Microsoft Office System: Überblick über Entwicklertechnologien

Veröffentlicht: 04. Dez 2003 | Aktualisiert: 27. Jun 2004

Informieren Sie sich über die neuen Funktionen von Microsoft Office System sowie die leistungsstarken, intelligenten und verbundenen Lösungstypen, die Sie damit erstellen können.

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Einführung Einführung
Übersicht Übersicht
Die Lösungsplattform für Microsoft Office System Die Lösungsplattform für Microsoft Office System
Neuigkeiten für Entwickler Neuigkeiten für Entwickler
Verbundene Anwendungen Verbundene Anwendungen
Integrieren von Webdiensten mit Microsoft Office System Integrieren von Webdiensten mit Microsoft Office System
Erstellen von intelligenten Anwendungen Erstellen von intelligenten Anwendungen
Integrierte und innovative Entwicklertools für Unternehmen Integrierte und innovative Entwicklertools für Unternehmen
Schlussfolgerung Schlussfolgerung

Einführung

In dieser Übersicht über Entwicklertechnologien werden die Innovationen von Microsoft Office System (vorher unter dem Codenamen "Office 11" bekannt) beschrieben, mit deren Hilfe Lösungsentwickler benutzerdefinierte Office-Anwendungen erstellen können, die leistungsstark, intelligent und verbunden sind. Dieser Artikel soll Entwicklern, die Microsoft Office System in benutzerdefinierte Lösungen integrieren, dabei helfen, die neuen Funktionen in Microsoft Office System sowie die damit verbundenen Lösungstypen zu evaluieren.

Übersicht

Microsoft Office System hilft Entwicklern bei der effizienten Erstellung von leistungsstarken und intuitiven Anwendungen, die Anwendern schnell bereitgestellte Lösungen in einer vertrauten und funktionsreichen Benutzeroberfläche bieten.

Microsoft Office System bietet folgende Entwicklungsfunktionen:

  • Verbundene Anwendungen. Hiermit können Entwickler Anwendungen erstellen, die Extensible Markup Language (XML) und Webdienste verwenden, um Office-Endbenutzern eine einfache Interaktion mit unternehmensweiten Geschäftsprozessen und -daten zu ermöglichen. Mit Microsoft Office System wird die XML-Unterstützung in Microsoft Office Excel 2003 und Microsoft Office Access 2003 erweitert sowie auch in Microsoft Office Word 2003 integriert. Darüber hinaus können Entwickler Webdienste jetzt leicht in alle Office-Anwendungen integrieren.

  • Intelligente Anwendungen. Mit Hilfe "intelligenter" Clientfunktionen und der neuen, leistungsstarken Benutzeroberfläche in Office können Entwickler Anwendungen erstellen, die es Benutzern ermöglichen, effizient und auf die von ihnen bevorzugte Weise mit den jeweils benötigten Daten zu arbeiten. Smart Documents in Word 2003 und Excel 2003 stellen einen neuen und effektiven Weg für die Entwicklung von Lösungen dar, die mit dem Benutzer interagieren und ihn bei seiner Arbeit führen. Die beliebte Smarttag-Funktion wurde erweitert, so dass Entwickler noch leistungsstärkere Benutzeroberflächen zur Verbesserung der Benutzerproduktivität erstellen können.

  • Innovative Entwicklertools für Unternehmen. Mit diesen Tools können Entwickler ihre bereits erworbenen Entwicklungskenntnisse durch den Einsatz innovativer und zuverlässiger Tools für die Entwicklung robuster Lösungen anwenden und erweitern. Die Integration mit Microsoft Visual Studio unter Verwendung der Microsoft Visual Studio-Tools für Microsoft Office System erlaubt es Entwicklern, die Leistungsstärke, die das Schreiben von verwaltetem Code in Visual Studio .NET bietet, in Office-Anwendungen zu integrieren.

Die Lösungsplattform für Microsoft Office System

Microsoft Office ist bekannt dafür, dass es Benutzern neben einer hervorragenden Zusammenarbeit auch eine äußerst effiziente und informationsorientierte Arbeitsweise ermöglicht. Die meisten Entwickler haben erkannt, dass sie für die Entwicklung von vertrauten, konsistenten, benutzerfreundlichen und angepassten Anwendungen die umfassenden Erfahrungen und Kenntnisse produktiver Anwender nutzen können, wenn sie Microsoft Office System als Zielplattform für ihre Lösungen wählen. Microsoft Office wird daher zu einer Lösungsplattform, die nicht nur Benutzern und Entwicklern, sondern auch ganzen Unternehmen und vielen anderen eine Vielzahl von Vorteilen bietet.

Bekannt und vertraut
Beim Lernen neuer Softwareanwendungen müssen Benutzer häufig in sehr kurzer Zeit eine große Menge an neuen Informationen aufnehmen und einen allgemeinen Produktivitätsverlust während der Gewöhnung an die neuen Tools akzeptieren. Bei Lösungen, die in Microsoft Office bereitgestellt werden, werden diese Probleme vermieden, da die Benutzer bereits über Erfahrungen und Kenntnisse mit Office-Anwendungen verfügen. Entwickler können somit Geschäftsanwendungen erstellen, die sich problemlos in bereits vorhandene Arbeitsumgebungen integrieren lassen und nur ein Minimum an Einarbeitungszeit erfordern.

Wenn Entwickler auf der Office-Lösungsplattform aufbauen, können sie also eine schnellere Akzeptanz und höhere Produktivität der Benutzer sowie reduzierten Schulungs- und Supportbedarf erwarten. Ähnliche Vorteile gelten aufgrund der eigenen Vertrautheit mit Office auch für die Entwickler selbst. Erstens können sie als Endbenutzer des Produkts auf eigene Office-Kenntnisse zurückgreifen. Zweitens können sie als Entwickler ihr Wissen über branchenführende Technologien wie beispielsweise Microsoft Visual Basic und XML dazu einsetzen, neue Office-Lösungen schnell und effizient zu entwickeln.

Effektiv und effizient
Genau auf Unternehmensanforderungen zugeschnittene Lösungen haben für gewöhnlich ihren Preis. Eine Kostenkontrolle in diesem Bereich ist im heutigen Wirtschaftsklima sehr wichtig. Mit Hilfe der Office-Lösungsplattform können die besonderen Anforderungen von Unternehmen ohne Überbeanspruchung des Budgets erfüllt werden. Durch den Einsatz der Office-Architektur mit wiederverwendbaren Komponenten und unterstützender Infrastruktur müssen Entwickler weniger Zeit für den Entwicklungsprozess aufwenden, und den Benutzern bleibt mehr Zeit, ihr Unternehmen mit Hilfe der neuen Lösungen bei der Ertragssteigerung oder der Kosteneinsparung zu unterstützen.

Ein Beispiel hierfür wäre ein Unternehmen, das eine Business Intelligence-Anwendung zur Durchführung von Marktanalysen implementieren möchte. Das Unternehmen kann dazu eine eigenständige Anwendung erstellen und eine benutzerdefinierte Oberfläche entwickeln, die eine Engine zur Diagrammerstellung sowie ein hochentwickeltes Datenabfragetool enthält. Oder das Unternehmen erstellt eine benutzerdefinierte Microsoft Office-Lösung basierend auf bereits ausführlich getesteten und dokumentierten Komponenten, wie beispielsweise den Diagramm- und PivotTable-Funktionen in Excel.

Fazit
Am wichtigsten ist hierbei, dass Microsoft Office System eine vollständig erweiterbare, sehr effiziente und effektive Lösungsplattform für die Erstellung von benutzerdefinierten Anwendungen darstellt, die eine sofortige Investitionsrentabilität bieten. Den Endbenutzern fällt der Umgang mit der neuen Anwendung leicht, die Entwickler arbeiten produktiv und die Geschäftsprobleme lassen sich auf einfache Weise lösen. Microsoft hat diese Ziele mit Microsoft Office System noch höher gesteckt und bietet Entwicklern auf ihrer Ebene zusätzliche Möglichkeiten.

Neuigkeiten für Entwickler

Microsoft Office System bietet Entwicklern eine Lösungsplattform, auf der eine neue Generation von Anwendungen erstellt werden kann, die zur Steigerung der Benutzerproduktivität und zur Verbesserung der Unternehmensleistung beiträgt und dabei vorhandene Fähigkeiten, Infrastrukturen und Investitionen nutzt. Entwickler können mit Microsoft Office System Folgendes erstellen:

  • Anwendungen, die auf offenen Industriestandards basierende Technologien verwenden und somit einfache Konnektivität zu externen Daten, Systemen und Prozessen ermöglichen.

  • Anwendungen, die Benutzern intelligente, vertraute und auf die direkte Erfüllung von geschäftlichen Anforderungen ausgerichtete Oberflächen bieten.

  • Anwendungen, die mit produktiven und professionellen Entwicklertools schnell entworfen, entwickelt und bereitgestellt werden können.

Verbundene Anwendungen

Eine wichtige Aufgabe, die Entwickler heutzutage erfüllen müssen, ist die Arbeit mit mehreren Systemen und Prozessen bei gleichzeitiger Integration unterschiedlicher Datenquellen in verschiedenen Formaten. Microsoft Office System ermöglicht es Entwicklern, Anwendungen zu erstellen, die sich mit Hilfe von auf offenen Standards basierenden Technologien flexibel mit Geschäftsprozessen und -daten verknüpfen lassen. Eine der wichtigsten Entwicklungen von Microsoft Office System baut auf den in Microsoft Office XP begonnenen Bemühungen auf, XML und Webdienste im gesamten Produkt einzusetzen. Entwickler, die Anwendungen mit Microsoft Office System erstellen, können XML und Webdienste dazu verwenden, Benutzern eine einfache Interaktion mit unternehmensweiten Geschäftsprozessen und -daten sowie mit Kunden und Lieferanten zu ermöglichen.

Aufheben von Datensperrungen mit XML
Die einfache Kommunikation ist ein weiteres wichtiges Kriterium beim Austauschen von Geschäftsdaten und dem Verbinden von Anwendungen über mehrere Systeme hinweg. Microsoft Office stellt für Benutzer, die Informationen zusammenstellen und nutzen müssen, seit jeher eine beliebte Lösungsmöglichkeit dar. Mit Microsoft Office System wird der Informationsaustausch zwischen Dokumenten, Datenbanken und anderen Anwendungen durch die Unterstützung von XML vereinfacht. Benutzer können ihre Gedanken und Ideen frei äußern, und Entwickler müssen sich nicht groß überlegen, wie sie diese umsetzen können. Office-Inhalte werden mit Hilfe von XML zu frei austauschbaren, nicht gesperrten Daten.

XML stellt in Microsoft Office System ein erstklassiges Dateiformat für Word 2003 und Excel 2003 dar, das darüber hinaus mit Hilfe der XML-Schemadefinition (XSD) in Microsoft Office Access 2003 importiert und exportiert werden kann. Obwohl viele der XML-Erweiterungen über die Benutzeroberflächen verschiedener Anwendungen erfolgen, erhalten Entwickler auch über die vollständige Objektmodellunterstützung unbegrenzten Zugriff auf die Office-XML-Funktionen. Weiter unten in diesem Artikel wird die jeweilige Produktunterstützung für XML nach Anwendungen gegliedert beschrieben.

Verwenden von Geschäftsdaten im benutzereigenen Format Alle Daten haben im Kontext eines Unternehmens eine bestimmte Bedeutung. Microsoft Office System unterstützt jetzt die Verwendung benutzerdefinierter XML-Schemata in Word 2003 und Excel 2003. Somit können Benutzer Daten in dem Format bearbeiten und darstellen, das sich für eine spezielle Geschäftsanforderung eignet. Es kann beispielsweise sinnvoll sein, für die Daten eines bestimmten Prozesses, der verbessert wird, oder für die Daten der Datenquelle des Unternehmens, auf die zugegriffen wird, ein XML-Format zu verwenden, anstatt ein Format zu übernehmen, das von einer bestimmten Anwendung verstanden wird. Die Möglichkeit, ein von Unternehmen definiertes XML-Schema zu verwenden, erlaubt flexiblere Verbindungen zu Back-End-Daten und eine einfachere Übersetzung der Daten für eine benutzerdefinierte Darstellung.

In Microsoft Office System können Entwickler Datenelemente im Kontext von Word 2003- und Excel 2003-Dokumenten mit Hilfe von neu entwickelten und intuitiven Benutzerobeflächen visuell zuordnen. Diese Oberflächen repräsentieren die zugrunde liegenden und mit einem Dokument verknüpften XML-Schemas. Wenn die Entwickler einem Dokument Daten zugeordnet haben, können sie sich auf die Erstellung ihrer eigenen, funktionsreichen Benutzeroberflächen und das Hinzufügen von Geschäftslogik konzentrieren, ohne sich über die programmtechnische Bearbeitung von Daten, das Schützen der Dokument- oder Schemastruktur und die Überprüfung des Inhalts sorgen zu müssen.

Einfache Verbindung zu Geschäftssystemen und -prozessen
Da sich XML zu einem weit verbreiteten Industriestandardformat für Daten entwickelt, die zwischen unterschiedlichen Systemen ausgetauscht werden, ermöglicht Microsoft Office System eine flexible Verbindung von Anwendern und Geschäftsdokumenten mit Unternehmensdatenquellen für das Abrufen oder Senden von Daten. Die Integration kann auf einfache Weise über einen Webdienst oder jede Anwendung erfolgen, die XML-Schnittstellen unterstützt, wie beispielsweise Microsoft BizTalk Server oder Microsoft SQL Server 2000. Interoperabilität mit anderen Anwendungen reduziert die Codierung und Datenübersetzung auf ein Minimum und ermöglicht Benutzern, ihre bereits erworbenen Softwareanwendungen besser zu nutzen, indem sie von Office-Anwendungen aus einfacher auf Daten zugreifen und diese auch leichter bearbeiten können.

XML-Schnittstellen, die in häufig verwendeten Produkten wie SQL Server 2000 und BizTalk Server integriert sind, erleichtern den auf Word 2003 und Excel 2003 basierenden Anwendungen die Interaktion mit Unternehmensdaten und Geschäftsprozessen, indem sie die integrierte Unterstützung von benutzerdefinierten XML-Schemas nutzen. Eine verbesserte Interoperabilität von Dokumenten, Kalender und E-Mail mit Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien ermöglicht es, leistungsstarke Zusammenarbeitsanwendungen schneller zu entwickeln.

Erweitern von Microsoft Office System mit XML
Der Einsatz von XML in Microsoft Office System bietet Entwicklern neue Möglichkeiten bei der Erstellung von leistungsstarken Lösungen. Dazu gehören:

  • Strukturierte Word-Dokumente, die Benutzerinformationen erfassen und den Benutzern gleichzeitig alle gewünschten Bearbeitungsfunktionen bieten, einschließlich Rechtschreibprüfung, Verfolgen von Änderungen, AutoKorrektur und vielem mehr.

  • Tabellenblätter, die Datenroundtrips mit anderen Quellen durchführen können, welche Analytiken enthalten, die nur von Benutzern eines Unternehmens mit entsprechenden Excel-Kenntnissen zur Verfügung gestellt werden können.

  • Datenbankanwendungen, die mit Hilfe der Leistungsstärke von Access durch beschleunigte Entwicklungszyklen bereitgestellt werden und Daten jetzt ungehindert zwischen Quellen austauschen können.

XML ändert die Regeln für Office-Entwickler, indem es alle Hindernisse beseitigt, die sich bisher aus der Sperrung von Daten in binären Dateien ergaben.

Aufheben von Sperrungen in Word mit XML
Die Integration von XML in Word 2003 stellt einen großen Durchbruch für Microsoft Office System dar. Daten, die sich vorher nur schwer von frei austauschbaren Dokumenten trennen ließen, können nun ganz leicht bearbeitet werden. Word enthält ein systemeigenes XML-Dateiformat, das ein komplettes Word 2003-Dokument darstellt und vollständige Roundtrips ohne Formatierungsverlust durchführen kann. Dies ermöglicht es Entwicklern, Darstellungsdaten auf einfache Weise abzutrennen, ohne sich um mögliche negative Auswirkungen für den Benutzer zu sorgen. Word-Lösungen können mit Hilfe von XML vielfältig gestaltet werden:

  • Als XML-Editor für benutzerdefinierte Schemas

  • Als Verwaltungstool für Inhalte und als Repurposingtool

  • Als Bearbeitungstool für strukturierte Daten

  • Als Reportingtool für Daten

Word als XML-Editor für benutzerdefinierte Schemas

Word ermöglicht die systemeigene Bearbeitung von XML-Dokumenten unabhängig davon, ob diese sich an ein bestimmtes definiertes Schema halten oder nicht. Für Dokumente, die einem angegebenem Schema nicht entsprechen, generiert Word Schemata, damit diese Dokumente angezeigt, bearbeitet und im XML-Format gespeichert werden können. Von noch größerer Bedeutung ist, dass Word XML-Dokumente unterstützt, die sich an XSD halten. Dabei handelt es sich um Dokumente, die die Struktur von Geschäftsdaten darstellen müssen. Entwickler wenden XML-Elemente zur Entwurfszeit (oder sogar zur Laufzeit) auf Dokumente an. Dies erfolgt auf Basis der zugrunde liegenden, angehängten Schemas. Somit kann zwischen den Daten und dem Dokument eine Struktur geschaffen und eine Überprüfung erzwungen werden. Das Dokument wird mit visuellen Tags markiert, die die Position von XML-Elementen kennzeichnen (siehe Abbildung 1). Der Entwickler kann zwischen der Tagversion und der normalen Version umschalten, um die Struktur während der Bearbeitung mit der gewünschten Ausgabe zu vergleichen.

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Abbildung 1. Benutzerdefiniertes XML in Word

Word zeigt die XML-Struktur, die aus dem auf das Dokument angewendeten Schema abgeleitet wird, in einem Aufgabenbereich der Benutzeroberfläche an. Aktualisierungen des Aufgabenbereichs zeigen nur die Elemente, die sich beim Bearbeiten des Dokuments auf die aktuelle Auswahl anwenden lassen. Alle während der Bearbeitung auftretenden Schemaverletzungen werden dem Entwickler in Echtzeit und anhand von visuellen Hinweisen mit einer Beschreibung des Problems angezeigt.

Dokumente, die ein benutzerdefiniertes Schema verwenden, können gemäß der Struktur des Schemas als reines Daten-XML gespeichert werden. Allerdings können Dokumente auch unter Verwendung des vollständigen Word-XML (WordML)-Schemas gespeichert werden. Sie behalten dabei ihre Formatierung und andere Word-Funktionen bei, wie Dokumenteigenschaften, Versionsverlauf und verfolgte Änderungen, und besitzen daher für Entwickler zusätzlichen Wert. WordML kann anschließend transformiert werden, um die reinen XML-Daten nach Bedarf zu trennen. Es ermöglicht Entwicklern aber auch, Word-spezifische Inhalte offen zu legen. So kann die WordML-Ausgabe beispielsweise tranformiert werden, um eine ASP-Webseite mit dem Versionsverlauf von Dokumenten zu füllen. XML-Markup wird in binären DOC- und DOT-Dateien sowie der XML-Datei aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit und zu Referenzzwecken beibehalten.

Word als Verwaltungstool für Inhalte und als Repurposing-Tool
Word 2003 enthält wichtige Funktionen, die es zu einer nützlichen Komponente einer Verwaltungslösung für Inhalte machen. Während Benutzer in der vertrauten Word-Umgebung arbeiten, können Entwickler den Inhalt nach Bedarf mit Hilfe von Tools, wie Visual Basic für Applikationen (VBA) und dem robusten WordXML-Objektmodell, bearbeiten, verteilen oder anpassen.

Systeme für die Verwaltung von Inhalten (Content Management Systeme) müssen in der Lage sein, das endgültige Ausgabeformat zu steuern. Word ermöglicht es Entwicklern, eine Vorlage oder ein Dokument mit bestimmten Formatvorlagen einzurichten, Benutzern nur Zugriff auf die gewünschten Formatvorlagen zu gewähren und sogar ein direktes Formatieren des Dokuments zu deaktivieren. Somit können komplexe Dokumente von vielen Personen bearbeitet werden, ohne dass dabei die strukturierte Formatierung verloren geht.

Entwickler können in Word eine XSD-Datei manuell anhängen oder eine ausgewählte Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT) auf eine vorhandene XML-Datei anwenden, ohne dass dazu ein Benutzer- oder Entwicklereingriff notwendig ist. Word kann Zuordnungen verfolgen und ermöglicht es Benutzern, die entsprechenden XSDs oder XSLTs automatisch anzuwenden, wenn es auf XML-Dateien stößt, die zu bestimmten Kategorien gehören (wie beispielsweise Zeitungsartikel und Leistungsbewertungen). Bei Lösungen, die diese Funktionen verwenden, kann der Benutzer eine XML-Datei einfach öffnen. Word wendet automatisch eine XSLT an, um die Datei anzuzeigen, und hängt die XSD-Datei an, um die Gültigkeit der XML-Datei während einer Bearbeitung zu erzwingen. Darüber hinaus können Entwickler in Word Schemas nach Bedarf mit Hilfe einer neuen Funktion, der sogenannten Schemabibliothek (siehe Abbildung 2), manuell verwalten. Sie können geeignete Namen oder Aliase auf Mitgliedschemas anwenden, um diese leicht erkennbar zu machen.

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Abbildung 2. Benutzeroberfläche der XML-Schemabibliothek

Word als Bearbeitungstool für strukturierte Daten

Ein Dokument kann in Word vor einer Bearbeitung durch einzelne oder alle Benutzer geschützt werden. In Microsoft Office System bietet Word die Möglichkeit, bestimmte Dokumentabschnitte (beispielsweise in einem Formular) als frei bearbeitbar durch einzelne oder alle Benutzer zu markieren. In Kombination mit der Schemagültigkeitsprüfung können Entwickler Word als Dateneingabetool für den clientseitigen Teil von XML-basierten Geschäftsprozessen verwenden. Wenn der Benutzer mit der Bearbeitung fertig ist, können Entwickler das fertige Dokument an einen Webdienst oder ein internes Servertool senden und dabei sicher sein, dass die Datenausgabe in Form von reinem, gültigem und korrekt formatiertem XML erfolgt.

Word als Reportingtool für Daten
Word 2003 führt aktualisierbare XML-Webabfragen ein, deren Ergebnisse Entwickler mittels Transformation und Nutzung vielfältiger Formatierungsfunktionen für die Anzeige in Word optimieren können. Die Abfrageergebnisse können rein numerische oder andere Daten aus einer Datenbank oder sogar Teile von Word-XML sein, wie beispielsweise Dokumentfragmente, die sich auf einem Server oder in einer Datenbank für Inhalte befinden.

Excel und XML
Excel 2003 verbessert die XML-Unterstützung in Microsoft Office System. Ebenso wie Word unterstützt jetzt auch Excel die Verwendung von benutzerdefiniertem XML. Entwickler können Anwendungen auf der Basis von geschäftlich relevanten XML-Definitionen erstellen und sind nicht mehr auf die Verwendung des systemeigenen XML Spreadsheet Schema (XMLSS) beschränkt, wie dies in Office XP der Fall war. Anstatt also umständliche XSLT-Dateien zu schreiben, um XML-Daten von und in XMLSS zu transformieren, können Entwickler ihr eigenes Schema ganz einfach anhängen und Daten mit Excel austauschen. Es folgen einige durch Excel-XML ermöglichte Verwendungszwecke:

  • Als XML-Editor für benutzerdefinierte Schemas

  • Als analytischer Provider für Inhalte

  • Als automatisierte XML-Datenanzeige

  • Als interaktives Reportingtool für Daten

Excel 2003 als XML-Editor für benutzerdefinierte Schemas

In Microsoft Office System bietet Excel zusammen mit Word Unterstützung für benutzerdefiniertes XML. In Excel können Lösungen, die ein XML-Schema verwenden, innerhalb der Struktur eines Tabellenblattes zugeordnet werden. Excel bietet ein visuelles Datenzuordnungstool, das dem von Word ähnelt (siehe Abbildung 3). Mit Hilfe dieses Tools können Entwickler die XML-Struktur im Aufgabenbereich anzeigen und schnell ein strukturiertes Tabellenblatt erstellen.

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Abbildung 3. Benutzerdefinierte XML-Zuordnung in Excel

Im Gegensatz zu den visuellen Tags, die die XML-Elemente inline in einem Word-Dokument umgeben, werden zugeordnete Elemente in Excel durch blaue, nicht druckbare Zellrahmen gekennzeichnet. Sich logisch wiederholende XML-Muster werden in Microsoft Office System in einer neuen Endbenutzerfunktion, den sogenannten Excel-Listen, integriert. Mit diesen Excel-Listen führt Microsoft datenbankähnliche Funktionen in das Tabellenblatt ein. Auch wenn die Excel-Listen für Endbenutzerszenarios entwickelt wurden, werden sie programmtechnisch durch das Objektmodell offen gelegt, so dass sie von Entwicklern verwendet werden können. Excel-Listen bieten darüber hinaus direkte Lese-/Schreibkonnektivität zu Listen in SharePoint-Sites.

Entwickler können XML-Schemas auf eine neue Arbeitsmappe anwenden oder nach Bedarf vorhandene Arbeitsmappen verwenden. Bei komplexeren Tabellenblattmodellen, die eine gleichzeitige Unterstützung verschiedener Datenstrukturen erfordern, unterstützen Excel-Arbeitsmappen die Zuordnung mehrerer XSD-Schemas.

Excel als analytischer Provider für Inhalte
Excel wird normalerweise auch für das Erfassen von Eingaben erfahrener Benutzer verwendet. Ein Entwickler erstellt beispielsweise ein Tabellenblatt, sendet es an Benutzer, die Daten darin eintragen und das Tabellenblatt anschließend wieder zurücksenden. Herkömmliche Beispielszenarios hierfür sind Anwendungen für die Budgetaufstellung, Spesenabrechnungen, Projektplanung sowie die Konsolidierung beliebiger Datenlisten. Derartige Tabellenblattszenarios sind zwar für Benutzer sehr vorteilhaft, aber für Entwickler stets schwierig zu implementieren. Die XML-Funktion in Excel löst jetzt viele der grundlegenden Probleme.

Entwickler können auf Excel basierende Lösungen erweitern, indem sie XML zum Bereitstellen und Sammeln von Daten verwenden. Webdienste bieten eine einfache Transportmethode für XML, die ein optimales Medium darstellt. Benutzer können XML weiterhin über die Benutzeroberfläche importieren und exportieren, jedoch erhalten Entwickler auch die für sie wichtige, programmtechnische Steuerungsmöglichkeit, um die Sperrung von Daten in Arbeitsmappen aufzuheben. Excel ermöglicht eine Überprüfung von XML anhand des Schemas und stellt somit sicher, dass die Ergebnisse vom Benutzer im benötigten Format zurückgesendet werden.

Excel als automatisierte XML-Datenanzeige
Benutzer verwenden Excel normalerweise sehr gerne für die Anzeige von Daten. Entwickler können Lösungen für Excel entwickeln, die fähig sind, XML-basierte Daten bereitzustellen. Geschäftsintelligenz, Analytiken, Diagrammerstellung und andere Lösungen können die einfache und offene Verwendung von XML in Excel nutzen.

Ein interessantes Beispielszenario für Entwickler ist die Verwendung von Excel als Datenanzeige für beliebige Datenquellen. Entwickler können mit Hilfe der XML-Webabfragefunktion Verknüpfungen von Tabellenblättern zu XML-Datenquellen hinzufügen, ohne Code dafür schreiben zu müssen. Sie können XML-Webabfragen so einrichten, dass sie automatisch aktualisiert werden, Format und Formeln innerhalb eines Tabellenblattes unterstützen und sich mit XML-Zuordnungs- und Listenfunktionen in Excel integrieren lassen.

Microsoft Office System bietet Entwicklern die Möglichkeit, ein Tabellenblatt zu erstellen, das das Format, die Formeln und das Layout enthält, die eine Geschäftsanforderung unterstützen, und dieses Tabellenblatt dann auf eine XML-Quelle zu verweisen, um Benutzern den aktuellsten Inhalt zur Verfügung zu stellen. Benutzer erhalten somit die gewohnte funktionsreiche Excel-Umgebung, und Entwickler erhalten schnelle Ergebnisse.

Excel als interaktives Reportingtool für Daten
Entwickler werden häufig von Benutzern gebeten, Daten in Excel verfügbar zu machen, damit sie ihre eigenen Ad-hoc-Analysen bereitstellen können, was in Browseranwendungen nicht möglich ist. Da die für die Bereitstellung von Webdiensten und XML getätigten Investitionen nun erste Ergebnisse zeigen, können Entwickler den Benutzern die Daten in Excel zur Verfügung stellen und diese Daten dann auf einfache Weise und ungeachtet ihrer ursprünglichen Struktur in Arbeitsmappen zuordnen. Excel enthält ein Add-In für die Arbeit mit Daten, die in der Extensible Business Reporting Language (XBRL) verfasst sind, einem XML-Hybrid, das die Finanzdaten von Unternehmen strukturiert. Mit Hilfe dieses Add-Ins können Entwickler Finanzmodelle mit XML erstellen.

XML in Access

Auf das in Access 2002 erforderliche Access-spezifische Schema wird in Access 2003 zugunsten des neuesten XSD-Standardformats für den Austausch von XML-Daten mit externen Datenquellen verzichtet. Entwickler können Access-Daten nun mit Hilfe ihrer eigenen XSL-Transformationen flexibler importieren oder exportieren. Für das Importieren von Daten in Access wird kein XSD benötigt. Wenn kein XSD vorliegt, generiert Access aus den eingehenden Daten eine Struktur. Wenn die importierten XML-Daten ein zugehöriges XSD-Schema enthalten, erkennt Access festgelegte Datentypen basierend auf der Schemadefinition.

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Abbildung 4. Benutzeroberfläche mit Optionen für das Importieren von XML in Access

Access bietet eine größere Anzahl an Optionen für mehr Flexibilität beim Exportieren von XML. Durch die Verwendung von Microsoft XML Core Services (MSXML) 5 können beim Exportieren XSLT-Dateien erstellt werden, um XML-Inhalt darzustellen. Darüber hinaus wird der Export von XML im Hinblick auf aktuelle Filter und Reihenfolgen ebenfalls unterstützt. Eine weitere, wichtige Errungenschaft bei der Unterstützung von XML in Access ist die Möglichkeit, verwandte Tabellen während des Exportprozesses automatisch zu exportieren. Auf diese Weise wird verhindert, dass beim Exportieren versehentlich Daten ausgelassen werden, die sich in mit den zu exportierenden Tabellen verknüpften Tabellen (wie beispielsweise Datensuchtabellen) befinden.

Gemäß den von Benutzern an Access gestellten Anforderungen steht die über die Benutzeroberfläche verfügbare XML-Unterstützung auch programmtechnisch zur Verfügung. Das XML-Objektmodell wurde verbessert, einschließlich einer neuen TransformXML-Methode und zusätzlichen Parametern für die ExportXML-Methode.

Integrieren von Webdiensten mit Microsoft Office System

Microsoft Office System bietet eine noch bessere Anwendungskonnektivität als früher, indem es Webdienste unterstützt, die das Microsoft Office 2003 Web Services Toolkit verwenden. Somit können Entwickler Daten aus Legacy-Systemen leichter offen legen. Bisher innerhalb von Geschäftsanwendungen gesperrte Daten können jetzt autorisierten Benutzern des Unternehmens verfügbar gemacht werden, die bisher nur mit Schwierigkeiten auf diese Daten zugreifen konnten. Entwickler können externe Unternehmensdaten auf einfache Weise suchen, integrieren und in Lösungen verwenden, ohne dabei die Office-Entwicklungsumgebung verlassen zu müssen. Der größte Pluspunkt ist jedoch, dass Microsoft Office System Entwicklern die Möglichkeit verschafft, eine Verbindung zu Webdiensten herzustellen, ohne neue Sprachen oder Protokolle erlernen zu müssen. Entwickler setzen dazu lediglich ihre bereits erworbenen Fähigkeiten ein.

Erstellen von Webdienstverweisen in VBA

Wenn das Office 2003 Web Services Toolkit installiert ist, bietet Microsoft Office System Entwicklern neue Funktionen, mit denen sie Webdienste suchen und integrieren können, ohne den Office Visual Basic-Editor (VBE) zu verlassen. Über die Benutzeroberfläche für Webdienstverweise (siehe Abbildung 5 unten) können Entwickler mittels Schlüsselwort oder Unternehmensnamen nach Webdiensten suchen, die in öffentlichen oder firmenspezifischen UDDI-Verzeichnissen (Universal Description, Discovery and Integration) aufgeführt sind, und diese dann in ihr VBA-Projekt aufnehmen. Alternativ dazu können Entwickler aber auch direkt auf die WSDL-Datei (Web Services Description Language) eines bekannten Webdienstes verweisen, die mit ihrem Projekt verwendet werden soll.

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Abbildung 5. Benutzeroberfläche für Webdienstverweise im Office Visual Basic-Editor

Sobald das Suchtool einen Webdienst gefunden hat, kann der Entwickler die vom Dienst angebotenen Methoden sowie alle dazu vorliegenden Beschreibungen überprüfen. Er kann sogar eine Testmethodenseite über die Benutzeroberfläche ausführen, wenn diese vom Webdienst angeboten wird, um sicherzustellen, dass sich der Dienst für das Projekt eignet.

Entwickler müssen einfach auf Add klicken, um dem VBA-Projekt einen Webdienstverweis hinzuzufügen. Office fügt Proxyklassen in das aktuelle VBA-Projekt des Benutzers ein, das Routinen enthält, die die Methoden des Webdienstes offen legen, führt darüber hinaus Fehlerbehandlungen durch, verwaltet die VBA-Klasse und vieles mehr. Entwickler können umgehend damit beginnen, systemeigenen VBA-Code zu schreiben, um den Webdienst in die Geschäftslogik zu integrieren. Durch das Hinzufügen von Webdienstverweisen wird die Erstellung einer völlig neuen Klasse von verbundenen Anwendungen für den Entwickler insgesamt vereinfacht.

Erstellen von intelligenten Anwendungen

Microsoft Corporation hat in Office XP mit den sogenannten Smarttags ein innovatives Konzept eingeführt. Durch den Einsatz der Smarttag-Technologie können Entwickler Lösungen erstellen, die wichtige Datenbegriffe innerhalb von Dokumenten und E-Mail-Nachrichten auf intelligente Weise erkennen. Benutzer erhalten somit die Möglichkeit, benutzerdefinierte Aktionen durchzuführen, die mit diesen spezifischen Datenelementen verknüpft sind. Microsoft Office System erweitert diese Smarttag-Funktionen, damit noch leistungsstärkere Smarttags erstellt werden können, und erweitert darüber hinaus auch die Metapher, um Lösungen auf Dokumentebenenbasis (sogenannte Smart Documents) zu ermöglichen.

Intelligentere Schnittstellen
Entwickler, die Lösungen mit Microsoft Office System implementieren, können die Vorteile von Smarttags und Smart Documents nutzen, um intelligentere Lösungen zu erstellen, die Geschäftslogik integrieren, auf die Arbeitsweise des Benutzers eingehen und auf die Eingaben und Aktionen reagieren, die für den Benutzer wichtig sind. Intelligente Lösungen ermöglichen es Benutzern, der Ausführung ihrer eigentlichen Arbeitsaufgaben mehr Zeit zu widmen und weniger Zeit damit zu verbringen, eine Anwendung zu verstehen, nach Anweisungen zu suchen oder Support anzufordern.

Entwickler können mit Hilfe von Smarttags kontextbezogene, bedarfsgesteuerte Oberflächen erstellen, die Benutzern Zugang zu relevanten Unternehmensdaten bieten, arbeitsintensive Aufgaben vereinfachen oder eine beliebige Anzahl an Vorgängen durchführen, die mit dem erkannten Datenbegriff in Zusammenhang stehen. Die Smarttags in Microsoft Office System lassen sich besser konfigurieren als die Smarttags in Office XP. Benutzer können so von dynamischen Aktionen und kontextspezifischen Aufgabenbereichsinhalten profitieren.

Die Smart Document-Technologie von Microsoft Office System ermöglicht es, XML-basierte Anwendungen zu erstellen, die Benutzern mit Hilfe des Office-Aufgabenbereichs kontextbezogenen Inhalt zur Verfügung stellen. Benutzer können mit Smart Documents produktiver arbeiten, da beim Navigieren durch ein Dokument verschiedene Inhalte im Aufgabenbereich angezeigt werden. Damit wird die Zeit reduziert, die sonst für das Durchsuchen oder Eingeben von Daten bzw. die Suche nach Hilfeinformationen aufgewendet wird. Da Aufgabenbereiche flexibel und programmierbar sind, können sie Benutzern praktisch alle Arten von unterstützenden Informationen anzeigen, wie beispielsweise zu dem Dokument gehörende Daten, relevante Hilfeinhalte, Berechnungsfelder, Hyperlinks und eine Vielzahl an Steuerelementen.

Entwickler können Word- und Excel-Dokumente auf der Grundlage einer XML-Struktur erstellen, die sicherstellt, dass Benutzer gültige Informationen eingeben und anzeigen. Gleichzeitig bietet die XML-Struktur Entwicklern die Möglichkeit, das Dokument mit kontextspezifischen Hilfe- und Supportinformationen zu erstellen.

Einführung in Smart Documents
Smart Documents bauen auf dem in Office XP eingeführten Konzept der Smarttags auf und erweitern dieses mit Hilfe einer dokumentbasierten Metapher, die die Arbeit von Benutzern mit Dokumenten vereinfachen und verbessern soll. Entwickler erstellen mit der Smart Document-Technologie Lösungen, die auf funktionsreichen, XML-basierten Dokumenten in Word und Excel aufbauen und von einem Server aus bereitgestellt und aktualisiert werden können, sobald das Originaldokument bzw. die Originalvorlage auf dem Client geöffnet wurde. Eine Verteilung lässt sich somit völlig problemlos bewerkstelligen. Benutzer können die Fähigkeit von Smart Documents nutzen, relevante Informationen und Aktionen mit Hilfe eines intuitiven Aufgabenbereichs zur Verfügung stellen, der den Inhalt basierend auf der aktuellen Position des Benutzers im Dokument abstimmt.

Vorteile von Smart Document-Lösungen
Smart Documents ermöglichen eine neue Generation von Smart Client-Lösungen, die Entwickler Office-Benutzern zur Verfügung stellen können. Diese Lösungen bauen auf den bereits erworbenen Kenntnissen der Benutzer bei der Arbeit mit Word- und Excel-Dokumenten auf und kombinieren verteilte, webbasierte Computertechnik mit offenen Standardtechnologien wie XML und Webdiensten. Nachfolgend werden einige der Vorteile beschrieben, die Smart Document-Lösungen Entwicklern bieten:

  • Bessere dokumentbasierte Lösungen. Entwickler können mit Hilfe von Smart Documents die Benutzerfreundlichkeit im Vergleich zu herkömmlichen, auf Office-Dokumenten basierenden Anwendungen verbessern. Entwickler können Lösungen mit funktionsreicheren Benutzeroberflächen erstellen, den Benutzern bei der Arbeit in einem Dokument situationsrelevante Inhalte anzeigen und Dokumente so erweitern, dass sie sich problemlos mit anderen Prozessen und Systemen integrieren lassen.

  • Programmierbarer Aufgabenbereich. Smart Documents bieten ein Programmierbarkeitsmodell für Aufgabenbereiche in Microsoft Office System, mit dem Entwickler passende und innerhalb einer Lösung relevante Inhalte bereitstellen können. Der Aufgabenbereich kann so programmiert werden, dass er verschiedenste Arten von Daten, Hilfeinformationen und Steuerelemente (wie beispielsweise Schaltflächen, Kontrollkästchen, Optionsfelder und Listenfelder) sowie Hyperlinks, Bilder und beliebigen Text enthält. Entwickler können darüber hinaus die Ereignisse des Aufgabenbereichs verwalten, um anstelle des Benutzers Aktionen durchzuführen.

  • Vereinfachter Bereitstellungs- und Aktualisierungsmechanismus. Smart Document-Lösungen werden unter Verwendung eines neuen Mechanismus bereitgestellt. Dieser Mechanismus ermöglicht es, die Installation einfach durch Öffnen eines Dokuments durchzuführen, das per E-Mail empfangen oder von einem Web- oder Dateiserver heruntergeladen wurde. Darüber hinaus können sich Smart Documents selbst automatisch von jedem vertrauenswürdigen Serverspeicherort aus aktualisieren. Aktualisierungen lassen sich somit völlig problemlos durchführen. Entwickler müssen den clientseitigen Code nie direkt installieren oder verwalten.

  • Höhere Sicherheitsstandards. Smart Document-Lösungen implementieren einen hohen Sicherheitsstandard, der volle Vertrauenswürdigkeit erfordert. Gedownloadete Lösungen unterliegen Office-Sicherheitseinstellungen, können nur von vertrauenswürdigen Sites stammen und müssen von einem vorher als vertrauenswürdig eingestuften Signaturgeber signiert sein. Selbst wenn diese Anforderungen erfüllt sind, wird der Benutzer dennoch dazu aufgefordert, sich für oder gegen eine Initiierung des Downloads und die Verwendung einer Smart Document-Lösung zu entscheiden. Entscheidet sich der Benutzer dagegen, wird auf seinem Computer nichts ausgeführt.

  • XML-Unterstützung. Die Unterstützung von XML in Word- und Excel-Dokumenten ermöglicht die Verwendung von Smart Documents, die XML einsetzen. Entwickler können vorhandene XML-Tools, Datenquellen und ihre eigenen XML-Fähigkeiten auf einfache Weise nutzen, um robuste Smart Document-Lösungen zu erstellen.

Verwenden von Smart Documents
Smart Documents verbessern Geschäftsprozesse. Dabei kann es sich um Prozesse handeln, die lediglich sicherstellen, dass Benutzer mit der aktuellsten Kopie eines Dokuments arbeiten. Es können aber auch funktionsfähige, interaktive Prozesse sein, die Anleitungen, Anweisungen, Daten und formatierten Inhalt bereitstellen und über den Aufgabenbereich und entsprechende Aktionen verfügbar machen. Smart Document-Szenarios können sehr unterschiedliche Aufgaben umfassen, wie beispielsweise das Aktivieren eines Spesenberichts in Excel, das Erstellen einer Absatzstrategie und das Verwalten eines Formulars für die Einhaltung rechtlicher Vorschriften in Word.

Das folgende Beispielszenario soll verständlicher machen, wie Smart Documents die Benutzerfreundlichkeit verbessern. Vor der Einführung von Smart Documents öffneten Benutzer, die einen Spesenbericht ausfüllen mussten, zunächst einmal die aktuelle Tabellenblatt-Datei. Wenn sie diese noch nicht besaßen, mussten sie sie auf einer Intranetseite oder einer Dateifreigabe heraussuchen oder eine Kopie benutzen, die sie per E-Mail erhalten oder bereits auf ihrem Computer gespeichert hatten. Wenn Benutzer bereits über eine Kopie der Datei verfügten, mussten sie erst einmal sicherstellen, dass es sich dabei um die aktuellste Version handelte, bevor sie fortfahren konnten. Dazu mussten sie auch die gewöhnlichen Speicherorte für diese Datei überprüfen. Sobald die Benutzer das aktuelle Dokument gefunden hatten, füllten sie es mit Hilfe der auf dem Tabellenblatt enthaltenen Anweisungen aus, die möglicherweise in Zellen oder als Zellenkommentare angezeigt wurden. Danach reichten sie das Dokument zur Genehmigung ein. Dazu mussten sie es unter Umständen wieder auf einer Dateifreigabe speichern oder es per E-Mail direkt an einen Vorgesetzten schicken.

Smart Documents gestalten die Verarbeitung derartiger Berichte einfacher und effizienter, wobei Fehler und Verwirrungen vermieden werden. Bei einer Smart Document-Lösung benötigen die Benutzer weiterhin zuerst einmal die Spesenvorlage. Allerdings müssen sie diese nur einmal abrufen, da die Lösung Informationen zu ihrer eigenen Aktualisierung enthält. Sollte das Unternehmen einmal das Format oder die Logik für diese Spesenberichtlösung ändern, müssen Benutzer lediglich ihre Version öffnen, und das Smart Document wird mit den neuesten Funktionen aktualisiert. Auch das Ausfüllen des Spesenberichts gestaltet sich einfacher und intuitiver. Während Benutzer Informationen eingeben, wird der Aufgabenbereich beständig aktualisiert, um relevante Inhalte anzuzeigen, die informeller oder funktioneller Natur sein können. Wenn Benutzer beispielsweise Speseninformationen in eine Zelle eingeben, die jedoch eine Klassifizierung nach Kategorie erfordert, zeigt der Aufgabenbereich Erläuterungen zu jeder Spesenkategorie und die zugehörigen Spesentypen an und bietet sogar an, eine Kategorie automatisch einzufügen. Oder wenn Benutzer eine Spesensumme eintragen und angeben, dass es sich dabei um einen ausländischen Währungsbetrag handelt, zeigt der Aufgabenbereich aktuelle Wechselkurse an. Dabei nutzt er einen Webdienst, um eine genaue Buchführung sicherzustellen und die Berechnung zu vereinfachen. Eine andere Funktion des Aufgabenbereichs könnte Benutzern beispielsweise bei der Berechnung von Fahrtkosten helfen, indem sie einen Kilometerrechner anzeigt, der einen Webdienst mit Point-to-Point-Zuordnung nutzt.

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Abbildung 6. Ein Smart Document in Word

Wenn Benutzer ihr Formular ausgefüllt haben, klicken sie im Aufgabenbereich auf Submit. Das Smart Document überprüft zuerst den Bericht und leitete dann das korrekte Dokument direkt an den entsprechenden Vorgesetzten weiter. Nachdem ein Bericht gesendet wurde, ist die Schaltfläche Submit auf der Benutzerkopie abgeblendet und der Bericht als gesendet markiert. Der Vorgesetzte kann auf seiner Kopie entweder auf Approve Expense Report oder Deny Expense Report klicken. Wenn er auf Approve Expense Report klickt, wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Benutzer gesendet, und die Daten des Spesenberichts werden an den Verarbeitungsservice für Spesenberichte weitergeleitet. Wenn der Bericht abgelehnt wird, wird er mit den Anmerkungen des Vorgesetzten automatisch wieder an den Benutzer zurückgesendet. Der gesamte Prozess wird mit der in der Smart Document-Lösung enthaltenen Logik durchgeführt und verwaltet.

Erstellen von Smart Documents
Entwickler können zum Erstellen einer Smart Document-Lösung ein bereits vorhandenes Dokument verwenden oder ganz neu beginnen. Das Dokument muss an ein zugrunde liegendes XML-Schema angehängt werden, das dann als Basis für die Markierung des Dokuments mit entsprechenden XML-Elementen verwendet wird. Sobald das Dokument vorbereitet ist, erstellen Entwickler mit Hilfe der Smart Document-API die Automatisierung für die Lösung. Der von den Entwicklern geschriebene Code bearbeitet das Dokument direkt oder interagiert mit serverseitigen Prozessen, wie beispielsweise dem Abrufen von Daten oder dem Routen des Dokuments (bzw. seines Inhalts) an ein Back-End-System, um die Lösung zu vervollständigen.

Die API für die Erstellung von Smart Documents ähnelt sehr stark der Smarttag-API, auf der sie basiert. Entwickler können den API-Verweis mit der Sprache ihrer Wahl erstellen und sind nicht auf Visual Basic beschränkt. Sie können Smart Documents sogar unter verwaltetem Code erstellen, wenn sie die Microsoft Common Language Runtime (CLR) und Microsoft Visual Studio .NET verwenden. Obwohl Smart Documents und der zugrunde liegende Code eng miteinander verbunden sind, sind sie doch voneinander unabhängig, ihre Versionen können einzeln geprüft werden, und sie können von der Wiederverwendung anderer allgemeiner Komponenten außerhalb des Projekts profitieren.

Eine als Manifest bezeichnete XML-Datei stellt einen letzten und auch wichtigen Baustein einer Smart Document-Lösung dar. Das Manifest verbindet die Word- oder Excel-Dokumentvorlage, auf die Benutzer zuerst zugreifen, mit allen unterstützenden Dateien (wie beispielsweise DLL, XSD oder XSL), die mit einer Smart Document-Lösung verknüpft sind. Der Entwickler muss die Manifestdatei einfach erstellen und mit den unterstützenden Dateien der Lösung auf dem Server platzieren. Wenn ein Smart Document von einem Benutzer geöffnet wird, überprüft die Manifesttechnologie in Office die internen Metadaten des Dokuments (die bei der Erstellung der Lösung im Eigenschaften-Dialogfeld auf der Registerkarte mit den benutzerdefinierten Eigenschaften angegeben werden), um das zugeordnete Manifest zu ermitteln und zu untersuchen. Damit wird sichergestellt, dass die gesamte Lösung verfügbar und betriebsbereit ist und bei Bedarf neue oder veraltete Dateien gedownloadet werden. Die Bereitstellung und Verwaltung für den Lösungsentwickler wird so stark vereinfacht.

Intelligentere Smarttags
Die als neue Funktion in Office XP eingeführten Smarttags wurden in Microsoft Office System auf Grundlage des von Benutzern und Entwicklern erhaltenen Feedbacks verbessert. Benutzer erhalten durch Smarttags mehr Flexibilität, da Entwickler damit neue Szenarios für eine größere Anzahl an Office-Funktionen implementieren können.

Smarttags stehen in Microsoft Office System nicht nur in Word, Excel und Microsoft Office Outlook® 2003 (wenn Word als E-Mail-Editor eingesetzt wird) zur Verfügung, sondern auch in Access und Microsoft Office PowerPoint® 2003. Smarttags werden in Microsoft Office System in folgenden Anwendungen eingesetzt:

  • Access

  • Excel

  • PowerPoint

  • Word

  • Outlook, Aufgabenbereiche und SharePoint (für Personennamen)

  • Aufgabenbereich Recherchieren (gesamtes Office)

  • Microsoft Internet Explorer (mit SDK-Tool erkennbar)

Smarttags wurden auch für Benutzer und Entwickler verbessert. Benutzer können jetzt die Smarttag-Schaltfläche und die Schaltfläche für individuelle Smarttags auf der Benutzeroberfläche aktivieren oder deaktivieren. Die Objektmodellunterstützung wurde erweitert, um Entwicklern mehr VBA-Flexibilität zu bieten. Die Verteilung von Smarttags wurde ebenfalls verbessert, so dass Entwickler Smarttags auf Computerebene bereitstellen können. In Office XP konnten sie auf einem bestimmten Computer nur auf einer einzelnen Ebene (der Ebene des aktuellen Benutzers) registriert werden. Nachfolgend werden einige der wichtigeren Smarttag-Verbesserungen in Microsoft Office System erläutert:

Erneutes Laden von Erkennungsprüfern und Aktionen ohne Neustarten der Hostanwendung
Smarttag-Erkennungsprüfer und -aktionen werden in Office XP nur dann geladen, wenn die Anwendung gestartet wird. In Microsoft Office System können Smarttags erneut geladen werden, ohne dass dazu die Hostanwendung geschlossen und wieder geöffnet werden muss. Dadurch werden die Smarttags für Benutzer zugänglicher und anwendungsfreundlicher. Neu heruntergeladene Smarttag-Aktionen sind sofort verfügbar, und das dynamische Aktualisieren von Smarttags funktioniert jetzt, wie vorgesehen, ohne Neustart. Entwickler, die sich im Erstellungs-/Debuggingprozess für Smarttags befinden, profitieren ebenso von dieser Funktion, da sie ihre Produktivität steigert.

Dynamische Smarttag-Aktionsmenüs
Entwickler können Smarttag-Aktionsmenüs jetzt zur Laufzeit ändern. Damit stehen ihnen viele neue Szenarios zur Verfügung. Sie können Smarttags erstellen, die sich für dynamische Menübeschriftungen eignen, oder Menüelemente ganz löschen. Wenn Entwickler die Menübeschriftung ändern, können sie nützlichere und situationsbezogene Aktionsmenüs erstellen, die die Benutzerfreundlichkeit verbessern. Früher hat ein Smarttag-Aktionsmenü Benutzern beispielsweise das Angebot "Diese DVD ist jetzt erhältlich" gemacht. Dieselbe Aktion kann nun umfangreichere und aktuellere Informationen mit mehr Details bereitstellen, wie beispielsweise "Sie erhalten diese DVD bis zum 5. Juni für nur 19,99 ?". Dies wird dann programmtechnisch zur Laufzeit abgeleitet.

Dynamische Aktionsmenüs ermöglichen es Entwicklern, Aktionen bereitzustellen, die lediglich zur Information dienen. Ein einfaches Anwendungsbeispiel hierfür wäre ein Börsenticker-Smarttag mit einer verknüpften Aktion, die Aktienpreise liefert. Anstelle einer Menübeschriftung mit dem Titel "Aktienpreis auf meiner Börsenseite" und einer Aktion, die Benutzer von dem aktuellen Dokument weg und zu einer Webseite führt, könnte ein dynamisches Aktionsmenü dafür eingesetzt werden, die Informationen direkt anzuzeigen: "Aktienpreis auf meiner Börsenseite (13,75 ?; plus 0,125)".

In manchen Szenarios kann es sinnvoll sein, ein bestimmtes Aktionsmenü nicht anzuzeigen. Entwickler können unpassende Aktionsmenüs unterdrücken, wenn es die Situation erfordert. So sollte beispielsweise ein Aktionsmenü mit dem Titel "Jetzt kaufen" für ein Produkt unterdrückt werden, das nicht mehr vertrieben wird. Auch ein Aktionsmenü mit der Beschriftung "Besprechung planen" für einen bereits verstrichenen Termin sollte unterdrückt werden.

Kaskadierende Menüs

Im Zusammenhang mit Smarttag-Aktionsmenüs gibt es noch eine weitere nützliche und neue Funktion: das Erstellen von kaskadierenden Menüs. Entwickler können Aktionen logisch nach Hierarchie gruppieren, um Benutzern die Suche nach verwandten Aktionen zu erleichtern, um die Menügesamtlänge zu verkürzen oder um Aktionen einfach unter einer Überschrift zusammenzufassen, damit sie von anderen Aktionshandlern getrennt sind.

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Abbildung 7. Kaskadierendes Smarttag-Aktionsmenü

In die Smarttag-Infrastruktur integrierter Tokenisierer

Die Smarttags in Microsoft Office System enthalten eine integrierte Tokenisierungsfunktion, die Zeichenfolgen, Interpunktion und Leerräume in Wörter aufspaltet, die dann vom Erkennungsprüfer verwendet werden können. Entwickler, die die Smarttag-API implementieren, müssen den Text jetzt nicht mehr tokenisieren. Sie können sich auf die Ableitung ihrer Begriffslisten für den Erkennungsprüfer und die benutzerdefinierten Aktionen konzentrieren, anstatt Code für das Analysieren des Textes zu schreiben. Die Tokenisierung ist besonders für Entwickler hilfreich, die Smarttags schreiben, die mehrere Sprachen unterstützen müssen, denn die Entwickler müssen dazu keinen sprachspezifischen Code mehr schreiben.

Mustervergleiche ohne das Schreiben von Code
Entwickler können Smarttag-Funktionen nutzen, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen. Entwickler konnten zwar mit Office XP eine Microsoft Office Smart Tag Lists (MOSTL)-XML-Datei erstellen, Microsoft Office System führt jetzt jedoch zudem den Mustervergleich ein, um codefreie Smarttags leistungsstärker und nützlicher zu gestalten. Ein Entwickler, der an das Schreiben regulärer Ausdrücke (mit Hilfe einer leicht modifizierten Perl-Syntax) gewöhnt ist, kann eine MOSTL-Datei erstellen, die einen regulären Ausdruck implementiert, der sich in vorhersehbarer Weise wiederholende Begriffe erkennen kann. So können eine MOSTL-Datei und reguläre Ausdrücke zum Beispiel verwendet werden, um eine Teilenummer (Part Number) zu erkennen, wenn die Zeichenfolge stets mit "Part Num" beginnt und mit einer beliebigen Zahlenfolge endet, ohne alle möglichen Teilenummern in die XML-Datei eingeben zu müssen.

Neue Smarttag-Typen
Im Folgenden finden Sie neue Smarttag-Typen, die Entwickler in Office 2003 implementieren können und die bei der Begriffserkennung verschiedene Lebensdauern und Bereiche anbieten:

  • Expiring. Smarttags können eine bestimmte Lebensdauer besitzen, die vom Entwickler festgelegt wird, damit die Erkennung nach einem bestimmten Datum und Zeitraum gestoppt wird. Expiring-Tags eignen sich für Situationen, in denen ihre Verwendung nach einem bestimmten Datum oder Zeitraum keinen Zweck mehr erfüllt. Sie sparen den Entwicklern Verwaltungs- und Cleanupzeit. Für ein Smarttag, das beispielsweise mit einem Onlinecoupon verknüpft ist, kann als Ablaufdatum der Tag festgelegt werden, an dem dieser Coupon nicht mehr gültig ist. Damit wird sichergestellt, dass Benutzer keine unnötige Zeit verschwenden oder in die Irre geführt werden.

  • Unsavable. Einige Smarttags eignen sich nicht dafür, mit einem Dokument gespeichert zu werden. Mit Hilfe von Unsavable-Tags können Entwickler sicherstellen, dass vertrauliche Informationen, wie beispielsweise Kundennamen oder Personaldaten, nicht versehentlich über ein Dokument außerhalb einer Abteilung oder eines Unternehmens verbreitet werden.

  • Fragile. Entwickler, die Erkennungsprüfer für Smarttags erstellen, können hiermit eine unerwünschte Erkennung vermeiden. Früher bestand bei Smarttags, die Kundennamen erkannten, das Risiko, dass die Eingabe des Benutzers falsch interpretiert wurde, wenn ähnliche Kundennamen eingegeben wurden, wie z.B. "Smith Auto" und "Smith Auto Body". Wenn der Benutzer in diesem Beispielszenario nach der Eingabe von "Smith Auto" pausierte, löste der Erkennungsprüfer die Suche nach einem Kunden aus. Wenn der Benutzer jedoch den Begriff "Smith Auto Body" vervollständigte, dann lief die ursprüngliche Erkennung weiter und wurde nicht an den eigentlichen Kontext angepasst. Dies kann in Office 2003 durch Festlegen der Fragile-Eigenschaft auf einem Smarttag vermieden werden. Das Smarttag stoppt die Erkennung, wenn der Benutzer Text in den entsprechenden Absatz eingibt, nicht nur mitten im Smarttag selbst.

Erweiterbarkeit der Recherchebibliothek
In allen Anwendungen in Microsoft Office System gibt es eine so genannte Recherchebibliothek, d.h. einen neuen Aufgabenbereich, der vom Benutzer initiierte Suchvorgänge in lokalen und Remote-Datenquellen ermöglicht. Diese Suchvorgänge können sowohl hinter einer Firmenfirewall als auch im Internet durchgeführt werden und auf Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien basierende Sites mit einschließen. Anfänglich bietet dieser Aufgabenbereich grundlegende Ressourcen an, wie beispielsweise Thesaurus und Wörterbuch in mehreren Sprachen, zweisprachige Wörterbücher, Computerübersetzungen, ein Lexikon sowie die Möglichkeit, das Internet zu durchsuchen.

Die Recherchebibliothek, die Administratoren auf einer Unternehmensebene steuern können, kann von Entwicklern und Drittanbietern von Informationen erweitert werden, um den Benutzern geschäftsspezifische Daten zur Verfügung zu stellen. Der Aufgabenbereich der Recherchebibliothek kann so angepasst werden, dass er Smarttags, Hyperlinks und Textdaten enthält, die als strukturierte XML-Daten auch in Office-Anwendungen eingefügt werden können. Das ist bei normalen Suchvorgängen im Internet nicht möglich. Hinsichtlich der Erweiterbarkeit der Recherchebibliothek ist noch zu erwähnen, dass eine Erweiterung im Gegensatz zu vielen Anpassungsszenarios in Office, die normalerweise auf Dokument- oder Anwendungsebene bereitgestellt werden, Entwicklern die Möglichkeit bietet, eine intelligente Lösung für das gesamte Microsoft Office System zur Verfügung zu stellen.

Integrierte und innovative Entwicklertools für Unternehmen

Microsoft arbeitet seit jeher an Innovationen für die Bereitstellung von Entwicklertools, damit Entwickler benutzerdefinierte Lösungen erstellen können, die Office erweitern. So wurde beispielsweise durch die Einführung von VBA die Produktivität von Entwicklern gesteigert. Microsoft Office System zielt auch weiterhin darauf ab, eine führende Lösungsplattform für professionelle Entwickler aller Ebenen und Fähigkeiten zu schaffen. Microsoft Office System stellt neue Benutzeroberflächen zur Verfügung, erweitert die Unterstützung von Technologien mit offenem Standard und lässt Entwickler Entscheidungen hinsichtlich der Tools, Sprachen und Anwendungsarchitekturen treffen.

Verbesserte Lösungsbereitstellung
In Microsoft Office System können Entwickler Lösungen erstellen, die sich von einem Server aus bereitstellen, verwalten und aktualisieren lassen. Dadurch wird die Durchführung von Änderungen oder Verbesserungen bei Anwendungsfunktionen sowie bei den Zugriffsberechtigungen von Einzelpersonen erleichtert, ohne dass dabei auf dem Desktop gearbeitet werden muss. So lässt die neue Smart Document-Technologie beispielsweise Anwendungsszenarios zu, in denen Entwickler funktionsreiche XML-basierte Word- und Excel-Lösungen von einem Server aus bereitstellen und anschließend aktualisieren können, sobald das ursprüngliche Dokument bzw. die ursprüngliche Vorlage auf dem Client geöffnet wurde. In Microsoft Office System wurde darüber hinaus eine weitere neue Technologie implementiert, Microsoft Visual Studio .NET Tools für Microsoft Office System, das Entwicklern mit Hilfe von Microsoft .NET Framework einen vereinfachten Verteilungsmechanismus bietet.

Serverbasierte Bereitstellungen verbessern die Sicherheit von Desktopanwendungen, indem sie einen größeren Teil der Anwendungs- und Datenzugriffsberechtigungen von einem zentralisierten Server innerhalb einer Vertrauenszone verwalten. Verwaltete Assemblys und Code für Smart Documents und Smarttags befolgen robuste .NET-Sicherheitsprotokolle.

Integration mit Visual Studio .NET
Visual Studio .NET Tools für Office kombiniert die bei der Erstellung von Office-Lösungen mögliche Vielfalt mit der Leistungsstärke, die das Schreiben von Code in Visual Studio .NET bietet. Entwickler können jetzt .NET-Code schreiben, der im Hintergrund von Word- und Excel-Dokumenten ausgeführt wird. Bisher war nur VBA-Code zulässig. Sie können alle Vorteile der Visual Studio .NET-Umgebung nutzen und gleichzeitig Code erstellen, der Microsoft Office System automatisiert.

Durch den Einsatz von verwaltetem Code in Microsoft Office System erhalten Entwickler die Möglichkeit, Anwendungen mit einem robusteren Sicherheitsmodell zu erstellen und Code einzuschränken, der nur auf einem voll vertrauenswürdigen Unternehmensserver ausgeführt werden kann. Dies vereinfacht die Bereitstellung und spart Zeit und Geld, da keine Anwendungsausspeicherung für eine manuelle Installation des Codes auf jedem Desktop erforderlich ist.

Der .NET-Projekten zugrunde liegende Code kann in .NET mit neuen Office-Dokumenten gestartet werden, auf vorhandene Excel-Tabellenblätter oder Word-Dokumente und -Vorlagen angewendet werden und sogar parallel mit aktueller, VBA-basierter Logik bestehen. Dies ist besonders hilfreich, wenn eine gestufte, kostengünstige Lösungsmigration über .NET Framework zugelassen werden soll.

Entwickler, die Visual Studio .NET verwenden, können viele Codierungsvorteile nutzen, wie beispielsweise freie Sprachwahl, einfacheres Debugging, bessere Speicherverwaltung und ein robusteres Sicherheitsmodell. Darüber hinaus erlaubt eine genehmigte, primäre Interop-Assembly für das Office-Objektmodell Entwicklern, sich auf die Erstellung einer Anwendung mit Visual Studio zu konzentrieren, anstatt Zeit für das Schreiben von "Überbrückungscode" aufzuwenden, um eine Verbindung mit dem COM-basierten Office-Objektmodell herzustellen.

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Abbildung 8. Erstellen eines Office 2003-Projekts in Visual Studio .NET

Schlussfolgerung

Microsoft Office System bietet Entwicklern die neuesten Innovationen für die Bereitstellung von funktionsreichen Lösungen für eines der weltweit beliebtesten Softwareprogramme. Durch den Einsatz von XML und Webdiensten stellt Microsoft Office System eine verbundene Plattform für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen, Prozessen, mehreren Unternehmen und darüber hinaus dar. Die intelligenten und erweiterbaren Technologien von Microsoft Office System, einschließlich Smart Documents, Smarttags, programmierbaren Aufgabenbereichen und einer paketübergreifenden Recherchebibliothek, befähigen Entwickler weiterhin, Anwendungen für alle Arten von Benutzern zu erstellen, die eine Vielzahl von Geschäftsanforderungen erfüllen.

Microsoft Office System bietet Entwicklern eine professionelle Entwicklungsumgebung, die auf ihren Kenntnissen und Fähigkeiten aufbaut, die Bereitstellung und Verwaltung vereinfacht und vielfältige Funktionen, Optionen und Wahlmöglichkeiten bereitstellt. Microsoft Office System enthält innovative Tools für die Erstellung intelligenter Geschäftsanwendungen.


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