Arbeiten mit Microsoft Word-Dokumentvorlagen - Die Grundlagen

Veröffentlicht: 28. Jul 2003 | Aktualisiert: 28. Jun 2004
Von Charles Kyle Kenyon und Frank Rice

Auf dieser Seite

Einführung Einführung
Lernziele Lernziele
Erstellen von Dokumentvorlagen Erstellen von Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagenordner Dokumentvorlagenordner
Globale Dokumentvorlagen Globale Dokumentvorlagen
Die Dokumentvorlage "Normal.dot" Die Dokumentvorlage "Normal.dot"
Die Hierarchie von Dokumentvorlagen Die Hierarchie von Dokumentvorlagen
Formatvorlagen in Dokumentvorlagen Formatvorlagen in Dokumentvorlagen
Organisieren von Dokumentvorlagen Organisieren von Dokumentvorlagen
Arbeiten mit Dokumentvorlagen Arbeiten mit Dokumentvorlagen
Verwenden der Funktion "Organisieren" Verwenden der Funktion "Organisieren"
Makros in Dokumentvorlagen und Dokumenten Makros in Dokumentvorlagen und Dokumenten
Fehlerbehebung für Dokumentvorlagen Fehlerbehebung für Dokumentvorlagen
Schlussfolgerung Schlussfolgerung

Einführung

Dokumentvorlagen sind ein spezieller Typ von Microsoft® Word-Dokument, in dem Text, Formatvorlagen, Makros, Tastenkombinationen, benutzerdefinierte Symbolleisten und AutoText-Einträge gespeichert werden können. In einem Dokument, das mithilfe einer Dokumentvorlage erstellt wurde, stehen alle diese Funktionen zur Verfügung. Auf diese Weise wird ein Großteil des Entwicklungs- und Dokumenterstellungsaufwands automatisch für Sie erledigt (vorausgesetzt, Ihre Dokumentvorlagen sind sorgfältig geplant). Damit Dokumentvorlagen für Sie und, noch wichtiger, Ihre Kunden eine Hilfe darstellen, müssen Sie jedoch nicht alle diese Funktionen nutzen.

Lernziele

Nach dem Durcharbeiten dieses Artikels werden Sie folgende Kenntnisse erlangt haben:

  • Unterscheiden zwischen einer Dokumentvorlage und einem normalen Dokument.

  • Unterscheiden zwischen einer Dokumentvorlage und einer globalen Dokumentvorlage.

  • Speichern eines Dokuments als Dokumentvorlage.

  • Verbinden einer anderen Dokumentvorlage mit Ihrem Dokument.

  • Öffnen einer Dokumentvorlage zum Bearbeiten.

  • Ermitteln des Speicherorts von Dokumentvorlagen auf Ihrem Computer.

  • Erstellen zusätzlicher Registerkarten unter der Option Neu im Menü Datei (oder Entfernen von unerwünschten Registerkarten).

  • Einrichten und Verwenden von Arbeitsgruppenvorlagen.

  • Erstellen einer globalen Dokumentvorlage.

  • Kopieren von Makros, Formatvorlagen und AutoText-Einträgen zwischen Dokumentvorlagen (oder Dokumenten).

  • Verwenden von Visual Basic für Applikationen (Makros) zur Automatisierung Ihrer Arbeit.

Erstellen von Dokumentvorlagen

Wie bereits weiter oben erwähnt, sind Dokumentvorlagen ein spezieller Typ von Word-Dokument. Sie enthalten Komponenten, die von anderen Dokumenten verwendet werden können, wie etwa Text, AutoText, Makros und Symbolleisten. Darüber hinaus sind darin Formatvorlagendefinitionen sowie Informationen über Änderungen an Ihrer Benutzeroberfläche, wie etwa Tastenkombinationen und Änderungen an den integrierten Menüs und Symbolleisten, enthalten.

Anmerkung AutoText dient als Speicherort für Text oder Grafiken, die Sie immer wieder verwenden, z.B. für Standardvertragstexte oder lange Verteilerlisten. Jede Text- oder Grafikauswahl wird als AutoText-Eintrag gespeichert und mit einem eindeutigen Namen versehen.

Dokumentvorlagen und Dokumente verfügen über eine unterschiedliche interne Dateistruktur. Über die Jahre ist dieser Unterschied zwar immer kleiner geworden. Je fortgeschrittener jedoch Ihr Umgang mit Word wird, desto bedeutender wird diese Unterscheidung wieder. Wenn Sie ein Dokument als Dokumentvorlage speichern, wird die Erweiterung ".dot" anstelle einer ".doc"-Erweiterung an das Namensende angehängt. Es ist jedoch nicht die Erweiterung, durch die die Datei zu einer Dokumentvorlage wird. Eine reine Namensänderung bewirkt nicht, dass ein Dokument zu einer Dokumentvorlage wird oder umgekehrt (obwohl ein solches Vorgehen Sie und andere Benutzer verwirren könnte). Unter Microsoft Windows® könnte eine solche falsch benannte Datei als Dokument bzw. Dokumentvorlage (je nach Erweiterung) angesehen werden, von Word hingegen wird der Unterschied erkannt. Sie können ein Dokument in Word mit dem Befehl Speichern unter im Menü Datei in eine Dokumentvorlage verwandeln. Es ist nicht möglich, eine Dokumentvorlage direkt in ein Dokument zu verwandeln. Sie können jedoch ein neues Dokument auf der Basis einer Dokumentvorlage erstellen und anschließend dieses neue Dokument als Dokument speichern. Die folgende VBA-Codeanweisung dient zur Erstellung eines neuen Dokuments auf der Basis einer benutzerdefinierten Dokumentvorlage:

... 
Document.Add "C:\Templates\MyTemplate.dot 
...

Diese Anweisung funktioniert nur, wenn sich die Dokumentvorlage unter C:\Templates befindet. Ansonsten wird eine Fehlermeldung angezeigt. Das Options-Objekt, bei dem es sich um eine Eigenschaft des Application-Objekts handelt, verfügt über eine Reihe von Eigenschaften und Methoden, einschließlich der DefaultFilePath-Eigenschaft, die zur Ermittlung des Pfades für Dateien dient. Um die vorangegangene Anweisung etwas flexibler zu gestalten, könnte sie wie folgt umgeschrieben werden:

... 
Dim strUserTemplates As String 
strUserTemplates = Options.DefaultFilePath(wdUserTemplatePath) 
Documents.Add strUserTemplates & "\MyTemplate.dot" 
...

Es ist darüber hinaus möglich, mit der AttachedTemplate-Eigenschaft von ActiveDocument die Dokumentvorlage an das aktive Dokument anzuhängen. Mit dieser Anweisung wird die Dokumentvorlage Letter.dot an das aktive Dokument angehängt:

... 
ActiveDocument.AttachedTemplate = "javascript:void(null);" 
...

Ausführlichere Informationen zur Erstellung von Dokumentvorlagen finden Sie in den Artikeln Creating a Template-The Basics (Part I) (in Englisch) von MVP Suzanne S. Barnhill und Creating a Template (Part II) (in Englisch) von MVP John McGhie.

Obwohl in diesem Artikel nur die Grundlagen der Verwendung von Dokumentvorlagen angesprochen werden, besteht die Absicht in der Vermittlung von Informationen, die nicht in anderen Artikeln behandelt werden.

Wenn Sie eine Dokumentvorlage erstellen, empfehle ich dringend die Beachtung von Formatvorlagen.

Anmerkung Eine Formatvorlage besteht aus einer Reihe von Formatierungsmerkmalen, die Sie auf Text, Tabellen und Listen in Ihrem Dokument anwenden können, um schnell deren Darstellung zu verändern. Beim Anwenden einer Formatvorlage weisen Sie eine ganze Gruppe von Formaten in einem einfachen Arbeitsgang zu.

Bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Dokumentvorlage sollten Sie die Dokumentformatierung immer mit der Option Formatvorlagen und Formatierung im Menü Format ändern. Dies ermöglicht einen wesentlich einfacheren Zugriff auf Formatvorlagen für Benutzer als die direkte Bearbeitung von Formatvorlagen in einer Dokumentvorlage.

Eine direkte Dokumentvorlagenformatierung (außerhalb von Formatvorlagen) kann für den Benutzer verwirrend sein und die Arbeit unnötig erschweren. Wenn Sie der Benutzer Ihrer eigenen Dokumentvorlagen sind, dann ist es nicht zu spät, sich die Formatierung mithilfe von Formatvorlagen anzugewöhnen.

Sowohl in Word als auch in Windows werden Funktionen mit der Absicht verborgen, dass zu viele Informationen für Benutzer verwirrend sein könnten. Sie können dieser Sichtweise zustimmen oder nicht. Dieser Artikel setzt jedoch voraus, dass Sie einige dieser verborgenen Informationen anzeigen können, insbesondere:

  • Dateinamenerweiterung

    Wenn Sie sich in einem Windows Explorer-Fenster befinden, das Word-Dokumente enthält, tragen die Dateinamen dann die Erweiterung ".doc" oder nicht? Falls nicht, müssen Sie folgende Einstellungen durchführen:

    • Klicken Sie im Menü Extras auf Ordneroptionen, und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Ansicht.

    • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Dateinamenerweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden (oder ähnlich), und klicken Sie auf OK (oder Schließen).

      Wenn Sie sich im Mac OS X Finder befinden, müssen Sie sich in der Ansicht Als Liste oder Als Spalten befinden (beide Optionen im Menü Darstellung), um die Erweiterungen anzuzeigen. Wenn sie nicht sichtbar sind, klicken Sie im Menü Einstellungen auf Finder, und wählen Sie die Option für die dauerhafte Anzeige von Dateierweiterungen aus.

  • Absatzmarken und Abschnittsmarken

    Diese nicht druckbaren Zeichen stehen im Mittelpunkt der Word-Formatierung. Wenn diese nicht sichtbar sind, ist die Arbeit an einem Dokument äußerst schwierig und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie versehentlich die Formatierung und somit das Dokument selbst beschädigen, wird sehr hoch. In der Standardeinstellung werden diese Zeichen nicht angezeigt. Wenn Sie an der Formatierung eines Dokuments arbeiten, müssen diese Zeichen sichtbar sein. Klicken Sie auf die Symbolleistenschaltfläche einblenden/ausblenden (in der Symbolleiste Standard, links neben der Dropdownliste Zoom). Sie können diese Einstellung auch vornehmen, indem Sie im Menü Extras auf Optionen klicken, die Registerkarte Ansicht wählen und anschließend unter Formatierungszeichen auf Alle klicken.

    odc_wdtemp01.gif

    Abbildung 1. Die Symbolleistenschaltfläche "einblenden/ausblenden"

    Beachten Sie, dass sich diese Einstellungen später wieder ändern lassen.

    Die meisten erfahrenen Computerbenutzer lassen diese Zeichen eingeblendet, um Zeit zu sparen, da ohne diese Zeichen die Orientierung im Dokument erschwert werden könnte.

Erstellen eines Dokuments aus einer Dokumentvorlage

Wenn Sie im Menü Datei auf Neu klicken, wird der Aufgabenbereich Neues Dokument geöffnet.

odc_wdtemp02.gif

Abbildung 2. Der Aufgabenbereich "Neues Dokument"

Es gibt vier Abschnitte: Für uns ist der Abschnitt Mit Vorlage beginnen interessant. Klicken Sie auf die Verknüpfung Allgemeine Vorlagen, um die auf Ihrem Computer verfügbare Auswahl anzuzeigen.

odc_wdtemp03.gif

Abbildung 3. Das Dialogfeld "Vorlagen"

Wenn Sie eine Dokumentvorlage auswählen und anschließend ein neues Dokument auf der Basis dieser Dokumentvorlage erstellen, bleibt die Dokumentvorlage an das Dokument "angehängt". Der in der Dokumentvorlage vorhandene Text steht auch in Ihrem neuen Dokument zur Verfügung.

Alle im Dokument verwendeten Formatvorlagen (sowohl im Text der Dokumentvorlage als auch im von Ihnen eingegebenen oder eingefügten Text) werden im Dokument selbst definiert und verbleiben im Dokument, selbst wenn die Verknüpfung später aufgehoben wird. Falls die Formatvorlagendefinition der Dokumentvorlage nach Verwendung im Dokument geändert wird, ändert sich die Formatvorlage im Dokument selbst nicht, es sei denn, die Dokumentvorlage wird erneut angehängt oder die Formatvorlage wird anderweitig wieder in das Dokument kopiert. (Weitere Informationen zum Anhängen einer Dokumentvorlage an ein vorhandenes Dokument erhalten Sie weiter unten).

AutoText-Einträge, Makros, Tastaturanpassungen und Symbolleisten in der Dokumentvorlage stehen Dokumenten so lange zur Verfügung, wie das Dokument an die Dokumentvorlage angehängt bleibt, werden jedoch in der Regel nicht in das Dokument übertragen. (Dokumente können zwar keine AutoText-Einträge enthalten, jedoch werden Tastaturanpassungen, Makros und Symbolleisten gespeichert.)

Programmtechnisches Anhängen von Dokumentvorlagen

Dokumentvorlagen können nicht nur über die Benutzeroberfläche angehängt werden, sondern auch mithilfe von Code, wie das folgende Beispiel zeigt. Dieses Beispiel erstellt ein Recordset aus der Nordwind-Beispieldatenbank, verbindet eine Dokumentvorlage mit dem aktuellen Dokument und füllt anschließend eine Reihe von Lesezeichen im Dokument aus.

Private Sub Document_Open() 
   Dim Conn As New ADODB.Connection 
   Dim rsInvoices As New Recordset 
   Dim objDoc As Document 
   Dim objTable As Table 
   Dim strUserTemplates As String 
   Dim strConnection As String 
   Dim strCustomer As String 
   Dim strDBPath As String 
   Dim strSQL As String 
   Dim intNumRows As Integer 
   Dim i As Integer 
   On Error Resume Next 
   strDBPath = "javascript:void(null);" & _ 
   "\Office10\Samples\Northwind.mdb" 
   ' Open a connection to the Northwind database. 
   strConnection = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;" & _ 
   "Persist Security Info=False;" & _ 
   "Data Source=" & strDBPath 
   Conn.Open strConnection 
   strSQL = "SELECT * FROM Invoices " & _ 
   "WHERE (((Orders.ShipName)='QUICK-Stop'))" 
   rsInvoices.Open strSQL, Conn, adOpenStatic, adLockReadOnly 
   strUserTemplates = Options.DefaultFilePath(wdUserTemplatesPath) 
   Set objDoc = Documents.Add(strUserTemplates & _ 
 "\Simple Invoice.dot") 
   ' Retrieve and set company information. 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoName", _ 
   rsInvoices("Customers.CompanyName").Value 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoAddress", _ 
   rsInvoices("Address").Value 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoCity", _ 
   rsInvoices("City").Value 
   ' To handle Nulls in this field. 
   If IsNull(rsInvoices("Region").Value) Then 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoState", _ 
   "" 
   Else 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoState", _ 
   rsInvoices("Region").Value 
   End If 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoZip", _ 
   rsInvoices("PostalCode").Value 
   ' Retrieve and set Bill To information. 
   SetBookmark ActiveDocument, "BillToName", _ 
   rsInvoices("Salesperson").Value 
   SetBookmark ActiveDocument, "BillToCompany", _ 
   rsInvoices("ShipName").Value 
   SetBookmark ActiveDocument, "BillToAddress", _ 
   rsInvoices("ShipAddress").Value 
   SetBookmark ActiveDocument, "BillToCity", _ 
   rsInvoices("ShipCity").Value 
   ' To handle Nulls in this field 
   If IsNull(rsInvoices("ShipRegion").Value) Then 
   SetBookmark ActiveDocument, "BillToState", _ 
   "" 
   Else 
   SetBookmark ActiveDocument, "BillToState", _ 
   rsInvoices("ShipRegion").Value 
   End If 
   SetBookmark ActiveDocument, "BillToZip", _ 
   rsInvoices("ShipPostalCode").Value 
   Set objTable = ActiveDocument.Tables(3) 
   i = 1 
   objTable.Cell(i, 1).Range.Text = "Description" 
   objTable.Cell(i, 2).Range.Text = "Amount" 
   Do While Not rsInvoices.EOF 
   i = i + 1 
   objTable.Cell(i, 1).Range.Text = rsInvoices("ProductName") 
   objTable.Cell(i, 2).Range.Text = Format(rsInvoices("ExtendedPrice"), "Currency") 
   rsInvoices.MoveNext 
   Loop 
' Clean up. 
Set objDoc = Nothing 
Set objTable - Nothing 
End Sub 
Public Sub SetBookmark(objDoc As Document, sBookmark As String, sValue As String) 
 If objDoc.Bookmarks.Exists(sBookmark) Then 
  objDoc.Bookmarks(sBookmark).Range.Text = sValue 
 End If 
End Sub

Der erste Abschnitt der Subroutine dient zum Öffnen einer Verbindung mit der Nordwind-Beispieldatenbank.

... 
strDBPath = "javascript:void(null);" & _ 
   "\Office10\Samples\Northwind.mdb" 
   ' Open a connection to the Northwind database. 
   strConnection = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;" & _ 
   "Persist Security Info=False;" & _ 
   "Data Source=" & strDBPath 
.......Conn.Open strConnection 
...

Im Anschluss wird mit einer SQL-Anweisung ein Recordset-Objekt auf der Basis der Invoices-Abfrage in Nordwind geöffnet. Im Beispiel sollte die Anzahl der abgerufenen Datensätze eingegrenzt werden, weshalb die SQL-Anweisung eine WHERE-Klausel verwendet, um die Datensätze für den Quick-Stop-Versender abzurufen.

... 
strSQL = "SELECT * FROM Invoices " & _ 
   "WHERE (((Orders.ShipName)='QUICK-Stop'))" 
rsInvoices.Open strSQL, Conn, adOpenStatic, adLockReadOnly 
...

Anschließend wird die Dokumentvorlage Invoice.dot mithilfe der wdUserTemplatesPath-Enumeration der DefaultFilePath-Eigenschaft des Options-Objekts angehängt:

   strUserTemplates = Options.DefaultFilePath(wdUserTemplatesPath) 
   Set objDoc = Documents.Add(strUserTemplates & _ 
 "\Simple Invoice.dot")

Als Nächstes wird mit der Einarbeitung der einzelnen Felder des Recordset in die Lesezeichen begonnen, die in der Dokumentvorlage enthalten sind:

   ' Retrieve and set company information. 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoName", _ 
   rsInvoices("Customers.CompanyName").Value 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoAddress", _ 
   rsInvoices("Address").Value 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoCity", _ 
   rsInvoices("City").Value 
   ' To handle Nulls in this field. 
   If IsNull(rsInvoices("Region").Value) Then 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoState", _ 
   "" 
   Else 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoState", _ 
   rsInvoices("Region").Value 
   End If 
   SetBookmark ActiveDocument, "CoZip", _ 
   rsInvoices("PostalCode").Value

Im Code wird dies durch Aufruf der SetBookmark-Funktion erledigt, die das Range-Objekt der Bookmarks-Auflistung verwendet:

Public Sub SetBookmark(objDoc As Document, sBookmark As String, sValue As String) 
   If objDoc.Bookmarks.Exists(sBookmark) Then 
   objDoc.Bookmarks(sBookmark).Range.Text = sValue 
   End If 
End Sub

Nach der Festlegung der Lesezeichen wird ein Verweis auf eine der drei Tabellen erstellt, die sich in der Dokumentvorlage befinden. In diesem Fall enthält die dritte Tabelle die Produktinformationen, einschließlich des Produktnamens sowie der gesamten Verkäufe für dieses Produkt:

   Set objTable = ActiveDocument.Tables(3) 
   i = 1 
   objTable.Cell(i, 1).Range.Text = "Description" 
   objTable.Cell(i, 2).Range.Text = "Amount" 
   Do While Not rsInvoices.EOF 
   i = i + 1 
   objTable.Cell(i, 1).Range.Text = rsInvoices("ProductName") 
   objTable.Cell(i, 2).Range.Text = Format(rsInvoices("ExtendedPrice"), "Currency") 
   rsInvoices.MoveNext 
   Loop

Nach Erstellung eines Table-Objekts werden die Spaltenüberschriften festgelegt und anschließend jede Zeile in den Datensätzen durchlaufen, um die Tabelle auszufüllen. Mithilfe der Format-Methode wird die zweite Spalte als Typ Currency formatiert.

Das Endergebnis ist eine Rechnung in Word, die mit gefilterten Datensätzen aus einer Access-Datenbank ausgefüllt ist.

odc_wdtemp04.gif

Abbildung 4. Rechnung, die aus einer Dokumentvorlage erstellt wurde.

Dokumentvorlagenordner

Die Dokumentvorlagen, die im Aufgabenbereich Neues Dokument angezeigt werden, befinden sich in Ihren Ordnern für Benutzervorlagen und Arbeitsgruppenvorlagen. Verschiedene Entwurfsänderungen in den letzten Jahren haben eine äußerst merkwürdige Arbeitsweise von Dokumentvorlagen ergeben. Im Wesentlichen ist die Verknüpfung Arbeitsplatz die Hauptquelle für Dokumentvorlagen. Sie arbeiten fast immer mit Dokumentvorlagen, die Sie in Ihren Dokumentvorlagenordnern erstellt und gespeichert haben.

Benutzer-Dokumentvorlagenordner

Wenn Sie auf die Verknüpfung Arbeitsplatz klicken, untersucht Word den Ordner für Benutzervorlagen (dieser Ordner wird festgelegt, indem Sie im Menü Extras auf Optionen klicken und anschließend auf der Registerkarte Speicherort für Dateien den Pfad für Benutzervorlagen festlegen). Wenn Sie in Word ein Dokument als Dokumentvorlage speichern, wird dieser Ordner für diesen Zweck verwendet.

odc_wdtemp05.gif

Abbildung 5. Die Registerkarte "Speicherort für Dateien" im Dialogfeld "Optionen"

Alle Dokumentvorlagen, die sich auf der obersten Ebene dieses Ordners befinden, werden auf der Registerkarte Allgemein angezeigt. Alle Unterordner dieses Ordners werden untersucht, um zu ermitteln, ob sie Dokumentvorlagen enthalten. Falls ja, wird jeder Ordner als Registerkarte dieses Dialogfelds angezeigt. Leere Ordner und Ordner, die keine Dokumentvorlagen enthalten, werden nicht angezeigt.

Aufgrund einer etwas verwirrenden Entwurfsentscheidung werden verschiedene Registerkarten angezeigt, die KEINE Ordner an diesem Speicherort sind. Zudem befinden sich darin Dokumentvorlagen, die nicht physisch in diesem Ordner vorhanden sind. Hierbei handelt es sich um "integrierte" Dokumentvorlagen. Bei integrierten Dokumentvorlagen besteht die Möglichkeit, dass diese nicht als eigentliche Datei existieren. Word enthält einige Dokumentvorlagen, die fest in das Programm codiert sind. Sie existieren erst als physische Dateien, wenn Sie eine Änderung daran durchführen.

Die integrierten Dokumentvorlagen können nur über die Systemsteuerung entfernt werden. Klicken Sie dazu auf Start (unter Windows 2000 zeigen Sie anschließend auf Einstellungen), und doppelklicken Sie auf Systemsteuerung. Doppelklicken Sie auf Software, führen Sie einen Bildlauf zu Microsoft Office durch, und klicken Sie auf Ändern/Entfernen. Deaktivieren Sie die Ordner der Dokumentvorlagen, die nicht angezeigt werden sollen, und klicken Sie anschließend auf Aktualisieren.

Word besteht darauf, dass Sie Dokumentvorlagen im Ordner für Benutzervorlagen speichern. Anschließend können Sie diese zwar an einen beliebigen Ort verschieben, aber wenn Sie möchten, dass diese im Dialogfeld Neu (verfügbar über das Menü Datei) angezeigt werden, müssen sich diese im Ordner für Benutzervorlagen oder Arbeitsgruppenvorlagen befinden.

Wenn Sie wissen möchten, welche Dokumentvorlage an das Dokument angehängt ist, klicken Sie im Menü Extras auf Vorlagen und Add-Ins. Der vollständige Pfad der angehängten Dokumentvorlage wird unter Dokumentvorlage angezeigt. Falls nur die Dokumentvorlage "Normal" angezeigt wird, ist an das Dokument keine Dokumentvorlage angehängt.

Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen
Bei Firmeninstallationen von Word gibt es in der Regel einen Speicherort im Netzwerk, in dem Sie Dokumentvorlagen für andere Benutzer speichern. Sie müssen diesen Speicherort für alle Benutzer einstellen. Sie können diese Einstellung vornehmen, indem Sie im Menü Extras auf Optionen klicken, auf die Registerkarte Speicherort für Dateien klicken, und anschließend auf den Eintrag Arbeitsgruppenvorlagen klicken. Klicken Sie auf Ändern, und suchen Sie nach dem Netzwerkverzeichnis, in dem Ihre Firma ihre Dokumentvorlagen speichert.

Wenn Sie diesen Speicherort aktualisieren, werden alle Ordner und Unterordner mit Dokumentvorlagen im Aufgabenbereich Neues Dokument angezeigt. Bedauerlicherweise werden alle durcheinander angezeigt. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, wenn Sie ALLE Firmendokumentvorlagen in Unterordnern des Speicherorts für Arbeitsgruppenvorlagen speichern. Somit können diese auf den korrekten Registerkarten im Dialogfeld angezeigt werden. Führen Sie nach dieser Änderung eine Benutzeraktualisierung mithilfe des .MSI durch, um die integrierten Dokumentvorlagen aus dem Dialogfeld zu entfernen. Generell sollte die Anzahl der Registerkarten zwischen fünf und sieben betragen, damit nicht zu viele Auswahlmöglichkeiten vorhanden sind.

Anmerkung Ausführliche Informationen über den Windows Installer und die Erstellung von Installationspaketen finden Sie im Windows Installer SDK, das vom Microsoft Developer Network (MSDN) gedownloadet werden kann.

Der Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen muss sich von dem für Benutzervorlagen unterscheiden, selbst wenn beide auf demselben Computer gespeichert sind. Wenn sich der Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen auf demselben Computer wie der Ordner für Benutzervorlagen befindet, sollte dieser im Ordner mit dem Dokumentvorlagenordner angelegt werden (d.h. im übergeordneten Ordner des Ordners für Benutzervorlagen), nicht im Ordner für Benutzervorlagen selbst. In der Regel ist dieser übergeordnete Ordner der Microsoft Office-Ordner.

Die Speicherorte der Ordner für Benutzervorlagen und Arbeitsgruppenvorlagen werden anfangs vom Office Setup-Programm festgelegt (möglicherweise durch Verwendung von Netzwerkverwaltungsrichtlinien). Sie können den Speicherort dieser Ordner jederzeit mit dem weiter oben beschriebenen Verfahren ändern. Andere Office-Anwendungen können Dokumentvorlagen und andere Dateien ebenfalls in diesen Ordnern speichern. Aus diesem Grund sollte beachtet werden, dass eine Änderung der Standardspeicherorte für Ordner die Vorlagenordner-Speicherorte für alle Office-Anwendungen ändert, nicht nur für Word.

Globale Dokumentvorlagen

Bei globalen Dokumentvorlagen handelt es sich um einen Add-In-Typ für Word. Globale Dokumentvorlagen unterscheiden sich von Dokumentvorlagen. Der Unterschied ist so groß, dass die Verwendung des Begriffs "Dokumentvorlage" für beide verwirrend sein kann. Globale Dokumentvorlagen sind in der Regel nicht an Dokumente angehängt und liefern keinen Text oder Formatvorlagen für Dokumente. Stattdessen eignen sie sich hervorragend als Medium zur Speicherung und Freigabe von AutoText, Makros und Symbolleisten.

Sie können jede Dokumentvorlage global zur Verfügung stellen, indem Sie im Menü Extras auf Vorlagen und Add-Ins und anschließend auf Hinzufügen klicken. Das Dialogfeld Vorlage hinzufügen wird geöffnet, in dem der Inhalt des Ordners für Benutzervorlagen angezeigt wird. Sie können einen anderen Speicherort öffnen, um eine Dokumentvorlage von dort aus hinzuzufügen. Da globale Dokumentvorlagen keinen Text bereitstellen und nicht zum Starten neuer Dokumente verwendet werden, sollten sie von den Ordnern für Benutzervorlagen und Arbeitsgruppenvorlagen getrennt gespeichert werden. Wenn Sie eine Dokumentvorlage als Add-In auf diese Weise hinzufügen, bleibt diese solange global, bis Sie Word erneut starten. Danach können Sie diese bei Bedarf erneut hinzufügen. Es ist aber auch möglich, die Dokumentvorlage automatisch beim Starten zu laden, indem Sie diese oder eine Verknüpfung mit der Dokumentvorlage im AutoStart-Ordner von Word ablegen. Dabei handelt es sich nicht um den Autostart-Programmordner im Ihrem Windows-Menü Start, sondern einen speziellen Ordner für Word. Sie finden (oder ändern) seinen Namen und Speicherort, indem Sie im Menü Extras auf Optionen, und anschließend auf die Registerkarte Speicherort für Dateien klicken.

Freigeben von globalen Dokumentvorlagen über ein Netzwerk

Falls Sie eine globale Dokumentvorlage über ein Netzwerk freigeben möchten, sollte diese in einem Ordner auf dem Netzwerkserver abgelegt werden, auf den alle Benutzer Lesezugriff haben. Die Netzwerkanmeldedatei jedes Benutzers sollte so eingestellt sein, dass die Datei auf das lokale AutoStart-Laufwerk des Benutzers kopiert wird, wenn sich dieser beim Netzwerk anmeldet, falls die Netzwerkversion neuer als die des Benutzers ist. Auf diese Weise können Sie die Dokumentvorlage aktualisieren, ohne dass dabei alle Benutzer Word verlassen müssen.

Wenn Sie nicht mit Anmeldeskripts arbeiten möchten oder die Aktualisierung der Dokumentvorlage nicht so bedeutend ist, verwenden Sie am besten Verknüpfungen mit der Dokumentvorlage im Word-Ordner AutoStart der einzelnen Benutzer. Auf diese Weise werden bei Änderungen automatisch die einzelnen Instanzen von Word aktualisiert. Falls die Dokumentvorlage nicht Ihre eigene oder nicht freigegeben ist, können Sie diese entweder in Ihrem Ordner AutoStart ablegen oder mit einer Verknüpfung in Word laden.

Temporäre globale Dokumentvorlagen

Sie können auch eine temporäre globale Dokumentvorlage verwenden, die nicht beim Starten geladen wird. Eine solche Dokumentvorlage kann Ressourcen freigeben, die in den meisten Ihrer Dokumente nicht verwendet oder benötigt werden, aber von mehreren Dokumentvorlagen und ihren Dokumenten genutzt werden. Zu diesem Zweck fügen Sie einen VBA-Befehl in die AutoOpen- und AutoNew-Makros der Dokumentvorlagen ein, die diese Ressourcen benötigen. Diese laden dann Ihre globale Dokumentvorlage als Add-In für nur diese Word-Sitzung. Auf diese Weise stehen die Ressourcen zur Verfügung, wenn eines der Dokumente, das die Ressourcen Ihrer Dokumentvorlage benötigt, erstellt oder geöffnet wird.

Ein guter Speicherort für eine solche globale Dokumentvorlage wäre z.B. ein Order im AutoStart-Ordner von Word mit der Bezeichnung GlobalTemplates. Auf diese Weise würde diese nicht beim Starten geladen, ließe sich leicht finden und würde im Dialogfeld Neu (im Menü Datei) angezeigt werden.

Die Dokumentvorlage "Normal.dot"

Bei Normal.dot handelt es sich um eine spezielle globale Dokumentvorlage, die von Word erstellt und verwendet wird. Es handelt sich zwar um eine globale Dokumentvorlage, aber sie wird häufig als Dokumentvorlage verwendet. Im Gegensatz zu anderen globalen Dokumentvorlagen muss sich Normal.dot im Ordner für Benutzervorlagen befinden und sollte auch nicht freigegeben werden. Ein weiterer Unterschied zu anderen globalen Dokumentvorlagen besteht darin, dass sie Formatvorlagen mit allen geöffneten Dokumenten teilt (einschließlich anderer Dokumentvorlagen). Wenn Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument klicken, oder im Menü Datei auf Neu und anschließend auf Leeres Dokument klicken, erhalten Sie standardmäßig ein Dokument, das auf der Dokumentvorlage Normal.dot basiert.

Normal.dot wird in der Regel als sehr persönliche Datei angesehen, weil sie benutzerdefinierte Formatvorlagen und andere angepasste Einstellungen enthält. Benutzer reagieren häufig ungehalten, wenn Sie ihre Normal.dot ändern. Dazu zählt auch das Einfügen von VBA-Code in die Datei Normal.dot und ihre Weitergabe an andere Benutzer. Es gibt eine Reihe wichtiger Gründe, die dagegen sprechen. Falls Normal.dot aus irgend einem Grund beschädigt wird und ersetzt werden muss, dann geht auch der gesamte Code in der Dokumentvorlage verloren. Wenn zweitens Benutzer über benutzerdefinierte Einstellungen in ihrer Normal.dot verfügen, gehen alle diese Einstellungen verloren, wenn sie Ihre Version verwenden.

Falls Word beim Starten die Datei Normal.dot nicht findet, erstellt es eine neue Datei unter Verwendung eigener Standardeinstellungen. Der Standardinstallationsordner für Normal.dot ist der Ordner für Benutzervorlagen. (In einigen Sprachversionen hat Normal.dot auch einen leicht unterschiedlichen Namen. Außerdem benennt mindestens ein Virus Normal.dot um.) Bis auf wenige Sonderfälle (z.B. mehrere Benutzer auf einem Computer oder mehrere Versionen von Word) sollte sich nur eine Kopie von Normal.dot auf einem Computer befinden.

Anmerkung Es gibt auch eine vierte Art von Dokumentvorlage, die nicht in diesem Artikel behandelt wird und als Numerierungslisten-Dokumentvorlage bezeichnet wird. Aus irgend einem Grund hat Microsoft den Begriff "Dokumentvorlage" für seine Nummerierungslisten ebenfalls gewählt. Hierbei handelt es sich jedoch um Registrierungseinträge, nicht um separate Dateien wie die in diesem Artikel besprochenen Dokumentvorlagen.

Die Hierarchie von Dokumentvorlagen

Bisher wurden das Anhängen von Dokumentvorlagen sowie globale Dokumentvorlagen und die Dokumentvorlage Normal.dot besprochen. Was geschieht, wenn Konflikte auftreten (z.B. zwei AutoText-Einträge oder Makros mit demselben Namen)? Sie verhalten sich zueinander gemäß den von World festgelegten Regeln (obwohl sich die Regeln nicht leicht erkennen lassen). Sie müssen unter normalen Umständen diese Hierarchie nicht kennen, es sei denn, Sie verwenden die gleichen Namen für Makros, Formatvorlagen oder AutoText-Einträge in mehreren Dokumentvorlagen, die gleichzeitig geladen werden. Es gilt folgende Reihenfolge:

  • Zuerst wird im Dokument nachgesehen:

    • Alle Makros oder Formatvorlagen im Dokument werden anderen bevorzugt, falls diese über den gleichen Namen verfügen.

    • Alle im Dokument gespeicherten Änderungen an Symbolleisten oder Tastenkombinationen überschreiben diejenigen, die an einer anderen Stelle gespeichert sind. (Falls ein Dokument und eine Dokumentvorlage beide über Symbolleisten mit demselben Namen verfügen, stehen jedoch beide zur Verfügung, wenn das Dokument aktiv ist.)

  • Als Nächstes wird die angehängte Dokumentvorlage überprüft:

    • Alle Makros oder Formatvorlagen in der angehängten Dokumentvorlage haben Priorität über andere, mit Ausnahme solcher Makros oder Formatvorlagen mit dem gleichen Namen im Dokument.

    • Alle Formatvorlagen, die in der Dokumentvorlage nach Erstellung des Dokuments geändert wurden, stehen dem Dokument in geänderter Form durch Aktualisieren von Formatvorlagen zur Verfügung.

    • Alle AutoText-Einträge in der angehängten Dokumentvorlage werden anstelle derjenigen mit demselben Namen in Normal.dot oder in globalen Dokumentvorlagen verwendet. (Dokumente enthalten keine AutoText-Einträge.)

    • Alle in der angehängten Dokumentvorlage gespeicherten Änderungen an Symbolleisten oder Tastenkombinationen überschreiben diejenigen, die in Normal.dot oder in anderen globalen Dokumentvorlagen gespeichert sind.

  • Anschließend wird "Normal.dot" überprüft:

    • Alle Formatvorlagen in Normal.dot stehen allen Dokumenten zur Verfügung. Die bereits im Dokument vorhandenen Formatvorlagen übernehmen nicht die Attribute der Formatvorlagen in Normal.dot, es sei denn, Sie aktualisieren diese. (Normal.dot verfügt über weitaus mehr Formatvorlagen, als jemals in einem Dokument verwendet werden.)

    • Alle Makros und AutoText-Einträge in Normal.dot stehen allen Dokumenten zur Verfügung (es sei denn, diese werden von einem Element mit dem gleichen Namen in der angehängten Dokumentvorlage oder im Dokument überschrieben). In Normal.dot sollten keine freigegebenen Makros gespeichert werden.

    • Alle in Normal.dot gespeicherten Änderungen an Symbolleisten oder Tastenkombinationen werden übernommen. Bei Konflikten zwischen Normal.dot und anderen globalen Formatvorlagen hat Normal.dot den höheren Stellenwert.

  • Anschließend werden andere globale Dokumentvorlagen und Add-Ins überprüft: Zur Wiederholung: Diese liefern keine Formatvorlagen für Dokumente, sondern alle Makros, Symbolleisten und AutoText-Einträge stehen über eine globale Dokumentvorlage zur Verfügung.

    • Formatvorlagen in globalen Dokumentvorlagen sind für Dokumente irrelevant (es sei denn, die Formatvorlage ist in einem AutoText-Eintrag enthalten).

    • Falls in Normal.dot, der angehängten Dokumentvorlage oder dem Dokument ein Makro oder AutoText-Eintrag mit dem gleichen Namen wie in irgend einer anderen globalen Dokumentvorlage vorhanden ist, wird das Makro oder der AutoText-Eintrag in der globalen Dokumentvorlage nicht verwendet (außer für ein AutoExec-Makro).

    • Alle Änderungen an Symbolleisten oder Tastenkombinationen werden übernommen, es sei denn, es liegt ein Konflikt mit einem höherrangigen Element vor.

    • Falls mehrere globale Dokumentvorlagen vorhanden sind, werden diese in der Reihenfolge überprüft, in der sie im Dialogfeld Vorlagen und Add-Ins aufgeführt sind (wobei die erste gefundene Dokumentvorlage Priorität über diejenigen weiter unten in der Liste hat).

  • Schließlich wird Word selbst überprüft:

    • Die Anwendung Word speichert ihre Formatvorlagen, AutoText-Einträge, formatierte Autokorrektur-Einträge und Symbolleisteneinstellungen zwar in Normal.dot. Falls diese Datei jedoch beim Starten nicht gefunden werden kann, wird sie mit Standardeinstellungen neu erstellt.

    • Word enthält zwar keine Makros an sich, sondern vielmehr Word-Befehle (die als Kategorie in der Word-Makroliste angezeigt werden). Diese können von Makros abgefangen werden, die denselben Namen wie der Befehl haben.

Formatvorlagen in Dokumentvorlagen

Die Gründe für die Verwendung von Formatvorlagen in einer Dokumentvorlage sind dieselben wie für die Verwendung in Dokumenten.

  • Konsistenz - Wenn Sie Formatvorlagen zur Formatierung Ihrer Dokumentvorlagen verwenden, erhalten Dokumente mit derselben Funktion ein vertrautes Erscheinungsbild und sind für den Leser leichter verständlich. Jeder Abschnitt ist einheitlich formatiert, was ein professionelles und übersichtliches Dokument ergibt.

  • Einfachere Bearbeitung - Wenn Sie Formatvorlagen in Ihrer Dokumentvorlage einheitlich verwenden, müssen Sie eine bestimmte Formatvorlage nur einmal aktualisieren, falls Sie die Merkmale des gesamten Textes ändern möchten, der mit dieser Formatvorlage formatiert ist.

  • Effizienz - Sie erstellen eine Formatvorlage nur einmal und weisen diese dann einem beliebigen Abschnitt in den Dokumenten auf der Basis der Dokumentvorlage zu, ohne dass Sie jedes Dokument einzeln formatieren müssen. Wenn Sie eine Formatvorlage in einer Dokumentvorlage ändern, lassen sich die Formatvorlagen in angehängten Dokumenten problemlos aktualisieren.

  • Inhaltsverzeichnis - Formatvorlagen können zur schnellen Generierung eines Inhaltsverzeichnisses verwendet werden.

  • Schnellere Navigation - Mithilfe von Formatvorlagen können Sie schnell zu den unterschiedlichen Abschnitten in einem Dokument springen, indem Sie die Funktion Dokumentstruktur und die Tipps der vertikalen Bildlaufleiste verwenden.

  • Arbeiten in der Gliederungsansicht - Mit Formatvorlagen können Sie die Hauptthemen Ihres Dokuments problemlos gliedern und organisieren.

  • Nummerierung von rechtlichen Dokumenten - Wenn die Nummerierung mit Formatvorlagen verknüpft ist, ermöglicht Ihnen dies eine einheitliche Gliederungsnummerierung in rechtlichen Dokumenten, selbst bei komplizierten Nummerierungsschemas wie Kommunalrecht, Steuerrecht und bei Kooperations- und Übernahmeverträgen. Die Verwendung einer Nummerierung, die nicht an Formatvorlagen gebunden ist, stellt eine der einfachsten Möglichkeiten dar, schlecht strukturierte Word-Dokumente zu erstellen. Die gilt um so mehr für Dokumentvorlagen!

  • Effizienz von Word - Dateien, die vorwiegend manuell formatiert sind, verfügen über eine geringere Effizienz als solche, deren Formatierung durch Formatvorlagen bestimmt ist: Manuell formatierte Dateien, z.B. konvertierte Dokumente, die über das Menü Datei geöffnet wurden, können übertrieben vergrößert sein (Dateigröße in Byte) und werden bei einem Bildlauf nicht effizient auf dem Bildschirm wiedergegeben. Dies liegt daran, dass Word eine Anwendung ist, die auf Formatvorlagen basiert: Zuerst werden die Attribute der zugrunde liegenden Formatvorlage gelesen, anschließend müssen alle zuwiderlaufenden Elemente (d.h. Elemente, die zusätzlich manuell formatiert wurden) analysiert werden. Aus diesem Grund verhalten sich längere Dokumente, die vorwiegend manuell formatiert wurden, in Word "träge", da das Programm für deren Verwaltung härter arbeiten muss. Darüber hinaus wird bei Nichtverwendung von Formatvorlagen die Druckformatierung ebenfalls erschwert. (Jede Absatzmarke in Word enthält bis zu dreizehn Formatierungsbefehle für den Bildschirm und Drucker. Diese können alle durch eine Formatvorlageneinstellung ersetzt werden.)

  • HTML und XML - Eine vollständig strukturierte und auf Formatvorlagen basierende Dokumentvorlage lässt sich außerordentlich gut in das HTML- und XML-Format übertragen.

  • Grundsätzlich - ist von jeder direkten Formatierung in einer Dokumentvorlage abzuraten, da dies für Benutzer Ihrer Dokumentvorlagen (und für Sie) verwirrend sein kann.

Anmerkung In Word 2000 (und höher) sind Formatvorlagen in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet. In Word 97 sind Formatvorlagen in der Dropdownliste nicht in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet, sondern werden im Listenfeld Formatvorlage in der folgenden Reihenfolge angezeigt:

  • Überschriftenformatvorlagen

  • Formatvorlage "Standard"

  • Benutzerdefinierte Formatvorlagen in alphabetischer Reihenfolge

  • Textkörper-Formatvorlagen

  • Listenformatvorlagen

  • Alle anderen Formatvorlagen sind alphabetisch aufgelistet.

Warnung Von der Aktivierung des Kontrollkästchens Formatvorlagen automatisch aktualisieren (im Menü Extras unter Dokumentvorlagen und Add-Ins) ist in einer Umgebung, in der mehrere Benutzer an demselben Dokument arbeiten, abzuraten. Mit dieser Funktion wird die Formatvorlage jedes Mal aktualisiert, wenn Sie eine Formatierungsänderung in einem Absatz durchführen, der mit einer Formatvorlage verknüpft ist.

Organisieren von Dokumentvorlagen

Hinzufügen von benutzerdefinierten Registerkarten

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Abbildung 6. Die Registerkarte "Publikationen" im Dialogfeld "Neu"

Wenn Sie ein Dokument als Dokumentvorlage speichern möchten, gelangen Sie automatisch in Ihren Ordner für Benutzervorlagen. Wenn Sie eine Dokumentvorlage dort speichern, steht diese auf der Registerkarte Allgemein für neue Dateien zur Verfügung. Die anderen Registerkarten im Dialogfeld Neu sind entweder Unterordner im Ordner für Benutzervorlagen oder im Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Registerkarte hinzufügen möchten, müssen Sie zuerst einen Ordner hinzufügen und anschließend darin eine Dokumentvorlage speichern. (In Word 2000 wird die Registerkarte nicht angezeigt, falls sich keine Dokumentvorlage im Ordner befindet.)

Word 97 speichert die im Lieferumfang enthaltenen Dokumentvorlagen in denselben Ordnern. Word 2000 speichert seine integrierten Dokumentvorlage an einer anderen Stelle. Wenn Ihre Dokumentvorlage unter der Registerkarte Briefe & Faxe angezeigt werden soll, müssen Sie einen Ordner mit diesem Titel in Ihrem Ordner für Benutzervorlagen erstellen. Klicken Sie einfach im Menü Datei auf Speichern unter, und wählen Sie den Dateityp Dokumentvorlage. Bevor Sie die Dokumentvorlage speichern, erstellen Sie einen neuen Ordner mit der Bezeichnung Briefe & Faxe (falls nicht vorhanden), öffnen Sie diesen Ordner, und speichern Sie darin Ihre Dokumentvorlage.

Erstellen von Registerkarten aus einem Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen

Sie können Organisationsordner auch im Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen erstellen und Arbeitsgruppenvorlagen dort speichern. Diese Registerkarten werden dann im Dialogfeld Neu für alle Benutzer angezeigt, die diesen Ordner als Speicherort für Arbeitsgruppenvorlagen eingestellt haben.

Wenn Sie den Ordnern (die Sie in den Ordnern für Benutzer- oder Arbeitsgruppenvorlagen erstellen) den gleichen Namen wie den bereits im Dialogfeld Neu angezeigten Registerkarten geben, werden Ihre Dokumentvorlagen unter diesen Registerkarten angezeigt. Sie können Ordner mit demselben Namen in Ihrem persönlichen Ordner für Dokumentvorlagen anlegen. Diese Ordner können auch vom Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen genutzt werden.

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Abbildung 7. Hierarchie von Dokumentvorlagenordnern

Beachten Sie, dass die zulässige Ordnertiefe für Dokumentvorlagenordner zwei Ebenen hat: den Ordner für Dokumentvorlagen und eine Ebene mit Ordnern darunter. Das Diagramm oben zeigt fünf Ebenen. Sie können zwar Unterordner in Ordner der zweiten Ebene einfügen, Word ignoriert jedoch diese Struktur und verhält sich so, als ob alle Dokumentvorlagen direkt in den Ordner der zweiten Ebene eingefügt worden wären.

Unterschiede in der Ordnerstruktur

Word 97/Word 98

Falls Ihr Dokumentvorlagenordner wie im Diagramm aufgebaut ist, sehen Sie vier benutzerdefinierte Registerkarten und fünf benutzerdefinierte Dokumentvorlagen, wenn Sie das Dialogfeld Neu (im Menü Datei) anzeigen. Wenn Sie auf die Registerkarte AA klicken, sehen Sie keine Dokumentvorlagen.

Word 2000/Word 2002/Word XP

Wenn Ihr Dokumentvorlagenordner wie im Diagramm aufgebaut ist, sehen Sie drei benutzerdefinierte Registerkarten und fünf benutzerdefinierte Dokumentvorlagen, wenn Sie das Dialogfeld Neu anzeigen. Für den Ordner AA wird deshalb keine Registerkarte angezeigt, weil er keine Dokumentvorlage enthält.

Alle Versionen

Wenn Sie auf die Registerkarte AB klicken, sehen Sie die Dokumentvorlagen 11, 12 und 13 als Optionen zum Starten eines neuen Dokuments. Wenn Sie auf die Registerkarte AS klicken, sehen Sie keine Ordner. Sie sehen die folgenden Dokumentvorlagen: 17, 18, 21, 31, 32, 33, 34, 35, 36. Alle Dokumentvorlagen, die sich im Ordner AD befinden, einschließlich Unterordner, werden angezeigt.

Weitere Registerkarten, die im Dialogfeld "Neu" angezeigt werden

  • Die Registerkarte Allgemein (Word 97 und höher)

    Die Registerkarte Allgemein zeigt alle Dokumentvorlagen im Ordner für Benutzervorlagen, den Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen und die Dokumentvorlage Leeres Dokument an. Wenn Sie in Dokumentvorlagenordnern nachsehen, werden Sie dort keine Datei mit der Bezeichnung Leeres Dokument.dot finden, denn es handelt sich tatsächlich um Normal.dot.

  • Die Registerkarte Weitere (Word 97 und höher)

    Wenn Sie über mehr Ordner in Ihren Ordnern für Benutzervorlagen und Arbeitsgruppenvorlagen verfügen, als auf zwei Reihen mit Registerkarten im Dialogfeld Neu passen, dann heißt die letzte Registerkarte auf der zweiten Zeile Weitere. Wenn Sie darauf klicken, werden alle Ordner in Ihren Ordnern für Benutzervorlagen angezeigt.

  • Andere Registerkarten, die keine Ordner sind (Word 2000 und höher)

    In Word 2000 (und höher) werden die in Word enthaltenen Dokumentvorlagen unter den Registerkarten im Dialogfeld Neu angezeigt. Wenn Sie jedoch nach den entsprechenden Ordnern suchen, sind diese nicht auffindbar. Dies ist beabsichtigt. Wenn Sie nicht einen Ordner mit demselben Namen wie eine dieser Registerkarten erstellt haben, gibt es auch keinen Ordner mit diesem Namen. Wenn Sie einen solchen Ordner (entweder im Ordner für Benutzervorlagen oder Arbeitsgruppenvorlagen) erstellen, dann gibt es einen Ordner, der der Registerkarte entspricht. Alle Dokumentvorlagen, die Sie in diesem Ordner ablegen, werden unter der Registerkarte im Dialogfeld Neu angezeigt. (Jedoch befinden sich die im Lieferumfang von Word enthaltenen Dokumentvorlagen nach wie vor nicht in diesem Ordner.)

Entfernen von Registerkarten aus dem Dialogfeld "Neu"

Lesen Sie zuerst den Abschnitt weiter oben zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Registerkarten, damit Sie ein Verständnis davon erhalten, wie Dokumentvorlagen und deren Ordner aufgebaut sind und funktionieren.

Word 97/98

Verschieben Sie den Ordner (sagen wir Ordner A) aus dem Ordner für Benutzervorlagen (oder Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen). Wenn die Dokumentvorlagen in Ordner A unter einer anderen Registerkarte verfügbar sein sollen, können Sie diese in den Ordner für diese Registerkarte verschieben, oder Sie legen den Ordner, der nicht mehr angezeigt werden soll, in einem anderen Ordner ab, der weiterhin als Registerkarte angezeigt wird. Wenn Sie den Ordner (Ordner A) in einem anderen Ordner (Ordner B) im Ordner für Benutzervorlagen ablegen, wird der verschobene Ordner (Ordner A) nicht mehr als Registerkarte im Dialogfeld Neu im Menü Datei angezeigt, jedoch erscheinen alle seine Dokumentvorlagen unter der Registerkarte für Ordner B.

Word 2000 (und höher)

Falls Ihre Registerkarte von einem Ordner im Ordner für Benutzervorlagen oder Arbeitsgruppenvorlagen erstellt wird, folgen Sie den Anweisungen für Word 97/98. Falls es sich um einen integrierten Ordner handelt, müssen Sie diese Dokumentvorlage mit der Funktion Software deinstallieren. Ausführliche Anweisungen finden Sie im Knowledge Base-Artikel WD2000: General Questions and Answers About the Location of Word 2000 Templates (in Englisch).

  1. Schließen Sie Word.

  2. Öffnen Sie die Systemsteuerung, und markieren Sie unter Software Ihre Version von Microsoft Office.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern.

  4. Klicken Sie auf Features hinzufügen oder entfernen, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  5. Klicken Sie auf das Plussymbol (+) neben Microsoft Word für Windows, um es zu erweitern.

  6. Klicken Sie auf das Plussymbol (+) neben Assistenten und Vorlagen, um es zu erweitern.

  7. Sie sehen eine Anzahl von Kategorien, wie etwa Briefe, Memos usw. Diese Kategorien entsprechen den Registerkarten im Dialogfeld Neu.

  8. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil unmittelbar links von den einzelnen Kategorienamen.

  9. Klicken Sie auf die Option X Nicht verfügbar. Dies bedeutet, dass diese Dokumentvorlagen erst wieder verfügbar sind, wenn Sie diese erneut installieren.

  10. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren unten rechts im Dialogfeld.

  11. Wenn Sie nur die Registerkarte entfernen und einige oder alle Dokumentvorlagen beibehalten möchten, müssen Sie diese Dokumentvorlagen reproduzieren, bevor Sie die Kategorie (Registerkarte) deinstallieren. Sie erreichen dies durch Erstellen und Speichern einer neuen Dokumentvorlage. Aktivieren Sie dazu im Dialogfeld Neu das Kontrollkästchen Neue Dokumentvorlage, und speichern Sie die Dokumentvorlage in einem anderen Ordner/einer anderen Registerkarte. Die Dokumentvorlagen können aber auch schon auf Ihrer Festplatte vorhanden sein, nur nicht in Ihrem Ordner für Benutzervorlagen. Suchen Sie nach einem Ordner mit der Bezeichnung 1031 (deutsche Sprachversion) unter C:\Programme\Microsoft Office\Templates\. Dies ist immer noch nicht Ihr Dokumentvorlagenordner. Fast alle installierten integrierten Dokumentvorlagen befinden sich in diesem Ordner. Sie können die gewünschte Datei in Ihren Ordner für Benutzervorlagen (oder einen Unterordner) kopieren.

Arbeiten mit Dokumentvorlagen

Öffnen einer Dokumentvorlage zum Bearbeiten

Sie müssen den Speicherort der Dokumentvorlage kennen, bevor Sie versuchen, diese zu bearbeiten. Klicken Sie in Windows auf Start, zeigen oder klicken Sie auf Suchen, und folgen Sie den Anweisungen. Verwenden Sie auf einem Macintosh-Computer den Finder.

In Word

Sie öffnen eine Dokumentvorlage zum Bearbeiten genau wie ein reguläres Dokument mit der Option Öffnen im Menü Datei. Die Schwierigkeit besteht darin, zum korrekten Ordner mit der Dokumentvorlage zu navigieren. Danach können Sie die Dokumentvorlage einfach öffnen. Beachten Sie, dass nach dem Öffnen der Dokumentvorlage in der Titelleiste der Name der Dokumentvorlage angezeigt wird, nicht Dokument1. Da das Navigieren zur Dokumentvorlage recht schwierig sein kann, ist es eventuell einfacher, diese direkt zu öffnen.

In Internet Explorer

Sie öffnen eine Dokumentvorlage zum Bearbeiten von Microsoft Internet Explorer aus, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken, und im Kontextmenü auf Öffnen klicken. Wenn Sie einfach auf die Dokumentvorlage doppelklicken, erhalten Sie ein neues Dokument auf der Basis der Dokumentvorlage.

Ändern der angehängten Dokumentvorlage

Wenn Sie ein Dokument auf einen anderen Computer verschieben, der nicht über die Dokumentvorlage verfügt, dann wird die Verknüpfung gelöst. Dies geschieht wahrscheinlich auch, wenn Sie die Dokumentvorlage in ein anderes Verzeichnis auf Ihrem Computer verschieben. Befindet sich die Dokumentvorlage auf einem Server und dieser wird umbenannt, dann wird die Verknüpfung ebenfalls gelöst. Um die mit einem Dokument verbundene Dokumentvorlage zu ändern, klicken Sie im Menü Extras auf Vorlagen und Add-Ins.

Durch das Anhängen einer anderen Dokumentvorlage erhalten Sie Zugriff auf alle darin enthaltenen AutoText-Einträge, Symbolleisten und Tastaturanpassungen. Eventuell vorhandener Text in der neu angehängten Dokumentvorlage steht nicht zur Verfügung. Sie erhalten zwar Zugriff auf Formatvorlagen in der neu angehängten Dokumentvorlage, wenn Sie jedoch beim Ändern der angehängten Dokumentvorlage im Dialogfeld Vorlagen und Add-Ins das Kontrollkästchen Formatvorlagen automatisch aktualisieren nicht aktivieren, werden keine der im Dokument verwendeten Formatvorlagen durch Anhängen der neuen Dokumentvorlage geändert. Weiterhin erhalten Sie keine Layouteinstellungen des Dokuments wie etwa Ränder (obwohl die in den Formatvorlagen enthaltenen Einzüge mit diesen importiert werden).

Wenn Sie Layoutmerkmale oder Text aus der neuen Vorlage für Ihr Dokument übernehmen möchten, erstellen Sie am besten ein neues Dokument auf der Basis der neuen Dokumentvorlage und kopieren dann den Inhalt des alten Dokuments in das neue Dokument. Anschließend schließen Sie das alte Dokument und speichern das neue Dokument unter dem gleichen Namen. Beachten Sie, dass das neue Dokument Formatvorlagendefinitionen aus der Dokumentvorlage und nicht aus dem alten Dokument verwendet.

Verwenden einer Dokumentvorlage zur Erstellung einer neuen Dokumentvorlage

Wenn Sie bereits über eine gute Dokumentvorlage verfügen, warum diese neu erfinden? Wenn Sie z.B. Ihren Briefkopf wie gewünscht eingerichtet haben, können Sie diese Dokumentvorlage als Basis für Serienbriefe verwenden. Die wahrscheinlich beste Vorgehensweise ist es, die Dokumentvorlage wie für einen Bearbeitungsvorgang zu öffnen und diese dann unter einem anderen Namen zu speichern, bevor Sie irgend etwas ändern. Mit dem Befehl Speichern unter werden alle Makros und alle Formatvorlagen in die neue Dokumentvorlage übertragen.

Wenn Sie die Definition einer Formatvorlage in der neuen Dokumentvorlage ändern, sollte diese Formatvorlage weiterhin auf Absätze angewendet werden, die demselben Zweck in der neuen Dokumentvorlage dienen, wie Absätze mit gleichnamigen Formatvorlagen in anderen Dokumenten. Falls die Formatvorlage in der neuen Dokumentvorlage einem anderen Zweck dient, sollte sie einen anderen Namen erhalten und eventuell auf einer vorhandenen Formatvorlage aus der alten Dokumentvorlage basiert werden. Diese Vorgehensweise macht es viel einfacher, Text zwischen Dokumenten zu kopieren, die auf unterschiedlichen Dokumentvorlagen basieren.

Kopieren von Elementen zwischen Dokumentvorlagen

Dieser Vorgang ist nicht so einfach wie es scheint, da Word dafür über keine integrierte Methode verfügt. Am Anfang steht jedoch die Erstellung einer globalen Dokumentvorlage. Weitere Informationen zum Kopieren von Formatvorlagen, AutoText-Eintägen usw. zwischen Dokumentvorlagen für Ihre Version von Word finden Sie in den folgenden Knowledge Base-Artikeln:
326538 HOW TO: Copy Word AutoText Entries Between Computers (in Englisch)
196541 WD97: Copying Toolbar Does Not Copy Associated Macros (in Englisch)

Verwenden der Funktion "Organisieren"

Sie können Formatvorlagen, Makros und Symbolleisten zwischen Dokumenten oder Dokumentvorlagen kopieren. Eine der effektivsten Methoden dafür stellt die Funktion Organisieren dar. Dabei handelt es sich um ein in Word integriertes Tool, mit dem Sie schnell Formatvorlagen, AutoText, Symbolleisten und Makros kopieren können. Es gibt zwei Möglichkeiten, auf die Funktion Organisieren zuzugreifen: In Word 97 und Word 2000 klicken Sie im Menü Format auf Formatvorlage und anschließend auf Organisieren. In Word 2002 oder später klicken Sie im Menü Extras auf Vorlagen und Add-Ins und anschließend auf Organisieren.

Anmerkung Falls der zu kopierende Formatvorlagenname bereits existiert, werden Sie gefragt, ob Sie diesen ersetzen möchten.

Ich habe beim Kopieren von Formatvorlagen mit der Funktion Organisieren festgestellt, dass es am besten ist, diese dreimal zu kopieren, falls die Formatvorlagen auf anderen Formatvorlagen basieren oder von anderen Formatvorlagen gefolgt werden. Ich bin mir nicht sicher, warum dies einen Unterschied macht, aber ich habe festgestellt, dass ein dreimaliges Klicken auf die Schaltfläche Kopieren bewirkt, dass diese Beziehungen in der Zieldokumentvorlage weiter bestehen. Dies ist nicht der Fall, wenn ich diese nur einmal kopiere, dann folgt die Formatvorlage Standard.

Makros in Dokumentvorlagen und Dokumenten

Makros gelangen in Dokumentvorlagen und Dokumente, indem sie vom Benutzer aufgezeichnet werden, indem Code vom VBA-Editor hinzugefügt wird oder durch andere Makros. Aufgrund der Sicherheitswarnung, die bei Erkennen von Makros in Word angezeigt wird, verhalten sich viele Word-Benutzer diesen gegenüber äußerst skeptisch. Dies ist schade, da es sich dabei um eines der besten Tools handelt, um Word an Ihre Anforderungen anzupassen.

Es ist aber im Großen und Ganzen eine Frage des Vertrauens. Ein Teller Suppe kann sehr schmackhaft sein und eine wichtige Nahrungsquelle darstellen, aber gleichzeitig auch Gift oder Krankheitserreger enthalten. Aus diesem Grund empfehle ich, dass die Makrovirensicherheit in allen Versionen von Word, die über eine solche Sicherheitsfunktion verfügen (ab Word 97), mindestens auf Mittel eingestellt wird.

Neben den dienstprogrammartigen Makros, die Sie zur Durchführung verschiedener Funktionen in einem Dokument erstellen, stehen auch automatische Makros zur Verfügung, die je nach Auftreten bestimmter Bedingungen oder Ereignisse ausgeführt werden.

"Auto"-Makros

Es gibt eine Klasse von Makros, die in eine Dokumentvorlage oder ein Dokument eingefügt werden können, die vom Benutzer unbemerkt ausgeführt und von keiner Symbolleiste oder Schaltfläche aufgerufen werden. Zu diesen als "Auto"-Makros bezeichneten Makros gehören:

  • AutoOpen - wird beim Öffnen eines Dokuments/einer Dokumentvorlage ausgeführt.

  • AutoClose - wird beim Schließen eines Dokuments/einer Dokumentvorlage ausgeführt.

  • AutoExec - wird beim Starten von Word oder Hinzufügen einer Dokumentvorlage als globale Dokumentvorlage ausgeführt.

  • AutoExit - wird beim Schließen (Beenden) von Word oder Entladen einer Dokumentvorlage als globale Dokumentvorlage ausgeführt.

  • AutoNew - wird beim Erstellen eines neuen Dokuments ausgeführt.


Tipp Sie können die Ausführung dieser Makros verhindern, indem Sie beim Öffnen (Schließen) des Dokuments bzw. Starten (Beenden) von Word die UMSCHALTTASTE gedrückt halten.

Das AutoOpen-Makro wird ausgeführt, wenn vorhandene Dokumente oder Dokumentvorlagen geöffnet werden (nicht wenn ein neues Dokument erstellt wird). Wenn Sie ein AutoOpen-Makro in die Dokumentvorlage Normal.dot einfügen, wird das Makro bei jedem Öffnen eines Dokuments (oder einer Dokumentvorlage) ausgeführt. (Es wird auch bei jedem Öffnen von Normal.dot ausgeführt.)

Wenn Sie ein AutoOpen-Makro in Ihre eigene Dokumentvorlage einfügen, wird es bei jedem Öffnen eines Dokuments ausgeführt, das auf der Dokumentvorlage basiert. Es wird auch bei jedem Öffnen der Dokumentvorlage ausgeführt. In Normal.dot wird das Makro anstelle aller anderen AutoOpen-Makros ausgeführt.

Wenn Sie ein AutoOpen-Makro in eine globale Dokumentvorlage einfügen, wird es nur beim Öffnen der Dokumentvorlage ausgeführt. Sie können ein globales Makro beim Öffnen eines beliebigen Dokuments ausführen, indem Sie das folgende Makro in die Dokumentvorlage des Dokuments einfügen:

Sub AutoOpen() 
 Application.Run.MacroName:="myGlobalMacro" 
End Sub

Es ist ebenfalls möglich, ein Makro in einer globalen Dokumentvorlage beim Öffnen eines beliebigen Dokuments mithilfe des Open-Ereignisses auszuführen.

AutoClose-Makros funktionieren wie AutoOpen-Makros, mit der Ausnahme, dass sie beim Schließen eines Dokuments oder einer Dokumentvorlage ausgeführt werden.

AutoExec-Makros werden nur in Normal.dot und anderen globalen Dokumentvorlagen verwendet. Sie werden bei jedem Laden der Dokumentvorlage mit dem Makro ausgeführt. (Bei Normal.dot und automatisch geladenen globalen Makros geschieht dies beim Starten von Word. Bei anderen globalen Dokumentvorlagen geschieht dies, wenn die Dokumentvorlage als Add-In geladen wird. AutoExec-Makros können sich in Normal.dot, global.dot, global2.dot befinden, und alle diese Dokumentvorlagen werden ausgeführt! Wenn Makros mit dem gleichen Namen an mehreren aktiven Stellen vorhanden sind, wird normalerweise nur das Makro ausgeführt, das dem Dokument am nächsten ist. Für AutoOpen-Makros gilt: Wenn ein AutoOpen-Makro in Normal.dot, der angehängten Dokumentvorlage und dem Dokument enthalten wäre, dann würde nur das Makro im Dokument ausgeführt werden.) Das folgende Beispiel zeigt ein AutoExec-Makro, das die Websymbolleiste deaktiviert.

Sub AutoExec() 
 Application.CommandBars("Web").Enabled = False 
End Sub

AutoExit-Makros funktionieren wie AutoExec-Makros, mit der Ausnahme, dass sie ausgeführt werden, wenn die Dokumentvorlage entladen wird. Für Normal.dot heißt dies, wenn Word geschlossen wird. Für globale Dokumentvorlagen heißt dies, wenn Word geschlossen oder die globale Dokumentvorlage über Vorlagen und Add-Ins geschlossen wird.

AutoNew-Makros werden in Dokumenten oder globalen Dokumentvorlagen nicht verwendet, nur in Dokumentvorlagen und in Normal.dot. Ein AutoNew-Makro in Normal.dot wird jedes Mal dann ausgeführt, wenn ein neues Dokument erstellt wird. Ein AutoNew-Makro in einer Dokumentvorlage wird immer dann ausgeführt, wenn ein Dokument auf der Basis der Dokumentvorlage erstellt wird. Wenn sich AutoNew-Makros sowohl in Normal.dot als auch in der Dokumentvorlage befinden, wird das Makro in der Dokumentvorlage ausgeführt und das in Normal.dot nicht.

Mit dem folgenden Beispielmakro kann gestestet werden, ob ein Makro aufgerufen wurde.

Sub AutoOpen() 
 ' Test macro 
 MsgBox "The AutoOpen macro in Normal.dot is running" 
End Sub

Beachten Sie, dass dieses Makro im VBA-Editor erstellt werden muss und nicht einfach aufgezeichnet werden kann. Zu Testzwecken könnten Sie ein Makro aufzeichnen, das Text eingibt, pausiert und dann den Text wieder löscht.

Fehlerbehebung für Dokumentvorlagen

Erstellen von Dokumentvorlagen aus fehlerhaften Dokumenten.

Wenn Sie Ihre Dokumentvorlagen für andere freigeben möchten oder einfach planen, sie für mehrere Dokumente zu verwenden, sollten Sie diese gewissenhaft planen und strukturieren. Vermeiden Sie, eine Dokumentvorlage aus Dokumenten zu erstellen, die aus unterschiedlichen Textverarbeitungsprogrammen konvertiert wurden oder aus einer viel älteren Version von Word stammen. Da es nicht möglich ist, eine komplexe Dokumentstruktur Funktion für Funktion von einem Programm in ein anderes zu übersetzen, führen diese Konvertierungen zwangsweise zu einer Verletzung der Dokumentintegrität. In Word können sogar mit der aktuellen Version erstellte Dokumente manchmal zu Problemen führen, falls diese z.B. über automatisch nummerierte Absätze verfügen.

Die Grundidee von Dokumentvorlagen besteht darin, Ihnen oder anderen Benutzern bei der Erstellung eines neuen Dokuments einen Produktivitätsvorsprung zu verschaffen. Falls Ihre Dokumentvorlagen voller Fehler sind, werden sich diese Fehler bis ins Unendliche replizieren. Dies ist sicher nicht Ihre Absicht und gewiss auch kein Beispiel, das Sie setzen möchten. Wenn Sie hauptsächlich Text zur Verfügung stellen möchten, versuchen Sie die Weitergabe als AutoText-Eintrag.

Um Text aus einem konvertierten Dokument zu bereinigen, speichern Sie dieses im HTML- oder sogar Textformat, öffnen Sie die Datei erneut, und speichern Sie diese erneut als DOC-Dokumentdatei. Sie können dieses neue Dokument dann als Dokumentvorlage speichern.

Weitere Probleme mit Dokumentvorlagen

Im Anschluss werden einige typische Probleme beschrieben, die bei der Verwendung von Dokumentvorlagen auftreten können:

  • Fehlende Definition und Verwendung von Formatvorlagen. Dies stellt vor allem ein Problem dar, wenn nummerierte Absätze vorhanden sind, die die automatische Nummerierung von Word verwenden.

  • Konflikte mit anderen Dokumentvorlagen. Die Verwendung des gleichen Namens für Makros, Formatvorlagen und/oder AutoText-Einträge in mehreren aktiven Dokumentvorlagen. Es gibt Situationen, in denen dies erwünscht ist, aber in der Regel ist es nicht wünschenswert, wenn eine Dokumentvorlage die andere überschreibt.

  • Mehrere Kopien von Normal.dot. Wenn nicht mehrere Benutzer einen Computer verwenden und Benutzerprofile aktiviert sind, sollte es nur eine Kopie von Normal.dot auf Ihrem Computer geben. (Falls mehrere Versionen von Word auf dem Computer installiert sind, sollten ebenfalls mehrere Kopien von Normal.dot vorhanden sein.) Bei aktivierten Benutzerprofilen sollte es nur eine Version von Normal.dot pro Benutzer geben.

Schlussfolgerung

In diesem Artikel wurden Formatvorlagen im Detail betrachtet. Dokumentvorlagen bieten eine Möglichkeit, Formatvorlagen, Makros, Tastenkombinationen, benutzerdefinierte Symbolleisten und AutoText-Einträge für Ihre Anwendungen zur Verfügung zu stellen. Sie können steuern, wann und wo diese Funktionen angezeigt werden, indem Sie einen bestimmten Dokumentvorlagentyp auswählen: Arbeitsgruppen-, globale und Benutzervorlagen.


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