Einrichten von Budgetierungsworkflows
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
In einigen Organisationen müssen Budgetdokumente, wie Budgetkontoeinträge und allgemeine Budgetreservierungen, von einem Benutzer genehmigt werden, bei dem es sich nicht um die Person handelt, von der diese Einträge eingegeben wurden. Zum Einrichten eines Genehmigungsprozesses können Sie einen Budgetierungsworkflow erstellen. Sie können auch andere Prozesse einrichten, um Budgetsalden ohne Benutzerinteraktion zu aktualisieren oder um die Informationen in einem Budgetdokument von einem Benutzer überprüfen zu lassen.
Ein Workflow stellt einen Geschäftsprozess dar. Ein Workflow definiert, wie ein Dokument das System durchläuft und zeigt an, wer eine Aufgabe abschließen oder ein Dokument genehmigen muss. Die Verwendung des Workflowsystems in der Organisation verspricht mehrere Vorteile:
Konsistente Prozesse – Sie können den Genehmigungsprozess für bestimmte Dokumente definieren, z. B. Bestellanforderungen und Spesenabrechnungen. Das Workflowsystem trägt dazu bei, dass Dokumente konsistent und effizient verarbeitet und genehmigt werden.
Prozesssichtbarkeit – Sie können den Status, die Historie und die Leistungskennzahlen einer bestimmten Workflowinstanz nachverfolgen. So können Sie besser feststellen, ob zur Effizienzsteigerung Änderungen am Workflow vorgenommen werden sollten.
Zentralisierte Arbeitsliste – Benutzer können eine zentralisierte Arbeitsliste öffnen, um die ihnen zugeordneten Workflowaufgaben und -genehmigungen anzuzeigen. Diese Arbeitsliste steht auf den Rollencenterseiten im Microsoft Dynamics AX-Client und in Enterprise Portal zur Verfügung.
Budgetierungsworkflows
Nutzen Sie diese Informationen zur Einrichtung und Aktivierung von Workflowkonfigurationen für Budgetdokumente. Basierend auf dem Dokumenttyp können Sie festlegen, ob eine manuelle Genehmigung, eine Genehmigung per Workflow oder keine Genehmigung erforderlich sein soll.
Wenn Sie einen Workflow für Budgetkontoeinträge einrichten, muss der Workflow in einem anderen Workflow für Budgetregistereinträge enthalten sein. Wenn alle Budgetkontoeinträge in einem Budgetregistereintrag als Gruppe genehmigt werden können, können Sie einen Budgeterfassungseintrag-Workflow verwenden. Wenn die Budgetkontoeintrag-Positionen verschiedene Workflowgenehmigungen erfordern, müssen Sie einen Budgetkontoeintrag-Workflow zum Erstellen unterschiedlicher Workflowkonfigurationen verwenden. Sie können beispielsweise eine Budgetkontoeintrag-Workflow-Konfiguration verwenden, um einen hohen Betrag zu prüfen und zu genehmigen, und eine andere Budgetkontoeintrag-Workflow-Konfiguration, um einen niedrigen Betrag zu prüfen und zu genehmigen.
Sie können die Workflows für Budgetregistereinträge beliebigen Budgetcodes zuordnen, die zum Identifizieren der Budgettypen eingerichtet wurden. Nachdem Sie einem Budgetcode einen Workflow zugewiesen haben, ist für alle Budgetregistereinträge, die diesen Budgetcode verwenden, eine Genehmigung per Workflow erforderlich, bevor die Budgetsalden aktualisiert werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von Budgetcodes.
Nachdem Sie eine Workflowkonfiguration für ein Budgetdokument erstellt haben, werden zusätzliche Steuerelemente am oberen Rand des Formulars angezeigt, wenn das Dokument gespeichert wird. Zu diesen Steuerelementen gehören unter anderem auch eine gelbe Informationsleiste und die Schaltfläche Absenden oder das Menü Aktionen. Weitere Informationen finden Sie unter Übermitteln eines Dokuments sowie unter Workflowaktivitäten.
Hinweis
Einige Schaltflächen im Formular Budgetregistereintrag sind nicht verfügbar, nachdem ein Budgetregistereintrag zur Genehmigung per Workflow übermittelt wurde. Wenn der Budgetregistereintrag oder Budgetkontoeintrag genehmigt wurde, sind die Optionen im Menü Aktualisierung und Übertrag verfügbar. Andere Steuerelemente und Felder im Formular sind ggf. nicht verfügbar. Wenn Sie einen Budgetregistereintrag ändern, der genehmigt wurde, muss der Budgetregistereintrag erneut an den Workflow übermittelt werden. Nach dem Aktualisieren von Budgetsalden kann ein Budgetregistereintrag nicht aktualisiert werden.
Eine Übersicht über das Workflowmodul in Microsoft Dynamics AX finden Sie unter Überblick über das Workflowsystem und Workflowkonzepte.
Workflowgenehmigungen können für die folgenden Budgetdokumenttypen verwendet werden.
Menüelement der Budgetierung |
Dokumenttyp |
|---|---|
Budgetpläne Hinweis Dieses Steuerelement ist nur verfügbar, wenn Microsoft Dynamics AX 2012 R2 oder AX 2012 R3 installiert ist. |
Budgetplan |
Budgetregistereintrag |
Budgetregistereintrag |
Budgetkontoeinträge |
Budgetkontoeintrag |
Commitments |
Zusage |
General budget reservations |
Allgemeine Budgetreservierung |
Neu oder geändert für Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 R3 und der allgemeinen Budgetreservierungs-Hotfix KB3047235
Sie müssen Budgetierungsworkflows für Budgetpläne einrichten, bevor Sie einen Budgetplanungsprozess einrichten. Die Budgetplan-Workflowkonfiguration, die Sie einrichten, wird verwendet, um Budgetpläne und deren Arbeitsblätter und Begründungen in jeder Phase eines Budgetplanungsprozesses zur Prüfung und Genehmigung einzureichen. Der Budgetplanungsprozess definiert die Reihenfolge der Budgetplanungsphasen und ordnet den Prozess einer Budgetorganisationshierarchie zu. Wenn Sie den Workflow konfigurieren, können Sie Benutzer auf Basis der Budgetorganisation, Sicherheitsrolle oder Benutzergruppe einer Workflowaufgabe zuweisen.
Wenn Sie einen Budgetplanungsprozess konfigurieren, ordnen Sie jedem Budgetplanungsworkflow eine Budgetierungsworkflow-Kennung zu. Nachdem der Budgetplan an den Workflow gesendet wurde und ein Benutzers eine Zuweisung abschließt, wird der Budgetplan zur der folgenden Budgetplanungsphase übermittelt, indem das Phasenübergangselement in er Budgetplanungsworkflowkonfiguration verwendet wird.
Erstellbare Workflowtypen
In der folgenden Tabelle sind die Workflowtypen aufgeführt, die im Budgetierungsmodul erstellt werden können.
Geben Sie Folgendes ein: |
Verwendung dieses Typs für diese Aufgaben |
|---|---|
Budgetplanworkflows Hinweis Dieses Steuerelement ist nur verfügbar, wenn Microsoft Dynamics AX 2012 R2 oder AX 2012 R3 installiert ist. |
Erstellen Sie Prüfungs- und Genehmigungsworkflows für Budgetpläne. Budgetplanworkflows müssen ein Phasenübergangselement für jeden Übergang enthalten, der einen Budgetplan zur nächsten Budgetplanungsphase verschiebt. Beispielsweise ist für einen Workflow für einen Budgetplanungsprozess, der drei Phasen hat, ein zweistufiges Übergangselement erforderlich, um die drei Genehmigungselemente zu verbinden, die den drei Budgetplanungsphasen zugeordnet sind. Weitere Informationen finden Sie unter "Workflow" in Info über Budgetplanungskonfiguration und -Einstellung.
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Budgetkontoeintrag-Workflow |
Erstellen und überprüfen Sie Genehmigungsworkflows für Budgetkontoeinträge. Verwenden Sie das Element Budgetkontoeintrag-Workflow, um Budgetkontoeintrag-Workflows in einen Budgetregistereintrag-Workflow einzufügen. Dieser Workflowtyp enthält Standardworkflowelemente und Elemente, die für Budgetkontoeinträge verwendet werden können:
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Budgeterfassungseintrag-Workflow |
Erstellen und überprüfen Sie Genehmigungsworkflows für Budgetregistereinträge. Dieser Workflowtyp enthält Standardworkflowelemente und Elemente, die für Budgetregistereintragsworkflows verwendet werden können:
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Commitments approval |
Erstellen Sie Genehmigungsworkflows für Zusagen. Nachdem Sie einen Zusageworkflow eingerichtet und aktiviert haben, müssen alle Zusagen den Workflow durchlaufen. Der Workflowtyp enthält Standardworkflowelemente und Elemente, die für Genehmigungsworkflows für Zusagen verwendet werden können:
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General budget reservations |
Erstellen von Genehmigungsworkflows für allgemeine Budgeterfassungen. Nachdem Sie diesen Workflow eingerichtet haben, müssen Sie ihn zu einem Reservierungstyp zuweisen, um ihn verwenden zu können. Alle allgemeinen Budgetreservierungen des gleichen Typs verwenden den gleichen Workflow. Dieser Workflowtyp enthält Standardworkflowelemente und Elemente, die für Genehmigungsworkflows für allgemeine Budgetreservierungen verwendet werden können:
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Erstellen eines Workflows
Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Workflow zu erstellen.
Klicken Sie auf Budgetierung > Einstellungen > Budgetierungsworkflows.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Neu.
Wählen Sie den zu erstellenden Workflowtyp aus.
Klicken Sie auf Workflow erstellen. Der Workflow-Editor wird angezeigt. Ziehen Sie Workflowelemente auf die Canvas, um den Workflow zu entwerfen.
Konfigurieren Sie jedes Element des Workflows. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Workflowelementen.
Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5, um zusätzliche Workflows für das Budgetierungsmodul zu erstellen.
Berechnete Felder und Ausdrücke
Die folgenden berechneten Felder und Ausdrücke werden zusammen mit den per Workflow vorgenommenen Genehmigungen des Budgetierungsmoduls verwendet. Für jeden Workflow können Bedingungen eingerichtet werden, in denen die berechneten Felder und Ausdrücke enthalten sind.
Berechnetes Feld |
Beschreibung |
|---|---|
Ergebnisse der Budgetprüfung |
Die Ergebnisse der Budgetsteuerung. Die möglichen Ergebnisse sind Budgetprüfung bestanden, Budgetprüfung mit Warnungen bestanden, Budgetprüfung nicht bestanden und Budgetprüfung nicht ausgeführt. Dieses Feld ist für Konfigurationen vom Typ Budgetkontoeintrag-Workflow und Budgeterfassungseintrag-Workflow verfügbar. |
Verstoß gegen Übertragungsregel |
Werten Sie einen Verstoß gegen die Budgetübertragungsregel aus. Folgende Werte sind möglich: Ja oder Nein. Wenn gegen eine Budgetübertragungsregel verstoßen wird und der Wert auf Ja gesetzt wird, kann der Workflow einem Benutzer zugeordnet werden, der Budgetübertragungen bei einem Verstoß gegen die Budgetübertragungsregel genehmigen kann. Dieses Feld ist für Konfigurationen vom Typ Budgetkontoeintrag-Workflow und Budgeterfassungseintrag-Workflow verfügbar. |
Betrag in der Buchungswährung |
Der Buchungsbetrag in der Buchhaltungswährung. Dieses Feld ist für Konfigurationen vom Typ Budgetkontoeintrag-Workflow und Budgeterfassungseintrag-Workflow verfügbar. Hinweis Wenn Betrag in der Buchungswährung für Übertragungen verwendet wird, müssen Sie eine zweite Bedingung einfügen, um negative Beträge zu ignorieren. Beispiel:
|
Typen von Teilnehmern
Sie können folgenden Teilnehmergruppen ein Workflowelement zuweisen.
Benutzergruppe |
Beschreibung |
|---|---|
Budget-Manager - Teilnehmer |
Weisen Sie das Workflowelement einem Benutzer zu, der in der Budgetsteuerungskonfiguration als Budget-Manager definiert ist. Der Budget-Manager kann Budgetregistereinträge genehmigen. Mithilfe von Budgetsteuerungsregeln können weitere Budget-Manager für Finanzdimensionswerte definiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Budgetsteuerungskonfiguration". |
Budgetorganisationsteilnehmer Hinweis Dieses Steuerelement ist nur verfügbar, wenn Microsoft Dynamics AX 2012 R2 oder AX 2012 R3 installiert ist. |
Weist einem Budgetorganisationsteilnehmer das Workflowelement zu. Budgetorganisationsteilnehmer sind nur für Budgetplanungsplanungsworkflow verfügbar. |
Sicherheitsrollenteilnehmer |
Weisen Sie das Workflowelement einer Microsoft Dynamics AX-Sicherheitsrolle zu. |
Benutzergruppenteilnehmer |
Weisen Sie das Workflowelement einer Microsoft Dynamics AX-Benutzergruppe zu. |
Siehe auch
Erste Schritte mit dem Workflowsystem
Konfigurieren des Workflowsystems
Entwerfen und Konfigurieren von Workflows