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Verwalten von Metadaten

SharePoint 2010

Verwaltete Metadaten sind eine hierarchische Sammlung zentral verwalteter Begriffe, die Sie definieren und dann als Attribute für Microsoft SharePoint Server 2010-Elemente verwenden können .

In diesem Thema werden die Kernkonzepte der verwalteten Metadaten und ihre Verwendung erläutert. Im letzten Abschnitt werden mehrere Vorteile der Integration von verwalteten Metadaten in Ihre SharePoint Server 2010-Lösung vorgestellt. Dieses Thema behandelt die folgenden Aspekte:

In diesem Abschnitt werden mehrere der in verwalteten Metadaten verwendeten Kernkonzepte erläutert. Diese stellen die Grundlage von Objekten dar, die von Entwicklern bei der Erstellung benutzerdefinierten Lösungen mit verwalteten Metadaten erstellt und verwaltet werden.

Ausdrücke und Ausdruckssätze

Ein Ausdruck ist ein Wort oder eine Wortgruppe, die einem Element in SharePoint Server 2010 zugeordnet werden kann. Ein Ausdruckssatz ist eine Sammlung zusammengehörender Ausdrücke. Sie können festlegen, dass eine SharePoint Server 2010-Spalte einen Ausdruck aus einem bestimmten Ausdruckssatz enthalten muss. Verwaltete Metadaten stellen eine Möglichkeit dar, Ausdrücke und Ausdruckssätze unabhängig von Spalten zu erstellen und zu verwalten.

Lokale Ausdruckssätze werden innerhalb des Kontexts einer Websitesammlung erstellt. Wenn Sie beispielsweise einer Liste in einer Dokumentbibliothek eine Spalte hinzufügen und einen neuen Ausdruckssatz erstellen, an den die Spalte gebunden wird, befindet sich der neue Ausdruckssatz lokal zu der Websitesammlung, die die Dokumentbibliothek enthält.

Globale Ausdruckssätze werden außerhalb des Kontexts einer Websitesammlung erstellt. Beispielsweise könnte der Administrator des Terminologiespeichers eine Ausdruckssatzgruppe mit dem Namen Personalwesen erstellen und eine Person bestimmen, diese Ausdruckssatzgruppe zu verwalten. Der Gruppenmanager würde Ausdruckssätze mit Bezug zu Human Resources erstellen, beispielsweise Positionen und Gehaltsgruppen in der Ausdruckssatzgruppe Personalwesen.

Benutzer können nur globale Ausdruckssätze und Ausdruckssätze anzeigen, die sich lokal zur Websitesammlung des Benutzers befinden.

Angenommen, Ihr Unternehmen hat das RACI-Modell eingeführt, in dem jedes erstellte Dokument eine Liste enthalten muss, in der erfasst wird, wer für dieses Dokument verantwortlich zeichnet, wer dafür haftbar ist, wer beratend hinzugezogen wurde und wer über das Dokument informiert war.

So implementieren Sie diese Funktion

  1. Definieren Sie Ausdrücke auf der Grundlage der Namen der einzelnen Personen.

  2. Gruppieren Sie diese Ausdrücke in einem globalen Ausdruckssatz mit dem Namen RACI-geschulte Personen.

  3. Erstellen Sie vier neue Spalten: Verantwortlich, Haftbar, Beratend und Informiert.

  4. Legen Sie fest, dass die Werte aller dieser Spalten aus dem Ausdruckssatz RACI-geschulte Personen stammen müssen.

  5. Ordnen Sie diese vier Spalten dem die Dokumente darstellenden Konzepttyp zu.

Wenn ein Benutzer in diesem Beispiel ein Dokument erstellt oder zu SharePoint Server 2010 hochlädt, muss er die Personen auswählen, die in dem Dokument den vier Rollen zugeordnet sind. Wenn das Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellt, wird dem Ausdruckssatz RACI-geschulte Personen ein neuer Ausdruck hinzugefügt, und dieser wird zu einem gültigen Wert für die vier Spalten.

Verwaltete Ausdrücke, Unternehmensstichwörter und der Terminologiespeicher

Ausdrücke lassen sich in zwei Typen unterteilen:

  • Verwaltete Ausdrücke, die in der Regel vordefiniert sind, können nur von Benutzern mit den erforderlichen Berechtigungen erstellt werden und sind häufig in einer Hierarchie organisiert.

  • Unternehmensstichwörter sind einfache Wörter oder Wortgruppen, die SharePoint Server 2010-Elementen hinzugefügt wurden. Alle Unternehmensstichwörter sind Bestandteil eines einzigen als Stichwortsatz bezeichneten nichthierarchischen Ausdruckssatzes.

Verwaltete Ausdrücke und Unternehmensstichwörter werden auf unterschiedliche Weise verwendet. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Verwenden von Ausdrücken weiter unten in diesem Thema.

HinweisHinweis

Der Begriff "verwaltet" wird im Zusammenhang mit verwalteten Ausdrücken häufig weggelassen, wenn sich die Bedeutung aus dem Kontext offensichtlich ergibt.

Verwaltete Ausdrücke und Unternehmensstichwörter werden in einer als Terminologiespeicher bezeichneten Datenbank gespeichert.

In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Ausdrücke erstellt und verwendet werden.

Erstellen von Ausdrücken

SharePoint Server 2010 beinhaltet das Terminologiespeicher-Verwaltungstool, mit dessen Hilfe Sie Ausdruckssätze erstellen und verwalten können. Wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, können Sie das Terminologiespeicher-Verwaltungstool für die folgenden Aufgaben verwenden:

  • Erstellen und Löschen von Ausdruckssätzen

  • Hinzufügen, Ändern und Löschen von Ausdrücken

  • Anordnen von verwalteten Ausdrücken in einem Ausdruckssatz in einer Hierarchie

  • Definieren von Synonymen

  • Importieren von Ausdrücken

  • Umwandeln von Unternehmensstichwörtern zu verwalteten Ausdrücken durch deren Verschiebung in einen Ausdruckssatz

Beispiel:

Um die RACI-Konvention für alle Dokumente durchzusetzen, verwenden Sie zunächst das Terminologiespeicher-Verwaltungstool, um einen Ausdruckssatz zu definieren, der alle Personen darstellt, die eine der RACI-Rollen besitzen können. Anschließend verwenden Sie dieses Tool, um dem Ausdruckssatz einen Ausdruck für jede Person hinzuzufügen. Definieren Sie den folgenden Ausdruckssatz und die folgenden Ausdrücke:

  • RACI-geschulte Personen (Ausdruckssatz):

    • Anna Misiec

    • Ben Miller

    • Eli Bowen

    • Eran Shtiegman

    • Eric Gruber

    • Erik Rucker

    • Erlingur Jonsson

    • Eugene Zabokritski

    • Eva Corets

    • Florence Flipo

    • Fred Vidul

    • Gerwald Oberleitner

    • Kathie Flood

    • Manuel Oliveira

    • Mu Han

    • Sunil Uppal

Der Ausdruckssatz wird aufgrund der zahlreichen Namen unübersichtlich. Daher reorganisieren Sie den Ausdruckssatz auf der Grundlage der Verantwortlichkeitsstruktur. Der neue Ausdruckssatz und die Ausdrucke besitzen jetzt die folgende Struktur:

  • RACI-geschulte Personen (Ausdruckssatz):

    • Eugene Zabokritski

      • Anna Misiec

      • Ben Miller

      • Eric Gruber

      • Fred Vidul

      • Gerwald Oberleitner

      • Manuel Oliveira

      • Sunil Uppal

    • Florence Flipo

      • Eli Bowen

      • Eran Shtiegman

      • Erik Rucker

      • Erlingur Jonsson

      • Eva Corets

      • Kathie Flood

    • Mu Han

Verwenden von Ausdrücken

Eine Spalte ist ein Ort in einer Liste, an dem Informationen über ein SharePoint Server 2010-Element gespeichert werden. Wenn Sie eine Spalte definieren, geben Sie einen Namen für die Spalte und den Typ der Spalte an, sowie zusätzliche Informationen zu dem Spaltentyp.

In SharePoint Server 2010 wird ein neuer Spaltentyp mit dem Namen Verwaltete Metadaten eingeführt. Wenn Sie eine Spalte Verwaltete Metadaten erstellen, legen Sie den Ausdruckssatz fest, aus dem die Werte der Spalte stammen müssen. Wenn Benutzer Informationen für Listenelemente (einschließlich Dokumente) eingeben sollen, und sich die gültigen Werte für die Informationen in einem Ausdruckssatz befinden, verwenden Sie eine Spalte Verwaltete Metadaten. Erstellen Sie einen neuen Inhaltstyp, oder ändern Sie einen neuen Inhaltstyp, und fügen Sie dem Inhaltstyp anschließend die Spalte Verwaltete Metadaten hinzu.

Beispiel:

Da für alle Dokumente feststellbar sein muss, wer verantwortlich, haftbar, beratend beteiligt und informiert war, erstellen Sie Spalten für jedes dieser Attribute. Sie erstellen eine Websitespalte mit dem Namen Verantwortlich, wählen als Spaltentyp Verwaltete Metadaten aus, wählen den Ausdruckssatz RACI-geschulte Personen aus, der die Werte für Verantwortlich bereitstellt und legen fest, dass die Spalte nur einen einzigen Wert enthalten darf. Anschließend erstellen Sie unter Verwendung der Richtlinien in Tabelle  1 drei weitere Spalten.

Tabelle 1. Spaltenrichtlinien

Spaltenname

Ausdruckssatz

Mehrere Werte zulässig?

Haftbar

RACI-geschulte Personen

Nein

Beratend

RACI-geschulte Personen

Ja

Informiert

RACI-geschulte Personen

Ja

Nach der Erstellung der Spalten erstellen Sie einen neuen Inhaltstyp, um Dokumente darzustellen, deren RACI-Kontakte angegeben werden müssen. Sie erstellen einen neuen Inhaltstyp mit dem Namen RACI-Dokument und wählen als übergeordneten Inhaltstyp Dokument aus. Anschließend bearbeiten Sie den Inhaltstyp RACI-Dokument und fügen diesem die Spalten Verantwortlich, Haftbar, Beratend und Informiert hinzu.

Abschließend bearbeiten Sie die Bibliothek freigegebener Dokumente und fügen den in dieser Bibliothek verfügbaren Inhaltstypen RACI-Dokument hinzu.

Eingeben von Ausdrücken

Wenn ein Benutzer ein neues SharePoint Server 2010-Element mit Spalten erstellt oder hochlädt, für die ein Wert erforderlich ist, muss der Benutzer einen Wert angeben. Wenn es sich bei der Spalte um eine Spalte mit verwalteten Metadaten handelt, wird das Steuerelement für verwaltete Metadaten angezeigt, das der Benutzer zur Eingabe des Werts verwendet.

Das Steuerelement für verwaltete Metadaten ermöglicht dem Benutzer, einen Wert einzugeben oder einen Wert auszuwählen, indem er hierarchisch durch den Ausdruckssatz navigiert, der der Spalte zugeordnet ist. Wenn der Benutzer mit der Eingabe eines Werts beginnt, zeigt das Steuerelement alle Ausdrücke in dem zugeordneten Ausdruckssatz an, die mit dem eingegebenen Zeichen beginnen. Der Name des Ausdruckssatzes und die Position des Ausdrucks in der Hierarchie werden zusammen mit dem Ausdruck angezeigt.

Wenn die Spaltendefinition mehrere Werte zulässt, kann der Benutzer mehrere Ausdrücke auswählen. Wenn sowohl der Ausdruckssatz als auch die Spaltendefinition die Hinzufügung neuer Ausdrücke gestattet, kann der Benutzer auch einen neuen Ausdruck erstellen und diesen an der entsprechenden Stelle in der Hierarchie des Ausdruckssatzes einfügen.

Beispiel:

Wenn ein Benutzer ein neues RACI-Dokument hochladen möchte, wählt der Benutzer das hochzuladende Dokument aus und muss anschließend Werte in die Spalten Verantwortlich, Haftbar, Beratend und Informiert eingeben.

Im Feld Verantwortlich zeigt der Benutzer die Hierarchie der Ausdrücke innerhalb des Ausdruckssatzes "Personen" an, er erweitert Florence Flipo und wählt anschließend Kathie Flood aus.

Angenommen, der Benutzer kann sich nicht an den vollständigen Namen der haftbaren Person erinnern. Der Vorname der haftbaren Person ist Eric oder Erik und ihr Vorgesetzter ist Eugene Zabokritski, der Benutzer kann sich jedoch nicht an den Nachnamen erinnern. Der Benutzer gibt Er ein, woraufhin die folgenden Ausdrücke als Optionen angezeigt werden:

  • Eran Shtiegman [Personen: Florence Flipo]

  • Eric Gruber [Personen: Eugene Zabokritski]

  • Erik Rucker [Personen: Florence Flipo]

  • Erlingur Jonsson [Personen: Florence Flipo]

Der Benutzer wählt Eric Gruber aus.

In das Feld Beratend gibt der Benutzer Fred Vidul; Sunil Uppal ein.

Im Feld Informiert navigiert der Benutzer durch die Hierarchie des Ausdruckssatzes und wählt Eugene Zabokritski, Florence Flipo und Mu Han aus.

Eingeben von Unternehmensstichwörtern

SharePoint Server 2010 enthält eine vordefinierte Spalte mit dem Namen Unternehmensstichwörter. Sie können diese Spalte zu Inhaltstypen hinzufügen. Wenn ein Benutzer der Spalte Unternehmensstichwörter einen Wert hinzufügt, wird das Steuerelement für Unternehmensstichwörter angezeigt, das der Benutzer zur Eingabe des Werts verwenden kann. Das Verhalten des Steuerelements für Unternehmensstichwörter entspricht dem des Steuerelements für verwaltete Metadaten, mit dem Unterschied, dass das Steuerelement für Unternehmensstichwörter dem Benutzer die Auswahl von Unternehmensstichwörtern und verwalteten Ausdrücken gestattet.

Wenn der Benutzer mit der Eingabe eines Werts beginnt, zeigt das Steuerelement die Ausdrücke an, die mit dem vom Benutzer eingegebenen Zeichen beginnen. Die Ausdrücke stammen dabei sowohl aus den globalen als auch den Ausdruckssätzen, die sich lokal zur Websitesammlung des Benutzers befinden. Der Ausdruckssatz, in dem sich der Ausdruck befindet, und die Position des Ausdrucks in der Hierarchie werden ebenfalls angezeigt. Wenn der Benutzer ein neues Unternehmensstichwort eingibt, wird dem Stichwortsatz ein neues Unternehmensstichwort hinzugefügt.

In der Spalte Unternehmensstichwörter können standardmäßig mehrere Werte eingegeben werden.

Beispiel:

Angenommen, ein Benutzer hat ein neues RACI-Dokument erstellt, und Werte für die Spalten Verantwortlich, Haftbar, Beratend und Informiert eingegeben. Es haben allerdings auch zwei externe Berater an dem Dokument mitgewirkt, und der Benutzer möchte dem Dokument auch diese beiden Namen zuordnen, sodass das Dokument über die Suche nach diesen Namen gefunden werden kann. Da die Berater nicht im Ausdruckssatz "Personen" enthalten sind, können diese nicht den Spalten Verantwortlich, Haftbar, Beratend oder Informiert hinzugefügt werden. Der Benutzer stellt fest, dass das RACI-Dokument die Spalte Unternehmensstichwörter enthält und fügt die beiden Name als Unternehmensstichwörter hinzu.

Der Benutzer beginnt mit der Eingabe des Namens des ersten Beraters, Sunil Kasturi, im Feld Unternehmensstichwort. Sobald der Benutzer Sunil eingegeben hat, werden die folgenden Optionen angezeigt:

  • Sunil Kasturi [Unternehmensstichwörter]

  • Sunil Uppal [Personen: Eugene Zabokritski]

  • Neu erstellen

Da für diesen Berater bereits ein Unternehmensstichwort vorhanden ist, wählt der Benutzer dieses aus.

Um den Namen des zweiten Beraters, Jan Kotas, als Unternehmensstichwort einzugeben, gibt der Benutzer Jan ein. Die einzige angezeigte Option ist Neu erstellen. Der Benutzer wählt Neu erstellen aus und erstellt das Unternehmensstichwort Jan Kota, das jetzt der Spalte Unternehmensstichwörter des Dokuments und dem Stichwortsatz hinzugefügt wird.

In diesem Abschnitt werden einige der Vorteile der Verwendung von verwalteten Metadaten erläutert.

Konsistentere Terminologieverwendung

Verwaltete Metadaten führen zu einer konsistenteren Verwendung von Ausdrücken und von Unternehmensstichwörtern, die zu SharePoint Server 2010-Elementen hinzugefügt werden. Sie können Ausdrücke vordefinieren und nur berechtigten Benutzern gestatten, neue Ausdrücke hinzuzufügen. Sie können auch verhindern, dass Benutzer ihre eigenen Unternehmensstichwörter zu Elementen hinzufügen und festlegen, dass nur bestehende Unternehmensstichwörter verwendet werden dürfen. Verwaltete Metadaten ermöglichen auch ein höheres Maß an Genauigkeit, da eine Liste der korrekten Ausdrücke bereitgestellt wird, aus der Benutzer Werte auswählen können. Da Unternehmensstichwörter ebenfalls ein Typ von verwalteten Metadaten sind, können auch die Unternehmensstichwörter, die Benutzer auf Elemente anwenden, konsistenter sein.

Da Metadaten auf konsistentere Weise verwendet werden, können Sie sich sich stärker darauf verlassen, dass diese korrekt sind. Wenn Sie Metadaten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen verwenden, beispielsweise die Ablage von Dokumenten in unterschiedlichen Ordnern in der Registratur auf der Grundlage ihres Abteilungsattributs, können Sie sicher sein, dass die Metadaten von autorisierten Benutzern erstellt wurden, und dass der Wert des Abteilungsattributs immer ein gültiger Wert ist.

Bessere Suchergebnisse

Eine einfache Suche kann relevantere Suchergebnisse erbringen, wenn Elemente über konsistente Attribute verfügen.

Wenn Benutzer verwaltete Ausdrücke und Unternehmensstichwörter auf Elemente anwenden, werden ihnen Ausdrücke angeboten, die bereits verwendet wurden. In einigen Fällen sind Benutzer möglicherweise auch nicht berechtigt, neue Werte einzugeben. Da Benutzer auf einen bestimmten Ausdruckssatz beschränkt sind, ist es wahrscheinlicher, dass diese Ausdrücke und keine Synonyme auf die Elemente angewendet werden. Die Suche nach einem verwalteten Ausdruck oder einem Unternehmensstichwort wird daher mit hoher Wahrscheinlichkeit relevantere Ergebnisse erbringen.

Dynamik

Wenn Sie in einer früheren Versionen von SharePoint Server 2010 den Wert eines Attributs auf einen Wertesatz beschränken wollten, mussten Sie eine Spalte mit dem Typ "Auswahl" erstellen und anschließend eine Liste von gültigen Werten bereitstellen. Wenn Sie einem Auswahlsatz einen neuen Wert hinzufügen wollten, mussten Sie alle Spalten ändern, die den gleichen Wertesatz verwenden.

Durch die Verwendung von verwalteten Metadaten in SharePoint Server 2010 können Sie den Satz gültiger Werte von den Spalten trennen, deren Wert aus einem der Sätze gültiger Werte stammen müssen. Wenn Sie einen neuen Wert hinzufügen möchten, fügen Sie dem Ausdruckssatz einen Wert hinzu, und alle Spalten, die diesem Ausdruckssatz zugeordnet sind, verwenden den aktualisierten Auswahlsatz.

Durch die Verwendung von Ausdrücken bleiben SharePoint Server 2010-Elemente synchron mit dem Geschäft, wenn sich dieses verändert. Angenommen, für ein neues Produkt Ihres Unternehmens wurde während des frühen Entwicklungsstadiums ein Codename verwendet, und kurz vor der Produkteinführung wurde ein offizieller Name vergeben. Sie hatten im Ausdruckssatz "Produkt" einen Ausdruck für den Codenamen eingegeben, sodass Benutzer alle Dokumente mit Bezug zu dem Produkt unter Verwendung dieses Ausdrucks finden konnten. Nachdem sich der Produktname geändert hatte, konnten Sie den Ausdruck bearbeiten und seinen Namen zum offiziellen Namen des Produkts ändern. Der Ausdruck wird nach wie vor auf die gleichen Elemente angewendet, der Name ist jetzt jedoch aktualisiert.

Datum

Beschreibung

Grund

Mai 2010

Erstveröffentlichung

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