Integrieren von OneNote 2007 in ein Dokumentverwaltungssystem
Veröffentlicht: 01. Okt 2006 | Aktualisiert: 01. Okt 2006
Von Alex Simmons
Zusammenfassung: In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Microsoft Office OneNote 2007-Add-In erstellen, mit dem Sie OneNote in ein Dokumentverwaltungssystem integrieren. Ferner enthält der Artikel eine kurze Zusammenfassung zu OneNote und den Designoptionen auf Basis der OneNote-API. (10 gedruckte Seiten)
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OneNote-Dateihierarchie
OneNote-Dateien
Mögliche Designoptionen
Schlussbemerkung
Weitere Ressourcen
OneNote-Dateihierarchie
In der Dateihierarchie von Microsoft Office OneNote 2007 entspricht ein Abschnitt einer einzelnen OneNote-Datei und hat die Dateinamenserweiterung *.one. In der OneNote-Benutzeroberfläche ist das Notizbuch jedoch die größte Organisationseinheit. Abhängig von den Benutzereinstellungen kann jedes Notizbuch aus mehreren Abschnitten bestehen.
Grundsätzlich gibt es fünf verschiedene Organisationsstrukturen in der OneNote-Benutzeroberfläche:
Notizbücher
Abschnitte (ONE-Dateien)
Abschnittsgruppen
Seiten
Unterseiten
Es gibt hierarchische Regeln darüber, welcher Strukturtyp in anderen Strukturbestandteilen vorhanden sein kann:
Notizbücher können aus folgenden Komponenten bestehen:
Abschnitten
Seiten
Unterseiten
Abschnittsgruppen
Abschnitten
Abschnittsgruppen
Abschnittsgruppen können aus folgenden Komponenten bestehen:
Abschnitten
Seiten
Unterseiten
Abschnittsgruppen
- Abschnitten
Abschnitte können aus folgenden Komponenten bestehen:
Seiten
Unterseiten
Ein Benutzer kann mehrere Notizbücher haben. Standardmäßig bietet OneNote drei Notizbücher. Jedes Notizbuch enthält die folgenden Standardabschnitte und -seiten als Ausgangsbasis:
Geschäftlich
Persönlich
OneNote Bewährte Methoden
Im Dateisystem werden die einzelnen Komponenten der Benutzeroberflächenstruktur wie folgt dargestellt:
Notizbücher sind immer Ordner.
Abschnittsgruppen sind immer Ordner.
Abschnitte sind immer ONE-Dateien und stets untergeordnete Elemente eines Notizbuchs (Ordners) oder einer Abschnittsgruppe (eines Ordners).
Wenn in OneNote 2007 Beta 2 Dateianlagen auf einer der Seiten im Abschnitt gespeichert sind, wird ein Thicketordner gleichgeordnet zur ONE-Datei erstellt. Dieser Thicketordner enthält Kopien der auf den Seiten für diesen Abschnitt gespeicherten Dateien und muss beim Verschieben dieses Abschnitts verschoben werden. Wenn der Thicketordner nicht verschoben wird, also stets gleichgeordnet zur Abschnittsdatei ist, sind die Anlagen in der OneNote-Benutzeroberfläche nicht mehr funktionsfähig, wenn Sie versuchen, diese in der OneNote-Benutzeroberfläche zu öffnen.
Eine Änderung in der endgültigen Version von OneNote 2007 besteht darin, dass Anlagen mit der ONE-Datei gespeichert werden. Thicketordner sind nicht mehr vorhanden, sofern der Abschnitt nicht in einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Bibliothek gespeichert ist. In diesem Fall erstellt OneNote automatisch Thicketordner zum Speichern von Anlagen.
OneNote-Dateien
Sie können weder die OneNote-Anwendung noch Abschnitte, Abschnittsgruppen, Seiten oder Unterseiten schließen. Sie können jedoch Notizbücher schließen.
Normalerweise werden Notizbücher nicht vom Benutzer geschlossen, sondern permanent offen gelassen. Dadurch sind die in der Benutzeroberfläche angezeigten Dateien bei jedem Schließen und erneuten Öffnen von OneNote unverändert. In der Regel schließt der Benutzer ein Notizbuch nur, um es von der Benutzeroberfläche zu entfernen, wenn er ein Projekt abgeschlossen hat oder wenn er selten in dieses Notizbuch schaut und sich weniger Notizbücher anzeigen lassen möchte.
Im Unterschied zu Microsoft Office-Dateitypen kann der Benutzer OneNote-Dateien nicht öffnen, bearbeiten und dann schließen. Sie sollten davon ausgehen, dass sie offen gelassen werden.
Automatisches Speichern von Dateien
Alle an den Dateien vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert. Das Speichern erfolgt in einem Intervall, dessen Länge davon abhängt, wo die Datei tatsächlich gespeichert ist:
Lokales Laufwerk: 5 Sekunden
UNC-Freigabe: 30 Sekunden
SharePoint-Bibliothek: 10 Minuten
HTTP-Freigabe: 10 Minuten
Standardmäßig werden Notizbücher im Ordner ?Eigene Dateien? des Benutzers gespeichert.
Arbeiten mit dem OneNote-Cache
Wenn OneNote eine Änderung an einer Datei speichert, wird die Änderung zuerst im OneNote-Cache gespeichert und später dann repliziert und mit der eigentlichen ONE-Datei zusammengeführt. ONE-Dateien können auf dem lokalen Laufwerk, in einer Freigabe oder in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert werden. Durch das Zwischenspeichern im Cache hat der Benutzer permanenten Zugriff auf seine Notizen, und zwar unabhängig davon, wo die Dateien tatsächlich gespeichert sind oder ob der Benutzer online oder offline ist. Auch im Offlinebetrieb kann der Benutzer Dateien bearbeiten. Die Änderungen werden dann automatisch von OneNote in die Datei übernommen, sobald die Datei wieder zur Verfügung steht. Dadurch wird auch vermieden, dass OneNote die gesamte Datei bei jeder Replikation aus dem Cache schreibt. Stattdessen werden nur die Änderungen repliziert und mit der eigentlichen Datei zusammengeführt.
Wenn Ihr Dokumentverwaltungssystem SMB/CIFS oder WebDAV unterstützt, lassen sich die im Dokumentverwaltungssystem gespeicherten Dateien unter Umständen direkt öffnen. Doch wenn Ihr Versionsverlaufsmodell eine Kopie für jede Version einer Datei erstellen soll, funktioniert dies nicht einwandfrei, weil OneNote die offenen (und ausgecheckten) Dateien bei der Bearbeitung kontinuierlich aktualisiert.
Standardmäßig wird die Cachedatei unter dem folgenden Pfad gespeichert: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\OneNote\12.0.
Name der Cachedatei: OneNoteOfflineCache.onecache
Name des Cache-Thicketordners: OneNoteOfflineCache_Files
Hinweis
Für die beiden folgenden Implementierungen sind weder die Verwendung des Caches noch Kenntnisse des Caches erforderlich. Diese Informationen dienen der Klarstellung.
Dateianlagen und ONE-Dateien
In der OneNote-Benutzeroberfläche wird nur eine ONE-Datei für jeden Abschnitt angezeigt. Wenn Anlagen (eingefügte Dateien oder Audio/Video-Aufzeichnungsdateien) vorhanden sind, die in den Abschnitt eingefügt sind, werden diese ebenfalls in der ONE-Datei gespeichert. Wenn der Benutzer eine Anlage öffnet, bearbeitet, speichert und schließt, wie beispielsweise eine Microsoft Office Word DOC-Datei, wird die in der ONE-Datei gespeicherte Kopie der Anlage von OneNote aktualisiert.
Hinweis
Bei der Beta 2-Version von OneNote 2007 umfasst das Veröffentlichen in einer ONE-Datei keine Dateianlagen. Sie werden in einem Thicketordner gespeichert. Bei der endgültigen Version von OneNote 2007 werden Dateianlagen als Bestandteil der ONE-Datei gespeichert.
Hinzufügen von Schaltflächen zu einer vorhandenen OneNote-Symbolleiste
Mit einem benutzerdefinierten Add-In lassen sich mehrere Schaltflächen mit den folgenden Einschränkungen zu OneNote-Symbolleisten hinzufügen.
Schaltflächen müssen zu einer vorhandenen Symbolleiste hinzugefügt werden. OneNote unterstützt nicht die Möglichkeit, eine eigene Symbolleiste programmgesteuert zu erstellen.
Die neuen Schaltflächen werden am Ende der jeweiligen Symbolleiste angezeigt.
Mögliche Designoptionen
Die folgenden Lösungen sind für zwei unterschiedliche Szenarios optimiert:
**1. Szenario: Anzeige der ausgecheckten Dateien.**Wenn Ihre Kunden normalerweise jeweils nur mit einigen Dateien aus dem Dokumentverwaltungssystem arbeiten und wenn sich diese Dateiauswahl nicht häufig ändert, sollten Sie in Erwägung ziehen, dass nur die ausgecheckten Dateien in OneNote angezeigt werden.
**2. Szenario: Anzeige aller Dateien.**Wenn Ihre Kunden häufig zusammenarbeiten und wenn viele Mitarbeiter die gleichen Dateien aktualisieren, könnte es wünschenswert sein, dass alle im Dokumentverwaltungssystem gespeicherten OneNote-Dateien für ein bestimmtes Projekt angezeigt werden. Mithilfe dieser Option können Mitarbeiter die Änderungen und die von anderen Benutzern in OneNote neu erstellten Dateien erkennen.
1. Szenario: Anzeige der ausgecheckten Dateien
Dieser Ansatz basiert darauf, wie das Ein- oder Auschecken einer Datei in ein bzw. aus einem Dokumentverwaltungssystem für Standarddokumentdateitypen erfolgt, wie beispielsweise für eine DOC-Datei. Wenn Benutzer Dateien zur Bearbeitung in OneNote aus dem Dokumentverwaltungssystem auschecken, erstellt OneNote Kopien in einem Notizbuch namens Ausgecheckte Notizen. Ausgecheckte Dateien bei Bedarf geändert und auch offline aus dem OneNote-Cache bearbeitet werden. Sie können sogar in ein freigegebenes Notizbuch verschoben werden, damit andere Benutzer, die Zugriff auf dieses freigegebene Notizbuch haben, durch Verwendung der in OneNote integrierten Bearbeitungsfunktionen für mehrere Benutzer die Möglichkeit zur Zusammenarbeit haben. Wenn die Benutzer die Bearbeitung beenden und die Dateien wieder einchecken, entfernt OneNote die Dateien von der Benutzeroberfläche und speichert eine Kopie der geänderten Dateien im Dokumentverwaltungssystem. Bei diesem Modell werden nur die aus dem Dokumentverwaltungssystem ausgecheckten Dateien auf der Benutzeroberfläche angezeigt.
In OneNote 2007 Beta 2 werden Dateianlagen (wie beispielsweise eingebettete DOC-Dateien oder Audio- oder Videoaufzeichnungen) nicht als Bestandteil der ONE-Datei gespeichert. Bei OneNote 2007 Beta 2 können Sie einen Test mit dem ONE-Format vornehmen, werden jedoch erkennen, dass die Dateianlagen kein Bestandteil der ONE-Datei sind.
2. Szenario: Anzeige aller Dateien
Dieser Ansatz ist zwar arbeitsaufwändiger, bietet jedoch die beste Lösung zur Integration von OneNote in ein Dokumentverwaltungssystem.
Bei dieser Option wird davon ausgegangen, dass die Benutzeroberfläche Ihres Dokumentverwaltungssystems über etwas Ähnliches wie ein ?Projekt? verfügt. Die Zuordnung zwischen dem Dokumentverwaltungssystem und OneNote erfolgt über den Projektnamen im Dokumentverwaltungssystem zum Notizbuchennamen in OneNote.
Bei diesem Ansatz werden alle im Dokumentverwaltungssystem gespeicherten OneNote-Dateien für ein bestimmtes Projekt in einem einzelnen OneNote-Notizbuch angezeigt. Standardmäßig werden dem Benutzer die im Dokumentverwaltungssystem gespeicherten OneNote-Dateien schreibgeschützt angezeigt. Beim Aktualisieren der Dateien im Dokumentverwaltungssystem nimmt das Add-In in regelmäßigen Abständen eine Abfrage des Dokumentverwaltungssystems vor und aktualisiert die Ansicht der Notizen in OneNote.
In OneNote können Benutzer OneNote-Dateien auschecken, Änderungen an den Dateien vornehmen und sie dann wieder einchecken, wodurch die im Dokumentverwaltungssystem gespeicherten Dateien aktualisiert werden. Wie beim ersten Szenario können Benutzer anhand der in ihren OneNote-Notizen vorhandenen Inhalte auch zusätzliche Dateien im Dokumentverwaltungssystem erstellen, indem sie Notizen im Dokumentverwaltungssystem speichern. Bei diesem Modell muss das Add-In Folgendes leisten:
Abfragen des Dokumentverwaltungssystems nach Änderungen und Aktualisieren der Dateien auf dem Computer des Benutzers
Aktivieren des Status ?schreibgeschützt? für die ONE-Dateien auf dem Computer des Benutzers, die nicht ausgecheckt sind
Einhalten der gleichen Prozeduren für das Auschecken, Einchecken und Speichern wie beim ersten Szenario
Der folgende Abschnitt enthält eine allgemeine Beschreibung, wie Sie dieses Szenario implementieren. Er enthält keine Schritt-für-Schritt-Anweisungen, sondern soll Ihnen vielmehr Möglichkeiten aufzeigen und Anregungen bieten, wie Sie die Erfahrung für die Benutzer Ihres Dokumentverwaltungssystems und von OneNote noch verbessern können.
Implementieren des 1. Szenarios: Anzeige der ausgecheckten Dateien
Zum Implementieren dieses Szenarios müssen Sie der Benutzeroberfläche von OneNote drei Schaltflächen hinzufügen:
Notizen in DVS speichern
Auschecken
Einchecken
Abbildung 1: Schaltflächen für die Dokumentverwaltung in OneNote
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In den folgenden Abschnitten wird das erforderliche Verhalten der Schaltflächen beschrieben.
Schaltflächenverhalten: Notizen in DVS speichern
1. Fall: Aktuelle Seite ist Bestandteil einer ausgecheckten Datei
Das Add-In findet eine Dateieigenschaft, die angibt, dass die Datei ausgecheckt ist.
Das Add-In veröffentlicht die lokale Datei, ersetzt die im Dokumentverwaltungssystem gespeicherte Datei und checkt die Datei nicht ein.
Je nachdem, wie Ihr Dokumentverwaltungssystem den Versionsverlauf überwacht, möchten Sie die im Dokumentverwaltungssystem gespeicherte Datei u. U. nicht ersetzen. Sie möchten diese Version u. U. unverändert beibehalten und eine neue Version der ONE-Datei im Dokumentverwaltungssystem speichern.
2. Fall: Aktuelle Seite ist kein Bestandteil einer ausgecheckten Datei
Das Add-In findet keine Dateieigenschaft, die angibt, dass die Datei ausgecheckt ist.
**1. Option (empfohlen).**Dem Benutzer wird ein Dialogfeld mit Bereichsoptionen angezeigt. Der Benutzer kann die aktuelle Auswahl, Seite, Seitengruppe oder den aktuellen Abschnitt als neue Datei im Dokumentverwaltungssystem speichern. Nach Auswahl des Bereichs kann der Benutzer die Hierarchie des Dokumentverwaltungssystems durchsuchen, um festzulegen, wo die Datei gespeichert und wie sie benannt werden soll. Dann wird eine neue Datei, die mit dem angegebenen Bereich übereinstimmt, im Dokumentverwaltungssystem gespeichert.
Nach dem Speichern der Datei sollte der Benutzer in einem weiteren Dialogfeld gefragt werden, ob er die Datei auschecken möchte, um die Bearbeitung der im Dokumentverwaltungssystem gespeicherten Version fortzusetzen.
Wenn der Benutzer die Datei auscheckt, wird die Datei von OneNote in einem festgelegten Ordner (z. B. im Notizenordner Ausgecheckt) genauso geöffnet, als ob der Benutzer die Datei über die Schaltfläche Auschecken ausgecheckt hätte.
Wenn der Benutzer die Datei nicht auscheckt, bleibt er auf der aktuellen Seite und kann die im Dokumentverwaltungssystem gespeicherte Datei nicht bearbeiten.
2. Option (Alternative). Übernehmen Sie den Bereich entsprechend dem Kontext, und geben Sie dem Benutzer keine Option, den Bereich zu steuern. In diesem Fall ist es logisch, die Standardoption auf Abschnitt (die entsprechende Datei in OneNote) einzustellen.
Durch Anwendung der Methode Publish Sie OneNote-Dateien im Dokumentverwaltungssystem speichern:
OneNote 2007 Beta 2 veröffentlicht die ONE-Datei im Dokumentverwaltungssystem. Neben der ONE-Datei werden Anlagen und Audiodateien in einem Thicketordner abgelegt.
Bei der endgültigen Version von OneNote 2007 wird die ONE-Datei im Dokumentverwaltungssystem veröffentlicht. Anlagen und Audiodateien sind in der ONE-Datei enthalten.
Schaltflächenverhalten: Auschecken
Durch Klicken auf Auschecken sollte ein Dialogfeld geöffnet werden, in dem der Benutzer sein Dokumentverwaltungssystem zum Auschecken einer Datei durchsuchen kann. Dann kopiert das Add-In die angegebene Datei in einen festgelegten Notizenordner, z. B. in den Notizenordner Ausgecheckt.
Wenn das Notizbuch noch nicht vorhanden ist:
1. Option (empfohlen). Durch Klicken auf Auschecken wird der Benutzer zur Angabe eines Speicherorts aufgefordert, in dem dieses Notizbuch erstellt werden soll. Dann wird das Notizbuch im angegebenen Speicherort erstellt und die ausgecheckte Datei dorthin kopiert.
2. Option (Alternative). Durch Klicken auf Auschecken wird das neue Notizbuch im Ordner ?Eigene Dateien? des Benutzers im Verzeichnis ?\OneNote-Notizbücher? erstellt und die ausgecheckte Datei dorthin kopiert.
Wenn das Notizbuch bereits vorhanden ist, wird die Datei durch Klicken auf Auschecken dorthin kopiert.
Für die Datei sollte eine Eigenschaft gespeichert werden, damit das Add-In rasch und verlässlich feststellen kann, ob die Datei ausgecheckt ist.
OneNote 2007 Beta 2 kopiert die ONE-Datei in das angegebene Notizbuch. Sie müssen auch den Ordner mit den Anlagen und Audiodateien in den Ordner mit der ONE-Datei kopieren, damit diese einwandfrei funktionieren.
In der endgültigen Version von OneNote 2007 wird die ONE-Datei im angegebenen Notizbuch gespeichert.
Das Add-In öffnet die kopierte ONE-Datei auf der zuletzt geänderten Seite in diesem Abschnitt.
Schaltflächenverhalten: Einchecken
Durch Klicken auf die Schaltfläche Einchecken sollte die Datei wieder auf die gleiche Weise im Dokumentverwaltungssystem gespeichert werden wie durch Klicken auf die Schaltfläche Notizen in DVS speichern.
Ferner sollte die Datei auch aus dem angegebenen Notizbuch ?Auschecken? (und dem entsprechenden Thicketordner, sofern Sie einen erstellt haben) gelöscht werden.
Wenn der aktuelle Abschnitt (d. h. der Abschnitt, der dem Benutzer aktuell angezeigt wird) keine ausgecheckte Datei ist, deaktivieren Sie diese Schaltfläche.
Der Benutzer kann die ausgecheckte Datei aus dem Standardnotizbuch in jedes beliebige Notizbuch verschieben, das geöffnet ist. Sie sollten immer noch in der Lage sein, eine Datei aus diesem Speicherort einzuchecken und sie nach dem Einchecken aus diesem Notizbuch zu löschen.
Sie sollten auch das implizite Einchecken von Dateien einrichten.
Die meisten Dokumentverwaltungssysteme, die sich heute in Microsoft Office integrieren lassen, checken offene Dateien beim Schließen der Dateien automatisch ein.
1. Option (empfohlen). Wenn der Benutzer OneNote schließt und wenn immer noch Dateien ausgecheckt sind, wird dem Benutzer ein Dialogfeld mit den folgenden Optionen angezeigt:
Einchecken: Die Datei wird eingecheckt.
Nur speichern: Die Datei wird zwar im Dokumentverwaltungssystem gespeichert, ist jedoch immer noch ausgecheckt.
Ausgecheckt lassen: Die Datei bleibt ausgecheckt; sie wird weder gespeichert noch eingecheckt. Es wird nichts vorgenommen. Die Datei bleibt im angegebenen Notizbuch gespeichert und steht dem Benutzer beim nächsten Öffnen von OneNote zur Verfügung.
Unter Umständen möchten Sie ein Kontrollkästchen mit der Option einfügen, dass der Benutzer nicht mehr zur Angabe aufgefordert wird, und eine Methode zur Festlegung einer Standardaktion definieren.
2. Option (Alternative). Checken Sie die Datei ein.
Implementierung
Beim Schließen von OneNote werden alle aktiven Add-Ins zur Freigabe aufgefordert. Wenn ein Add-In diese Freigabeaufforderung erhält, sollte die Freigabe nicht sofort erfolgen. Es sollte Folgendes bewirken:
1. Anzeigen eines Dialogfelds, in dem der Benutzer zur Angabe aufgefordert wird, was mit den offenen Dateien geschehen soll
2. Fortfahren mit Schritt 8, wenn der Benutzer die Datei ausgecheckt lassen möchte
3. Anzeigen einer Statusanzeige oder eines Dialogfelds mit der Angabe ?Datei wird in das Dokumentverwaltungssystem eingecheckt? oder ?Datei wird im Dokumentverwaltungssystem gespeichert?
4. Veröffentlichen der Datei im Dokumentverwaltungssystem
5. Fortfahren mit Schritt 8, wenn der Benutzer die Datei speichern, jedoch nicht einchecken möchte
6. Erneutes Einchecken der Datei in das Dokumentverwaltungssystem, wenn der Benutzer die Datei einchecken möchte
7. Löschen der lokal gespeicherten Datei aus der OneNote-Hierarchie
8. Schließen des Dialogfelds mit der Statusanzeige
9. Abschließen der Freigabe des Add-Ins, damit OneNote das Schließen beenden kann
Obwohl OneNote-Benutzer mehrere OneNote-Fenster geöffnet haben können, in denen jeweils die Add-In-Schaltflächen angezeigt werden, erhält das Add-In beim Schließen eines Fensters nur eine Freigabeaufforderung, wenn es sich um das zuletzt geöffnete Fenster handelt, d. h. der OneNote-Prozess wird beendet. Demzufolge erhält das Add-In nur eine Freigabeaufforderung pro OneNote-Sitzung.
Anzeigen von ONE-Dateien, die in einem Dokumentverwaltungssystem gespeichert sind
Alle im Dokumentverwaltungssystem gespeicherten ONE-Dateien sollten als schreibgeschützt gekennzeichnet sein. Wenn ein Benutzer also eine Datei zur Ansicht öffnet, kann er diese Datei in OneNote nicht bearbeiten und ist u. U. nicht sicher, ob er die an der Datei vorgenommenen Änderungen einchecken kann. Solche Dateien werden von OneNote automatisch im Ordner ?Zuletzt angezeigte Notizen? geöffnet.
Wenn der Benutzer eine Datei bereits ausgecheckt hat, lässt sich eine direkt aus dem Dokumentverwaltungssystem geöffnete Datei immer noch im Ordner ?Zuletzt angezeigte Notizen? öffnen.
Optional kann das Add-In prüfen, ob die Datei aktuell von diesem Benutzer ausgecheckt ist und den Benutzer in diesem Fall zu dieser ausgecheckten Datei leiten, statt sie im Ordner ?Zuletzt angezeigte Notizen? zu öffnen.
Einchecken von Dateien in das oder Auschecken von Dateien aus dem Dokumentverwaltungssystem
Optional sollten die Benutzer von der Benutzeroberfläche des Dokumentverwaltungssystems ebenso Zugriff auf die im Dokumentverwaltungssystem gespeicherten ONE-Dateien haben wie auf andere Dateitypen. Sie sollten in der Lage sein, ONE-Dateien direkt in das Dokumentverwaltungssystem einzuchecken bzw. direkt daraus auszuchecken. Zu diesem Zweck muss das Dokumentverwaltungssystem mithilfe des Add-Ins die Datei im Dokumentverwaltungssystem auf die gleiche Weise auschecken und in OneNote öffnen wie beim Auschecken in der Add-In-Benutzeroberfläche in OneNote.
Implementieren des 2. Szenarios: Anzeige aller Dateien
Sie können größtenteils die gleichen Strategien verwenden wie beim vorherigen Szenario beschrieben. Dieser Abschnitt enthält nähere Informationen zum Implementieren des 2. Szenarios: Anzeige aller Dateien.
Hinzufügen einer DVS-Projekt-Schaltfläche
Zur Implementierung dieses Szenarios müssen Sie eine weitere Schaltfläche, die Schaltfläche DVS-Projekt öffnen, hinzufügen. Wenn der Benutzer auf diese Schaltfläche klickt, kann er das Dokumentverwaltungssystem durchsuchen und ein Projekt auswählen. Bei diesem Beispiel dient der Begriff Projekt der Beschreibung einer Organisationsform im Dokumentverwaltungssystem. Es empfiehlt sich, eine gewisse übergeordnete Hierarchie zu haben, damit neue Dateien, die zum selben Projekt im Dokumentverwaltungssystem hinzugefügt werden, auch in OneNote im selben Projektnotizbuch angezeigt werden. Ersteller von Add-Ins sollten diese Hierarchie optimal auf Basis der Organisation des Dokumentverwaltungssystems festlegen. Folgendes sollte erreicht werden:
Das Add-In soll sämtliche ONE-Dateien in ein neues Notizbuch in OneNote kopieren.
Der Benutzer soll einen Namen für das Notizbuch und einen Speicherort angeben. Alternativ könnten Sie sich dafür entscheiden, den Projektnamen als Notizbuchnamen zu verwenden und das Projekt am Standardspeicherort für OneNote-Dateien zu speichern.
Die in das Notizbuch kopierten Dateien müssen schreibgeschützt sein, bis sie explizit ausgecheckt werden. Sie können Schreibschutzattribute über APIs vom Dateisystem festlegen.
Wenn das Projekt im Dokumentverwaltungssystem über eine Organisationsstruktur verfügt, wie beispielsweise verschachtelte Ordner mit unterschiedlichen OneNote-Dateien, können Sie diese Struktur durch Erstellen der gleichen Ordnerstruktur im Notizbuchordner in OneNote duplizieren. In der OneNote-Benutzeroberfläche würden diese Ordner Abschnittsgruppen zugeordnet. Da Abschnittsgruppen weitere Abschnittsgruppen oder Abschnitte enthalten können, können Sie Organisationsstrukturen duplizieren, die in einem Dokumentverwaltungssystem u. U. anzutreffen sind.
Synchronisieren von OneNote und dem Dokumentverwaltungssystem
Da OneNote Dateien im Dokumentverwaltungssystem standardmäßig schreibgeschützt öffnet, können Sie die an Dateien im Dokumentverwaltungssystem vorgenommenen Änderungen nur speichern, wenn ein Benutzer eine neue Version eincheckt.
Das Add-In sollte das Dokumentverwaltungssystem in bestimmten zeitlichen Abständen abfragen, um nach neuen oder aktualisierten Dateien zu suchen. Außerdem möchten Sie evtl. festlegen, dass das Add-In nicht das Dokumentverwaltungssystem abfragen soll, sondern dass das Dokumentverwaltungssystem das Add-In nach Möglichkeit direkt benachrichtigt.
Wenn das Add-In eine neue oder aktualisierte Datei findet, sollte es diese neue Datei in das OneNote-Notizbuch kopieren und dadurch die alte Datei, sofern vorhanden, ersetzen. Die aktualisierte Datei sollte in OneNote schreibgeschützt bleiben.
Auschecken einer Datei aus OneNote
Wenn der Benutzer beim Anzeigen einer schreibgeschützten Datei auf Auschecken klickt, sollte das Add-In das Dokumentverwaltungssystem vor dem Auschecken der Datei nach Dateiaktualisierungen abfragen:
Wenn der Benutzer über die neueste Version verfügt, sollte das Add-In das Schreibschutzattribut für die Datei in OneNote entfernen. Sie können Schreibschutzattribute über APIs vom Dateisystem festlegen.
Wenn die Version aus dem Dokumentverwaltungssystem neuer ist, sollte das Add-In die aktuelle Kopie der Datei herunterladen und dann das Schreibschutzattribut für die Datei entfernen.
Wenn die Datei im Dokumentverwaltungssystem von einem anderen Benutzer ausgecheckt wird, sollte das Add-In den Benutzer darüber informieren.
Nach dem Auschecken sollte das Add-In die Datei im Dokumentverwaltungssystem als ausgecheckt kennzeichnen.
Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass ein Benutzer durch Verwendung des Dateisystems eine schreibgeschützte OneNote-Datei, die er nicht ausgecheckt hat, mit Schreibzugriff versehen könnte. Dies wäre zwar nicht üblich, aber denkbar. Da dies zu einem Versionskonflikt zwischen der Version im Dokumentverwaltungssystem und der Version in OneNote führen könnte, sollte das Add-In dieses Attribut in regelmäßigen Abständen prüfen und den Benutzer warnen, dass seine Änderungen beim Ein- oder Auschecken der Datei unter Umständen verloren gehen, wenn er den Schreibschutz für eine nicht ausgecheckte Datei aufhebt.
Anzeigen des Checkoutstatus in OneNote
OneNote hat weder eine Statusleiste noch das übliche Dialogfeld Dateieigenschaften
Sie können den Checkoutstatus einer Datei in der OneNote-Benutzeroberfläche am besten anzeigen, indem Sie die Zeichenfolge (ausgecheckt) an den Dateinamen anhängen. Die OneNote-API unterstützt das Umbenennen von Dateien, die vom Add-In eingefügt wurden.
Sie sollten entscheiden, ob der im Dokumentverwaltungssystem gespeicherte Name oder nur die Namen der in OneNote gespeicherten Dateien aktualisiert werden sollen. Statt die eigentliche Datei im Dokumentverwaltungssystem umzubenennen, könnte das Add-In nur die in OneNote geöffneten Dateien umbenennen, wenn das Dokumentverwaltungssystem eine Datei als ausgecheckt meldet.
Das Add-In könnte auch den Benutzernamen der Person, die die Datei ausgecheckt hat, als zusätzliche Information an den Dateinamen anhängen, z. B. (ausgecheckt von Benutzername).
Einchecken einer Datei aus OneNote
Wenn ein Benutzer auf Einchecken klickt, sollte das Add-In die Datei im Dokumentverwaltungssystem veröffentlichen, wie im 1. Szenario beschrieben: Anzeige der ausgecheckten Dateien.
Statt die OneNote-Kopie dieser Datei wie im 1. Szenario zu löschen, sollte das Add-In die Datei als schreibgeschützt kennzeichnen.
Überwachen von Dokumentverwaltungssystemdateien in OneNote
Abgesehen von dem Hinzufügen einer Eigenschaft zu Dateien beim Auschecken sollten Sie sämtlichen Dateien, die im Dokumentverwaltungssystem geöffnet werden, eine bestimmte Eigenschaft hinzufügen, damit das Add-In beim Abfragen des Dokumentverwaltungssystems mühelos die Dateien in OneNote finden kann, wenn der Benutzer diese in ein anderes Notizbuch verschiebt.
Diese zweite Eigenschaft kann sich auf das spezielle Dokumentverwaltungssystem-Projekt oder generell auf das Dokumentverwaltungssystem beziehen.
Anzeigen von oder Zugreifen auf andere Anwendungsdateien aus OneNote
OneNote ist kein Datei-Explorer. In der OneNote-Benutzeroberfläche können nur Notizbücher, Abschnitte und Abschnittsgruppen angezeigt werden.
Wenn in dem Dokumentverwaltungssystem-Projekt andere Dateitypen gespeichert, doch nicht in einem OneNote-Thicketordner gespeichert sind, können diese Dateien in OneNote nicht angezeigt werden.
Das Add-In könnte einen eigenen schreibgeschützten Abschnitt oder eine eigene schreibgeschützte Seite in einem vorhandenen Abschnitt erstellen, um die anderen Projektdateien anzuzeigen. Außerdem könnte es einen direkten Hyperlink zu den Dateien im Dokumentverwaltungssystem erstellen. Dabei würde es sich um ein weiteres Element handeln, das vom Add-In beim Abfragen geprüft und aktualisiert werden müsste. Da das Add-In Inhalte direkt zu OneNote-Seiten hinzufügen oder direkt aus diesen entfernen kann, könnte es die Liste der Hyperlinks mit den Dateien im Dokumentverwaltungssystem synchronisieren.
Sie sollten Links zu Dateien, die in OneNote-Thicketordnern gespeichert sind, jedoch nicht auf diese Weise erstellen. Da diese Dateien auf der OneNote-Seite als Anlagen dargestellt werden, könnte es für den Benutzer verwirrend sein, wenn diese Dateien in der Hyperlinkliste enthalten sind.
Schlussbemerkung
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie OneNote 2007 mit einem Dokumentverwaltungssystem arbeiten kann. Hoffentlich hat Ihnen dieser Artikel einige Ideen vermittelt, damit Sie eine optimale Benutzererfahrung für Ihre Kunden gewährleisten können.