workflows experimentieren, als dies mit Project Server 2010 möglich ist. Der Beispielworkflowentwurf in diesem Artikel ist der gleiche wie im Artikel Anleitung: Erstellen eines Verzweigungsworkflows in der Project 2010-SDK. Sie können mithilfe einer Testinstanz von Project Web App einen Testworkflow entwerfen und erstellen. Sie müssen Workflows nicht direkt auf einem Project Server 2013-Computer erstellen.

  2. Prüfen Sie in Project Web App, welche Workflowphasen und -stufen und welche benutzerdefinierten Enterprise-Felder verfügbar sind. Erstellen Sie bei Bedarf, wie in den folgenden Schritten gezeigt, die Entitäten, die für Ihren Workflow erforderlich sind:

    1. Workflowphasen   Die Standardinstallation von Project Web App umfasst die Erstell-, Auswahl-, Planungs-, Verwaltungs- und Fertigstellungsphase. Für das Beispiel mit dem Verzweigungsworkflow müssen Sie keine anderen Phasen erstellen.

    2. Benutzerdefinierte Enterprise-Felder   Für den Verzweigungsworkflow ist ein benutzerdefiniertes Feld für Projektkosten erforderlich, das workflowgesteuert ist. Der Wert eines workflowgesteuerten benutzerdefinierten Felds wird auf einer Projektdetailseite festgelegt, die der Workflow verwendet. Wählen Sie z. B. das Symbol Einstellungen rechts oben auf einer Project Web App-Seite, dann PWA-Einstellungen und anschließend Benutzerdefinierte Enterprise-Felder und -Nachschlagetabellen aus.

      Erstellen Sie für die Entität Projekt ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen Vorschlagskosten, und wählen Sie den Typ Kosten aus. Geben Sie als Beschreibung Geschätzte Kosten eines Projektvorschlags ein. Wählen Sie im Abschnitt VerhaltenVerhalten vom Workflow gesteuert aus.

    3. Projektdetailseiten   Bearbeiten oder erstellen Sie die Projektdetailseiten, die von den Workflowphasen verwendet werden. Führen Sie beispielsweise die folgenden Schritte aus:

      1. Wählen Sie auf der Seite mit den Servereinstellungen Projektdetailseiten und dann die Projektdetailseite ProjectInformation aus.

      2. Wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte SEITE in der Gruppe BearbeitenSeite bearbeiten aus.

      3. Wählen Sie rechts im Webpart Grundlageninfo den Nach-unten-Pfeil aus, und wählen Sie dann Webpart bearbeiten aus.

        Oder wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte WEBPART in der Gruppe EigenschaftenWebparteigenschaften aus, um das Bearbeitungs-Webpart anzuzeigen.

      4. Wählen Sie im Abschnitt Angezeigte Projektfelder des Bearbeitungs-Webparts (siehe Abbildung 1) Ändern aus.

      5. Fügen Sie das benutzerdefinierte Feld Vorschlagskosten hinzu, verschieben Sie es in der Liste Ausgewählte Projektfelder über das Feld Eigentümer, und wählen Sie dann OK aus.

        Abbildung 1. Bearbeiten des Projektfelder-Webparts auf einer Projektdetailseite

        Bearbeiten des Projektfelder-Webparts auf einer PDP
      6. Wählen Sie im Bearbeitungs-Webpart OK und dann im Menüband auf der Registerkarte SEITE in der Gruppe BearbeitenBearbeitung beenden aus. In Abbildung 2 ist das benutzerdefinierte Feld Proposal Cost dargestellt, das der Projektdetailseite "Projektinformationen" hinzugefügt wurde.

        Abbildung 2. Die bearbeitete Projektdetailseite enthält das benutzerdefinierte Feld "Vorschlagskosten"

        Die bearbeitete PDP beinhaltet das Feld "Vorschlagskosten"
    4. Workflowstufen   Erstellen Sie die Stufen, die für jede Phase des Workflows erforderlich sind. Wählen Sie auf der Seite mit den Servereinstellungen Workflowstufen und dann NEUE WORKFLOWSTUFE aus. In Abbildung 3 ist ein Teil der Seite "Workflowstufe hinzufügen" dargestellt.

      Abbildung 3. Hinzufügen einer Workflowstufe in Project Web App

      Hinzufügen einer Workflowphase in Project Web App

    Im Verzweigungsworkflow-Beispiel werden vier Stufen verwendet, die in Tabelle 1 dargestellt sind. Auf der Seite "Workflowstufe hinzufügen" im Abschnitt Weitere Einstellungen für die ''sichtbare Projektdetailseite'' (in Abbildung 3 nicht dargestellt) sind Werte optional; sie bieten auf der Seite "Workflowstatus" mehr Informationen. Da z. B. auf der Projektdetailseite mit den ursprünglichen Vorschlagsdetails eine Benutzereingabe erforderlich ist, können Sie das Kontrollkästchen Die Projektdetailseite erfordert einen Benutzereingriff aktivieren und dann eine genauere Beschreibung wie Projektnamen und Kosten für diese Projektdetailseite festlegen eingeben.

    In Abbildung 4 sind die vier Stufen abgebildet, die auf der Seite "Workflowstufen" durchlaufen werden.

    Tabelle 2. Stufen des Verzweigungsworkflows

    Ursprüngliche Vorschlagsdetails

    Legen Sie den Projektnamen und die Kosten fest.

    Reichen Sie das Projekt als Vorschlag ein.

    Erstellen

    Projektinformationen

    Projektdetails

    Vorschlagskosten (erforderlich)

    Projektdetails

    Geben Sie nähere Informationen zum vorgeschlagenen Projekt an.

    Senden Sie die Details ab, um mit dem Projekt fortzufahren.

    Erstellen

    Projektinformationen

    Projektdetails

    Vorschlagskosten (schreibgeschützt)

    Automatische Ablehnung

    Der Vorschlag wird auf Grundlage der angegebenen Informationen abgelehnt.

     

    Erstellen

    Projektinformationen

    Vorschlagskosten (schreibgeschützt)

    Ausführung

    Der Vorschlag wurde angenommen und ist bereit für das Projektmanagement.

     

    Verwalten

    Projektinformationen

    Projektdetails

    Vorschlagskosten (schreibgeschützt)

    Abbildung 4. Liste der Workflowstufen in Project Web App

    Liste der Workflowphasen in Project Web App
  3. Erstellen Sie den Workflow in SharePoint Designer 2013 mit deklarativen Anweisungen im textbasierten Designer. Sie können an der orangefarbenen Einfügelinie mit der Eingabe beginnen, um für die Workflowlogik und die Schritte kontextbezogene Anweisungen zur automatischen Vervollständigung zu erhalten. Alternativ können Sie die Logik und die Schritte auch mithilfe der Steuerelemente in der Gruppe Einfügen im Menüband auf der Registerkarte WORKFLOW einfügen.

    1. Wählen Sie in der Backstage-Ansicht von SharePoint Designer 2013Website öffnen aus. Öffnen Sie z. B. http://ServerName/pwa. Wählen Sie im Bereich NavigationWorkflows aus. Wählen Sie dann im Menüband auf der Registerkarte WORKFLOWS in der Gruppe NeuWebsiteworkflow aus. Benennen Sie den Workflow in diesem Beispiel Verzweigungsworkflow. Stellen Sie sicher, dass in der Dropdownliste PlattformtypSharePoint 2013 Workflow – Project Server ausgewählt ist (siehe Abbildung 5).

      Abbildung 5. Erstellen eines Project Server-Websiteworkflows

      Erstellen eines Project Server-Websiteworkflows


    2. Wählen Sie die Registerkarte Verzweigungsworkflow aus. Wählen Sie dann im Menüband auf der Registerkarte WORKFLOW in der Gruppe Verwalten in der Dropdownliste AnsichtenTextbasierter Designer aus. Klicken Sie in die Ansicht, um die Ansicht mit der blinkenden orangefarbenen Einfügelinie anzuzeigen (siehe Abbildung 6).

      Abbildung 6. Verwenden der Ansicht "Textbasierter Designer" für den Workflow

      Verwenden der textbasierten Entwurfsansicht
    3. Fügen Sie in der Ansicht Textbasierter Designer die Stufen hinzu, die im Workflow verwendet werden. Wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte WORKFLOW in der Gruppe Einfügen in der Dropdownliste Stufe unter ErstellenUrsprüngliche Vorschlagsdetails aus.

      Platzieren Sie die orangefarbene Einfügelinie entsprechend unterhalb des Felds Stufe: Ursprüngliche Vorschlagsdetails, und fügen Sie die anderen Stufen hinzu, die vom Workflow verwendet werden: Projektdetails, Automatische Ablehnung und Ausführung (siehe Abbildung 7).

      Abbildung 7. Hinzufügen einer Stufe zu einem Workflow in SharePoint Designer

      Hinzufügen einer Phase zu einem Workflow in SPD

       

    4. Fügen Sie in jeder Phase die Workflowschritte und die Workflowlogik hinzu:

      1. Platzieren Sie in der Phase Ursprüngliche Vorschlagsdetails die orangefarbene Einfügelinie über dem Phasentext. Wählen Sie im Menüband in der Gruppe EinfügenAktion aus, blättern Sie nach unten zu Project Web App-Aktionen, und wählen Sie dann Auf Projektereignis warten aus. Wählen Sie Dieses Projektereignis und dann in der Dropdownliste Ereignis: Wenn ein Projekt eingereicht wird aus.

      2. Fügen Sie im Abschnitt Übergang in Phase der Phase Ursprüngliche VorschlagsdetailsWenn ein beliebiger Wert gleich dem Wert ist ein. Sie können mit der Eingabe der Anweisung beginnen oder auf dem Menüband in der Gruppe Einfügen das Steuerelement Bedingung verwenden.

      3. Wählen Sie das erste value-Steuerelement und dann fx aus, um das Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren anzuzeigen (siehe Abbildung 8). Wählen Sie in der Dropdownliste DatenquelleProjektdaten aus. Wählen Sie in der Dropdownliste QuellenfeldVorschlagskosten aus.

        Abbildung 8. Definieren eines Nachschlagewerts im Workflow

        Definieren eines Nachschlagewertes im Workflow
      4. Vervollständigen Sie die If-Anweisung so, dass Folgendes angezeigt wird: Wenn Projektdaten:Vorschlagskosten höher sind als 25000

        Hinweis Hinweis

        Alternativ könnten Sie eine Workflowvariable erstellen, die Variable auf den benutzerdefinierten Feldwert festlegen und dann die Variable mit einem Wert vergleichen. Erstellen Sie z. B. aus der Dropdownliste Lokale Variablen auf dem Menüband eine Variable mit der Bezeichnung TotalCost (keine Leerzeichen) des Typs Number. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren für die Datenquelle Workflowvariablen und -parameter aus, und wählen Sie dann als das Feld Variable: Gesamtkosten aus. Die If-Anweisung würde dann lauten: Wenn Variable: Gesamtkosten höher sind als 25000

      5. Platzieren Sie die orangefarbene Einfügelinie in der If-Verzweigung, und fügen Sie dann mithilfe des Aktion-Steuerelements auf dem Menüband in der Gruppe EinfügenGehe zu einer Stufe ein. Wählen Sie das Dropdownfeld eine Phase und dann die Phase Automatische Ablehnung aus.

        Fügen Sie entsprechend in der Else-Verzweigung die Anweisung Zu Projektdetails wechseln ein. In Abbildung 9 ist die abgeschlossene Phase Ursprüngliche Vorschlagsdetails abgebildet.

        Abbildung 9. Fertige Logik für Phase "Ursprüngliche Vorschlagsdetails"

        Abgeschlossene Logik für ursprüngliche Vorschlagsdetails
      6. Lassen Sie in der Phase Automatische Ablehnung den ersten Abschnitt leer, es sei denn, Sie möchten den Workflow anhalten und einige Daten auf einer Projektdetailseite anzeigen. Der Abschnitt Übergang in Phase muss einen Übergang enthalten. Da auf eine Ablehnung keine weitere Phase folgt, geben Sie als Anweisung Zum Ende des Workflows wechseln ein.

      7. Fügen Sie im Abschnitt Übergang in Phase in der Phase ProjektdetailsZur Ausführung wechseln hinzu. Es ist nicht erforderlich zu warten, bis ein Ereignis übermittelt wurde, es sei denn, es müssen zusätzliche Daten hinzugefügt werden, oder Sie möchten den Workflow anhalten.

      8. Lassen Sie in der Phase Ausführung den Abschnitt mit der Phasenaktion leer, es sei denn, Sie möchten den Workflow anhalten. Fügen Sie im Abschnitt Übergang in PhaseZum Ende des Workflows wechseln hinzu.

    5. Wählen Sie auf dem Menüband in der Gruppe SpeichernAuf Fehler prüfen aus, um auf Workflowfehler zu prüfen (siehe Abbildung 10). Beheben Sie alle Fehler, und wählen Sie dann Speichern aus.

      Abbildung 10. Prüfen des Workflows auf Fehler im SharePoint Designer

      Überprüfen auf Fehler im Workflow
    6. (Optional) Wählen Sie auf dem Menüband in der Gruppe Verwalten im Dropdownmenü AnsichtenVisual Designer aus. In Abbildung 11 ist die Ansicht auf 50 % verkleinert.

      Sie können Elemente im Workflow mit dem Visual Designer bearbeiten. Wählen Sie z. B. die Bedingung Wenn ein beliebiger Wert gleich dem Wert ist aus, wählen Sie unten rechts neben der Bedingung das Extras-Symbol aus, und wählen Sie dann Wert aus, um die Vergleichsbedingungen im Dialogfeld Eigenschaften anzuzeigen.

      Abbildung 11. Verwenden des Visual Designer für einen Workflow

      Verwenden der Visio-Entwurfsansicht des Workflows


      Wenn sich der Workflow in der Visual Designer-Ansicht befindet, können Sie Nach Visio exportieren auswählen, um den Workflow als Sicherung oder zur späteren Verwendung in einer Visio 2013-Datei (VSDX-Datei) zu speichern.

    7. Veröffentlichen Sie den Workflow. Wenn Sie den Workflow mithilfe von SharePoint Designer 2013 auf der aktiven Project Web App-Website veröffentlichen, wird der Workflow auf der SharePoint-Website oder in Azure registriert und steht in Project Web App für neue EPTs zur Verfügung.

  4. Erstellen Sie in Project Web App eine EPT für den Workflow, und testen Sie dann den Workflow, indem Sie einen Projektvorschlag erstellen:

    1. Wählen Sie auf der Seite "PWA-Einstellungen" Enterprise-Projekttypen aus, und erstellen Sie dann eine EPT mit der Bezeichnung Verzweigungsworkflow – Test. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Neue Projekte als SharePoint-Vorgangslistenprojekte erstellen, sodass Project Server die vollständige Kontrolle über Projekte behält, die von der EPT erstellt werden. Wählen Sie in der Dropdownliste Website-WorkflowzuordnungVerzweigungsworkflow aus, und wählen Sie dann in der Dropdownliste Neue Projektseite die Projektdetailseite Projektinformationen als die erste Seite aus, die im Workflow angezeigt wird.

      Abbildung 12. Hinzufügen einer EPT für den Workflow

      Hinzufügen einer EPT für den Workflow
      Hinweis Hinweis

      Ein Ja-Wert in der Spalte SharePoint-Vorgangslistenprojekt in der Tabelle der Enterprise-Projekttypen bezieht sich auf eine EPT, mit der eine SharePoint-Aufgabenliste erstellt wird, wobei die Aufgabenliste in Project Web App sichtbar ist, SharePoint aber die Kontrolle über das Projekt behält. Weitere Informationen zum Verwalten von Projekten als SharePoint-Aufgabenlisten finden Sie unter Project Server 2013-Architektur.

    2. Öffnen Sie die Projekteseite in Project Web App, und erstellen Sie dann mit der neuen EPT ein Projekt (siehe Abbildung 13). Da Verzweigungsworkflow – Test mit Verzweigungsworkflow verknüpft ist, beginnt die Projekterstellung unter der Kontrolle des Workflows.

      Abbildung 13. Erstellen eines Projekts mit der EPT "Verzweigungsworkflow – Test"

      Erstellen eines Projekts mit der EPT
    3. Wenn der Workflow die Projektdetailseite Projektinformationen anzeigt, fügen Sie den Projektfeldern Daten hinzu. Geben Sie z. B. für Vorschlagskosten den Wert 30000 ein. In der Englischversion (USA) von Project Server wird die Eingabe im Feld in "$30,000" geändert (siehe Abbildung 14).

      Abbildung 14. Verwenden der bearbeiteten Projektdetailseite "Projektinformationen"

      Verwenden der bearbeiteten PDP mit Projektinformationen
    4. Wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte PROJEKT in der Gruppe ProjektSpeichern aus. Project Server fügt dem Projekt die Daten auf der Projektdetailseite hinzu und zeigt dann die Seite "Workflowstatus" an (siehe Abbildung 15). Um die vollständige Beschreibung der Phase "Ursprüngliche Vorschlagsdetails" im Workflowstatusdiagramm anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger im Workflowvisualisierungsdiagramm über die Phase.

      Im Raster Alle Workflowphasen wird mithilfe eines grünen Pfeils angegeben, dass für die Phase "Ursprüngliche Vorschlagsdetails" eine Benutzereingabe erwartet wird. Der Grund dafür ist, dass der Workflow in der Phase "Ursprüngliche Vorschlagsdetails" auf ein Einreichereignis wartet. Wenn der Workflow nicht auf ein Einreichereignis warten würde, könnten Sie in der Gruppe SeiteWeiter auswählen, um zur nächsten Projektdetailseite zu wechseln.

      Abbildung 15. Verwenden der Seite "Workflowstatus" in der Phase "Ursprüngliche Vorschlagsdetails"

      Workflowstatusseite nach der ersten Phase


      Im Workflowvisualisierungsdiagramm wird die aktuelle Phase in grün angezeigt. In der Phase Erstellen stellt die Phase "Ursprüngliche Vorschlagsdetails" die aktuelle Phase dar.

    5. Wählen Sie auf dem Menüband in der Gruppe WorkflowEinreichen aus.

      Tipp Tipp

      Aktualisieren Sie die Seite, wenn das Steuerelement Einreichen deaktiviert ist.

      Wenn der Wert Vorschlagskosten höher ist als 25.000 USD, wechselt der Workflow zur Phase "Automatische Ablehnung". In Abbildung 16 ist der Status "Automatische Ablehnung" dargestellt, wenn Sie erneut Einreichen auswählen. Wenn die Vorschlagskosten 25.000 USD oder weniger betragen, wechselt der Workflow zur Phase "Projektdetails" (siehe Abbildung 17).

      Abbildung 16. Der Workflow ist in der Phase "Automatische Ablehnung" abgeschlossen

      Der Workflow ist in automatischer Ablehnung abgeschlossen


      In Abbildung 17 ist ein weiterer Text mit einem Projektvorschlag namens Test 2 – Verzweigung dargestellt. Dabei ist die Phase "Projektdetails" die aktuelle Phase in der Phase "Erstellen". Die Phase "Verwalten" wird in hellblau dargestellt, was bedeutet, dass die Phase noch nicht aktiv ist.

      Abbildung 17. Der Workflow wechselt zur Phase "Projektdetails", wenn die Kosten niedriger als 25.000 USD sind

      Workflowstatus in der Projektdetailphase
    6. Wenn Sie mit der Phase "Projektdetails" fortfahren, müssen auf der Standardseite keine zusätzlichen Daten hinzugefügt werden. Wählen Sie erneut Einreichen aus, um mit der Ausführungsphase fortzufahren (siehe Abbildung 18).

      Abbildung 18. Der Workflow ist bereit zur Verwaltung in der Ausführungsphase

      Workflowstatus in der Ausführungsphase

Der Workflow wartet in der Phase "Projektdetails" nicht auf ein Einreichereignis. Wenn die Projektdetailseite "Projektdetails" zusätzliche Pflichtfelder enthält, wartet Project Server, bis Sie den Feldern Daten hinzufügen, bevor zur Ausführungsphase gewechselt wird. Wie im Verzweigungsworkflow definiert, wartet auch die Ausführungsphase nicht auf ein Einreichereignis. Als Projektmanager können Sie das Projekt in der Ausführungsphase bearbeiten oder im Menüband auf der Registerkarte PROJEKTSchließen auswählen. Wenn Sie Schließen auswählen, können Sie das Projekt einchecken und es später bearbeiten oder das Projekt ausgecheckt lassen.

Das Projekt Verzweigungsworkflow ist ein einfaches Beispiel mit nur einem Vergleichstest. Der Workflow umfasst in der Phase "Erstellen" drei Stufen und in der Phase "Verwalten" des Bedarfsmanagements eine Stufe. Um einen Workflow sorgfältig zu testen, sollten Sie alle Verzweigungen des Workflows testen und extreme und typische Werte verwenden, um zu sehen, ob das erwartete Verhalten auftritt.

Um den Workflow zu ändern, können Sie workflowgesteuerte benutzerdefinierte Felder erstellen oder ändern und Workflowphasen und -stufen erstellen oder ändern. Sie können mithilfe von SharePoint Designer 2013 Bedingungen, Aktionen, Schleifen und Phasen hinzufügen und den Workflow dann speichern und erneut veröffentlichen. Wenn Sie eine Sicherung eines Workflows wiederherstellen oder speichern möchten, können Sie ihn in eine Visio 2013-Datei exportieren.

Sie können den Workflow auch in Visio 2013 erstellen und bearbeiten und die Datei zur Verwendung in Project Web App in SharePoint Designer 2013 importieren. Um einen nicht geänderten Workflow zu verwenden, muss die Project Web App-Instanz Workflowphaseneigenschaften enthalten, die mit denen in der ursprünglichen Project Web App-Instanz identisch sind. Weitere Informationen zur Verwendung von Visio zur Erstellung von Workflows finden Sie unter Entwickeln von Workflows in SharePoint Designer 2013 und Visio 2013.

Hinweis Hinweis

Wenn Sie eine Visio 2013-Datei in eine andere Instanz von Project Web App importieren, weisen die Phasen andere Phasen-GUIDs auf. Dies ist auch dann der Fall, wenn die Phasennamen die gleichen sind. Nachdem Sie den Workflow importiert haben, müssen Sie die Phasen- und Aktionseigenschaften so konfigurieren, dass sie für die Project Web App-Instanz spezifische Werte verwenden.

Wenn Sie einen Workflow in Visio 2013 erstellen, weisen die Phasen und Aktionen keine Eigenschaften auf, die für eine Project Web App-Instanz spezifisch sind, da Visio keine Verbindung zu Project Web App herstellt. Wenn Sie SharePoint Designer 2013 mit Project Web App verbinden, einen Workflow erstellen und dann die VSDX-Datei importieren, überschreiben Sie den aktiven Workflow. Sie müssen die Phasen- und Aktionseigenschaften dann so konfigurieren, dass sie den Werten entsprechen, die SharePoint Designer 2013 aus Project Web App abruft.

So importieren Sie einen Workflow aus Visio in SharePoint Designer

  1. Erstellen Sie in Visio 2013 einen einfachen Workflow. Führen Sie beispielsweise die folgenden Schritte aus:

    1. Öffnen Sie Visio, und erstellen Sie dann einen Workflow. Wählen Sie den Bereich KATEGORIEN für einen neuen Workflow aus. Wählen Sie Flussdiagramm aus, wählen Sie im Bereich Neu die Microsoft SharePoint 2013-Workflow-Vorlage aus, und wählen Sie dann Erstellen aus. Der Workflow wird mit einem Phasen-Shape mit der Bezeichnung Phase 1 geöffnet. Der Workflow umfasst eine Startkomponente und als Bestandteil des Phasen-Shapes ein Eingangs-Shape und ein Ausgangs-Shape.

      Wenn Sie den Mauszeiger über das Phasen-Shape bewegen und das Symbol Eigenschaften auswählen, wird die Auswahl deaktiviert. Sie können die Phasen- und Aktionseigenschaften festlegen, nachdem Sie das Workflowdiagramm in SharePoint Designer 2013 importiert haben.

      Hinweis Hinweis

      Sie sollten nur die folgenden Shape-Schablonen in der Liste der Flussdiagramm-Shapes verwenden:

      • Aktionen – SharePoint 2013-Workflow

      • Komponenten – SharePoint 2013-Workflow

      • Bedingungen – SharePoint 2013-Workflow

    2. Wählen Sie im Bereich ShapesQuick-Shapes aus, und ziehen Sie das Bedingungs-Shape mit der Bezeichnung Wenn ein beliebiger Wert gleich dem Wert ist dann rechts neben das Phasen-Shape.

    3. Wählen Sie auf dem Menüband auf der Registerkarte HOME das Verbinder-Tool aus, und verbinden Sie dann das Ausgangs-Shape in der Phase mit dem Bedingungs-Shape (siehe Abbildung 19).

      Abbildung 19. Verbinden eines Phasen-Shapes mit einem Bedingungs-Shape in einem Visio-Workflowdiagramm

      Erstellen eines Workflowdiagramms in Visio
    4. Ziehen Sie zwei weitere Phasen-Shapes rechts neben das Bedingungs-Shape. Die Shapes heißen Phase 2 und Phase 3.

    5. Verbinden Sie mithilfe des Verbinder-Tools die rechte Seite des Bedingungs-Shapes mit dem Eingangs-Shape von Phase 2. Wählen Sie das Zeigertool aus, doppelklicken Sie auf die Verbindung, um ein Textfeld für den Namen anzuzeigen, und benennen Sie die Verbindung dann mit Ja.

    6. Verbinden Sie die Unterseite des Bedingungs-Shapes mit dem Eingangs-Shape von Phase 3. Rechtsklicken Sie mit dem Zeigertool auf die Verbindung, und wählen Sie dann Nein aus. Beide Methoden können verwendet werden, um die Verbinder mit Ja oder Nein zu benennen.

    7. Wählen Sie im Bereich ShapesAktionen – SharePoint 2013-Workflow aus, und ziehen Sie dann die Aktion Auf Projektereignis warten in die Mitte des Shapes für Phase 1 (siehe Abbildung 20).

      Abbildung 20. Abschließen des Workflows in Visio

      Abschließen des Workflows in Visio
    8. Wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte PROZESS in der Gruppe DiagrammüberprüfungDiagramm prüfen aus. Beheben Sie Fehler, und speichern Sie dann die Zeichnung. Nennen Sie die Datei z. B. Testworkflow aus Visio.vsdx.

      Informationen zum Beheben von Workflowfehlern finden Sie unter Beheben von SharePoint Server 2013-Workflowvalidierungsfehlern in Visio 2013.

  2. Öffnen Sie SharePoint Designer 2013, und öffnen Sie dann die gleiche Project Web App-Website, die Sie für das Verzweigungsworkflow-Beispiel verwendet haben.

  3. Wählen Sie im Bereich NavigationWorkflows aus, und erstellen Sie dann einen Websiteworkflow (wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte WORKFLOWSWebsiteworkflow aus). Nennen Sie den Workflow z. B. Einfacher Workflow aus Visio.

    Stellen Sie sicher, dass im Dialogfeld Websiteworkflow erstellen der Plattformtyp SharePoint 2013 Workflow – Project Server lautet. Wählen Sie Erstellen aus. SharePoint Designer öffnet daraufhin den Bereich Textbasierter Designer für den neuen Workflow.

  4. Wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte WORKFLOW in der Gruppe VerwaltenWorkfloweinstellungen aus.

  5. Wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte WORKFLOWEINSTELLUNGEN in der Gruppe VerwaltenAus Visio importieren aus, und importieren Sie dann die zuvor gespeicherte Datei Testworkflow aus Visio.vsdx. Ein Microsoft SharePoint Designer-Dialogfeld gibt die Warnung aus, dass das importierte Diagramm keine Workfloweigenschaften enthält und fragt, ob der aktuelle Workflow überschrieben werden soll. Wählen Sie Ja aus. SharePoint Designer importiert das Workflowdiagramm, generiert Schablonen für die Shapes und zeigt den Bereich Visual Designer an, der den importierten Workflow enthält.

  6. Legen Sie die Eigenschaften jedes Phasen-Shapes im Workflow fest. Das erste Phasen-Shape heißt z. B. Phase 1 (ungültig), da es keine gültige Phase in der verbundenen Project Web App-Instanz darstellt. Wenn Sie die Phase auswählen oder mit dem Mauszeiger darauf zeigen, können Sie links unten neben dem Phasen-Shape das Symbol Eigenschaften auswählen, um das Dialogfeld Phaseneigenschaften anzuzeigen (siehe Abbildung 21). Wählen Sie die Phase Ursprüngliche Vorschlagsdetails in der Dropdownliste Projektphase aus, und wählen Sie dann OK aus. SharePoint Designer benennt die Phase um.

    Abbildung 21. Festlegen der Phaseneigenschaft in SharePoint Designer

    Festlegen von Eigenschaften in einem importierten Workflow

    Legen Sie bei der zweiten Phase die Eigenschaft Projektphase auf Automatische Ablehnung fest. Legen Sie die Eigenschaft Projektphase bei der dritten Phase auf Ausführung fest.

  7. Legen Sie entsprechend bei der Aktion Auf Projektereignis warten die Eigenschaft Ereignisname auf Ereignis: Wenn ein Projekt eingereicht wird fest.

  8. Legen Sie entsprechend die Eigenschaften der Bedingung Wenn ein beliebiger Wert gleich dem Wert ist fest. Legen Sie z. B. die erste Wert-Eigenschaft auf Projektdaten:Vorschlagskosten fest. Legen Sie die Operator-Eigenschaft auf ist kleiner als fest. Legen Sie die zweite Wert-Eigenschaft auf 5000 fest.

  9. Prüfen Sie den Workflow auf Fehler, und speichern Sie dann den Workflow. Falls Fehler vorhanden sind, können Sie zur Ansicht Textbasierter Designer wechseln (siehe Abbildung 22).

    Abbildung 22. Anzeigen des importierten Workflows im textbasierten Designer

    Anzeigen des importierten Workflows
  10. Veröffentlichen Sie den Workflow. Wenn Sie den Workflow speichern, aber nicht veröffentlichen, ist der Workflow nicht verfügbar, wenn Sie einen Enterprise-Projekttyp erstellen.

  11. Erstellen Sie, um den importierten einfachen Workflow aus Visio in Project Web App zu testen, eine EPT, in welcher der Workflow verwendet wird, und erstellen Sie dann Projekte, in denen die neue EPT verwendet wird, wie Sie dies im Verzweigungsworkflow-Beispiel getan haben. In diesem Fall werden allerdings Projekte, die weniger als 5.000 USD kosten, abgelehnt.

Beim Durcharbeiten dieses Artikels haben Sie mithilfe von SharePoint Designer 2013 einen einfachen Verzweigungsworkflow erstellt und getestet, um die Phasen, Bedingungen und Aktionen, die vom Workflow verwendet werden, direkt festzulegen. Sie haben mithilfe von Visio 2013 auch ein Diagramm für einen noch einfacheren Verzweigungsworkflow erstellt. Sie haben das Visio-Workflowdiagramm in SharePoint Designer 2013 importiert, wo Sie die Eigenschaften für jede Phase, Bedingung und Aktion über die Verbindung mit Project Web App festgelegt haben.

Visio 2013 und SharePoint Designer zusammen bieten Designern, Projektmanagern, Workflowentwicklern und Testern komfortable Möglichkeiten zur Erstellung, Freigabe und Anpassung von Workflowentwürfen für unterschiedliche Installationen von Project Server 2013 und Project Online. Für Workflows, bei denen ein programmgesteuerter Zugriff auf Project Server erforderlich ist, den SharePoint Designer nicht bereitstellt, können Sie Visual Studio 2012 mit dem clientseitigen Objektmodell (CSOM) verwenden.

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