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Inhaltsorganisation

SharePoint 2010

Letzte Änderung: Freitag, 2. April 2010

Gilt für: SharePoint Server 2010

Inhalt dieses Artikels
Dokumentfluss der Inhaltsorganisation
Erstellen und Verwalten von Regeln mit der Regelliste für die Inhaltsorganisation
Einschränkungsregeln und Bedingungen
Grundlegendes zur Weiterleitung von Inhalten

Dieses Thema enthält eine konzeptionelle Übersicht über die Inhaltsorganisation und deren Rolle im Programmiermodell. Sie erfahren, wie Dokumente durch die Inhaltsorganisation fließen, wie Benutzer Regeln erstellen und verwalten, wie Einschränkungsregeln und Bedingungen verwendet werden und wie Inhalte von der Inhaltsorganisation weitergeleitet werden.

Von der Inhaltsorganisation werden Weiterleitungsentscheidungen getroffen, indem die dem jeweiligen Element zugeordneten Metadaten analysiert werden. Weiterleitungsentscheidungen können zwar auf Inhaltstypen basieren, jedoch ermöglicht die neue Detailtiefe, die sich durch die Analyse der Metadaten ergibt, der Inhaltsorganisation komplexe Dokumentverwaltungsentscheidungen, die auf den vom Inhaltsverantwortlichen oder Bibliothekar definierten Regeln basieren.

Für die Inhaltsorganisation müssen Websiteinhaltstypen verwendet werden. Für den Dokumentfluss gelten die folgenden Regeln:

  1. Dokumente mit dem richtigen Inhaltstyp, den richtigen Metadaten und den richtigen Übereinstimmungsregeln werden automatisch an die endgültige Bibliothek und den endgültigen Ordner weitergeleitet.

  2. Dokumente, in denen für die Übereinstimmung mit einer Regel nicht genug Metadaten vorhanden sind oder in denen erforderliche Metadaten fehlen, werden an die Abgabebibliothek gesendet, damit der Benutzer Metadaten eingeben kann.

  3. Benutzer fügen Zielbibliotheken manuell Websiteinhaltstypen hinzu.

  4. Bei allen Inhaltstypen einer Website, denen Regeln zugeordnet sind, wird der Inhaltstyp automatisch der Abgabebibliothek hinzugefügt, wenn Sie zum ersten Mal eine Regel für diesen Inhaltstyp hinzufügen.

  5. Wenn ein Dokument die erforderliche Menge an Metadaten und die spezifischen für die Überstimmung mit einer Regel erforderlichen Metadaten enthält, wird das Dokument automatisch an die Zielbibliothek und den Zielordner weitergeleitet.

Hinweis Hinweis

Sie können die entsprechenden Metadaten eingeben und das Dokument manuell erneut übermitteln, oder Sie können einen standardmäßig täglich ausgeführten Zeitgeberauftrag verwenden, um das Dokument nach der Eingabe der Metadaten oder der Erstellung einer Regel an das endgültige Ziel weiterzuleiten.

Inhaltsverantwortliche verwenden die Regelliste für die Inhaltsorganisation zum Verwalten der Inhaltsorganisation. Zur Verwaltung gehört das Erstellen neuer Regeln, Bearbeiten von Regeln, Verwalten des Status und der Priorität von Regeln sowie das Angeben der Reihenfolge, in der die Regeln ausgewertet werden. Die Regelliste wird verwendet, um Regeln zu erstellen, zu verwalten, anzuzeigen und neu zu sortieren und um Einstellungen zu verwalten.

Zum Erstellen einer neuen Regel erstellen Sie ein Element in der Regelliste für die Inhaltsorganisation und wählen dann den der Regel zugeordneten Inhaltstyp aus. Durch die Auswahl des Inhaltstyps bestimmen Sie die Eigenschaften, die für die Weiterleitung verwendet werden können, und schränken die gültigen Zielspeicherorte für eine Regel ein. Beachten Sie beim Auswählen eines Inhaltstyps, dass nur Typen verfügbar sind, die vom Inhaltstyp Document erben. Mit dem Inhaltstyp Routing Rule, der als einziger Inhaltstyp der Regelliste für die Inhaltsorganisation zugeordnet ist, können neue Regeln einfacher erstellt werden. Die Daten zu einer Regel werden in verschiedenen ausgeblendeten Spalten gespeichert. Die Daten werden verwendet, um die Seite Element bearbeiten für eine Regel zu generieren.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Status von Regeln auszuwählen und die Priorität der Regeln zu verwalten:

  • Deaktivieren Sie eine Regel, um die Ausführung zu verhindern. Dadurch wird die Regel zurückgezogen und damit nicht mehr für eingehende Inhalte ausgeführt. Auf diese Weise kann jedoch noch nachgewiesen werden, dass zum Zeitpunkt des Vorgangs ordnungsgemäße Verfahren galten. Dies ist besonders hilfreich in Datensatzverwaltungsszenarien, in denen das Vorhandensein ordnungsgemäßer Verfahren vor Gericht nachgewiesen werden muss.

  • Geben Sie die Reihenfolge für die Auswertung der Regeln an, indem Sie für jede Regel eine Priorität festlegen. Wenn ein Dokument mit mehr als einer Regel übereinstimmt, wird für die Inhaltsorganisation die Regel mit der höheren Priorität verwendet.

Es gibt zwei Möglichkeiten, bei der Inhaltsorganisation einzuschränken, welche Dokumente mit einer Regel übereinstimmen - anhand des Inhaltstyps und anhand von Übereinstimmungsbedingungen, die auf Eigenschaften basieren:

  • Wenn ein Dokument anhand des Inhaltstyps eingeschränkt wird, stimmt das Dokument nur dann mit einer Regel überein, wenn es dem Inhaltstyp für diese Regel entspricht oder einem ausgewählten Satz von alternativen Namen für den Inhaltstyp, dem die Regel zugeordnet ist. Das Dokument wird als Inhaltstyp der Regel weitergeleitet, wenn der Inhaltstyp als Alias einer Regel zugewiesen ist.

  • Wenn Sie ein Dokument anhand von auf Eigenschaften basierenden Bedingungen einschränken, stimmt das Dokument nur dann mit einer Regel überein, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, die auf bestimmten Dokumenteigenschaften basieren. Dies bedeutet, dass Regeln eingeschränkt werden können, sodass diese nur ausgeführt werden, wenn in den übermittelten Dokumenten bestimmte Metadatenwerte enthalten sind. Wenn die Regel beispielsweise nur für alle Dokumente ausgeführt werden soll, die aus den USA stammen, lautet die Bedingung "Wenn Ursprungsland gleich USA". Die Benutzeroberfläche für auf Eigenschaften basierende Bedingungen ist unabhängig vom Typ.

    Obwohl die Operator- und Wertabschnitte einer Metadatenbedingung abhängig vom Spaltentyp geändert werden, sind verschiedene Aspekte der Benutzeroberfläche der Metadatenbedingung ungeachtet des Spaltentyps gleich:

    • Der Text, in dem angegeben wird, wo der Benutzer einen Wert für die Spalte auswählt.

    • Ein Limit von sechs Bedingungen. Wenn sechs Bedingungen hinzugefügt wurden, wird der Link Neue Bedingung hinzufügen nicht mehr angezeigt.

    • Benutzer wählen eine Spalte immer mithilfe der standardmäßigen Dropdownliste mit Einfachauswahl aus.

    • Verfügbare Spalten sind immer auf alle nicht ausgeblendeten Spalten des Inhaltstyps der Regel beschränkt.

    • Wenn die mehrsprachige Benutzeroberfläche (Multilingual User Interface, MUI) aktiviert ist, werden die Eigenschaftennamen gemäß dem Gebietschema des aktuellen Benutzers angezeigt.

Wenn die Inhaltsorganisation nicht über alle Metadaten verfügt, die zum Weiterleiten eines Dokuments benötigt werden, wird die Auswahl der erforderlichen Spalten von SharePoint Server 2010 nicht erzwungen. Stattdessen wird der Benutzer beim Auswählen einer nicht erforderlichen Eigenschaft gewarnt. Die folgende Meldung wird angezeigt: Warnung: Da es sich nicht um eine erforderliche Eigenschaft handelt, enthält das eingehende Dokument möglicherweise keinen Wert für diese Eigenschaft.

Mithilfe von Ansichten können Sie die Weiterleitung von an die Website übermittelten Dokumenten durch die Inhaltsorganisation analysieren und verstehen. Für den Inhaltstyp Routing Rule werden hierzu verschiedene Spalten und zwei Ansichten bereitgestellt.

Wenn auf der Seite Eigenschaften bearbeiten für eine Regel Daten eingegeben werden, werden die Daten für Benutzer verfügbar gemacht und können von einem Satz von Eigenschaften (hauptsächlich Texteigenschaften) verwendet werden, die auf den der Regel zugeordneten Inhaltstyp angewendet werden. Diese Eigenschaften können einer Ansicht hinzugefügt werden oder auf der der Regel zugeordneten Seite Eigenschaften anzeigen angezeigt werden, sodass die Benutzer Informationen zu den Regeln sehen können.

In Tabelle 1 werden Spalten beschrieben, die zur Verwendung in Ansichten der Regelliste für die Inhaltsorganisation verfügbar sind.

Tabelle 1. Verfügbare Spalten für die Regelliste für die Inhaltsorganisation

Spalte

Beschreibung

Regelname

Auf der Seite Neue Regel bzw. Regel bearbeiten eingegebener Wert für den Regelnamen.

Beschreibung

Auf der Seite Neue Regel bzw. Regel bearbeiten eingegebene Beschreibung.

Priorität

Wird aus Daten erstellt, die im Abschnitt Regelstatus und Priorität der Seite Neue Regel bzw. Regel bearbeiten eingegeben wurden. Wenn die Regel aktiv ist, entspricht der Wert dieser Spalte der ausgewählten Regelpriorität. Wenn die Regel inaktiv ist, hat diese Spalte den Wert Inaktiv.

Inhaltstyp für Übermittlung

Zeigt den Inhaltstyp für die Regel an.

In Bedingungen verwendete Eigenschaften

Zeigt eine durch Trennzeichen getrennte Eigenschaftenliste an.

Aliase

Zeigt eine durch Trennzeichen getrennte Liste von alternativen Namen für den der Regel zugeordneten Inhaltstyp an.

Zielbibliothek

Zeigt die Zielbibliothek für die aktuelle Regel an, die aus dem Abschnitt Zielspeicherort der Seite Neue Regel bzw. Regel bearbeiten stammt.

Zielordner

Zeigt den Namen des Zielordners für diese Regel an, der aus dem Abschnitt Zielspeicherort der Seite Neue Regel bzw. Regel bearbeiten stammt. Wenn der Benutzer eine Bibliothek auswählt oder keinen Ordner auswählt, ist diese Spalte leer.

Zielpfad

Zeigt die vollständige URL des Zielspeicherorts einer Regel an. Die URL ist ein Hyperlink, über den der Zielspeicherort in einem neuen Fenster geladen wird.

Eigenschaft für automatische Ordnererstellung

Zeigt die Eigenschaft an, die zum automatischen Erstellen von Ordnern verwendet wird und aus dem Abschnitt Automatische Ordnererstellung der Seite Neue Regel bzw. Regel bearbeiten stammt. Wenn die automatische Ordnererstellung nicht aktiviert ist, ist diese Spalte leer.

Benutzerdefinierter Router

Zeigt den Namen des benutzerdefinierten Routers für diese Regel an, der aus dem Abschnitt Benutzerdefinierter Router der Seite Neue Regel bzw. Regel bearbeiten stammt.

Referenz

[RecordsManagementProgrammingModel]
[DocumentManagementProgrammingModel]

Konzepte

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