O podpisovém limitu nastavení
Platí pro: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Správa výdajů je klíčovou součástí správy finančních rizik pro organizace. Správa výdajů zahrnuje posílení interního řízení a ověření, zda jsou pracovníci v souladu s těmito prvky. Podpisové limity jsou významnou částí řízení a kompatibility pro správu výdajů.
Podpisový limit definuje největší finanční závazek, který má pracovník povoleno provádět jménem svého zaměstnavatele. Přímým výsledkem aktivity výdajů pracovníka a schválení aktivity výdajů manažerem pracovníka organizace může organizace vytvářet smluvní vztah se třetí stranou. Například nákupní objednávka může být vydána dodavateli.
Existují dva typy podpisových limitů: omezení výdajů nebo omezení schválení. Omezení výdajů je maximální částka, kterou je pracovník oprávněn utratit za nákupy související s prací. Schvalovací limit je maximální částka, kterou je pracovník oprávněn schválit pro konkrétní obchodní dokument. Podpisové limity se mohou měnit v závislosti na typu transakce. Proto nákupní žádanky, sestavy výdajů, nákupní objednávky a faktury mohou mít různé podpisové limity.
Organizace přiřadí výchozí podpisové limity. V závislosti na konfiguraci podpisových limitů v organizaci může pracovník získat výchozí podpisový limit jedním z následujících způsobů:
Pracovníkovi je automaticky přiřazen výchozí podpisový limit založený na úloze pracovníka nebo úrovní kompenzace.
Pracovník musí odeslat žádost o podpisový limit v portálu služeb pro zaměstnance v Podnikový portál aplikace Microsoft Dynamics AX.
Smlouvy o podpisovém limitu platí jen po omezenou dobu. Před vypršením platnosti dohody ji zaměstnanec musí obnovit. Při obnovení pracovníci opětovně potvrdí, že souhlasí s podmínkami smlouvy. Vypršení-li platnost smlouvy o podpisovém limitu, pracovník nemůže nakupovat, dokud smlouva nebude obnovena.
Přehled procesu: Výdaje a limity schvalování
Proces konfigurace a aktivace podpisových limitů zahrnuje následující kroky:
Správce vybere základ podpisového limitu.
Je-li třeba, správce omezuje podpisové limity na uživatele, kteří mají v záznamu zaměstnance Microsoft Dynamics AX.
V případě potřeby správce provede konfiguraci podpisových limitů tak, aby pracovníci museli vyžádat výchozí podpisové limity pro své úlohy nebo úroveň kompenzace. Požadavky se předkládají na portálu služeb zaměstnancům v aplikaci Podnikový portál.
Pro každou úroveň úlohy nebo kompenzace správce definuje výchozí omezení útrat a schválení omezení podle typu transakce.
Poznámka
Výchozí podpisové limity pro úlohu nebo úroveň kompenzace lze určit odlišně pro různé právnické osoby v rámci organizace. V právnické osobě mohou být výchozí podpisové limity také definovány rozdílně pro různé oblasti, například oddělení nebo nákladová střediska. Zaměstnanci, kteří mají pozici ve více právnických osobách v rámci organizace, mohou mít různé výchozí podpisové limity u každé právnické osoby.
Při přijmutí pracovníka je mu přiřazena určitá úloha nebo kompenzace v aplikaci Microsoft Dynamics AX.
Pokud podpisové limity jsou nakonfigurovány tak, aby byly limity přiděleny zaměstnanci automaticky podle úrovně kompenzace, pracovníkovi je automaticky přidělen podpisový limit na tomto principu.
Pokud jsou podpisové limity nakonfigurovány tak, aby pracovníci museli vyžádat podpisové limity na úrovni úlohy nebo kompenzace, pracovník musí odeslat žádost na portálu služeb pro zaměstnance.
Manažer pracovníka posoudí žádost o podpisový limit a provede jeho schválení nebo zamítnutí. Manažer můžete také kdykoliv odebrat podpisový limit.
Po nastavení omezení útrat pro zaměstnance, může pracovníka provést nákupy do této částky. Limity útrat jsou vyvolány v době nákupu. Omezení schválení budou vyvolána, jakmile manažer pracovníka schválí nákup jako součást v rámci cyklu schválení dokumentu.
Příklad: Limit výdajů
Petr je manažer projektu. Vzhledem k tomu, že je odpovědný za dodání projektu včas, Petr musí mít možnost provádět nákupy katalogu pro obchodní software a hardware. Výchozí výdajový limit, který je definován pro jeho práci je 500 USD. Nákupy, které Petr má provést ke splnění termínu projektu, vyžadují vyšší limit útrat. Proto Petr odešle požadavek na zvýšení svého výdajového limit na 2 500 USD, aby mohl zakoupit zboží a služby do nákladů až 2 500 USD.
Petrova žádost o výdajový limit bude odeslán Janě, manažerce prostředků projektu a Jana schválí žádost. Petr nyní můžete provést nákupy katalogu až do 2 500 USD, což je o 2 000 USD více než výchozí podpisový limit, který je definován pro jeho práci.
Pokud Petr musí učinit nákup přesahující 2 500 USD, může odeslat žádost o jednorázové zvýšení omezení výdajů.
Příklad: Omezení schválení
Jana je manažera prostředků projektu společnosti Fabrikam, Inc. Pro manažery na úrovni Jany je výchozí limit schválení 2 000 USD pro nákupní požadavky. Společnost Fabrikam nakonfigurovala podpisové limity, aby zaměstnanci mohli odeslat žádosti o podpisový limit. Podpisové limity nejsou přiděleny pracovníkům automaticky.
Jana požádá o výchozí limit schválení 2 000 USD. Proto je její požadavek přidělen automaticky a nemusí předat workflow schválení. Pracovníci Jany vyžadují limity výdajů větší než 2 000 USD pro nákupní žádanky. Proto Jana odešle žádost o schválení limitu 2 500 USD. Jitka, manažerka divize produktu, schválí požadavek. Nyní Jana může schválit nákupy až za 2 500 USD, které vytvoří její zaměstnanci.
Příklad: Obnovení smluv o podpisovém limitu
Smlouvy o podpisovém limitu platí jen po omezenou dobu. Pracovníci musí pravidelně obnovit smlouvy, aby opětovně potvrdili souhlas s podmínkami smlouvy. Například Petr má výdajový limit pro nákupní žádanky. Když Petr požádal o tento podpisový limit, přečetl si smlouvu „Nákupní podmínky“ a odsouhlasil tyto podmínky dne 1. června 2011. Doba trvání smlouvy byla definována na 12 měsíců. Proto Petrovo potvrzení vypršení 1. června 2012. Před tímto datem Petr musí znovu potvrdit, že souhlasí s dodržováním smlouvy „Nákupní podmínky“.
Pole Smlouva otevřena (měsíce) se používá k definování délky intervalu obnovení pro podpisový limit smlouvy. Interval obnovení pro Petrův limit výdajů je dva měsíce. Z toho vyplývá, ze od 1. dubna 2012 je Petrovi k dispozici stránka Potvrzení smlouvy o podpisovém limitu. Mezi 1. dubnem 2012 a 31. květnem 2012 Petr může otevřít tuto stránku k obnovení podpisového limitu Neobnoví-li Petr smlouvu o podpisovém limitu během tohoto období, jeho podpisový limit vyprší a nemůže nakupovat, dokud dohodu neobnoví.
Viz také
Informace o úkolech podpisového limitu pro pracovníky a vedoucí pracovníky naleznete v tématech nápovědy Vytvoření a správa žádostí o podpisový limit a Správa žádostí o podpisový limit pro vaše pracovníky v aplikaci Podnikový portál aplikace Microsoft Dynamics AX.
Další informace o nastavení parametrů podpisového limitu naleznete v tématu Nastavit parametry podpisových limitů.