Verwenden der bedingten Formatierung in Access 2010-Berichten

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Office Visual - gewusst wie

Zusammenfassung: Erfahren Sie, wie Sie mit Microsoft Access 2010 Unterstützung für eine einfache bedingte Formatierung in Berichten hinzufügen können, die mehrere Bedingungen und Formatierungsoptionen zulässt.

Letzte Änderung: Freitag, 17. Juli 2015

Gilt für: Access 2010 | Access Services | Office 2010

Veröffentlicht: Dezember 2010

Bereitgestellt von: Ken Getz, MCW Technologies, LLC

Übersicht

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die neue bedingte Formatierung in Access 2010-Berichten verwenden. Mit der bedingten Formatierung können Sie eine Formatierung für Werte basierend auf einer oder mehreren Bedingungen zur Laufzeit auswählen. Mit der bedingten Formatierung können Sie auch Datenbalken erstellen, mit denen Sie Werte in mehreren Zeilen anzeigen und vergleichen können.

Code schreiben

Beginnend mit Access 2010 können Sie die bedingte Formatierung nun verwenden, um bestimmte Berichtsdetails hervorzuheben. Sie können beispielsweise Werte visuell hervorheben, die Abteilungen identifizieren, die besonders gute Leistungen erbringen, oder Abteilungen hervorheben, die keine zufriedenstellende Leistung erbringen. Außerdem können Sie Datenbalken für Berichte anzeigen, die auf benannten Tabellen oder Abfragen basieren. Mithilfe von Datenbalken können Sie Werte über alle Datenzeilen hinweg visuell vergleichen.

Erstellen der Beispieldatenbank

Der erste Schritt beim Vorführen der neuen Formatierungsfunktionen ist die Erstellung der Datenbank. Nachdem Sie die Datenbank erstellt haben, können Sie die Formatierungsfeatures auf einen einfachen Bericht anwenden.

So erstellen Sie die Beispieldatenbank

  1. Starten Sie Access 2010.

  2. Klicken Sie in Access auf Datei , und klicken Sie dann aufNeu.

  3. Wählen Sie in der Liste verfügbarer Vorlagen unter Office.com-Vorlagen Beispiele aus.

  4. Wählen Sie aus der Liste von Beispieldatenbanken Northwind 2007 aus.

  5. Wählen Sie einen geeigneten Pfad aus, und klicken Sie dann auf Herunterladen, um eine fehlerfreie Kopie der Beispieldatenbank herunterzuladen und zu installieren.

  6. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf Inhalt aktivieren in der Statusleiste , um den VBA-Code in der Datenbank zu aktivieren.

  7. Akzeptieren Sie die Standard-Anmelde-ID in dem Anmeldedialogformular, und klicken Sie auf Anmeldung .

    An diesem Punkt sollten Sie eine frische Kopie der Beispieldatenbank "Northwind 2007" heruntergeladen und installiert haben. Außerdem sollte die Datenbank in Access 2010 geladen sein.

  8. Schließen Sie das standardmäßige Startseitenformular.

Vorbereiten des Hinzufügens einer bedingten Formatierung

In diesem Beispiel werden Werte in dem Bericht "Quartalsumsatzbericht" hervorgehoben. In dem Bericht "Quartalsumsatzbericht" werden Umsätze für jeden der drei Monate in einem Quartal angezeigt, zusammen mit einem Gesamtwert für das Quartal. Sie konfigurieren die Formatierung des Berichts so, dass sowohl hohe als auch niedrige Verkaufszahlen hervorgehoben werden. Insbesondere zeigen Sie monatliche Gesamtumsätze von weniger als 500 USD fett und in rot an. Der Bericht wird auch so konfiguriert, dass die monatlichen Gesamtumsätze, die höher als 3.000 USD sind, fett und in grün angezeigt werden. Werte von 0 USD sollen schließlich grau angezeigt werden.

So bereiten Sie das Hinzufügen einer bedingten Formatierung vor

  1. Suchen Sie in der Liste der verfügbaren Berichte den Bericht mit dem Namen Quartalsumsatzbericht, und öffnen Sie den Bericht in der Layoutansicht.

  2. Wählen Sie in einer beliebigen Datenzeile die erste Spalte von numerischen Daten aus, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die dritte Spalte, und wählen Sie dabei die ersten drei Zellen in der Zeile aus (siehe Abbildung 1).

    Da der Bericht eine Wiederholung der gleichen Daten für jede Zeile in der zugrunde liegenden Tabelle ist, müssen Sie nur eine einzelne Zeile auswählen, um die Änderungen für alle Zeilen in dem Bericht umzusetzen.

    Abbildung 1. Auswählen einer Datenzeile


    Datenzeile

  3. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte Format aus, und klicken Sie in der Gruppe Formatierung steuern auf Bedingte Formatierung.

    Dadurch wird das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung geöffnet.

Nähere Betrachtung des Dialogfelds "Manager für Regeln zur bedingten Formatierung"

Wenn Sie das Dialogfeld "Manager für Regeln zur bedingten Formatierung" angezeigt haben, können Sie die vorhandenen Features verwenden, um die Anzeige von Text in Ihrem Bericht zu ändern.

So überprüfen Sie das Dialogfeld "Manager für Regeln zur bedingten Formatierung"

  1. Beachten Sie im Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung die Dropdownliste Formatierungsregeln anzeigen für (siehe Abbildung 2).

    Mit dieser Liste können Sie ein einzelnes zu formatierendes Steuerelement auswählen oder es wird, wie in diesem Fall, Mehrere angezeigt, wenn Sie mehrere Steuerelemente ausgewählt haben.

    Abbildung 2. Auswählen der zu formatierenden Steuerelemente


    Dropdownliste 'Formatierungsregeln anzeigen'

  2. Klicken Sie auf Neue Regel.

    Durch Klicken auf Neue Regel wird das Dialogfeld Neue Formatierungsregel angezeigt, wie in Abbildung 3 dargestellt.

    Abbildung 3. Das Dialogfeld "Neue Formatierungsregel"


    Dialogfeld 'Neue Formatierungsregel'

  3. Sehen Sie sich die Liste Regeltyp auswählen an, in der Sie auswählen können, welche Art von Regel Sie erstellen.

    Standardmäßig erstellen Sie eine Regel, die Werte im aktuellen Datensatz prüft (oder einen Ausdruck verwendet). Sie können auch die Option Mit anderen Datensätzen vergleichen auswählen. Mit dieser Option können Sie Datenbalken erstellen, damit Sie Daten in mehreren Zeilen visuell vergleichen können (siehe Abbildung 4).

    Abbildung 4. Mit anderen Datensätzen vergleichen


    Wert 'Mit anderen Datensätzen vergleichen'

  4. Wählen Sie in der Liste Regeltyp auswählen die Option Werte im aktuellen Datensatz prüfen oder einen Ausdruck verwenden aus.

  5. Wählen Sie in den Optionen für die Regel Feldwert ist, gleich und 0 aus.

  6. Wählen Sie aus den Formatierungsoptionen grau als Vordergrundfarbe aus, wie in Abbildung 5 dargestellt.

    Abbildung 5. Einrichten der Formatierung für Werte von 0 USD


    Grau als Vordergrundfarbe

  7. Klicken Sie auf OK, um die neue Regel hinzuzufügen.

    Das Dialogfeld wird so aktualisiert, dass die neue Regel angezeigt wird, wie in Abbildung 6 dargestellt.

    Abbildung 6. Die neue Regel wird in dem Dialogfeld angezeigt.


    Dialogfeld 'Aktualisiert'

  8. Wählen Sie jetzt die Schaltfläche Neue Regel, Regel bearbeiten (öffnet das zuvor verwendete Dialogfeld) oder Regel löschen aus.

  9. Klicken Sie jetzt auf Neue Regel, um eine zweite Regel zu erstellen.

  10. Wählen Sie in den Optionen Feldwert ist, kleiner oder gleich und 500 aus.

  11. Legen Sie die Formatierung so fest, dass übereinstimmende Werte fett und in rot angezeigt werden (siehe Abbildung 7).

    Abbildung 7. Erstellen einer neuen Regel


    Werte in rotem Fettdruck

  12. Klicken Sie auf OK, um die neue Regel hinzuzufügen.

  13. Erstellen Sie eine neue Regel, und wählen Sie dieses Mal Feldwert ist , größer oder gleich und 3000 aus.

  14. Wählen Sie fett und grün als Vordergrundformatierung aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Wenn Sie fertig sind, sollte der Satz von Regeln wie in Abbildung 8 aussehen.

    Abbildung 8. Vollständiger Satz von Regeln


    Satz von Regeln mit Formatierung

  15. Klicken Sie auf OK, wodurch das Dialogfeld geschlossen wird, und überprüfen Sie, dass der Bericht nun mit verschiedenen Werten angezeigt wird, die entsprechend formatiert sind, wie in Abbildung 9 dargestellt.

    Abbildung 9. Formatierter Bericht


    Bericht mit Formatierungen

    > [!IMPORTANT] >

    Die Reihenfolge der Regeln ist wichtig: Wenn Access 2010 eine Regel findet, die mit einem Wert übereinstimmt, hört die Anwendung auf, nach weiteren Regeln zu suchen, die möglicherweise auf den Wert zutreffen.

  16. Um die Bedeutung der Sortierung zu demonstrieren, öffnen Sie erneut das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung, wählen Sie die mittlere Regel aus, und klicken Sie dann auf den Pfeil nach oben (siehe Abbildung 10).

    Dadurch wird die Regel, die nach Werten sucht, die kleiner gleich 500 sind, über der Regel hinzugefügt, die nach Werten gleich 0 sucht.

    Abbildung 10. Neuanordnung der Regeln


    Dialogfeld mit zusätzlicher Regel

  17. Klicken Sie auf Übernehmen.

    Alle Nullwerte werden in rote Fettformatierung geändert; Access erreicht nie die mittlere Regel, die einen Vergleich mit 0 ausführt.

  18. Wählen Sie die oberste Regel aus, und klicken Sie dann auf den Pfeil nach unten, um die Regel wieder in der Mitte zu platzieren.

  19. Klicken Sie auf OK , um die Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld zu schließen.

    Beachten Sie, dass die Formatierung auf das ursprüngliche Aussehen zurückgesetzt wird.

Erstellen eines neuen Berichts

Sie können auch andere Arten von bedingter Formatierung anwenden, z. B. das Vergleichen von Werten in allen Zeilen. Hierzu müssen Sie einen Bericht starten, dessen Daten auf einer benannten Tabelle oder Abfrage basieren.

So erstellen Sie einen neuen Bericht

  1. Schließen Sie alle geöffneten Fenster im Access-Designer.

    Die Northwind-Beispieldatenbank enthält keinen passenden Bericht. Sie müssen daher einen neuen Bericht erstellen.

  2. Erweitern Sie im Bereich Datenbanknavigation die Liste von Abfragen, und wählen Sie dann die Abfrage Einkaufszusammenfassung aus.

  3. Wählen Sie die Registerkarte Erstellen aus, und wählen Sie in der Gruppe Berichte die Option Bericht aus.

    Dadurch wird ein neuer Bericht erstellt, der auf der Abfrage Einkaufszusammenfassung basiert und den neuen Bericht in der Layoutansicht öffnet.

Hinzufügen von Datenbalken

Vielleicht finden Sie es hilfreich, Werte in mehreren Zeilen eines Berichts visuell zu vergleichen. Die einfachste Möglichkeit für die Visualisierung numerischer Werte besteht darin, Datenbalken zu verwenden.

So fügen Sie Datenbalken hinzu

  1. Wählen Sie in dem neuen Bericht einen Wert in der Spalte Bestellsumme aus.

  2. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte Format aus, und klicken Sie in der Gruppe Formatierung steuern auf Bedingte Formatierung.

  3. Beachten Sie im Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung , dass nur das Feld Bestellsumme in der Liste von Feldern ausgewählt ist.

  4. Klicken Sie auf Neue Regel, und wählen Sie im Dialgofeld Neue Formatierungsregel die Option Mit anderen Datensätzen vergleichen aus.

  5. Übernehmen Sie die Standardoptionen (Niedrigster Wert und Höchster Wert) für die Optionen Kürzester Balken und Längster Balken, und ändern Sie die Balkenfarbe in rot.

  6. Der Bericht zeigt den Wert standardmäßig mit dem Balken an. Sie können die Anzeige des Werts entfernen, indem Sie die Option Nur Balken anzeigen auswählen. Lassen Sie diese Option deaktiviert.

  7. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann erneut auf . In dem Bericht sollte nun das Feld Bestellsumme als Balken angezeigt werden, wie in Abbildung 11 dargestellt.

    Abbildung 11. Hinzufügen von Datenbalken


    Bericht mit Summenfeld als Balken

Lesen

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie mehrere Regeln für bedingte Formatierung erstellen. Wie zuvor bereits erwähnt, hört Access auf, nach weiteren Regeln zu suchen, sobald eine Regel gefunden wurde, die mit einem Wert übereinstimmt. Wenn Sie mehrere Regeln haben, jedoch nicht die gewünschte Formatierung erhalten, überprüfen Sie die Logik überlappender Datenbereiche. Möglicherweise haben Sie die Logik umgekehrt und damit die Formatierung für einen bestimmten Wert angegeben.

Die Länge der Balken ist komparativ. Wenn Sie daher Datenbalken erstellen, müssen Sie unbedingt die Bedeutung des kürzesten und des längsten Balkens auswählen. Normalerweise sind diese Werte die kleinsten und größten Datenpunkte. Sie haben jedoch andere Optionen: In der Liste von Optionen für Kürzester Balken und Längster Balken können Sie auch Nummer und Prozent auswählen. Durch Auswahl von Nummer können Sie eine bestimmte Nummer eingeben, die den Wert des kürzesten (oder längsten) Balkens darstellt. Alle Werte kleiner oder gleich dem kürzesten Wert werden mit der Länge 0 angezeigt. Im Gegensatz dazu werden alle Werte größer oder gleich dem längsten Wert als Balken voller Länge angezeigt. Durch Auswahl von Prozent können Sie einen Prozentwert des niedrigsten (oder höchsten) Werts angeben, der als Grenze im kürzesten (oder längsten) Balken dienen soll. Wenn Sie den kürzesten Balken beispielsweise auf 30 % festlegen, wird ein Wert kleiner oder gleich 30 % des größten Werts als Balken mit der Länge 0 angezeigt.

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Länge: 20:29

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Informationen zum Autor
Ken Getz ist leitender Berater bei MCW Technologies. Er ist Mitautor von ASP.NET Developers Jumpstart (Addison-Wesley, 2002), Access Developer's Handbook (Sybex, 2001) und VBA Developer's Handbook, 2nd Edition (Sybex, 2001).