Share via

Microsoft Office System 和 XML：XML 在行动

  • 项目

Microsoft Corporation

适用于：
Microsoft® Office System

摘要：在过去的几年中，已经有很多文章论述了 XML 及其广泛采用对于业务和业务进程的积极影响。尽管许多公司和行业已经从应用 XML 获益，但这主要是对于在后端服务器之间交换数据；实际上，如果能引入支持自定义架构的、已启用 XML 的桌面应用程序，我们还可以进一步发掘 XML 应用的巨大潜在效益。Microsoft Office System 在 2003 版的 Office 应用程序中增强了 XML 支持并引入了新的应用程序，这些新应用程序使信息工作者能够将 XML 这一革命性的技术掌握在手中，进而使各个企业能够充分享用它所带来的好处及其潜在优势。

本页内容

概述 概述
XML 在行动：方案 XML 在行动：方案
Microsoft Office System 中的 XML：产品概述 Microsoft Office System 中的 XML：产品概述
更多信息 更多信息

概述

今天，XML 已经成为在各种不同的系统间交换数据的一种被广泛接受的公用标准。XML 的应用和 Web 服务体系结构的出现彻底改变了许多公司（有时甚至是整个行业）在 Web 上处理业务的方式。不过，XML 所代表的不仅仅是一种简单的数据交换协议，其创建者的初衷是使之成为解决以下问题的一条途径，即通过定义文档中包含的信息的结构和上下文来捕获这些业务文档中锁定的更多有意义的信息。

本文探讨了所引入的、能够识别 XML 的一套桌面应用程序如何通过提供创建 XML 文档的功能并使用户能够以创造性的全新方式检索和重复使用所检索的信息，使我们更接近于上述构想的实现。然后提供了若干方案，说明公司如何通过为信息工作者的桌面提供 XML 功能来增强其业务进程并提高工作人员的生产率。本文最后简要介绍了 Microsoft® Office Professional Edition 2003 的新功能，揭示了 Microsoft 如何实现这些优点并使 Microsoft Office System 成为创建和利用 XML 的解决方案的主要平台。

为何采用 XML？

今天的业务需要处理大量信息。这些信息通过许多渠道生成并以多种方式存在，它们可能是从操作系统收集的原始数据，可能是发布和共享的内容和文档，也可能是由整个公司的用户在本地存储和交换的大量电子邮件消息。

虽然我们已经为存储和管理某些类型的数据（例如，数据库中的数字数据）建立了完备的方法，但是，还有很大一部分在业务环境中创建的信息尚未以任何有意义的方式被捕获。遍布各处的工作人员生成包含有价值的重要信息的报告、电子邮件消息和电子表格。但是，如果他们需要重复使用这些信息，则可能还要花费大量时间来搜索相应的文件，随后还要将相关信息通过重新键入、剪切和粘贴或导入的方式引入到另一个文档中。这些文档的创建和处理方式限制了在原始文档以外使用这些信息的范围或方便性。

虽然数据的捕获和验证是为传统数据管理建立的一种很好的方法，但是却没有类似一个类似的方法来收集和管理基于文本的报告和其他常用业务文档中包含的信息。最初创建 XML 时就是为了解决这一问题。XML 使企业能够以一种获得最大信息价值的方式捕获任何形式的业务信息。通过提供方便的重复使用、索引、搜索、存储、汇集功能以及通常与管理关系数据库相关联的其他实际功能，XML 将传统数据管理的强大功能引入到了文档中。

如以下各部分所述，XML 标准是适用于定义所有类型的业务信息（特别是文档）的理想标准。此外，因为 XML 是特别为在 Web 上传递这些信息而设计的，所以对于依赖于企业网络、Intranet 和 Internet 在公司内部或与合作伙伴和供应商进行通信的公司而言，它是一种理想的技术。如下面将要介绍的，在企业范围内以及桌面上采用 XML 标准会为用户和业务本身带来巨大的好处。

什么是 XML？

XML 是一种用于标识文档内部的结构的标记语言。XML 标准由 W3C（一个维护万维网多个标准的协会）发布和维护。

与其他标记语言一样，XML 也使用标记来定义文档中的特定元素。XML 标记定义了文档的结构元素以及这些元素的含义。与指定文档外观和格式的 HTML 标记不同，XML 可用于定义文档的结构和内容，而不仅仅是外观和感觉。这样，XML 便可以将文档的内容与其表示相分离，从而使我们能够以一种有意义的方式来管理这些内容。

虽然 XML 是已发布的标准，但 XML 规范并未指定标记本身，而是提供了一种用于定义标记和关系以及向文档中添加标记的标准方法。因为没有预定义的标记集，所以 XML 表现为一种非常灵活的元语言，可用于建立几乎任何类型的文档的模型。

这种灵活性还使所建立的模型具有高度的可缩放性，可应用于非常简单的、基于文本的文档，也可以应用于非常复杂的层次结构信息。利用这种可缩放模型可以创建“半结构化”的文档，即包含有意义的区域的文档；这些区域包含意义的方式与数据库中的列包含意义的方式相同。所以，使用这种模型的应用程序几乎可以描述所有类型的文档或数据结构。

可用于特定文档类型或信息类型的标记包含在 XML 架构中，这些架构定义了标记集和应用这些标记的规则。架构定义了文档中可以包含的并且可以由用户、公司或在行业级别创建的每个数据元素的结构和类型。这样，我们便可以创建用于定义和限定几乎任何应用程序的 XML 架构。

XML 的另一个主要不同之处就是它是基于文本的。因为 XML 文件完全由文本组成，所以我们完全可以阅读这些文件，从而为创建跨平台的工具以及在应用程序之间交换文件提供了方便。此外，对于创建或使用 XML 文档的工具、平台甚至设备都没有什么限制。这样无疑扩展了业务机会，因为我们可以在应用程序、系统以及公司之间交换数据而不必考虑平台。

基于文本的编码还可以使基于 XML 的信息可以灵活地进行传递，这种信息可以显示在浏览器中，也可以显示在某个功能完备的应用程序中以便进行编辑。这里有一种已经被证明为很有用的技术，它采用了样式表（XSL-T [可扩展样式表语言 - 转换]）来定义特定实例中信息的显示方式。除了定义文档的特定实例的格式外，XSL-T 还可以将 XML 文档转换为要使用该信息的应用程序所要求的格式。通常情况下，XSL-T 会将原始 XML 转换为另一种 XML 架构（应用程序所要求的架构）或 HTML（用于在 Web 浏览器中显示）。

因为 XML 文档是结构化的、独立于平台且基于文本的文档，所以可以使用多种编辑程序（例如 Microsoft Office System 程序）来打开和操作这些文档，也可以将它们集成到自动化的业务进程中。

XML 对于桌面的好处

今天，XML 已经成为在各种不同的系统间交换数据的一种被广泛接受的公用标准。对于许多公司来说，XML 为企业事务和企业之间的数据交换创造了方便条件，它解决了跨平台的兼容性问题。许多公司还采用了 Web 服务体系结构，作为在后端系统中提供数据的方式以及为基于 XML 的解决方案充分利用现有的基础结构。

不过，虽然许多业务都依赖于 XML 进行数据交换和事务处理，并且在 Internet 和企业级别应用了必要的服务器和体系结构，但 XML 在桌面上的应用尚未得到充分开发。其历史原因是，在桌面应用程序中，将内容与表示分离是非常困难的，而这又是在终端用户方案中实现 XML 的关键。

Microsoft Office System 在许多高效的 Microsoft Office Professional 2003 工作效率应用程序中提供了增强的 XML 支持，从而为将 XML 的强大功能引入到桌面提供了丰富的解决方案。Microsoft Office System 为下一代 Office 解决方案开辟了一条新路，XML 将在使用户和公司能够充分利用集体信息的方面发挥关键性作用。

智能应用程序

XML 为涉及使用文档的几乎所有任务的自动化提供了非凡的潜力。通过使用附带的 XML 架构（即使该架构没有呈现给用户）来创建文档（例如报告、电子表格和表单），开发人员可以创建一个解决方案，用于识别这些文档中的内容的结构和含义并向用户提供智能响应。应用程序智能还可用于在输入信息或数据时对其进行验证，从而避免出现错误并帮助保持数据的清洁和规范。

公司可以定义自己的架构，这样公司便可以标识其文档中有意义的独特区域并创建使这些结构与它们自己的业务进程相关联的解决方案。因为内容与表示是相分离的，所以可以让这些解决方案以很多不同的方式来显示相同的信息，以适应特定的任务、用户或进程的需要。

此外，由于可以按照结构化的方式标识文档各部分（或识别某个部分中的特定内容），因此开发人员可以创建智能响应用户输入的应用程序，可以根据上下文提供操作和指导、提出内容建议，或者提供支持数据或指向相关信息的链接。

因为客户端软件能够理解文档的内容，所以智能应用程序可以为用户与文档的交互提供可能的一切帮助。这种解决方案的出现将彻底改变用户创建和使用文档的方式。智能应用程序将指导和帮助用户创建文档，从而减少了传统的手动任务所花费的时间。

将用户连接到数据

XML 已被广泛视为数据交换以及在数据库或后端系统中提供信息的标准。Web 服务使用的是开放的 Internet 标准，从而可以实现在企业系统和数据源之间或不同平台上用不同语言编写的系统之间的通信。通过在桌面上提供已启用 XML 的应用程序，公司可以利用该基础结构为员工提供更强大的功能，即，使他们可以直接连接到企业系统和数据源。

智能客户端应用程序是一种功能强大的新型桌面应用程序，与依赖于 Web 服务的分布式应用程序类似。公司可以创建基于 Office 技术的智能客户端，这些客户端可以充分利用 Web 服务，即，直接、动态地访问信息，然后基于需要该信息的位置（表单、字处理器或要用于进行分析、格式化或发布该信息的业务流程应用程序）以正确的格式呈现正确的信息。这样，我们将获得一个灵活、丰富且更具集成性的桌面环境。

信息的捕获和重复使用

基于 XML 的文档使公司可以捕获更多在运行过程中创建的信息资产，这种资产在文档和文件中通常保持锁定状态。捕获后，这些信息将成为有价值的资产，可以以许多方式使用和重复使用。当公司可以定义自己的 XML 架构时，它们便能够明确地确定要捕获的数据以及该数据的结构化方式。

自定义的架构与数据库中的列和表类似，这样，所有类型的文档便成为与任何其他操作性数据存储同样丰富的信息源。通过使文档具备存储功能，公司便可以按照与处理业务数据相同的方式来汇集、分析、搜索、管理以及重复使用文档和领域知识。

对于用户来说，由于能够搜索特定的信息以及从众多的信息源汇集信息，因而不再需要执行那些与文档的创建和更新相关联的耗时且易出错的多种任务，例如打开和关闭文件以查找信息、在文档间剪切和粘贴信息以及搜索标签以便合并相似字段中的数据。

XML 在行动：方案

管理规定的遵守和财务数据的准备

许多行业（包括金融服务、保险、卫生保健和其他行业等）都在创建和采用行业特定的架构。整个行业范围内的标准化有利于遵守管理规定以及满足报告要求，也有利于行业内各合作伙伴和公司之间的数据交换。以下方案说明为公司财务数据采用标准架构如何使各个机构（例如 FDIC 和 SEC）能够自动处理和存储所需归档资料。此外，如果更好地利用 XML，还可以使金融服务公司能够自动创建报告并简化和加快通过各种渠道向其客户分发这些报告的工作。

现状

金融服务行业的突出特点是具有严格的报告要求。政府主管部门要求企业按照政府的规定提交为数众多的财务报告。在私营部门中，资产净值分析师根据这些归档资料和深入的调查来准备自己对于行业和特定公司的报告、建议以及收益评估。然后，该信息将提供给机构投资者。

对金融市场的严格审查特别需要及时、准确的报告，同时也增加了资产净值调查和基金管理行业中的公正性、透明性和会计责任压力。

挑战

调查报告和 SEC 归档资料具有无数的表单，每种表单都有自己的标准格式。以 SEC 归档资料为例，这些报告必须符合严格的要求并按照严格的时间表提交。在私营部门中，报告和调查是通过多种渠道分发的，这些渠道包括传真、电话、打印文本、电子邮件、即时信使服务和 Web 入口等。分发方法的选择可由客户的意向或内容类型来决定。此外，内容还经常被转换以便在世界各地分发，并且可能会被第三方合并在一起进行分发。每天都要传送的大量报告促使政府和行业寻求自动化的提交和发布进程。

桌面 XML 解决方案

成功实现自动化涉及成百上千家私有公司、上市公司以及众多政府机构，其中首先要建立用于表示财务报告通用的数据以及其他信息的标准。采用这种标准的公司可以使用此架构来标识其财务记录中的特定数据元素，以及定义各种类型的报告的结构。然后，它们可以创建自定义的应用程序或自动化的进程，用于按照各个政府机构的报告要求来提取和格式化相应数据。

对于政府（以及其他需要汇集大量 SEC 归档资料的组织），使用标准 XML 架构可以实现完全自动化的进程，用于接受、确认、规范化和存储这些归档资料。

XML 文档自身的可移植性使这些政府机构可以轻松实现基于 XML 的报告和归档资料的自动提交（通过 Web 或安全网络）。同样，可以通过 Web 服务轻松地将 XML 数据重新发布或分发给商业客户端，这些 Web 服务可以针对几乎任何目标设备、格式或语言来检索和格式化数据。Web 服务和控制这些进程的控制服务器可以接收 XML 文档而不管所使用的软件工具或用于创建报告的平台如何，这样，采用这种标准后便无需整个行业更换工具或平台。

使用标准架构使我们可以通过接收数据的服务或者在分析师的桌面上对财务数据进行验证（在分析师的桌面上，应用程序使用 XML 来提供成功完成报告所需的、与上下文相关的指导和信息）。

分析师们每天都要准备这些报告以及处理数据。不过有了具有 XML 功能的桌面应用程序（例如 Microsoft Office Excel 2003），分析师就能够在继续使用所熟悉的工具的同时采用行业的 XML 标准。只需一些简单的软件扩展，这些分析师便可以从基于 Excel 的模型中直接导出数据和分析包（已采用准备用于提交的格式）。

能够识别 XML 的桌面应用程序还使分析师可以直接将财务数据检索到应用程序中，这样就不再需要从其他电子信息源进行手动的剪切和粘贴操作或根据打印报告进行键入操作。检索并不局限于构成单一架构的数据，而是可以针对任何自定义的或行业标准的 XML 格式来执行。

当用户将来自多个源的数据检索到 Excel 2003 中时，检索的简便性还使他们可以更轻松地将数据合并在一起。例如，创建公司中多个部门的综合报告的财务主管可以更轻松地匹配每个部门的收入情况，因为实际的收入数值带有 XML 标记“<revenue>”。

在这样一个如今完全可行的方案中，金融资产净值调查公司通过为财务报告使用了标准 XML 架构的解决方案和基于 Excel 的智能客户端解决方案向其分析师提供来自上市公司和私有公司的数据。Excel 电子表格中的单元格被映射到 XML 文档的各个元素。电子表格将公司列表检索到 Excel 任务窗格中，当分析师选择这些公司时，会自动向电子表格中输入单个或合并的结果。

完成分析后，Microsoft Office Word 2003 中的任务窗格会提供 XML 数据以准备生成动态的、可供客户使用的报告。因为该解决方案依赖于 XML，所以 Excel 电子表格和 Word 2003 文档能够适应电子表格和输入数据的格式的变化。当数据发生变化时，分析师只需刷新其中任一文件便可立即更新报告中相应位置处的信息。

概要

行业标准架构为管理报告提供了一致性，并且使合作伙伴和第三方之间能够交换数据。
XML 格式的文档使政府机构可以将这些报告和其他归档资料的提交和处理过程自动化。 能够识别 XML 的桌面工具可以自动创建标准的报告。

通过将全部数据标记为 XML，分析师可以轻松地从多个信息源汇集信息以便进行分析和建立模型。

现场服务的执行和管理

此方案描述了使用已启用 XML 的表单的移动解决方案如何能够帮助现场服务技术人员有效、准确地获取报告、自动生成基于数据的报告，并且允许对在现场收集的信息进行复杂的分析、汇集和存储操作。

现状

大型工业设备（大功率发电机、挖掘机、农场设备、建筑装卸设备、牵引设备等）的制造商需要定期派出现场服务小组进行现场维修工作。 根据维护的需要，这些维修工作可能要持续一周到数月时间。

挑战

在每次维修过程中，制造商都要收集大量数据，以帮助公司判断是否成功完成服务任务。目前，工程师和维修小组通常使用印刷表单或昂贵的自主开发的软件应用程序来收集这些数据。因为工程师不能获得持续的 Internet 连接，所以必须要在服务任务的最后将他们收集的数据传送到中央数据库中。

这些数据将用于多种用途，包括为客户生成正式的、完成服务后的报告。创建这些报告通常需要工程师花费与服务任务本身一样长的时间，特别是在印刷表单上收集数据时。在提供完成服务后的报告之前，无法为客户开列账单。除了在完成服务后的报告中使用该数据外，设备制造商还要在自己的后端系统中使用在服务任务过程中收集的数据，以执行预测性的分析，找出可能表明需要对产品进行改进的趋势。最后，收集的数据将被归档，作为客户历史记录的一部分。

使用印刷的收集表单需要进行手动处理，效率低且容易出错，并且难以为特定客户或特定类型的设备汇集维修历史记录。此外，由于在现场记录数据与在中央数据库中捕获该数据之间存在很长的滞后时间，因而使公司无法评估进行中的维修的状态，也无法对设备故障或客户请求的趋势作出快速响应。

桌面 XML 解决方案

基于 XML 的解决方案可以彻底改变这些公司实现各自进程的方式，使它们能够准确捕获现场技术人员收集的大量信息并有效地管理这些信息。

在现场，一台配备了 Microsoft Office InfoPath™ 2003（一种基于表单的、已启用 XML 的数据输入应用程序）的笔记本计算机替代了工程师使用的印刷表单。该笔记本计算机还装载了详细的维修和操作手册，这些手册是使用基础 XML 架构在 Word 2003 中创建和维护的。

InfoPath 2003 表单使工程师还可以准确地捕获详细数据，例如设备性能统计、现场操作使用信息以及维修需要等。由公司开发的特别针对该数据的 XML 架构定义了电子表单。通过该架构可以对数据进行实时验证；当数据输入超出所标记的预期范围以外时，系统将提示工程师解释发生变化的原因。

当导入到 Word 中时，工程师所捕获的表单数据将支持在维修手册中进行智能导航。例如，表单中所描述的设备配置使 Word 可以自动在任务窗格中检索特定任务定义、更新信息、最佳实行办法甚至维修技术的视频。

当将笔记本计算机与公司总部中的桌面计算机同步时，包含现场服务数据的 XML 文档将被提交给 Web 服务。Web 服务将数据添加到 Master 数据库中并通过 Microsoft BizTalk® Server 启动若干相关进程，包括开列账单、创建客户报告以及对维修进行分析。原始数据中的 XML 标记使智能应用程序可以自动提取相关说明和数据以创建接近最终报告的客户报告和清单。这些数据也可以以后再进行提取并用于其他用途，例如，用于为特定设备创建综合的维修趋势分析报告，或用于为特定生产线更新平均故障时间的计算结果。

公司可以选择将 XML 标记的报告存储为其原始格式的文档，或者分离信息元素并将其存储到关系数据库中，该数据库可以识别 XML 标记且具有很强的可缩放性。在上述任何一种情况下，仍然可以根据 XML 标记来搜索、排序或汇集数据，该标记是当工程师在现场捕获数据时以透明的方式应用的。

概要

已启用 XML 的表单使工程师可以在现场准确、高效地捕获数据。
智能应用程序可以基于上下文和内容指导用户并提供有意义的信息。
利用在现场收集的、预先标记的数据可以实现自动化的数据收集和分析 Web 服务。
智能文档解决方案可以基于在现场收集的数据自动创建报告以及执行其他进程。

市场和品牌报告
此方案描述了市场调查公司如何能够使用 XML 为其客户自动创建动态的、由数据驱动的报告，从而提供更有意义的报告并捕获更多信息，例如对产品和公司的特定参考，以便用于将来参考和重复使用。

现状

品牌的成功（代表了客户选择某个产品、服务或公司的次数的总计）可以直接与客户的忠诚度和效益相关。为公司和特定产品建立、管理和跟踪品牌的进程对大多数公司来说都是非常重要的。

预见品牌相关事项中的变化、渠道的一致性、定位和满足客户的期望是保持竞争优势的关键。品牌经理通常依赖咨询顾问来提供市场资讯，以创建动态的“品牌记分卡”，用于有效地跟踪和评估特定品牌的优点和弱点。这种资讯通常以定期报告的形式提供。

挑战

全面监控评估品牌效应所需的所有市场资讯要求公司从多个信息源（例如客户电话调查、呼叫中心投诉、满意度数据、Web 统计、新闻组发言以及其他来源）收集数据。所收到的这些信息有多种格式，包括 XML、打印文档、HTML 和原始数据。格式的多样性使得这些信息的汇集进程和品牌记分卡的创建进程变得很复杂，如果使用目前的方法可能需要一个月以上的时间。

由于创建和分发品牌记分卡报告需要很长时间，因而这些报告中的数据甚至在发布之前就可能已经过时。此外，由于这些报告（通常为 Word 文档或 Microsoft Office PowerPoint® 2003 演示文稿）都是静态形式，因此品牌经理无法实时监控市场的认知情况，也无法及时对认知情况中的变化作出响应。

此外，对于拥有多个品牌的公司，传统的静态报告无法提供比较功能或跨越不同的品牌或产品来汇集数据。这使得在不同品牌间（或与竞争者）比较数据变得非常困难，并且会扰乱产品的开发周期（开发周期可能依赖于历史趋势）。

桌面 XML 解决方案

通过将输入的品牌数据和市场调查结果标记为 XML，公司可以改进品牌记分卡的创建进程并在其他进程（例如新产品开发）中对这些数据进行更有效的利用。

要实现此目的，公司必须首先创建一个自定义的 XML 架构，以表示通用的数据类型以及用于市场和品牌调查的内部进程。然后，公司必须在品牌经理的桌面上为他们配备启用 XML 的工具，用于报告品牌信息。XML 格式的数据与丰富的桌面工具集相结合可以为创建报告提供灵活多变、功能强大的各种选择。

Microsoft Office FrontPage® 2003 Web 站点创建和管理工具使咨询顾问可以为特定客户或品牌快速创建自定义的 Web 页或入口。FrontPage 2003 使用户可以使用或连接到任何 XML 数据/源并使用不需要编程技能的图形工具创建样式表 (XSL-T)。通过创建直接从源检索 XML 数据的 Web 页，咨询顾问可以提供实时信息，这样客户就不必等待每月或每季度的报告。

Microsoft Office Word 2003 支持自定义的 XML 架构，使用户可以在一个舒适的工作环境中创建品牌记分牌。所增加的 XML 支持使用户还可以将来自多个源的数据放在一起，包括来自 Web 服务的实时数据以及存储在以前的报告或中央数据库中的归档数据。

Word 中包含的一个自定义应用程序可以在任务窗格中列出这些数据源，并允许咨询顾问可以为要检索的信息输入参数（例如日期、产品或地理区域）。该应用程序还可以检索数据，它在任务窗格中显示结果数据集并允许用户选择全部或部分数据以包含在 Word 文档中。此外，当用户创建报告时，他们可以标记关键字和重要内容（或使用 Word 的智能标记功能）来自动标识相应项目，例如要监控的产品名称和竞争者。

由于结果文档或报告保留了 XML 结构，因而可以排序、过滤、索引以及重复使用它所包含的数据。然后，人们便可以搜索品牌报告以找出具有类似调查结果或类似调查内容的可比较的报告。

概要

自定义的架构使用户可以创建适用于其独特进程的数据结构和定义。
识别 XML 的工具使用户可以快速创建各种格式的动态报告。
智能文档解决方案可以指导用户创建复杂的报告，即给出内容建议并提供指向相关信息的链接。
用 XML 标记数据为存储、汇集、分析和重复使用数据提供了方便。
保险理赔
背景信息

当投保方将受到的损失告知其保险公司时，保险公司启动理赔的第一步便是收集各种信息。然后，该进程将转为脱机，并指定一个或多个处理程序来管理其余进程。某些财产和意外险索赔是很复杂的，特别是当它们与某个事件相对应且涉及多个投保项目时（例如，龙卷风袭击了投保的房屋和车辆），其中甚至可能涉及某些人员伤亡。其他索赔，例如个人损失（失窃、财产损坏等），则不是很复杂，但仍要求准确的数据处理。
所收集的数据已经高度标准化，ACORD（Association for Cooperative Operations Research and Development，一家非盈利性的保险协会）开发并发布了 450 多个标准保险表单，这些表单被 1000 多家公司使用并且满足美国财产和意外险市场的所有管理要求。
对于所报告的破坏情况，其现场评估的控制是远远不能满足要求。通常，大量索赔迫使保险公司根据可用的人员及距离损失发生现场的远近将索赔调查任务指派给某个现场精算师，而不是根据适当的技能来指定。一位缺少经验的精算师会使保险公司面临被骗保或不合理索赔的潜在风险。

挑战

虽然数据是按照标准表单收集的，但在最初与客户联系时没有进行验证。通知进程可以依赖于印刷表单或自定义的软件应用程序（这取决于保险公司的规模），但是，不管是哪一种形式，这一过程中所引入的误差将影响整个进程，并且会延误赔付工作。
非常复杂的索赔会使该进程更加复杂，它通常涉及在各方之间的大量信息传递。低效率的传递会导致数据丢失或不精确。

桌面 XML 解决方案

对于保险公司来说，收集准确的数据是非常重要的，只有这样才能基于可靠信息对索赔作出判断，并根据收集的数据进行趋势和风险分析。自动化的通知进程使保险公司可以消除抄写错误和其他错误，从而确保了准确性。
由于已经按照 ACORD 标准对数据进行了很好的定义，因而定义一组行业特定的 XML 架构也相对简单些。通过将适当架构应用于电子表单，保险公司便可以在捕获数据时用 XML 来标记数据，而无需用户了解（甚至不需要知道）编码方案。标记信息后，保险公司可以自动执行进程、进行验证并使复杂进程中每一步中的不准确性和出错几率降至最小。
如前面的方案中所述，InfoPath 表单使保险公司可以在输入时验证数据并标记或突出显示不符合规则的数据或超出预设范围以外的数据。XML 文档本身非常适合使用工作流管理和进程控制工具进行管理和控制，例如 BizTalk Server，该服务器可以自动在保险公司、银行、承保人及其他实体之间发送信息，而不管所使用的系统或平台如何。
XML 还有助于索赔信息的存储。由于 XML 自身具有可缩放性，因而适用于任何规模的应用程序。小型机构或单个代理可以将数据导出到桌面上的 Microsoft Office Access 2003 数据库中，或导出到更大的 Microsoft SQL Server 数据库中；而行业的领先者或领导者（大型机构）则可以将同样的数据导出到大型关系结构中，它们依赖于这些结构获得保险精算数据以及进行分析和数据提取。

概要

已启用 XML 的表单允许在数据输入过程中对信息进行预先标记。
XML 文档有助于工作流解决方案以及与业务进程的控制/自动化的集成。
用 XML 标记数据有助于大量或少量数据的存储。
政府机构间的信息流通
此方案描述了 XML 的广泛采用如何能够使政府机构间的信息流通更加顺畅，从而提高政府工作效率并减少带有官僚作风的繁文缛节。

现状

没有什么地方的管理要求比政府部门更复杂、更繁重。数千个城市、州和联邦机构生成了数以百万计的报告，这些报告存储在分布于世界各地的不同数据库以及印刷文件中。这种官僚机构的效率通常取决于这些机构共享信息的能力，即传输记录、查找数据或对报告进行确认的能力。缺乏这种能力将导致许多冗余和延迟情况，这就是我们通常所说的官僚作风的繁文缛节。

挑战

美国政府需要收集和维护的信息量是惊人的。现在，虽然几乎所有政府机构都已经具有了一些以电子方式保存记录的表单，或者正在向此方向努力，但各种机构所使用的无数的平台、格式和系统仍然是信息的顺畅流通所面临的一个巨大挑战。此外，各种机构和组织收集信息的不同方式通常会导致不必要的报告要求。
下面的示例揭示了两个典型的方案，其中由一个机构从多个点收集的信息将供许多下游机构使用。
提供给希望进入美国的外籍人士的签证通常是由数百个位于国外的美国大使馆中的任意一个使馆签发的。接受来自外籍人士的申请的国内机构（例如，州驾照颁发机构、大学录取办公室或社会服务机构等）负责验证各位申请者的签证的类型和身份，但是却没有用于存储这些信息的、世界范围的中央数据库。国内机构通常需要申请者个人来生成所需的文档，作为评定其资格的证明。
另一个例子是免疫记录，其中由某个政府机构（提供免费免疫服务的公共卫生保健部门）收集的信息可能会被一个完全不相关的组织（例如，公立学校系统）使用，但是却没有用于请求或交换这些信息的标准化的进程。各州的免疫要求都不同，并且本地的验证和维护记录进程会根据不同的区（甚至根据各个学校）而不同。
美国政府的 Federal Enterprise Architecture（FEA，联邦机构体系结构）计划旨在寻求简化和统一政府进程的技术解决方案，该计划致力于促进跨政府组织的交互，并在不断提高内部效率的同时执行业务活动。FEA 计划的一个主要部分是采用 XML 数据标准并向 Web 服务体系结构发展。这样做有助于数据的存储和使用，并且有利于跨越当前使用的大量应用程序、平台和系统简化事务的处理过程。
FEA 计划的指导原则包括：
标准：建立联邦互操作性标准。
投资：协调联邦业务和体系结构的技术投资。
数据收集：将数据收集负担降至最低。
安全性：保护联邦信息，防止未经授权的访问。
功能性：利用基于通用功能和客户的标准化。

桌面 XML 解决方案

在联邦政府范围内采用 XML 和标准化的 XML 架构将有助于实现这些原则。作为新启动的“E-Gov”（电子政务）的一部分，政府鼓励采用 Internet 和 Web 标准、XML、入口以及新的集成模型（例如 Web 服务）。这些技术可以帮助各机构解决过去与基础硬件和软件平台的不一致性相关联的互操作性问题。此外，XML 还提高了效率，即，它使当事人只需输入一次数据，然后可以存储、共享和汇集该数据以供将来重复使用。
在世界范围内，从学校的护士办公室到美国的大使馆，再到入境口岸的海关办事处，通过在公务员的桌面上和现场使用能够识别 XML 的应用程序和 Web 服务连接，可以在政府机构之间自由地流通信息，这减少了资源的浪费并使得与无穷无尽的文书工作相关联的、成百上千的进程能够顺畅地执行。
这些机构已经为数据捕获（不管是通过印刷表单还是通过联机表单）采用了严格定义的标准，因而，通过 XML 格式化这些表单的结构将只是一个定义描述这些信息的架构的过程。对于广泛地使用文档的机构，使用已启用 XML 的 Word 和 Excel 版本可以无缝转换到基于 XML 的系统，并且只需少量或无需再培训工作人员或替换现有系统。对于主要通过表单捕获数据的机构，通过部署 InfoPath 表单和已启用 XML 的 Web 页（用 FrontPage 创建）可以显著简化手动处理工作，不仅获得了 XML 的其他好处，还大大提高了工作人员的生产率。
随着用 XML 捕获和存储的数据越来越多，联邦政府可以更有效地跨越大陆、州和机构的界线来共享数据，从而确保信息能够得到适当的分发和有效的利用。
对于签证状态这种情况，XML 可以简化大使馆和其他签发机构捕获新的或已更新的签证信息的进程。可以使用 XML 来输入新信息以便于将其移动到中央数据库中，而使用 Web 服务可以访问现在由签发机构存储在分布式数据库中的数据。在被赋予适当的权限后，整个国家/地区的机构都可以检索或验证完成其工作所需的特定信息（例如，留学或工作许可、到期日期或所知道的最新地址）。
对于免疫记录这种情况，XML 同样可以使公共卫生组织向中央数据库提交记录。当学生搬家或转学时，新学校可以很容易地验证源中的记录并按照自己系统所要求的格式来检索数据，而不是依赖于上级机构来提供数据或者从以前的学校请求记录。
这些示例可以扩展到几乎所有政府的分支部门（其中各个机构需要彼此或与公众进行交互）。在这样一个注重成本的年代，有一个重要因素需要注意，即联邦机构可以获得 XML 的好处而不必花费令人望而却步的费用来替换昂贵的信息系统。无论是上述哪一种情况，市民在与政府机构进行交互时都可以从更快、更好的服务中受益，其中还减少了官僚机构中的浪费和低效率现象。

概要

已启用 XML 的桌面应用程序使政府机构可以捕获预先标记为 XML 的数据，从而为信息的存储、重复使用和交换提供了方便。
使用所熟悉的 Office 环境可以最小化再培训工作。
XML 和 Web 服务可以促进跨平台和系统的互操作性，并且使现有系统的替换或升级需要降至最低。

Microsoft Office System 中的 XML：产品概述

这一部分着重介绍 Microsoft Office System 的某些新功能和增强的功能，这些功能可用于实现前面各部分介绍的方案中描述的基于 XML 的解决方案。本文介绍的某些 XML 功能仅适用于 Microsoft Office Professional Edition 2003。

Microsoft Office Word 2003

通过 Word 2003 自带的 XML 支持可以使用自定义的 XML 架构创作丰富的内容，并且可以跨设备、平台和进程将文档内容用于多种用途。此外，还可以将 Word 用作智能文档解决方案中的智能客户端和宿主。
Word 提供了两种方法将文档保存为 XML。第一种方法是将 XML 作为自身的文件格式予以支持，这可以保留 Word 文档，包括格式、超链接和段落。第二种方法是支持自定义的 XML 架构，这使用户可以保留或仅从文档中提取特定应用程序所需的数据或结构元素。在上述任一情况下，用户都可以完全凭借以直观的方式创建包含使用 XML 标记的信息的文档，无需为实现其全部好处而学习或了解隐藏在 XML 之后的概念。
智能客户端解决方案使用户可以在 Word 内通过 Web 服务来使用数据，这可以有效地将桌面连接到整个企业或 Internet 上的数据源。智能文档解决方案可以将文档的创建和与文档相关的业务进程自动化。智能文档将人们所熟悉的 Word（或 Excel）界面与一个直观的任务窗格结合在一起，该窗格基于光标在文档中的位置提供了相关信息以及与上下文相关的操作。XML 支持还使开发人员有可能创建这样的文档解决方案：将几乎任何实时或静态的 XML 内容合并到 Word 文档中。

Microsoft Office Excel 2003

使用 Excel 2003 来导入和分析业务数据的客户将从本版本中提供的增强的 XML 功能中受益。与 Word 2003 一样，Excel 2003 也可以作为 Web 服务的智能客户端以及智能文档解决方案（需要分析和计算功能，而不是丰富的文本格式）中的宿主。
其他 Excel XML 功能还包括一个直观的工具，使用它可以方便地在 XML 电子表格和自定义的 XML 架构之间创建映射。这使开发人员或超级用户可以更容易地在 Excel 和企业数据源或 Web 服务之间导入或导出数据。

Microsoft Office InfoPath 2003

InfoPath 2003 是随 Microsoft Office System 提供的新产品，它使用表单来根据自定义的 XML 架构捕获信息。InfoPath 使客户可以收集和重复使用具有预定义结构（预先进行标记）的信息，并将其作为业务进程的一部分。
InfoPath 界面使用户可以很容易地在核心 XML 模型上创建和收集信息。InfoPath 将 XSL-T 样式表与表单界面相关联，使用户可以查看和编辑 XML 表单。InfoPath 提供了可从表单软件包获得的所有期望功能，包括可以设置数据结构和验证数据，以及可以方便地使用字处理功能，所有这些都是在人们所熟悉的 Office 用户界面中进行的。
InfoPath 支持具有分层结构的复杂表单、自由格式的文本、表、可选或重复的块、数据验证、数据汇集以及需要多个视图的表单。在公司环境中，InfoPath 简化了数据输入和数据捕获；其对 XML 的内在支持使公司可以创建通过 Web 服务从桌面环境向后端系统发送数据的 InfoPath 解决方案。

Microsoft Office Access 2003

Access 2003 使 Office 用户可以从数据库中的一个或多个表中提取 XML 数据。在 Access 中，用户可以浏览数据库中的表并选择一些或全部数据进行导出。这使得相关数据的提取（例如，附加到电子邮件消息中）变得很简单，并且可以与自动化的业务进程相集成。对于导入，Access 使用户可以根据所引用的 XSD（XML 架构定义）直接导入数据，也可以创建用于定义如何导入数据的 XSL-T，这样，用户便可以精确控制数据在 Access 表中的表示方式。

Microsoft Office FrontPage 2003

FrontPage 2003 使用户可以快速创建高质量的、由数据驱动的 Web 站点，这些站点可以呈现来自企业系统或本地数据存储的信息的动态视图。FrontPage 支持一整套用于创建和编辑连接到各种数据源（包括遵循 XML 定义的架构的 XML 文件、数据库和 Web 服务）的 Web 页的工具。通过使用直观的图形编辑器创建 XSL-T，用户可以控制数据在 Web 上的显示方式。这些 XSL-T 数据视图包含行业标准的报告工具，可用于排序、分组、过滤以及按条件设置数据格式。

Microsoft Office Visio 2003

Microsoft Office Visio® 2003 绘图和制表软件使用户可以将数据库中的信息集成到图表中。作为 Visio XML 文件保存的图表可以合并遵循自定义架构的 XML 数据，并且可以在将来提取图表以便从中检索数据。这使开发人员可以创建丰富的 Visio 解决方案，用于建立业务进程模型，或者将来自任何 XML 数据源的数据与特定的形状或图表元素相关联。

更多信息