Arbejdsgangshandlinger

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

En arbejdsgang involverer flere persongrupper: igangsætteren, opgavemodtagere og godkendere. I arbejdsgangen for følgende udgiftsrapport er Søren igangsætter, medlemmerne af køen er opgavemodtagere, John er opgavemodtager og Henrik, Mette og Dorthe er godkendere.

Følgende afsnit indeholder beskrivelser af de arbejdsgangshandlinger, som hver af disse persongrupper kan udføre.

Handlinger, som igangsætteren kan udføre

Igangsætteren starter en arbejdsgangsforekomst ved at sende et dokument til behandling. Når Søren f.eks. vil sende sin udgiftsrapport, skal han klikke på knappen Send i formen Udgiftsrapport.

Handlinger, som en opgavemodtager kan udføre

En opgave kan tildeles til flere personer eller til en workflowopgavekø, som overvåges af flere personer. Men en opgave kan kun fuldføres af én person.

Antag for arbejdsgangen i foregående illustration, at Søren har sendt en udgiftsrapport og har sendt kvitteringerne til gennemsyn i sin organisations afdelingen for udgiftsrapporter. Medlemmerne af udgiftsrapportafdelingen for Adventure Works overvåger køen. Antag, at Julie, der er afdelingsmedlem, har accepteret opgaven med at gennemse Sørens udgiftsrapport og kvitteringer. Hun kan udføre en af følgende handlinger: fuldføre, afvise, delegere, anmode om ændring, tildele igen eller frigive.

Fuldføre

Når en bruger fuldfører en opgave, tildeles det dokument, der blev sendt til behandling, til den næste bruger i arbejdsgangen, hvis det er en. Hvis der ikke kræves yderligere behandling, afsluttes arbejdsgangen.

Antag for eksempel, at Julie, der er medlem af udgiftsrapportafdelingen for Adventure Works, har accepteret opgaven med at gennemse Sørens udgiftsrapport og kvitteringer. Når Julie har fuldført opgaven, tildeles John udgiftsrapporten til godkendelse.

Afvise

Når en bruger afviser et dokument, afsluttes arbejdsgangsprocessen.

Antag for eksempel, at Julie, der er medlem af udgiftsrapportafdelingen for Adventure Works, har accepteret opgaven med at gennemse Sørens udgiftsrapport og kvitteringer. Hvis Julie afviser dokumentet, afsluttes arbejdsgangsprocessen.

Søren kan sende udgiftsrapporten igen, med eller uden ændringer. Hvis Søren sender udgiftsrapporten igen, starter arbejdsgangsprocessen ved den manuelle opgave.

Delegere

Når en bruger delegerer en opgave, tildeles opgaven til en anden bruger.

Antag for eksempel, at Julie, der er medlem af udgiftsrapportafdelingen for Adventure Works, har accepteret opgaven med at gennemse Sørens udgiftsrapport og kvitteringer. Julie delegerer denne opgaven til sin assistent, Tim.

Tim udfører derefter opgaven på vegne af Julie. Det betyder, at når Tim fuldfører opgaven, vil udgiftsrapporten blive tildelt John til godkendelse – ligesom hvis Julie havde fuldført opgaven.

Anmode om ændring

Når en bruger anmoder om en ændring af et dokument, der er sendt, sendes dokumentet tilbage til igangsætteren.

Antag for eksempel, at Julie, der er medlem af udgiftsrapportafdelingen for Adventure Works, har accepteret opgaven med at gennemse Sørens udgiftsrapport og kvitteringer. Julie bemærker nogle fejl i udgiftsrapporten og anmoder om at måtte foretage ændringer af rapporten. Udgiftsrapporten sendes tilbage til Søren.

Søren kan sende udgiftsrapporten igen, med eller uden ændringer. Hvis Søren sender udgiftsrapporten igen, skal et medlem af køen gennemse rapporten og kvitteringerne igen.

Tildele igen

Medlemmerne af en workflowopgavekø kan tildele de dokumenter, som er i køen, igen til en anden kø.

Antag for eksempel, at Julie, der er medlem af udgiftsrapportafdelingen for Adventure Works, overvåger køen. Hun kan udligne arbejdsbyrderne ved igen at tildele udgiftsrapporten og de tilhørende kvitteringer til en anden kø.

Frigive

Hvis et medlem af en workflowopgavekø har accepteret en opgave og så senere beslutter, at hun ikke kan fuldføre opgaven, kan hun frigive dokumentet tilbage til workflowopgavekøen.

Antag for eksempel, at Julie, der er medlem af udgiftsrapportafdelingen for Adventure Works, har accepteret opgaven med at gennemse Sørens udgiftsrapport og kvitteringer. Hvis Julie beslutter, at hun ikke er i stand til at fuldføre opgaven, kan hun frigive dokumentet. Udgiftsrapporten returneres til køen, så andre medlemmer af udgiftsrapportafdelingen for Adventure Works kan fuldføre opgaven.

Handlinger, som en beslutningstager kan udføre

Når et dokument tildeles en beslutningstager, er det ofte fordi, der er et spørgsmål, som beslutningstageren skal besvare. Svaret på spørgsmålet er typisk Ja eller Nej, Sand eller Falsk. Hvis beslutningstageren ikke vælger et af disse svar, kan beslutningstageren uddelegere beslutningen.

[Valg 1] eller [Valg 2]

En beslutningstager skal besvare et spørgsmål, der har relation til dokumentet. Svaret på spørgsmålet er typisk Ja eller Nej, Sand eller Falsk. Det svar, beslutningstageren vælger, bestemmer, hvilken gren i arbejdsgangen der bliver brugt til behandling af dokumentet.

Antag for eksempel, at Sørens udgiftsrapport er tildelt til John. John skal beslutte, om de oplysninger, der er indeholdt i udgiftsrapporten, kræver et opkald til medarbejderens chef. Hvis John beslutter, at et opkald er nødvendigt, tildeles udgiftsrapporten til Agnete, som skal ringe til medarbejderens chef. Hvis John beslutter, at et opkald ikke er nødvendigt, tildeles udgiftsrapporten til Henrik til godkendelse.

Delegere

Når en beslutningstager uddelegerer en beslutning, tildeles dokumentet til en anden bruger, som skal træffe beslutningen.

Antag for eksempel, at Sørens udgiftsrapport er tildelt til John. John uddelegerer beslutningen til sin assistent, Maria.

Maria udfører derefter opgaven på vegne af John. Hvis Maria beslutter, at et opkald er nødvendigt, tildeles udgiftsrapporten til Agnete, som skal ringe til medarbejderens chef. Hvis Maria beslutter, at et opkald ikke er nødvendigt, tildeles udgiftsrapporten til Henrik til godkendelse.

Handlinger, som godkenderen kan udføre

Når et dokument tildeles en godkender, kan godkenderen udføre en af følgende handlinger: godkende, afvise, delegere eller anmode om ændring.

Godkende

Når en godkender har godkendt et dokument, tildeles dokumentet til den næste bruger i arbejdsgangen, hvis der er en. Hvis der ikke kræves yderligere behandling, afsluttes arbejdsgangen.

Antag for eksempel, at Søren har sendt en udgiftsrapport på kr. 6.000, og den er tildelt til Henrik. Hvis Henrik godkender dokumentet, tildeles det til Mette til godkendelse. Når Mette har godkendt det, afsluttes arbejdsgangsprocessen.

Afvise

Når en godkender afviser et dokument, afsluttes arbejdsgangsprocessen.

Antag for eksempel, at Søren har sendt en udgiftsrapport på kr. 12.000, og den er tildelt til Mette. Hvis Mette afviser udgiftsrapporten, afsluttes arbejdsgangsprocessen.

Søren kan sende udgiftsrapporten igen, med eller uden ændringer. Hvis Søren sender udgiftsrapporten igen, starter arbejdsgangsprocessen ved godkendelsesprocessen.

Delegere

Når en godkender delegerer et dokument, tildeles dokumentet til en anden bruger til godkendelse.

Antag for eksempel, at Søren har sendt en udgiftsrapport på kr. 12.000, og den er tildelt til Henrik. Henrik delegerer udgiftsrapporten til Dorthe.

Dorthe udfører derefter opgaven på vegne af Henrik. Dette betyder, at når Dorthe godkender dokumentet, tildeles dokumentet til Mette til godkendelse – ligesom hvis Henrik havde godkendt det. Når Mette har godkendt dokumentet, sendes det til Dorthe til godkendelse.

Anmode om ændring

Når en godkender anmoder om en ændring i et dokument, sendes dokumentet tilbage til igangsætteren.

Antag for eksempel, at Søren har sendt en udgiftsrapport på kr. 12.000, og den er tildelt til Mette. Hvis Mette anmoder om en ændring, sendes dokumentet tilbage til Søren.

Søren kan sende udgiftsrapporten igen, med eller uden ændringer. Hvis Søren sender udgiftsrapporten igen, sendes den til Henrik til godkendelse, fordi Henrik er den første godkender i godkendelsesprocessen.