Einrichten Inkassi
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Führen Sie die folgenden Aufgaben aus, um die Verwendung der Inkassofunktionen vorzubereiten: Weitere Informationen finden Sie unter Info zu Inkassi.
Einrichten der Zahlungsfristdefinitionen
Erstellen einer Fälligkeitsmomentaufnahme
Optional: Einrichten von Debitorenpools
Optional: Erstellen eines Inkassoteams
Einrichten einer Kategorie für Inkassoanfragen
Einrichten von Journalen (Ausgleich, Abschreibung und KD)
Einrichten eines Ursachencodes für Abschreibungsbuchungen
Einrichten eines Ordners für E-Mail-Anhänge und Erstellen von E-Mail-Vorlagen
Einrichten von Debitorenparametern für Inkassi
Optional: Einrichten von Inkassobeauftragten
Einrichten eines Abschreibungskontos
Einrichten von KD-Informationen für Bankkonten
Einrichten von Outlook-Einstellungen für Benutzer des Formulars Inkassi
Einrichten von E-Mail-Einstellungen für Inkassokontakte von Debitoren
Einrichten von E-Mail-Einstellungen für Verkäufer
Die Aufgaben werden in den folgenden Abschnitten erläutert.
Einrichten der Zahlungsfristdefinitionen
Richten Sie eine Zahlungsfristdefinition ein, mit der die in den Listenseiten Inkassi, Inkassoaktivitäten und Inkassofälle angezeigten Spalten festgelegt werden. Damit werden auch die Perioden festgelegt, die im Formular Inkassi angezeigt werden. Beim Einrichten eines Debitorenpools wird die Zahlungsfristdefinition für den Pool verwendet. Werden keine Pools eingerichtet, wird die standardmäßige Zahlungsfristdefinition verwendet, die im Formular Debitorenparameter angegeben ist. Ist keine standardmäßige Zahlungsfristdefinition angegeben, wird die erste Zahlungsfristdefinition im Formular Zahlungsfristdefinitionen verwendet.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Einstellungen > Inkassi > Zahlungsfristdefinitionen.
Geben Sie einen Namen für die Zahlungsfristdefinition ein.
Auf dem Inforegister Perioden können Sie Zahlungsfristen erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Zahlungsfristdefinitionen".
Schließen Sie das Formular.
Erstellen einer Fälligkeitsmomentaufnahme
Sie können Datensätze mit einer Fälligkeitsmomentaufnahme für alle Debitoren oder für die Debitoren in einem Debitorenpool erstellen. Die Informationen der Fälligkeitsmomentaufnahme werden auf der Listenseite Inkassi und im Formular Inkassi angezeigt. Sie müssen zuerst eine Fälligkeitsmomentaufnahme erstellen, bevor Sie die Listenseite verwenden können. Auf der Listenseite werden nur Informationen für Debitoren angezeigt, für die eine Fälligkeitsmomentaufnahme erstellt wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Fälligkeitsmomentaufnahme für Debitor".
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Periodisch > Inkassi > Fälligkeitsmomentaufnahme für Debitor.
Wählen Sie eine Zahlungsfristdefinition aus.
Optional: Wählen Sie einen Pool aus.
Wählen Sie in den Buchungsdatensätzen den Datumstyp aus, nach dem Buchungen Zahlungsfristen zugewiesen werden sollen.
Wählen Sie ein Datum aus, auf dem die Berechnung der Fälligkeitsmomentaufnahme basieren soll. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Fälligkeitsmomentaufnahme für Debitor".
Hinweis
Wenn der Fälligkeitsmomentaufnahmeprozess im Rahmen einer Stapelverarbeitung ausgeführt wird, wählen Sie im Feld Fälligkeit per die Option Datum von heute aus. Andernfalls wird die Fälligkeitsmomentaufnahme immer für dasselbe Datum erstellt.
Optional: Klicken Sie auf die Registerkarte Unternehmensbereich, und wählen Sie die juristischen Personen aus, die in die Fälligkeitsmomentaufnahme eingeschlossen werden sollen.
Optional: Klicken Sie auf die Registerkarte Stapel, und richten Sie die Stapelverarbeitung ein.
Klicken Sie auf OK.
Optional: Einrichten von Debitorenpools
Sie können Debitorenpools für Gruppen von Debitoren einrichten. Im Formular Inkassi oder beim Erstellen von Fälligkeitsmomentaufnahmen können Debitorenpools als Filter für Debitoreninformationen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Debitorenpools".
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Einstellungen > Inkassi > Debitorenpools.
Geben Sie eine Poolkennung und eine Beschreibung ein.
Wählen Sie einen Pooltyp aus.
Klicken Sie auf Poolkriterien auswählen, um die Abfragekriterien auszuwählen, und klicken Sie dann auf OK.
Klicken Sie auf Vorschau des Debitorenpools anzeigen, um eine Vorschau der Debitoren im Pool anzuzeigen.
Hinweis
Es werden nur Debitoren in der Liste angezeigt, für die eine Fälligkeitsmomentaufnahme erstellt wurde.
Schließen Sie das Formular Debitorenpools.
Erstellen Sie eine neue Fälligkeitsmomentaufnahme, die den Debitorenpool einschließt. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Fälligkeitsmomentaufnahme.
Optional: Erstellen eines Inkassoteams
Wenn mehrere Personen in der Organisation mit Inkassi beschäftigt sind, können Sie ein Inkassoteam einrichten. Das Team kann im Formular Debitorenparameter ausgewählt werden. Wenn Sie kein Inkassoteam erstellen, wird beim Einrichten von Inkassobeauftragten im Formular Inkassobeauftragter automatisch ein Team erstellt.
Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Organisation > Teams.
Klicken Sie im Formular Teams auf Teamtypen.
Klicken Sie auf Neu, und geben Sie einen Namen für den Teamtyp ein (z. B. Inkassi).
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Teammitglieder müssen Microsoft Dynamics AX-Benutzer sein, und wählen Sie dann die Personen aus, die für diesen Teamtyp zugelassen werden. Dazu können Mitarbeiter und/oder Auftragnehmer gehören.
Schließen Sie das Formular. Schließen Sie das Formular Teams, und öffnen Sie es erneut.
Klicken Sie im Formular Teams auf Neu, und geben Sie einen Namen für den Teamtyp ein (z. B. Inkassi).
Wählen Sie den in Schritt 3 erstellten Teamtyp aus.
Geben Sie eine Beschreibung für das Team ein, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv.
An dieser Stelle müssen noch keine Teammitglieder hinzugefügt werden. Sie fügen Teammitglieder stattdessen im Formular Inkassobeauftragter hinzu.
Schließen Sie das Formular.
Einrichten einer Kategorie für Inkassoanfragen
Wenn Sie die Inkassoaktivitäten nach Anfragen organisieren, richten Sie eine Anfragenkategorie mit dem Kategorietyp Inkassi ein. Das ist nur erforderlich, wenn Sie die Anfragefunktion im Formular Inkassi verwenden möchten. Weitere Informationen zu Anfragen finden Sie unter Anfrageverwaltung.
Klicken Sie auf Vertrieb und Marketing > Einstellungen > Anfragen > Anfragekategorien.
Klicken Sie auf Neu und dann auf Anfragenkategorie.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Anfragenkategorie ein.
Aktivieren Sie Inkassi als Kategorietyp.
Geben Sie auf dem Inforegister Aktivitäten die Optionen für eine Standardaktivität und/oder eine Standardweiterverfolgungsaktivität an.
Optional: Geben Sie auf dem Inforegister Allgemeines zusätzliche Informationen zur Anfragenkategorie ein. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Anfragenkategorien".
Schließen Sie das Formular.
Einrichten von Journalen (Ausgleich, Abschreibung und KD)
Richten Sie Journale ein, die für die Verarbeitung von Buchungen im Formular Inkassi verwendet werden. Dazu gehören der Ausgleich einer Buchung, das Abschreiben einer Buchung oder das Verarbeiten einer Zahlung mit unzureichender Deckung.
Klicken Sie auf Hauptbuch > Einstellungen > Erfassungen > Journale.
Erstellen Sie drei Journale mit den folgenden Eigenschaften. Klicken Sie auf Neu, um ein Journal zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Journale".
Beschreibung
Journaltyp
Ausgleich
Debitorenzahlung
Abschreibung
Täglich
KD
Debitorenzahlung
Schließen Sie das Formular.
Einrichten eines Ursachencodes für Abschreibungsbuchungen
Richten Sie einen Standardursachencode ein, der für das Abschreiben von Buchungen im Formular Inkassi verwendet wird.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Einstellungen > Debitoren > Ursachen für Debitorenbuchungen.
Klicken Sie auf Neu, um einen Ursachencode zu erstellen.
Geben Sie einen Ursachencode und einen Standardkommentar ein.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Debitor.
Schließen Sie das Formular.
Einrichten eines Ordners für E-Mail-Anhänge und Erstellen von E-Mail-Vorlagen
Wenn Sie mithilfe des Formulars Inkassi E-Mail-Nachrichten mit Microsoft Office Excel-Anhängen senden möchten, richten Sie einen Ordner für E-Mail-Anhänge ein. Sie können auch E-Mail-Vorlagen erstellen. Der Ordner für E-Mail-Anhänge muss erstellt werden, die E-Mail-Vorlagen sind jedoch optional. Weitere Informationen zu E-Mail-Vorlagen und Variablen finden Sie unter Formular "E-Mail-Vorlagen".
Klicken Sie auf Systemverwaltung > Einstellungen > System > E-Mail-Parameter.
Geben Sie im Feld Eingebettete Daten und angehängte Dateien zulassen von den Pfad zu einer Serveradresse ein, unter der E-Mail-Anhänge gespeichert werden. Wenn Sie eine E-Mail Nachricht mit einer angehängten Kundenaufstellung senden, wird der Anhang unter dieser Adresse gespeichert.
Schließen Sie das Formular E-Mail-Parameter.
Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.
Optional: Erstellen Sie drei E-Mail-Vorlagen für folgende Zwecke:
Nachricht an einen Kundenkontakt
Nachricht an einen Kundenkontakt mit angehängter Aufstellung
Nachricht an einen Verkäuferkontakt
Führen Sie für jede Vorlage die folgenden Schritte aus:
Geben Sie eine E-Mail-Kennung und eine Beschreibung ein.
Wählen Sie eine Standardsprache aus.
Geben Sie einen Namen und eine E-Mail-Adresse für den Absender ein. Diese Felder sind erforderlich, sie werden jedoch beim Senden von E-Mail-Nachrichten im Formular Inkassi nicht verwendet. Stattdessen stammen der Name und die E-Mail-Adresse des Absenders von der Person, die das Formular Inkassi verwendet.
Wählen Sie im unteren Bereich die Standardsprache für die Vorlage aus.
Geben Sie den Betreff ein. Dieser Text wird in der Betreffzeile der E-Mail-Nachrichten angezeigt, die mit dieser Vorlage erstellt werden.
Klicken Sie auf Vorlage, und geben Sie den Nachrichtentext der E-Mail ein. Speichern Sie die Vorlage, und schließen Sie das Formular.
Der Nachrichtentext der E-Mail kann folgende Variablen enthalten:
%CustomerAccount% – Das Debitorenkonto, das im Formular Inkassi angezeigt wird.
%CustomerName% – Der Debitorenname, der im Formular Inkassi angezeigt wird.
Schließen Sie das Formular E-Mail-Vorlagen.
Einrichten von Debitorenparametern für Inkassi
Richten Sie die Debitorenparameter ein, die sich auf Inkassi beziehen.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Einstellungen > Debitorenparameter.
Klicken Sie auf Inkassi.
Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beanstandete Buchungen von Gebührenberechnungen ausschließen, wenn bei beanstandeten Buchungen keine Mahnschreiben gesendet werden sollen.
Wählen Sie im Feld Zahlungsfristdefinition eine Standardzahlungsfristdefinition aus, die im Formular Inkassi auf der Listenseite Inkassi verwendet werden soll.
Optional: Wählen Sie im Feld Team ein Team aus. Im Formular Inkassobeauftragter können Sie dem Inkassoteam Inkassobeauftragte zuweisen.
Wählen Sie im Feld Abschreibungserfassung ein Journal für die Abschreibungsbuchungen aus.
Wählen Sie im Feld Ursachencode einen Standardursachencode für die Abschreibungsbuchungen aus.
Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Separate Mehrwertsteuer, um gesonderte Journaleinträge für abgeschriebene Mehrwertsteuerbeträge zu erstellen. Damit können Sie für den abgeschriebenen Betrag Ihre Mehrwertsteuerverbindlichkeit entsprechend anpassen.
Optional: Wählen Sie auf dem Inforegister E-Mail-Vorlage die E-Mail-Vorlagen aus, die für jeden Nachrichtentyp verwendet werden sollen.
Schließen Sie das Formular.
Optional: Einrichten von Inkassobeauftragten
Wenn mehrere Personen in der Organisation mit Inkassi beschäftigt sind, können Sie Inkassobeauftragte einrichten. Inkassobeauftragte sind Arbeitskräfte, die im Formular Benutzerbeziehungen als Benutzer eingerichtet sind. Sie können Inkassobeauftragten zur besseren Strukturierung ihrer Arbeit Debitorenpools (wobei es sich um Debitorenanfragen handelt) zuweisen. Die Inkassobeauftragten werden dem im Formular Debitorenparameter ausgewählten Team hinzugefügt. Ist in diesem Formular kein Team ausgewählt, wird automatisch ein neues Team mit dem Namen Inkassi erstellt, und die Inkassobeauftragten werden diesem Team hinzugefügt.
Klicken Sie auf Systemverwaltung > Häufig > Benutzer > Benutzerbeziehungen.
Klicken Sie auf Neu, und wählen Sie eine Arbeitskraft aus. Bei der Arbeitskraft kann es sich um einen Mitarbeiter oder einen Vertragsnehmer handeln.
Wählen Sie die Kennung der Arbeitskraft aus.
Optional: Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für weitere Arbeitskräfte, und schließen Sie dann das Formular.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Einstellungen > Inkassi > Inkassobeauftragte.
Klicken Sie auf Teammitglieder hinzufügen.
Wählen Sie ein Teammitglied aus, und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.
Optional: Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 für weitere Inkassobeauftragte.
Optional: Weisen Sie den Inkassobeauftragten im Formular Inkassobeauftragter einen oder mehrere Debitorenpools zu. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Inkassobeauftragter".
Schließen Sie das Formular.
Einrichten eines Abschreibungskontos
Richten Sie ein Abschreibungskonto ein, das beim Abschreiben einer Buchung für den Hauptbuch-Abschreibungseintrag verwendet werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Info zu Standardeinträgen für Abschreibungsbuchungen.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Einstellungen > Debitoren-Buchungsprofile.
Wählen Sie ein Buchungsprofil aus, und klicken Sie dann auf das Inforegister Einstellungen.
Wählen Sie im Feld Abschreibungskonto das Sachkonto aus, auf das Abschreibungsbuchungen erfolgen sollen.
Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für die übrigen Buchungsprofile, die für Abschreibungsbuchungen verwendet werden können.
Schließen Sie das Formular.
Einrichten von KD-Informationen für Bankkonten
Mit dem folgenden Verfahren können Sie Informationen angeben, die für die Verarbeitung von KD-Zahlungen im Formular Inkassi verwendet werden.
Klicken Sie auf Bargeld- und Bankverwaltung > Häufig > Bankkonten.
Doppelklicken Sie auf ein Bankkonto, um das Formular Bankkonten zu öffnen.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Datensatz bearbeiten, und klicken Sie dann auf das Inforegister Währungsverwaltung.
Wählen Sie im Feld Gruppe der sonstigen Zuschläge die Belastungsgruppe für Gebühren aus, die Debitoren für KD-Zahlungen berechnet werden.
Wählen Sie im Feld KD-Zahlungserfassung das Zahlungsjournal aus, das beim Stornieren von Zahlungen verwendet werden soll, die wegen unzureichender Deckung verweigert wurden.
Schließen Sie das Formular.
Einrichten von Outlook-Einstellungen für Benutzer des Formulars "Inkassi"
Damit eine Arbeitskraft mit dem Formular Inkassi Aktivitäten erstellen oder E-Mail-Nachrichten senden kann, müssen Sie zuerst sicherstellen, dass der Konfigurationsschlüssel Microsoft Outlook-Synchronisierung ausgewählt und die Outlook-Synchronisierung für die Arbeitskraft eingerichtet ist. Weitere Informationen zur Outlook-Synchronisierung finden Sie unter Integrieren in Microsoft Outlook und Microsoft Exchange Server. Weitere Informationen zum Erstellen einer Arbeitskraft finden Sie unter Wichtigste Aufgaben: Arbeitskräfte.
Einrichten von E-Mail-Einstellungen für Inkassokontakte von Debitoren
Richten Sie E-Mail-Adressen für Debitorenkontakte ein, wenn Sie mit dem Formular Inkassi E-Mail-Nachrichten an diese Kontakte senden möchten. Der Inkassokontakt wird als Standardkontakt im Formular Inkassi verwendet. Sie können eine Adresse für Aufstellungen einrichten, wenn der Debitor Aufstellungen nicht unter der primären Adresse erhalten soll.
Hinweis
Wenn kein Inkassokontakt für einen Debitor angegeben ist, wird der Primärkontakt für den Debitor verwendet. Falls kein Primärkontakt angegeben ist, werden E-Mails an die erste Adresse im Formular Kontakte gesendet.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Debitoren > Alle Debitoren.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto, um das Formular Debitoren zu öffnen.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Bearbeiten.
Optional: Klicken Sie auf dem Inforegister Adressen auf Hinzufügen, und geben Sie eine Adresse für Aufstellungen ein. Wählen Sie im Feld Verwendungszweck die Option Aufstellung aus, geben Sie die Adressinformationen ein, und klicken Sie anschließend auf OK.
Wählen Sie auf dem Inforegister Kredit und Inkasso im Feld Kontakt für Inkasso die Person in der Organisation des Debitors aus, die mit Ihrem Inkassobeauftragten zusammenarbeitet. Diese Kontaktperson wird als Standardkontakt im Formular Inkassi verwendet und ist der Empfänger der E-Mail-Nachrichten.
Drücken Sie STRG+S.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Kontakt für Inkasso, und wählen Sie Details anzeigen aus.
Klicken Sie im Formular Kontakte auf das Inforegister Kontaktinformationen.
Wenn für den Kontakt keine E-Mail-Adresse angegeben ist, klicken Sie zum Hinzufügen einer Adresse auf Hinzufügen.
Wählen Sie einen Typ aus, bei dem die Kommunikationsmethode E-Mail-Adresse verwendet wird.
Geben Sie im Feld Kontaktnummer/-adresse die primäre E-Mail-Adresse für den Kontakt ein. Ist keine primäre E-Mail-Adresse vorhanden, wird die erste aufgeführte E-Mail-Adresse angezeigt.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 11 für die übrigen Kundenkontakte.
Schließen Sie die Formulare.
Einrichten von E-Mail-Einstellungen für Verkäufer
Richten Sie E-Mail-Adressen für Verkäufer ein, wenn Sie mit dem Formular Inkassi E-Mail-Nachrichten an Verkäufer senden möchten. Richten Sie für jeden Verkäufer in allen Provisionsverkaufsgruppen eine E-Mail-Adresse ein. Der Verkäufer, für den das Kontrollkästchen Kontakt aktiviert ist, fungiert als Standardverkäufer, an den E-Mail-Nachrichten gesendet werden. Ist kein Verkäufer angegeben, wird der primäre Verkäufer für die Organisation des Debitors verwendet. Falls kein primärer Verkäufer angegeben ist, werden E-Mails an den ersten im Formular aufgeführten Verkäufer gesendet.
Klicken Sie auf Vertrieb und Marketing > Einstellungen > Provisionen > Verkaufsgruppen.
Wählen Sie eine Provisionsverkaufsgruppe aus, und klicken Sie auf Verkäufer.
Klicken Sie bei einem Verkäufer, für den das Kontrollkästchen Kontakt aktiviert ist, mit der rechten Maustaste auf das Feld Name, und wählen Sie Details anzeigen aus.
Klicken Sie im Formular Adressbuch auf die Registerkarte Kontaktinformationen.
Wenn für die Arbeitskraft keine E-Mail-Adresse angegeben ist, klicken Sie zum Hinzufügen einer Adresse auf Hinzufügen.
Geben Sie eine kurze Beschreibung der neuen Adresse ein. Wählen Sie im Feld Typ die Option E-Mail-Adresse aus.
Geben Sie im Feld Kontaktnummer/-adresse die E-Mail-Adresse für den Verkäufer ein.
Klicken Sie auf Weitere Optionen > Erweitert.
Wählen Sie im Feld Verwendungszweck einen Zweck aus. Klicken Sie auf Schließen, um das Formular Kontaktinformationen bearbeiten zu schließen, und klicken Sie dann auf Schließen, um das Formular Adressbuch zu schließen.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 9 für die übrigen Verkäuferkontakte.
Schließen Sie die Formulare.
Siehe auch
Einrichten von Zinsberechnungen
Einrichten von Zinssätzen für einen Zinscode