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Formattazione condizionale: aggiunta di regole personalizzate a Excel 2007

Da Frank Rice, Microsoft Corporation

Riepilogo: l'interfaccia utente di formattazione condizionale in Excel 2007 rende più semplice stata la creazione di regole che aumentano l'impatto dei dati. Informazioni su come sfruttare le potenti opzioni di formattazione condizionale dall'interfaccia utente e a livello di programmazione. (6 pagine stampate)

Relativo a: suite di Microsoft Office 2007, Microsoft Office Excel 2007

In questa pagina

 Panoramica
 Un'interfaccia utente migliorata
 Controllo delle regole a livello di programmazione
 Conclusioni
 Informazioni sulla formattazione condizionale in Excel 2007

Panoramica

Uno degli obiettivi principali del team Excel 2007 durante la pianificazione degli aggiornamenti alla formattazione condizionale è stato quello di creare un numero maggiore di scenari possibili senza dover scrivere formule. Spiego brevemente cosa intendo. Durante la creazione di formati condizionali, Excel 2003 fornisce due possibilità di scelta: è possibile impostare confronti numerici (ad esempio, questa cella è maggiore di un determinato valore, minore di un determinato valore, uguale a un determinato valore, ecc.) oppure utilizzare una formula per specificare le condizioni. Sebbene le formule siano potenti e flessibili, è necessario più tempo per implementarle e, in genere, anche una conoscenza più approfondita del prodotto per impostarle. Ad esempio, può risultare difficoltoso impostare regole di formattazione condizionale come "evidenzia il primo 20% di questo intervallo".

Nel corso di una ricerca il team ha rilevato una serie di operazioni comuni che gli utenti desideravano eseguire con la formattazione condizionale, molte delle quali richiedono la scrittura di formule, sebbene non tutte siano ovvie. In base a queste scoperte, per rappresentare gli scenari più comuni dell'utente è stata aggiunta una serie di nuove regole di formattazione condizionale in Excel 2007. Tali regole sono suddivise in categorie all'interno della nuova interfaccia utente per semplificare l'individuazione del tipo di regola corretto. In modo particolare, senza scrivere formule, è possibile formattare le celle in modo condizionale:

  • Con le barre dei dati, le scale di colore o le icone basate sul valore numerico nella cella, le percentuali, i percentili o una formula. Per ulteriori informazioni su queste funzionalità, vedere .

  • Con gli operatori condizionali "Contiene", "Non contiene", "Inizia con" o "Termina con" testo specifico. Ad esempio, "evidenzia le parti contenenti determinati caratteri in un catalogo di parti".

  • Date che corrispondono alle condizioni dinamiche come "Ieri", "Oggi", "Domani", "Ultimi 7 giorni", "Settimana scorsa", "Questa settimana", "Settimana prossima", "Mese scorso", "Questo mese" e "Mese prossimo". Ad esempio, "evidenzia tutti gli elementi datati ieri". Un grande vantaggio con questi tipi di regole è che Excel 2007 gestisce il calcolo della data in base all'orologio di sistema, quindi non è necessario preoccuparsi di aggiornare le regole per condizioni come gli anni bisestili.

  • Per verificare se siano vuote o non vuote.

  • Per verificare se contengono errori o non contengono errori.

  • Per vedere se i dati si trovano tra i primi n di un intervallo selezionato (laddove n corrisponde a un numero) O se i dati si trovano nel primo n percento di un intervallo selezionato (laddove n è di nuovo regolabile). Ad esempio, "evidenzia i primi 10 utili sugli investimenti in una tabella di 1.000 investimenti".

  • Che dispongono di ultimi n valori o celle che rientrano nell'ultimo n percento di un determinato intervallo.

  • Ossia "Valori superiori alla media", "Valori inferiore alla media", "Valori uguali o superiori alla media", "Valori uguali o inferiori alla media", superiori di 1 deviazione standard, inferiori di 1 deviazione standard, superiori di 2 deviazioni standard, inferiori di 2 deviazioni standard, superiori di 3 deviazioni standard e inferiori di 3 deviazioni standard alla media dell'intervallo selezionato.

  • Che contengono valori duplicati o, al contrario, celle che contengono valori univoci.

  • Che si basano sui confronti tra due colonne nelle tabelle. Ad esempio, "evidenzia i valori laddove i valori contenuti nella colonna delle vendite attuali sono inferiori rispetto a quelli contenuti nella colonna dell'obiettivo vendite". A questo punto, quando si lavora con le tabelle è semplice formattare l'intera riga in base ai risultati di una condizione.

note   Nota:

è ancora possibile creare i tipi di regole di formattazione condizionale da Excel 2003 nei fogli di lavoro di Excel 2007.

Tra i vantaggi derivanti dalle modifiche apportate alla formattazione condizionale in Excel 2007 si rileva la possibilità di specificare più di tre condizioni, riorganizzare le condizioni e fare in modo che la condizione restituisca True.

Un'interfaccia utente migliorata

Diamo un'occhiata all'interfaccia utente di formattazione condizionale più avanzata e alla modalità con cui consente di soddisfare queste e altre condizioni. Per prima cosa, si osservi la finestra di dialogo Gestione regole formattazione condizionale:

  1. Avviare Excel 2007.

  2. Nella scheda Home, fare clic su Formattazione condizionale, quindi scegliere Gestisci regole. Viene visualizzata la finestra di dialogo Gestione regole formattazione condizionale (vedere la Figura 1):

Nella finestra di dialogo Gestione regole formattazione condizionale è possibile visualizzare e gestire tutte le regole di formattazione condizionale in una cartella di lavoro. Tramite questa finestra di dialogo è possibile:

  • Visualizzare la condizione regola, vedere l'intervallo a cui è applicata e la formattazione applicata dalla regola. L'elenco Visualizza regole di formattazione per nella parte superiore della finestra di dialogo consente di modificare l'ambito delle regole. È possibile visualizzare le regole per le celle selezionate, il foglio di lavoro corrente o altri fogli di lavoro nella cartella di lavoro.

  • Aggiungere nuove regole con il pulsante Nuova regola. A breve verranno forniti ulteriori dettagli sull'argomento.

  • Modificare l'ordine in cui vengono valutate le regole. Questa operazione viene eseguita utilizzando i pulsanti direzionali (freccia in basso e freccia in alto).

  • Modificare le regole esistenti con il pulsante Modifica regola. L'interfaccia utente Modifica regola è uguale all'interfaccia utente Nuova regola.

  • Eliminare le regole utilizzando il pulsante Elimina regola.

  • Verificare che più regole possano restituire True. L'argomento verrà trattato più dettagliatamente in seguito.

Quando si seleziona il pulsante Nuova regola nella finestra di dialogo Gestione regole formattazione condizionale o quando si seleziona Altre opzioni dalla raccolta di formattazione condizionale, viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova regola di formattazione (vedere la Figura 2):

Questa finestra di dialogo consente di aggiungere nuovi formati condizionali all'intervallo selezionato. Tramite questa interfaccia utente è possibile aggiungere tutti i formati condizionali disponibili nella barra multifunzione come pure una serie di formati condizionali aggiuntivi, leggermente più sofisticati. È possibile, inoltre, modificare le diverse impostazioni e parametri su qualsiasi regola di formato condizionale. Le opzioni di formattazione condizionale vengono raggruppate in alcune categorie, elencate nella parte superiore della finestra di dialogo Nuova regola di formattazione in Selezionare un tipo di regola. La parte inferiore della finestra di dialogo contiene la sezione Modificare la descrizione della regola che cambia in base al tipo di regola selezionato. Viene di seguito riportato un riepilogo delle categorie:

  • Formatta tutte le celle in base ai relativi valori. Utilizzare questa opzione per creare una barra dei dati, una scala a 2 o 3 colori o una regola di set di icone.

  • Formatta solo le celle che contengono. Utilizzare questa opzione per creare regole e altro (formatta celle con valore maggiore di, minore di, maggiore o uguale a, minore o uguale a, uguale a, diverso da, tra, non compreso tra) sullo stile di Excel 2003. Questo è anche il punto di ingresso per creare regole di tipo: testo specifico, data corrispondente, vuoto, non vuoto, errori, nessun errore.

  • Formatta solo i primi o gli ultimi valori. Utilizzare questa opzione per creare tipi di regole primo n, primo n%, ultimo n, ultimo n%.

  • Formatta solo i valori superiori o inferiori alla media. Utilizzare questa opzione per creare tipi di regole superiori, inferiori, uguali o superiori, uguali o inferiori, superiori di 1 o 2 o 3 deviazioni standard o inferiori di 1 o 2 o 3 deviazioni standard.

  • Formatta solo i valori univoci o duplicati. Utilizzare questa opzione per creare regole che formattino valori univoci o duplicati.

  • Utilizza una formula per determinare le celle da formattare. Utilizzare questa opzione per creare regole sullo stile di Excel 2003 in cui è possibile immettere una formula per determinare se sia necessario applicare un formato.

Infine, come trattato brevemente in alcuni articoli precedenti sono presenti miglioramenti significativi nell'infrastruttura della formattazione condizionale. Ad esempio, in Excel 2007 vengono introdotte le seguenti modifiche:

  • Il numero delle condizioni in un intervallo non è più limitato per numero. In Excel 2003 era possibile creare regole di formattazione condizionale con tre condizioni. In Excel 2007 non si è più limitati per numero bensì solamente per memoria di sistema.

  • Più condizioni che restituiscono true. In Excel 2003 era possibile applicare solo un formato condizionale a una determinata cella. Se più di un formato condizionale restituiva true, veniva applicato solo il formato associato al primo formato condizionale.

    Excel 2007 consente di disporre di più formati condizionali in una cella applicata se più di una condizione restituisce True. Ad esempio, si supponga di disporre di un formato condizionale che rende lo stile del carattere in grassetto se è true e un altro che rende lo sfondo della cella di colore rosso se è true. Se entrambe le condizioni sono true, vengono applicati entrambi i formati (testo in grassetto e colore di sfondo della cella rosso). Quando si verificano dei conflitti durante l'applicazione delle regole (ad esempio, applicare carattere rosso E carattere verde), predomina la prima regola. È possibile attivare o disattivare questo effetto per qualsiasi regola, utilizzando le caselle di controllo nella finestra di dialogo Gestione regole formattazione condizionale.

Controllo delle regole a livello di programmazione

Nella maggior parte degli scenari, tutte le operazioni eseguibili nell'interfaccia utente possono essere eseguite anche a livello di programmazione. Il modello a oggetti di Excel 2007 supporta tutte le funzionalità di formattazione condizionale supportate nell'interfaccia utente. Ciò comprende la creazione, la modifica o l'eliminazione delle regole come pure la modifica della priorità delle regole.

Coloro che hanno scritto la formattazione condizionale utilizzando Microsoft Visual Basic, Applications Edition nelle precedenti versioni di Excel, sono a conoscenza del fatto che la raccolta FormatConditions deriva dall'oggetto Range. Gli esempi seguenti dimostrano come questa nuova funzionalità sia esposta nella raccolta FormatConditions.

Creazione di una regola

È possibile creare le nuove funzionalità di formattazione condizionale introdotte in Excel 2007 (barre dei dati, scale di colori, set di icone, primi n) utilizzando il metodo Add nella raccolta FormatConditions. Ad esempio, per aggiungere un oggetto Databar, utilizzare:

Range("A1:A5").FormatConditions.AddDatabar
Modifica della regola

Per modificare la regola, utilizzando un indice nella raccolta FormatConditions, è poi possibile modificare le proprietà corrette. Ad esempio, per modificare la barra dei colori, utilizzare:

Range("A1:A5").FormatConditions(1).BarColor.ColorIndex = 3

In quest'istruzione, il numero 1 indicizza la prima regola nell'intervallo.

Modifica della priorità

Excel 2007 introduce il concetto di priorità della regola per supportare più condizioni in un intervallo. La priorità determina l'ordine di applicazione della regola. Nel modello a oggetti, si dispone della proprietà Priority sull'oggetto FormatConditions. Tale proprietà viene registrata al livello del foglio di lavoro. Ad esempio, per verificare la priorità di una regola utilizzare:

Range("A1:A5").FormatConditions(1).Priority

Per assegnare a questa regola la priorità più bassa:

Range("A1:A5").FormatConditions(1).SetLastPriority

Per assegnare una priorità specifica:

Range("A1:A5").FormatConditions(1).Priority = 3 

Si noti che se si disponeva di tre regole, impostando la priorità su 3 e utilizzando SetLastPriority produce lo stesso effetto.

Eliminazione della regola

È possibile eliminare una regola specifica utilizzando il relativo indice e richiamando poi il metodo Delete:

Range("A1:A5").FormatConditions(1).Delete

Per eliminare tutte le regole nell'intervallo specifico, richiamare il metodo Delete nella raccolta FormatConditions.

Range("A1:A5").FormatConditions.Delete 
Riferimenti ad altri fogli di lavoro

In Excel 2003 non era possibile fare riferimento a intervalli presenti in altri fogli di lavoro in una regola di formattazione condizionale. Excel 2007 consente riferimenti di cella ovunque nella cartella di lavoro.

Supporto per la formattazione numeri

In Excel 2007, nella finestra di dialogo Formato celle, è disponibile la scheda Numero che consente di impostare la formattazione condizionale in modo che sia in formato numero.

Conclusioni

Come è possibile evincere da questa serie di articoli di Office Talk, in Excel 2007, applicare la formattazione condizionale è molto più semplice rispetto alle versioni precedenti, nonché offre molte più opzioni. La nuova e immediata interfaccia utente fornisce maggiore controllo e versatilità nel modo di presentare visivamente i dati. È anche possibile perfezionare ulteriormente tale controllo attraverso la raccolta FormatConditions nel modello a oggetti VBA. Personalmente, consiglio di sperimentare la formattazione condizionale sui propri dati per aumentare l'impatto che hanno sui clienti.

In un altro articolo, si è parlato dell'utilizzo delle nuove funzionalità della formattazione condizionale con le visualizzazioni di Microsoft PivotTable.

Informazioni sulla formattazione condizionale in Excel 2007

Per ulteriori informazioni sulla formattazione condizionale in Excel 2007, vedere i seguenti riferimenti:

Cercare l'intera serie negli articoli successivi:


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