Organizador de contenido

Última modificación: viernes, 02 de abril de 2010

Hace referencia a: SharePoint Server 2010

En este artículo
Flujo de documentos del organizador de contenido
Creación y administración de reglas con la lista de reglas del organizador de contenido
Condiciones y reglas de restricción
Descripción del enrutamiento de contenido

En este tema se proporciona una introducción conceptual del organizador de contenido y se asigna al modelo de programación. Se explica cómo fluyen los documentos a través del organizador de contenido, cómo crean y administran reglas los usuarios, cómo se usan las reglas y condiciones de restricción y cómo enruta contenido el organizador de contenido.

El organizador de contenido toma decisiones de enrutamiento mediante el análisis de los metadatos asociados con cada elemento individual. Todavía es posible basar las decisiones de enrutamiento en los tipos de contenido, pero el nuevo nivel de detalle basado en el análisis de los metadatos permite que el organizador de contenido tome complejas decisiones de administración de documentos según las reglas definidas por el bibliotecario o el administrador de contenido.

Flujo de documentos del organizador de contenido

El organizador de contenido requiere el uso de tipos de contenido de sitio. Los documentos fluyen según estas reglas:

1. Los documentos con el tipo de contenido, los metadatos y las reglas de coincidencia correctos se enrutan automáticamente a la carpeta y biblioteca final.

2. Los documentos que carecen de la cantidad de metadatos necesaria para coincidir con una regla o que carecen de los metadatos necesarios se envían a la biblioteca temporal para que el usuario pueda especificar los metadatos.

3. Los usuarios agregan manualmente tipos de contenido de sitio a las bibliotecas de destino.

4. En el caso de todos los tipos de contenido de un sitio para los que se han asociado reglas, la primera vez que se agrega una regla para ese tipo de contenido, éste se agrega automáticamente a la biblioteca temporal.

5. Una vez que un documento tiene la cantidad adecuada de metadatos y los metadatos específicos necesarios para coincidir con una regla, se enruta automáticamente a la carpeta y biblioteca de destino.

Creación y administración de reglas con la lista de reglas del organizador de contenido

Los administradores de contenido usan la lista de reglas del organizador de contenido para administrar el organizador de contenido. La administración incluye la creación de nuevas reglas, la edición de reglas, la administración del estado y la prioridad de las reglas, así como la especificación del orden en que se evalúan las reglas. Esta lista de reglas se usa para crear, administrar, ver y reorganizar reglas, así como para administrar la configuración.

Para crear una nueva regla, cree un elemento en la lista de reglas del organizador de contenido y, a continuación, seleccione el tipo de contenido asociado con la regla. Al seleccionar el tipo de contenido se determinan las propiedades que se pueden usar para el enrutamiento y se restringen ubicaciones de destino válidas para una regla. Al seleccionar un tipo de contenido, tenga en cuenta que sólo los tipos que heredan del tipo de contenido "Documento" están disponibles. El tipo de contenido Regla de enrutamiento, que es el único tipo de contenido asociado con la lista de reglas del organizador de contenido, facilita la creación de nuevas reglas. Varias columnas ocultas almacenan datos sobre una regla. Los datos se usan para generar la página Editar elemento de una regla.

Hay dos formas de seleccionar el estado de las reglas y administrar su prioridad:

• Deshabilitar una regla para impedir que se ejecute. Con esta acción se retira una regla de forma que no se ejecute en el contenido entrante, pero queda una manera de probar que se llevaron a cabo los procedimientos adecuados en el momento de la operación. Esto resulta particularmente útil en escenarios de administración de registros que requieren pruebas en un tribunal que demuestren que los procedimientos adecuados se llevaron a cabo.

• Especificar el orden en que las reglas se evalúan mediante el establecimiento de una prioridad en cada regla. Si un documento coincide con más de una regla, el organizador de contenido usa la regla con la prioridad más alta.

Condiciones y reglas de restricción

El organizador de contenido proporciona dos formas de restringir los documentos que coinciden con una regla: por tipo de contenido y por condiciones coincidentes basadas en propiedades.

• Al restringir un documento por tipo de contenido, un documento coincide con una regla sólo si coincide con el tipo de contenido de dicha regla o un conjunto seleccionado de nombres alternativos para el tipo de contenido con el que está asociada la regla. El documento se enrutará como el tipo de contenido de la regla si contiene un alias de una regla.

• Al restringir un documento por condiciones basadas en propiedad, el documento coincide con una regla sólo si cumple con un conjunto de condiciones basadas en propiedades de documento específicas. Esto significa que las reglas pueden restringirse para que se ejecuten solamente cuando aparecen valores de metadatos específicos en los documentos enviados. Por ejemplo, si desea que la regla se ejecute únicamente en todos los documentos que se originaron en los Estados Unidos, la condición es "si el país de origen equivale a Estados Unidos". La interfaz de usuario para las condiciones basadas en propiedad es independiente del tipo.

  Aunque las secciones de valor y operador de una condición de metadatos cambian según el tipo de columna, varios aspectos de la interfaz de usuario de la condición de metadatos son iguales, independientemente del tipo de columna:

  • El texto que se presenta cuando el usuario selecciona un valor para la columna.

  • Un límite de condición de seis. Después de agregarse seis condiciones, desaparece el vínculo Agregar nueva condición.

  • Los usuarios siempre seleccionan una columna mediante la lista desplegable de selección única estándar.

  • Las columnas disponibles siempre se restringen a todas las columnas no ocultas en el tipo de contenido de la regla.

  • Si se habilita la interfaz de usuario multilingüe (MUI), los nombres de propiedad aparecen en la configuración regional del usuario actual.

Si el organizador de contenido no tiene todos los metadatos que necesita para enrutar un documento, SharePoint Server 2010 no exige la selección de columnas requeridas. En su lugar, advierte al usuario cuando éste selecciona una propiedad que no es necesaria. Aparece un mensaje de advertencia similar al siguiente: "Dado que ésta no es una propiedad necesaria, puede que el documento entrante no tenga un valor para esta propiedad".

Descripción del enrutamiento de contenido

Use vistas para analizar y comprender cómo el organizador de contenido enruta documentos cuando se envían al sitio. Se proporcionan varias columnas y dos vistas en el tipo de contenido de la regla de enrutamiento para que esto sea posible.

Cuando se especifican datos en la página de edición de propiedades de una regla, los datos están disponibles para el consumo de los usuarios mediante un conjunto de propiedades (sobre todo propiedades de texto) aplicadas al tipo de contenido asociado con la regla. Estas propiedades se pueden agregar a cualquier vista o se pueden ver en la página de propiedades de la vista asociada con la regla, lo que permite a los usuarios ver la información de la regla.

En la tabla 1 se describen las columnas que están disponibles para su uso en las vistas de la lista de reglas del organizador de contenido.

Tabla 1. Columnas disponibles para la lista de reglas del organizador de contenido

Vea también

Referencia

[RecordsManagementProgrammingModel]

[DocumentManagementProgrammingModel]

Conceptos

Administración de documentos