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Erfassen des Eingangs von Kreditorenrechnungen und Abgleichen mit dem Wareneingang

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Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Wenn Sie von einem Kreditor eine Rechnung für die Waren oder Dienstleistungen einer Bestellung erhalten, muss gemäß den Unternehmensrichtlinien möglicherweise zunächst der Eingang der Waren bzw. die Erbringung der Dienstleistungen stattfinden, bevor die Bezahlung der Rechnung genehmigt wird.

Für dieses Verfahren wird die folgende Konfiguration der juristischen Person angenommen. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten des Kreditorenrechnungsabgleichs sowie unter Info über den Kreditorenrechnungsabgleich.

Im Formular Kreditorenkontenparameter:

  • Das Kontrollkästchen Rechnungsabgleichüberprüfung aktivieren ist aktiviert.

  • Das Feld Rechnung mit Abweichungen buchen ist auf Genehmigung anfordern festgelegt.

  • Das Feld Abgleichsymbol für den Preis je Einheit anzeigen ist auf Wenn größer als Toleranz festgelegt.

  • Das Feld Positionsabgleichsrichtlinie ist auf Dreiseitiger Abgleich festgelegt.

Im Formular Preistoleranzen:

  • Der Prozentwert für die standardmäßige Preistoleranz der juristischen Person ist für Artikel (Alle) sowie für Konten (Alle) auf null Prozent festgelegt.

Verwenden Sie das Formular Kreditorenrechnung, um Rechnungsinformationen einzugeben. Bei Bedarf können Sie das Formular Details zum Rechnungsabgleich verwenden, um Rechnungspositionen mit Abgleichsabweichungen für Buchungen anzuzeigen, zu korrigieren und zu genehmigen.

Eingeben und Abgleich einzelner Kreditorenrechnungen

Verwenden Sie das Formular Kreditorenrechnung, um Rechnungsinformationen einzugeben. Bei Bedarf können Sie das Formular Details zum Rechnungsabgleich verwenden, um Rechnungspositionen mit Abgleichsabweichungen für Buchungen anzuzeigen, zu korrigieren und zu genehmigen.

  1. Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Häufig > Kreditorenrechnungen > Ausstehende Kreditorenrechnungen.

  2. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Rechnung. Das Formular Kreditorenrechnung wird geöffnet.

  3. Wählen Sie im Inforegister Kreditorenrechnungskopf ein Kreditorenkonto aus, und geben Sie dann die Rechnungsnummer ein.

  4. Wählen Sie für die Rechnung die entsprechende(n) Bestellung(en) aus.

  5. Wählen Sie oben in dem Formular, im Feld Standardmenge für Positionen, Menge im Produktzugang aus. Der Bereich Positionen enthält Informationen zu den Bestellpositionen, für die zwar ein Produktzugang, aber keine Rechnung gebucht wurde.

  6. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Summen, und vergleichen Sie die Informationen des Formulars mit den Informationen der Rechnung des Kreditors. Wenn sich die Beträge unterscheiden, notieren Sie die Abweichungen. Schließt das Formular.

  7. Wenn die Rechnung eine Teilmenge der in der Bestellung enthaltenen Positionsartikel, oder Bestellungen, enthält, klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Produktzugänge abgleichen. Wählen Sie die entsprechenden Produktzugänge aus, und schließen Sie das Formular.

  8. Vergleichen Sie im Formular Kreditorenrechnung im Bereich Positionen die Positionsartikelinformationen des Formulars mit den Positionsartikeln der Rechnung des Kreditors.

  9. Sollten sich die Beträge oder Mengen in einer einzelnen Rechnungsposition von denen der vom Kreditor erhaltenen Rechnung unterscheiden, nehmen Sie im Bereich Positionen die erforderlichen Korrekturen vor.

  10. Wurden in Schritt 9 Änderungen vorgenommen, durch die sich eine größere Preisabweichung ergibt als gemäß der festgelegten Preisabweichungstoleranz zulässig ist, wird im Feld Abweichung bei Abgleich auf dem Inforegister Kreditorenrechnungskopf ein Warnsymbol angezeigt. Dies gilt auch, wenn die Position eine Mengenabweichung enthält.

    1. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf die Registerkarte Prüfen und anschließend auf Detailabgleich. In der Spalte Abweichung bei Abgleich wird für jede Rechnungsposition, die entweder eine Preis- oder eine Mengenabgleichsabweichung aufweist, ein Warnsymbol angezeigt.

    2. Wählen Sie eine Rechnungsposition aus, für die ein Warnsymbol angezeigt wird.

    3. Überprüfen Sie die Informationen des Formulars, und nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Details zum Rechnungsabgleich".

    4. Wiederholen Sie die Schritte b und c für die verbleibenden Rechungspositionen des Formulars.

    5. Sind weiterhin Abgleichsabweichungen vorhanden, und ist im Formular Kreditorenkontenparameter im Feld Rechnung mit Abweichungen buchen die Option Genehmigung anfordern ausgewählt, kann das Kontrollkästchen Buchungen mit beim Abgleich erkannten Abweichungen genehmigen aktiviert werden, um die Buchung der Rechung zu genehmigen.

    6. Sind weiterhin Abgleichsabweichungen vorhanden, und müssen Sie mit dem Kreditor oder mit einem Kollegen Rücksprache halten, um die Abweichungen aufzuklären, schließen Sie das Formular Details zum Rechnungsabgleich. Wählen Sie im Formular Kreditorenrechnung auf dem Inforegister Gesperrt das Kontrollkästchen Kreditorenrechnungskopf. Weitere Informationen finden Sie unter Beheben von Nettoeinheitspreisabweichungen beim Rechnungsabgleich sowie unter Beheben von Abweichungen beim Rechnungsabgleich von Preissummen.

    Hinweis

    Sollte die Schaltfläche Detailabgleich nicht verfügbar sein, besitzen Sie wahrscheinlich keine Zugriffsberechtigung für das Formular Details zum Rechnungsabgleich. Im Formular Kreditorenrechnung können Sie das Kontrollkästchen Gesperrt aktivieren, um die Buchung der Rechnung zu verhindern. Nachdem eine andere Arbeitskraft die Rechnungsabgleichsinformationen überprüft hat, können Sie das Kontrollkästchen Gesperrt deaktivieren und die Rechnung buchen.

Abgleich mehrerer Kreditorenrechnungen

Sie können Kreditorenrechnungen mit Produktzugängen für mehrere Rechnungen gleichzeitig abgleichen. Sie können diese Vorgehensweise verwenden, wenn Kreditorenrechnungen über einen Service oder ein Kreditorenportal empfangen wurden und zur Prüfung über den Workflow weitergegeben wurden, und Sie den die Rechnungsabgleichsprozess umgehend ausführen möchten, anstatt auf eine geplante Aufgabe zu warten. Nur Kreditorenrechnungen, die der Workflowprüfung übermittelt wurden, und die auf die AufgabeKreditorenrechnungsabgleich prüfen warten, können abgeglichen werden, indem dieses Verfahren verwendet wird. Produktzugangnummern müssen mit den abzugleichenden Kreditorenrechnungen eingeschlossen werden.

  1. Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Häufig > Kreditorenrechnungen > Ausstehende Kreditorenrechnungen.

  2. Wählen Sie mindestens eine Rechnung aus.

  3. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf die Registerkarte Prüfen und anschließend auf Produktzugänge abgleichen. Das Formular Infolog zeigt die Ergebnisse des Abgleichsprozesses an.

  4. Wählen Sie auf der Listenseite Ausstehende Kreditorenrechnungen Anzeigen das Feld Letzte Abgleichsabweichung.

    • OK - Abgleichungsabweichungen sind innerhalb der zulässigen Toleranzen.

    • Warnung - Abgleichungsabweichungen überschreiten die zulässigen Toleranzen. Wählen Sie die Rechnung aus, und klicken Sie auf Detailabgleich, um die Abweichungen anzuzeigen.

Siehe auch

Formular "Kreditorenrechnung"

Formular "Details zum Rechnungsabgleich"

Einrichten des Kreditorenrechnungsabgleichs

Beheben von Abweichungen beim Rechnungsabgleich von Rechnungssummen

Beheben von Nettoeinheitspreisabweichungen beim Rechnungsabgleich

Beheben von Abweichungen beim Rechnungsabgleich von Preissummen

Konto für Kreditorenrechnungsabweichung aufgrund von Belastungen

Korrigieren einer Kreditorenrechnung, die an die falsche Produktzugangsposition angepasst wurde