Wichtigste Aufgaben: Überwachungsrichtlinien

Artikel
08/03/2018

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Überwachungsrichtlinien unterstützen die Implementierung der Compliance-Strategie in der Organisation. In diesem Thema wird erläutert, wie man Überwachungsrichtlinien, Richtlinienregeltypen und Richtlinienregeln erstellt. Es wird auch erläutert, wie man eine Überwachungsrichtlinie ändert oder zurückzieht.

Hinweis

Dieses Thema enthält Informationen über die hinzugefügten oder geänderten Features im kumulativen Update 6 oder höher für Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Diese Informationen beziehen sich auch auf AX 2012 R3.

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Vorbereitung zum Erstellen von Überwachungsrichtlinien

Erstellen von Richtlinienregeltypen

Definieren einer Überwachungsrichtlinie

Entwickeln von Richtlinienregeln

Ändern einer Überwachungsrichtlinie

Zurückziehen einer Überwachungsrichtlinie

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Info über Überwachungsrichtlinienregeln

Info über Überwachungsrichtlinienverletzungen und -anfragen

Vorbereitung zum Erstellen von Überwachungsrichtlinien

Bevor Sie eine Überwachungsrichtlinie erstellen können, müssen die von allen Überwachungsrichtlinien verwendeten Richtlinienparameter definiert werden.

Klicken Sie auf Compliance und interne Kontrollen > Häufig > Richtlinien > Überwachungsrichtlinien.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Parameter, um das Formular Richtlinienparameter zu öffnen.
Die verfügbaren Organisationstypen werden in der Liste Organisationstypen: angezeigt. Wählen Sie die Organisationstypen aus, für die Richtlinien erstellt werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Hinweis

Sie müssen zur Verwendung von Überwachungsrichtlinien zwar mindestens einen Organisationstyp auswählen, müssen die Prioritätsreihenfolge für diese Typen jedoch nicht ändern. Beim Ausführen einer Überwachungsrichtlinie werden alle Regeln in dieser Richtlinie ausgeführt. Die Prioritätsreihenfolge spielt dabei keine Rolle. Weitere Informationen zu der Prioritätsreihenfolge für Richtlinien, finden Sie unter Organisationen und Organisationshierarchien.

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Erstellen von Richtlinienregeltypen

Durch Richtlinienregeltypen werden die Dokument- und Abfrageparameter definiert, die beim Entwickeln bestimmter Richtlinienregeln verwendet werden.

Klicken Sie auf Compliance und interne Kontrollen > Einstellungen > Überwachen > Richtlinienregeltyp.
Klicken Sie auf Neu, um einen Überwachungsrichtlinien-Regeltyp zu erstellen.
Geben Sie einen Namen und eine kurze Beschreibung des Richtlinienregeltyps ein.
Wählen Sie im Feld Abfragename die Entwicklungsumgebungsabfrage aus, die als Ausgangspunkt für die Entwicklung von Richtlinienregeln für diesen Richtlinienregeltyp verwendet wird. Die Abfrage gibt das Quelldokument an, für das der Richtlinienregeltyp definiert wurde. Weitere Informationen zu Abfragenamen finden Sie unter Formular "Richtlinienregeltyp".
Wählen Sie im Feld Abfragetyp den Typ der Datenbankabfrage aus, die Benutzer beim Erstellen von Überwachungsrichtlinienregeln mit diesem Richtlinienregeltyp generieren können. Weitere Informationen zu Abfragetypen finden Sie unter Formular "Richtlinienregeltyp".
Wählen Sie im Feld Dokumentdatumsreferenz im Quelldokument das Feld aus, in dem das Datum angegeben wird, das bei der Auswahl der zu überwachenden Dokumente verwendet werden soll.
Wählen Sie alle weiteren von der Organisation benötigten Richtlinienregeltypen aus, und schließen Sie dann das Formular.

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Definieren einer Überwachungsrichtlinie

Bevor Sie eine Überwachungsrichtlinie definieren können, müssen Sie zuerst die Richtlinienregeltypen erstellen, die die Dokument- und Abfrageparameter für die Richtlinienregeln definieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Richtlinienparameter ordnungsgemäß eingerichtet wurden.

Klicken Sie auf Compliance und interne Kontrollen > Häufig > Richtlinien > Überwachungsrichtlinien.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Richtlinie, um eine Überwachungsrichtlinie zu erstellen.
Geben Sie auf dem Inforegister Allgemeines einen Namen und eine Beschreibung für die Überwachungsrichtlinie ein.
Auf dem Aktivitätsbereich klicken Sie Weitere Optionen und führen dann die folgenden Schritte aus:
1. Geben Sie das Startdatum und das Enddatum des Datumsbereichs für die Dokumentauswahl ein. Anhand dieses Bereichs wird basierend auf den Gültigkeitsdaten der Richtlinienregel bestimmt, welche Version einer Richtlinienregel verwendet wird. Das Datum bestimmt auch, welche Organisationsknoten der Richtlinie während dieses Datumsbereichs zugeordnet waren. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Zusätzliche Optionen".
2. Jede Überwachungsrichtlinie wird im Stapelverarbeitungsmodus ausgeführt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Stapel, um die Parameter für den Stapelverarbeitungsauftrag zu überprüfen oder zu ändern.
3. In Microsoft Dynamics AX 2012 oder in Microsoft Dynamics AX 2012 R2:
  - Wenn Sie eine Richtlinienregel erstellen, bei der eine Abfrage vom Typ Listensuche zur Überprüfung von Quelldokumenten auf bestimmte Entitäten verwendet wird, geben Sie die Entitäten auf dem Inforegister Überwachte Entität ein. In kumulatives Update 6 für Microsoft Dynamics AX 2012 R2 geben Sie die überwachten Entitäten im Formular Überwachungsrichtlinienregel an.
  - Wenn Sie eine Richtlinienregel erstellen, bei der eine Abfrage vom Typ Schlüsselwortsuche zur Überprüfung von Quelldokumenten auf enthaltene Wörter verwendet wird, geben Sie diese Wörter auf dem Inforegister Untersagte Wörter ein. In kumulatives Update 6 für Microsoft Dynamics AX 2012 R2 geben Sie die unzulässigen Begriffe im Formular Überwachungsrichtlinienregel an.
4. Klicken Sie auf Schließen, um zum Formular Überwachungsrichtlinie zurückzukehren.
Wählen Sie auf dem Inforegister Richtlinienorganisationen den Organisationstyp aus, für den diese Überwachungsrichtlinie gilt.

Tipp

Eine Richtlinie kann jeweils nur auf einen Organisationstyp angewendet werden.
Die Organisationsknoten, die für den ausgewählten Organisationstyp erstellt wurden, werden in der Liste Verfügbare Organisationsknoten: angezeigt. Wählen Sie die Knoten aus, die von dieser Überwachungsrichtlinie betroffen sind, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen >>, um diese Organisationsknoten in die Liste Ausgewählte Organisationsknoten: zu verschieben.

Wichtig

Die Zuordnung des Organisationsknotens und die Überwachungsrichtlinie wird ab dem Datum und der Uhrzeit wirksam, zu der der Organisationsknoten der Liste Ausgewählte Organisationsknoten: hinzugefügt wurde. Mit dem Entfernen des Organisationsknoten aus der Liste wird die Zuordnung ungültig. Richtlinienregeln können für kein Datum getestet werden, für das der Richtlinie kein Organisationsknoten zugeordnet ist.
Verwenden Sie das Inforegister Richtlinienregeln, um die für diese Richtlinie erforderlichen Richtlinienregeln zu entwickeln. Weitere Informationen finden Sie im "Richtlinienregeln zu entwickeln"-Verfahren.

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Entwickeln von Richtlinienregeln

Eine Überwachungsrichtlinienregel besteht aus einer Datenbankabfrage, die für Quelldokumente ausgeführt wird. Durch die Richtlinienregeltypen werden die Dokument- und Abfrageparameter definiert, die beim Entwickeln bestimmter Richtlinienregeln verwendet werden.

Klicken Sie auf Compliance und interne Kontrollen > Häufig > Richtlinien > Überwachungsrichtlinien.
Doppelklicken Sie auf die Richtlinie, für die Sie Richtlinienregeln erstellen möchten.
Wählen Sie auf dem Inforegister Richtlinienregeln den Richtlinienregeltyp für die zu entwickelnde Regel aus, und klicken Sie dann auf Richtlinienregel erstellen. Die im Formular Überwachungsrichtlinienregel angezeigten Felder hängen vom ausgewählten Richtlinienregeltyp und seiner zugeordneten Abfrage ab.
Geben Sie in den Feldern Gültigkeitsdatum und Ablaufdatum den Datumsbereich ein, für den die Richtlinienregel gültig ist. Wenn Sie in diesen Feldern keine Werte eingeben, ist die Richtlinienregel bei Erstellung wirksam und die Regel ist zu keiner Zeit ungültig.
Füllen Sie die sonstigen Felder je nach dem Abfragetyp, der dem Richtlinienregeltyp zugeordnet ist, nach Bedarf aus.

In AX 2012 R3 und dem kumulativen Update 6 oder höher für AX 2012 R2:
- Wenn Sie eine Richtlinienregel erstellen, bei der eine Abfrage vom Typ Listensuche zur Überprüfung von Quelldokumenten auf bestimmte Entitäten verwendet wird, geben Sie die Entitäten auf dem Inforegister Überwachte Entität ein.
- Wenn Sie eine Richtlinienregel erstellen, bei der eine Abfrage vom Typ Schlüsselwortsuche zur Überprüfung von Quelldokumenten auf enthaltene Wörter verwendet wird, geben Sie diese Wörter auf dem Inforegister Untersagte Wörter ein.
Klicken Sie zum Öffnen des Abfrageformulars auf Auswählen.

Diese Schaltfläche ist für Richtlinienregeln nicht verfügbar, die auf dem Abfragetyp Listensuche oder Schlüsselwortsuche basieren.
Verwenden Sie das Abfrageformular, um die Kriterien für diese Richtlinienregel anzugeben, und klicken Sie anschließend auf OK. Die standardmäßig im Richtlinienregelformular eingerichteten Felder sind auch im Abfrageformular eingerichtet.

Wichtig

Wenn die in der Abfrage verwendeten Datenbanktabellen von verschiedenen juristischen Personen gemeinsam genutzt werden, legen Sie die AllowCrossCompany-Eigenschaft in der AOT-Abfrage auf Ja fest. Dieses macht es möglich, das Richtlinienmodul dieser Tabelle auch dann abzufragen, wenn die juristische Person, die die Richtlinie ausführt, nicht diejenige ist, die den resultierenden Abfragedatensatz besitzt.
Klicken Sie nach dem Einrichten der Richtlinienregel auf Test. Geben Sie den Datumsbereich für die Dokumentauswahl ein, der im Test verwendet werden soll.

Hinweis

Die in diesem Formular eingegebenen Datumsangaben werden nur für den Test verwendet. Sie werden nicht gespeichert und haben keinen Einfluss auf den im Formular Weitere Optionen definierten Datumsbereich für die Dokumentauswahl.
Klicken Sie auf Test ausführen.

Überprüfen Sie die Ergebnisse des Tests. Falls die Ergebnisse nicht Ihren Erwartungen entsprechen, ändern Sie die Datenbankabfrage, und wiederholen Sie den Test.
Wichtig

Sollten Sie keine Ergebnisse erhalten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Stellen Sie sicher, dass der Richtlinie während des für den Test angegebenen Datumsbereichs für die Dokumentauswahl ein Organisationsknoten zugeordnet war. Richtlinienregeln können für kein Datum getestet werden, für das der Richtlinie kein Organisationsknoten zugeordnet ist.
- Stellen Sie sicher, dass das Quelldokument Datensätze enthält, die bei oder nach dem Erstellen der Richtlinie erstellt wurden. Datensätze, die bereits vor dem Erstellen der Richtlinie vorhanden waren, können nicht überwacht werden. Die einzige Ausnahme gilt für Richtlinienregeln, die auf dem Abfragetyp Duplizieren basieren. Mit diesen Regeln können bis zu 180 Tage zurückliegende Datensätze überwacht werden.

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Ändern einer Überwachungsrichtlinie

Überwachungsrichtlinien unterstützen die Implementierung der Compliance-Strategie in Ihrer Organisation. Eine wachsende Organisation oder komplexer werdende Überwachungsrichtlinien erfordern möglicherweise eine Änderung dieser Richtlinien. Wenn die Organisation beispielsweise eine andere Organisation erworben hat, muss diese Organisation einer vorhandenen Überwachungsrichtlinie hinzugefügt werden. Fügen Sie dazu die Organisation im Formular Überwachungsrichtlinie auf dem Inforegister Richtlinienorganisationen der Liste Ausgewählte Organisationsknoten: hinzu.

Klicken Sie auf Compliance und interne Kontrollen > Häufig > Richtlinien > Überwachungsrichtlinien.
Doppelklicken Sie auf die Richtlinie, um sie zu ändern.
Auf dem Inforegister Richtlinienorganisationen werden die von dieser Richtlinie betroffenen Organisationsknoten in der Liste Ausgewählte Organisationsknoten: angezeigt. Die Organisationsknoten, die der Richtlinie zugeordnet werden können, werden in der Liste Verfügbare Organisationsknoten: angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen >> oder << Entfernen, um die Organisationsknoten in die gewünschte Liste zu verschieben.
Auf dem Inforegister Richtlinienregeln können Sie jede zu dieser Überwachungsrichtlinie gehörende Richtlinienregel ändern. Wählen Sie zur Auswahl der entsprechenden Richtlinienregel den Richtlinientyp aus. Die Liste der Richtlinienregeln wird dann angezeigt, die diesem Typ zugeordnet sind. Wählen Sie anschließend die Richtlinienregel aus.
- Klicken Sie zum Ändern des Ablaufdatums einer Richtlinienregel auf Änderungsdatum, und geben Sie dann das neue Ablaufdatum ein.
- Klicken Sie zum Zurückziehen einer Richtlinienregel auf Richtlinienregel zurückziehen. Richtlinienregeln werden nicht gelöscht und können jederzeit durch das Ändern der Gültigkeitsdaten für die Regel wieder aktiviert werden.
- Doppelklicken Sie zum Ändern einer Richtlinienregel auf die Regel, um sie zu öffnen. Nehmen Sie dann die Änderungen vor.

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Zurückziehen einer Überwachungsrichtlinie

Eine Überwachungsrichtlinie wird zu einem bestimmten Zeitpunkt möglicherweise nicht mehr benötigt. Eine Richtlinie kann zwar nicht gelöscht, sie kann jedoch zurückgezogen werden, sodass sie nicht mehr verwendet wird. Wenn eine Richtlinie zurückgezogen wird, werden auch alle entsprechenden Regeln für diese Richtlinie zurückgezogen.

Wichtig

Eine zurückgezogene Richtlinie kann nicht erneut aktiviert werden.

Klicken Sie auf Compliance und interne Kontrollen > Häufig > Richtlinien > Überwachungsrichtlinien.
Wählen Sie die zurückzuziehende Richtlinie aus.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Richtlinie deaktivieren.